Từ lâu, trong nền kinh tế nói chung và giữa các doanh nghiệp nói riêng đã tồn tại câu nói: “Thành bại tại hợp đồng”, điều này cho thấy được vai trò và tầm quan trọng của hợp đồng ảnh hưởng lớn như thế nào tới vận mệnh, sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt. Tuy nhiên, hiện nay các doanh nghiệp thường quản lý hợp đồng theo các hình thức lưu trữ bằng giấy tờ, sau đó lưu vào các hồ sơ và cho vào kho. Một số ít công ty quản lý lưu trữ hợp đồng vào máy tính nhưng chưa có hệ thống, phương pháp quản lý chưa khoa học, chủ yếu dung để đối chiếu, so sánh với các hợp đồng giấy tờ đã ký kết với đối tác. Theo thời gian số lượng các hợp đồng ngày càng gia tăng cả về số lượng lẫn loại hình thì việc quản lý là rất khó khăn. Bên cạnh đó, việc quản lý hợp đồng còn là cầu nối giữa các hoạt động sản xuất kinh doanh tại các bộ phận trong doanh nghiệp.Vậy nên, xây dựng được hệ thống thông tin quản lý hợp đồng phù hợp với yêu cầu, đặc điểm, đặc thù của từng doanh nghiệp là hoàn toàn cần thiết và mang tính thiết thực cao. Nhận thấy những đặc điểm, yêu cầu trên thì Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST đã xây dựng cho mình một HTTT Quản lý hợp đồng riêng.HTTT này là một phân hệ được tích hợp trong toàn bộ hệ thống quản lý toàn doanh nghiệp Fast Manger. Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế thì HTTT quản lý hợp đồng của FAST chưa phát huy hết được hết tất cả các chức năng, vai trò và tầm quan trọng mà công ty đã nêu ra cũng như vai trò vốn có mà việc Quản lý hợp đồng yêu cầu. Vậy nên HTTT này đã làm giảm hiệu năng chung trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, gây một số cản trở khó khăn nhất định cho các nhân viên khi tiếp cận với hệ thống này. Với những lý do trên em quyết định lựa chọn đề tài: “Giải pháp hoàn thiện HTTT Quản lý hợp đồng của Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST” làm đề tài khóa luận của mình.
Khóa Luận Tốt Nghiệp 2015 LỜI MỞ ĐẦU Trong suốt năm theo học trường Đại học Thương Mại, em làm quen với kiến thức chuyên nganh Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Nhận thấy hệ thống thông tin đại tảng cho hoạt động, vận hành doanh nghiệp Doanh nghiệp muốn hoạt động vững chắc, ổn định đạt suất, hiệu cao doanh nghiệp phải có hệ thống thơng tin tốt, hiệu phù hợp với môi trường bên môi trường bên doanh nghiệp Hiện doanh nghiệp Việt Nam áp dụng hệ thống thông tin vào hoạt động sản xuất kinh doanh mình, hướng tới việc đơn giản hóa thủ tục, cơng việc hệ thống hóa từ nâng cao hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh, giảm thiếu tối đa chi phí Vẫn nhiều vấn đề việc áp dụng triển khai vận hành hệ thống thông tin vào hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Việt Nam, nên cần phải nỗ lực công tác đào tạo nguồn nhân lực để áp dụng thành cơng hệ thống thơng tin, phục vụ cho hoạt động doanh nghiệp nói riêng tồn bơ kinh tế Việt Nam nói chung Trường Đại học Thương Mại nôi ươm mầm cho nguồn nhân lực hệ thống thông tin kinh tế nước nhà Với hệ thống đào tạo bản, quy mô, khoa học hệ thống đào tạo nên cử nhân có tầm có vực phục vụ cho phân tích thiết kế triển khai hệ thống thơng tin vào doanh nghiệp Kết thúc năm đại học, em có hội làm khóa luận, tổng hợp kiến thức suốt thời gian theo học chuyên ngành Hệ Thống Thơng Tin Kinh Tế có điều kiện so sánh, đối chiếu với thực tế thông qua đợt thực tập nhà trường tổ chức Để hoàn thành khóa luận này, em xin cảm ơn chân thành sâu sắc tới thầy cô trường Đại học Thương Mại tận tình giúp đỡ, bồi dưỡng kiến thức cho suốt năm theo học nhà trường Hơn em muốn gửi lời cảm ơn chân thành tới Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST tạo hội, điều kiện thực tập công ty Trương Thị Huyên Trang Khóa Luận Tốt Nghiệp 2015 Các anh chị nhân viên công ty giúp em trình tìm hiểu thực tế hoạt động cơng ty tình hình ứng dụng hệ thống thơng tin vào hoạt động Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới quan tâm giúp đỡ, tận tình nhiệt huyết thầy Trần Anh Tuấn – Bô môn Kinh Tế Lượng, người trực tiếp giúp đỡ em suốt q trình hồn thiện khóa luận Mặc dù cố gắng nỗ lực song với thời gian nghiên cứu cịn hạn hẹp, trình độ va khả thân cịn nhiều hạn chế khóa luận khó tránh khỏi thiếu sót Kính mong thầy, cô giáo khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế bảo, góp ý để khóa luận em có giá trị mặt lý luận mang tính thực tiễn cao Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, năm 2015 Sinh viên thực hiên: Trương Thị Huyên Trương Thị Huyên Trang Khóa Luận Tốt Nghiệp 2015 DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ Bảng, hình vẽ Tên bảng, sơ đồ, hình vẽ Bảng 2.1 Cơ cấu hạ tầng nhân lực HTTT, CNTT Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST Bảng 2.2 Biểu đồ tăng trưởng doanh thu qua năm FAST Bảng 2.3 Vai trò HTTT QLHĐ Hình 2.1 Sơ đồ tổng quát thành phần HTTT Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức cơng ty Hình 2.3 Sơ đồ tổ chức chi nhánh Hình 2.4 Mức độ cần thiết HTTT QLHĐ Hình 2.5 Vai trị cơng việc giao qua HTTT QLHĐ Hình 2.6 Quy trình quản lý hợp đồng FAST Hình 2.7 Cập nhật thơng tin, số liệu ngày vào HTTT QLHĐ Hình 2.8 Kết xuất nội dung, báo cáo mong muốn Hình 2.9 Mức độ phản ứng dùng HTTT QLHĐ Hình 2.10 Quyết định HTTT QLHĐ tương lai Hình 3.1 Quy trình quản lý hợp đồng Hình 3.6 Sơ đồ phân cấp chức hệ thống quản lý hợp đồng Hình 3.12 Sơ đồ thực thể liên kết E-R Hình 3.13 Lược đồ quan hệ hệ thống quản lý hợp đồng DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Trương Thị Huyên Trang Trang Khóa Luận Tốt Nghiệp Từ viết tắt CBCNV CNTT 2015 Giải nghĩa Cán công nhân viên Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở liệu CP Cổ phần ERP Enterprise Resource Planning HTTT ĐTTN QLHĐ TMĐT Hệ thống thông tin Điều tra trắc nghiệm Quản lý hợp đồng Thương mại điện tử PHẦN 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết đề tài Trương Thị Huyên Giải nghĩa tiếng việt Trang Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Khóa Luận Tốt Nghiệp 2015 Từ lâu, kinh tế nói chung doanh nghiệp nói riêng tồn câu nói: “Thành bại hợp đồng”, điều cho thấy vai trò tầm quan trọng hợp đồng ảnh hưởng lớn tới vận mệnh, tồn phát triển doanh nghiệp kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt Tuy nhiên, doanh nghiệp thường quản lý hợp đồng theo hình thức lưu trữ giấy tờ, sau lưu vào hồ sơ cho vào kho Một số cơng ty quản lý lưu trữ hợp đồng vào máy tính chưa có hệ thống, phương pháp quản lý chưa khoa học, chủ yếu dung để đối chiếu, so sánh với hợp đồng giấy tờ ký kết với đối tác Theo thời gian số lượng hợp đồng ngày gia tăng số lượng lẫn loại hình việc quản lý khó khăn Bên cạnh đó, việc quản lý hợp đồng cầu nối hoạt động sản xuất kinh doanh phận doanh nghiệp Vậy nên, xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng phù hợp với yêu cầu, đặc điểm, đặc thù doanh nghiệp hoàn toàn cần thiết mang tính thiết thực cao Nhận thấy đặc điểm, u cầu Cơng ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST xây dựng cho HTTT Quản lý hợp đồng riêng HTTT phân hệ tích hợp tồn hệ thống quản lý toàn doanh nghiệp Fast Manger Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế HTTT quản lý hợp đồng FAST chưa phát huy hết hết tất chức năng, vai trò tầm quan trọng mà công ty nêu vai trị vốn có mà việc Quản lý hợp đồng u cầu Vậy nên HTTT làm giảm hiệu chung hoạt động sản xuất kinh doanh công ty, gây số cản trở khó khăn định cho nhân viên tiếp cận với hệ thống Với lý em định lựa chọn đề tài: “Giải pháp hoàn thiện HTTT Quản lý hợp đồng Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST” làm đề tài khóa luận 1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu Trên thực tế, có nhiều tài liệu, cơng trình, sinh viên lựa chọn mảng đề tài liên quan đến HTTT quản lý hợp đồng để nghiên cứu, làm khóa luận ứng dụng triển khai vào thực tế Sau số đề tài mà em có hội tham khảo: Đề tài thứ [7], đề tài sâu vào phân tích vào phân tích thiết kế HTTT QLHĐ cho doanh nghiệp xây dựng phần mềm Quản lý hợp đồng Tuy nhiên Trương Thị Huyên Trang Khóa Luận Tốt Nghiệp 2015 đề tài chưa thể nghĩa tầm quan trọng HTTT QLHĐ tới hoạt động sản xuất kinh doanh công ty, phân tích sở liệu chưa chặt chẽ, kết xuất, báo cáo phần mềm chưa mang tinh quản trị cao Thứ hai [9], đề tài tính đặc thù quản lý hợp đồng công ty bảo hiểm, đặc biệt công ty dầu khí Tuy nhiên, hạn chế đề tài quy trình xử lý hợp đồng chưa chặt chẽ, chức quản lý khách hàng hợp đồng chưa tốt Với đặc thù hợp đồng bảo hiểm khả quản lý khách hàng phần mềm phải thực tốt Thứ ba [8], khác với hai đề tài trước đó, đề tài tập trung vào xây dựng HTTT đặc biệt phân tích thiết kế sở liệu mà không xây dựng phần mềm Đề tài giải tốn quản lý hợp đồng mà cơng ty đặt ra: Đầy đủ chức năng, sở liệu chặt chẽ, luồng vào thông tin hợp lý báo cáo, kết xuất mang tính quản trị cao Đây coi đề tài thành cơng tác giả xây dựng phần mềm hoàn chỉnh thực tế tác giả chưa giải vấn đề Đề tài cuối [11], đề tài đánh giá xuất sắc đưa giải pháp hoàn thiện hệ thống, luồng thơng tin có liên kết chặt chẽ phòng ban thành khối thống nhất, hợp lý, logic Tuy nhiên giải pháp mang yếu tố lý thuyết, chưa có thay đổi nhiều, mẻ so với HTTT ban đầu, chưa sâu vào yếu tố sở liệu….Đề tài em có vận dụng kế thừa đề tài em lấy làm tảng để phát triển hoàn thiện HTTT quản lý hợp đồng 1.3 Mục tiêu cần giải đề tài Với đề tài: “Giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin Quản lý hợp đồng Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST” khóa luận giải vấn đề sau: - Làm rõ vấn đề liên quan đến hợp đồng, quản lý hợp đồng đặc thù hợp đồng quản lý hợp đồng Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST Đồng thời rõ mối quan hệ, ràng buộc HTTT quản lý Trương Thị Huyên Trang Khóa Luận Tốt Nghiệp 2015 hợp đồng với phân hệ khác toàn hệ thống quản lý toàn doanh nghiệp Fast Manger - Đưa giải pháp hoàn thiện HTTT QLHĐ Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST lý thuyết sở liệu 1.4 Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng: Phân hệ Quản lý hợp đồng trọng hệ thống quản lý tồn doanh nghiệp Fast Manger mà cơng ty cổ phần phần mềm FAST sử dụng Phạm vi: Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST 1.5 Phương pháp thực đề tài Để đảm bảo tính đắn thơng tin tính khoa học nghiên cứu khóa luận sử dụng chủ yếu hai phương pháp: Điều tra xã hội học phương pháp Phân tích xử lý liệu Bên cạnh đó, đề tài thường xuyên áp dụng phương pháp Duy vật biện chứng để xem xét vận động, tác động qua lại HTTT QLHĐ (Quản lý hợp đồng) tới toàn hệ thống doanh nghiệp tác động ảnh hưởng qua lại hệ thống từ môi trường bên bên doanh nghiệp 1.5.1 Phương pháp điều tra xã hội học Mục tiêu phương pháp có thông tin liên quan đến mục tiêu đề với độ tin cậy xác cao Đề tài chủ yếu áp dụng phương pháp: Phỏng vấn, phiếu điều tra quan sát trực tiếp 1.5.1.1 Phương pháp thu thập qua phiếu điều tra Để phục vụ cho trình khảo sát thực trạng quản lý nhân Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST, đề tài có sử dụng phương pháp điều tra trắc nghiệm trường thông qua phiếu điều tra bảng câu hỏi Nội dung phiếu điều tra tập trung vào vấn đề chính: - Các vấn đề liên quan đến HTTT QLHĐ hệ thống quản lý tồn doanh nghiệp Fast Manger mà cơng ty áp dụng Trương Thị Huyên Trang Khóa Luận Tốt Nghiệp 2015 - Các vấn đề liên quan đến việc triển khai, áp dụng vận hành HTTT QLHĐ Cách thức tiến hành: Các phiếu điều tra gửi cho cán bộ, nhân viên công ty Sau đó, phiếu điều tra xử lý tổng hợp lại, xử lý đưa vào CSDL phần mềm Excel xử lý phân tích 1.5.1.2 Phương pháp vấn Nội dung: Tìm hiểu vấn đề mang tính chun sâu vấn đề có liên quan đến việc ứng dụng CNTT, HTTT vào việc quản lý hợp đồng công ty, mức độ đầu tư mong muốn công ty hệ thống Cách thức tiến hành: Phỏng vấn người có ảnh hưởng đến quản lý hợp đồng trưởng phòng, nhân viên Ban giám đốc để thu thông tin xác thực vấn đề nghiên cứu 1.5.1.3 Phương pháp quan sát hệ thống Phương pháp quan sát giúp cho nhân viên thu thập thơng tin khơng có tài liệu khơng thu thập q trình vấn, có tranh khái quát tổ chức cách quản lý hoạt động tổ chức 1.5.2 Phương pháp phân tích xử lý liệu 1.5.2.1 Phương pháp định lượng Dữ liệu sau thu thập đưa phân tích thơng qua việc sử dụng phần mềm Excel để xử lý thông tin sơ cấp thông qua bảng câu hỏi thiết kế sẵn, đánh giá liệu thu thập được, rút đánh giá thực trạng công tác quản lý hợp đồng công ty 1.5.2.2 Phương pháp định tính Tiến hành chọn lọc, phân tích, tổng hợp liệu thu thập thông qua câu hỏi vấn chuyên sâu liệu, thông tin thu thập từ nguồn khác (như Internet…) nhằm chọn thơng tin phù hợp với mục đích sử dụng nội dung nghiên cứu Trương Thị Huyên Trang Khóa Luận Tốt Nghiệp 2015 1.6 Kết cấu khóa luận Ngồi mục lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, hình vẽ, tài liệu tham khảo phụ lục, nội dung khóa luận gồm chương: Phần 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu Phần 2: Cơ sở lý luận thực trạng HTTT Quản lý hơp đồng Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST Phần 3: Định hướng phát triển đề xuất giải pháp hoàn thiện HTTT Quản lý hợp đồng Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HTTT QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP FAST 2.1 Cơ sở lý luận 2.1.1 Một số khái niệm 2.1.1.1 Lý thuyết chung hệ thống thông tin a Hệ thống hệ thống thông tin Khái niệm “Hệ thống (System) tập hợp nhiều phần tử có mối quan hệ ràng buộc lẫn hoạt động hướng tới mục đích chung” [5] “Hệ thống thơng tin (Information System) tập hợp người, thủ tục nguồn lực để thu thập, xử lý, truyền phát thông tin tổ chức” [2] Các thành phần hệ thống thơng tin Trương Thị Hun Trang Khóa Luận Tốt Nghiệp 2015 Hình 2.1: Sơ đồ tổng quát thành phần HTTT (Nguồn: Bài giảng môn quản trị HTTT doanh nghiệp, Đại học Thương Mại) Mỗi hệ thống thơng tin có phận chính: Phần cứng, phần mềm, sở liệu, mạng nguời Phần cứng: Gồm thiết bị chủ yếu thiết bị vật lý, sử dụng quy trình xử lý thông tin Phần cứng HTTT công cụ kỹ thuật để thu nhập, xử lý truyền thơng tin Phần mềm: Phần mềm (chương trình máy tính) tập hợp lệnh theo trật tự định nhằm điều khiển thiết bị phần cứng tự động thực cơng việc Phần mềm viết thơng qua ngơn ngữ lập trình Dữ liệu: Cơ sở liệu thành phần quan trọng nguồn lực liệu CSDL (Cơ sở liệu) tập hợp liệu có tổ chức, có liên quan lưu trữ thiết bị lưu trữ thứ cấp, để thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với mục đích khác Mạng: Là tập hợp máy tính thiết bị kết nối với đường truyền vật lý theo kiến trúc nhằm chia sẻ tiềm mạng Con người: Con người chủ thể điều hành sử dụng hệ thống thông tin Trong HTTT, phần cứng phần mềm coi đối tượng trung tâm cịn Trương Thị Hun Trang 10 Khóa Luận Tốt Nghiệp 2015 Hình 3.9: Sơ đồ luồng liệu mức đỉnh quản lý thông tin hợp đồng Giải thích sơ đồ: Khi khách hàng có u cầu mua sản phẩm giải pháp mạng, ERP khách hàng gửi thông tin yêu cầu thông tin khách hàng đến chức cập nhật thông tin hợp đồng Nếu không chấp nhận yêu cầu chức gửi thông báo từ chối, đồng ý chức thêm sửa thông tin khách hàng hợp đồng Các thông tin hợp đồng sau lưu trữ vào kho hợp đồng chuyển thông tin tới chức xem danh sách hợp đồng Chức gửi thông tin hợp đồng toán cho khách hàng Mặt khác thơng tin kho liệu hợp đồng cịn đưa đến chức quản lý thực hợp đồng Đồng thời chức câp nhật thông tin hợp đồng lưu trữ lại thông tin khách hàng hợp đồng vào kho liệu khách hàng để gửi thông tin khách hàng hợp đồng tới phận báo cáo • Mức đỉnh quản lý thực hợp đồng Xem ds thực HĐ Cập nhật tt thực HĐ Nhân viên Báo cáo Quản lý thông tin HĐ Hợp đồng Công việc TT HĐ TT thực CV TT kế hoach CV TT HĐ TT HĐ TT HĐ TT thực Trương Thị Huyên Trang 71 Khóa Luận Tốt Nghiệp 2015 CV TT thực CV Hình 3.10: Sơ đồ luồng liệu mức đỉnh quản lý thực hợp đồng Giải thích sơ đồ: Khi nhận thông tin hợp đồng từ kho hợp đồng chức quản lý thông tin hợp đồng chuyển sang, chức cập nhật thông tin thực hợp đồng lập kê hoạch thực thực công việc gửi thông tin cho nhân viên Nhân viên sau xem xét thông tin xác nhân gửi thông tin thực công việc cho chức xem danh sách thực hợp đồng Chức lưu thông tin thực việc vào kho liệu cơng việc để gửi thông tin tới chức báo cáo cần Trương Thị Huyên Trang 72 Khóa Luận Tốt Nghiệp 2015 • Mức đỉnh báo cáo Báo cáo HĐ thực Báo cáo ds KH Báo cáo ds HĐ đáo hạn Ban giám đốc Quản lý thực HĐ Quản lý tt HĐ Công việc Hợp đồng Khách hàng TT thực HĐ TT HĐ TT KH TT thực HĐ TT HĐ TT KH TT Báo cáo TT y/c Báo cáo TT Báo cáo TT y/c Báo cáo TT Báo cáo Trương Thị Huyên Trang 73 Khóa Luận Tốt Nghiệp 2015 TT y/c Báo cáo Hình 3.11: Sơ đồ luồng liệu báo cáo mức đỉnh Giải thích sơ đồ: Các thơng tin hợp đồng, thực hợp đồng, khách hàng từ kho liệu chức quản lý thông tin hợp đồng chức quản lý thực hợp đồng gửi tới chức báo cáo tương ứng: Báo cáo danh sách hợp đồng thực hiện, báo cáo danh sách khách hàng, báo cáo danh sách hợp đồng đáo hạn Các chức gửi thông tin báo cáo tương ứng tới ban giám đốc để phục vụ cho việc định PHỤ LỤC 03: BẢNG DỮ LIỆU CHO HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG • Bảng khách hàng Bảng khách hàng có khóa Mã khách hàng Bảng cập nhật lưu trữ thông tin khách hàng như: Mã khách hàng, Tên khách hàng, Địa chỉ, Điện thoại, Fax Trương Thị Huyên Trang 74 Khóa Luận Tốt Nghiệp STT Field Name MaKH TenKH DiaChi DienThoai Fax 2015 Data Type Text Text Text Number Text Field Size 30 50 100 Long Integer 20 Mô tả Mã khách hàng Tên khách hàng Địa Điện thoại Fax • Bảng hợp đồng Bảng hợp đồng có khóa Mã hợp đồng Bảng cập nhật lưu trữ thông tin hợp đồng như: Mã hợp đồng, Tên hợp đồng, Giá trị, Số tiền thu, Ngày ký, Ngày hiệu lực, Ngày đáo hạn, Mã khách hàng, Mã nhân viên STT Field Name MaHĐ TenHĐ GiaTri SoTienDaThu Ngayky NgayHieuLuc NgayDaoHan MaKH MaNV Data Type Text Text Number Number Date time Date time Date time Text Text Field Size 30 50 Long integer Long integer 30 30 Mô tả Mã hợp đồng Tên hợp đồng Giá trị hợp đồng Số tiền thu Ngày ký Ngày hiệu lực Ngày đáo hạn Mã khách hàng Mã nhân viên • Bảng nhân viên Bảng nhân viên có khóa Mã nhân viên Bảng cập nhật lưu trữ thông tin nhân viên bao gồm: Mã nhân viên,Tên nhân viên, Ngày sinh, Giới tính, Chức vụ, Địa chỉ, Ngày vào làm, Điện thoại, Mã phòng ban STT Field Name MaNV TenNV NgaySinh GioiTinh ChucVu ĐiaChi NgayVaoLam ĐienThoai MaPB Trương Thị Huyên Data Type Text Text Date time Text Text Text Date time number Text Trang 75 Field Size 30 50 10 20 100 Long integer 30 Mô tả Mã nhân viên Tên nhân viên Ngày sinh Giới tính Chức vụ Địa Ngày vào làm Điện thoại Mã phòng ban Khóa Luận Tốt Nghiệp 2015 • Bảng cơng việc Bảng cơng việc có khóa mã cơng việc Bảng cập nhật lưu trữ thông tin công việc như: Mã công việc, Tên công việc, Mô tả, Mã nhân viên STT Field Name MaCV TenCV MoTa MaNV Data Type Text Text Text Text Field Size 30 50 100 30 Mô tả Mã công việc Tên công việc Mô tả công việc Mã nhân viên • Bảng phịng ban Bảng phịng ban có khóa mã phịng ban Bảng cập nhật lưu trữ thơng tin phịng ban như: Mã phịng ban, Tên phòng ban, Điện thoại STT Field Name MaPB TenPB ĐienThoai Data Type Text Text Number Field Size 30 50 Long integer Mơ tả Mã phịng ban Tên phịng ban Điện thoại • Điều khoản Bảng điều khoản có khóa Mã điều khoản Bảng cập nhật lưu trữ thông tin nội dung điều khoản: Mã điều khoản, Tên điều khoản, Nội dung, Mã hợp đồng STT Field Name MaĐK TenĐK NoiDung MaHĐ Trương Thị Huyên Data Type Text Text Text Text Trang 76 Field Size 30 50 100 30 Mô tả Mã điều khoản Tên điều khoản Nội dung Mã hợp đồng Khóa Luận Tốt Nghiệp 2015 PHỤ LỤC 04: HÌNH ẢNH GIAO DIỆN PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG Form đăng nhập hệ thống Hình 3.14: Giao diện đăng nhập hệ thống phần mềm quản lý hợp đồng Đặc điểm Tên giao diện Đối tượng sử dụng Tần xuất sử dụng Trình tự thực Mô tả Đăng nhập hệ thống Người dùng cấp quyền sử dụng hệ thống Khi người dùng muốn đăng nhập vào hệ thống Người dùng cấp tài khoản mật để đăng nhập vào hệ thống Sau nhập đầy đủ thông tin, người dùng ấn vào nút đăng nhập để vào giao diện chính, muốn hủy thao tác ấn vào Trương Thị Huyên Trang 77 Khóa Luận Tốt Nghiệp 2015 Form quản lý chung Hình 3.15: Giao diện quản chung phần mềm quản lý hợp đồng Đặc điểm Tên giao diện Đối tượng sử dụng Tần xuất sử dụng Trình tự thực Mơ tả Quản lý chung Người dùng cấp quyền sử dụng hệ thống Khi người dùng sử dụng hệ thống Sau người dùng đăng nhập thành công, hệ thống xuất giao diện quản lý chung Giao diện bao gồm chức hệ thống gồm: Quản lý thơng tin HĐ, quản lý thực HĐ, báo cáo Tùy vào mục đích người sử dụng để chọn lựa, người dùng muốn hủy thao tác ấn vào nút Trương Thị Hun Trang 78 Khóa Luận Tốt Nghiệp 2015 Form quản lý thơng tin hợp đồng Hình 3.16: Giao diện quản lý thông tin HĐ phần mềm quản lý hợp đồng Đặc điểm Mô tả Tên giao diện Quản lý thông tin HĐ Đối tượng sử dụng Người dùng cấp quyền sử dụng hệ thống Tần xuất sử dụng Khi người dùng muốn sử dụng hệ thống để xem cập nhật Trình tự thực thông tin hợp đồng Sau người dùng lựa chọn chức quản lý thông tin HĐ, hệ thống xuất Người dùng xem danh sách thơng tin hợp đồng tìm kiếm hợp đồng với từ khóa liên quan Nếu người dùng muốn thêm, sửa xóa thơng tin hợp đồng nhấn vào nút Thêm, Sửa, Xóa giao diện Nếu người dùng muốn hủy bỏ thao tác nhấn vào nút thoát để thoát khỏi giao diện Trương Thị Huyên Trang 79 Khóa Luận Tốt Nghiệp 2015 Form thêm thơng tin hợp đồng Hình 3.17: Giao diện thêm thông tin HĐ phần mềm quản lý hợp đồng Đặc điểm Mô tả Tên giao diện Thêm thông tin HĐ Đối tượng sử dụng Người dùng cấp quyền sử dụng hệ thống Tần xuất sử dụng Khi người dùng muốn sử dụng hệ thống để thêm thông tin Trình tự thực hợp đồng Sau người dùng nhấn nút Thêm giao diện quản lý thông tin HĐ, hệ thống xuất giao diện Người dùng điền đầy đủ thông tin thông tin hợp đồng, muốn lưu lại nhấn nút Lưu, muốn hủy thông tin vừa nhập nhấn nút Hủy muốn thoát khỏi hệ thống nhấn nút Thoát Trương Thị Huyên Trang 80 Khóa Luận Tốt Nghiệp 2015 Form sửa thơng tin hợp đồng Hình 3.18: Giao diện sửa thông tin HĐ phần mềm quản lý hợp đồng Đặc điểm Tên giao diện Đối tượng sử dụng Tần xuất sử dụng Trình tự thực Mơ tả Sửa thông tin HĐ Người dùng cấp quyền sử dụng hệ thống Khi người dùng muốn sử dụng hệ thống để sửa thông tin HĐ Nếu người dùng muốn sửa thơng tin hợp đồng Người dùng kích vào hợp đồng muốn sửa danh sách hợp đồng, sau ấn nút Sửa, hệ thống xuất giao diện Sau chỉnh sửa thông tin hợp lý muốn lưu lại nội dung sửa nhấn nút Lưu, muốn hủy thông tin vừa nhập nhấn nút Hủy muốn thoát khỏi hệ thống nhấn nút Thốt Trương Thị Hun Trang 81 Khóa Luận Tốt Nghiệp 2015 Form xóa thơng tin HĐ Hình 3.19: Giao diện xóa thơng tin HĐ phần mềm quản lý hợp đồng Đặc điểm Tên giao diện Đối tượng sử dụng Tần xuất sử dụng Trình tự thực Mơ tả Xóa thơng tin HĐ Người dùng cấp quyền sử dụng hệ thống Khi người dùng muốn sử dụng hệ thống để xóa thơng tin HĐ Nếu người dùng muốn xóa thơng tin hợp đồng Người dùng kích vào dịng thơng tin muốn xóa danh sách hợp đồng, sau ấn nút Xóa, hệ thống xuất giao diện thông báo : Bạn chắn muốn xóa thơng tin HĐ này? Nếu chắn muốn xóa nhấn nút Xóa, khơng nhấn nút Khơng Trương Thị Huyên Trang 82 Khóa Luận Tốt Nghiệp 2015 Form quản lý thực hợp đồng Hình 3.19: Giao diện quản lý thực HĐ phần mềm quản lý hợp đồng Đặc điểm Mô tả Tên giao diện Quản lý thực HĐ Đối tượng sử dụng Người dùng cấp quyền sử dụng hệ thống Tần xuất sử dụng Khi người dùng muốn sử dụng hệ thống để xem cập nhật Trình tự thực thông tin thực hợp đồng Sau người dùng lựa chọn chức quản lý thực HĐ, hệ thống xuất Người dùng xem danh sách thông tin công việc nhân viên tương ứng thực tìm kiếm thơng tin cơng việc thực hợp đồng với từ khóa liên quan Nếu người dùng muốn thêm, sửa xóa thơng tin thực nhấn vào nút Thêm, Sửa, Xóa giao diện Nếu người dùng muốn hủy bỏ thao tác nhấn vào nút thoát để thoát khỏi giao diện Trương Thị Huyên Trang 83 Khóa Luận Tốt Nghiệp 2015 Form thêm thơng tin thực HĐ Hình 3.20: Giao diện thêm thông tin thực HĐ phần mềm quản lý hợp đồng Đặc điểm Mô tả Tên giao diện Thêm thông tin thực HĐ Đối tượng sử dụng Người dùng cấp quyền sử dụng hệ thống Tần xuất sử dụng Khi người dùng muốn sử dụng hệ thống để thêm thơng tin Trình tự thực thực HĐ Sau người dùng nhấn nút Thêm giao diện quản lý thông tin thực HĐ, hệ thống xuất giao diện Người dùng điền đầy đủ thông tin thông tin thực hợp đồng, muốn lưu lại nhấn nút Lưu, muốn hủy thông tin vừa nhập nhấn nút Hủy muốn thoát khỏi hệ thống nhấn nút Thốt Trương Thị Hun Trang 84 Khóa Luận Tốt Nghiệp 2015 Form sửa thông tin thực HĐ Hình 3.21: Giao diện sửa thơng tin thực HĐ phần mềm quản lý hợp đồng Đặc điểm Mô tả Tên giao diện Sửa thông tin thực HĐ Đối tượng sử dụng Người dùng cấp quyền sử dụng hệ thống Tần xuất sử dụng Khi người dùng muốn sử dụng hệ thống để sửa thông tin thực Trình tự thực hiện HĐ Nếu người dùng muốn sửa thông tin thực hợp đồng Người dùng kích vào dịng thơng tin muốn sửa danh sách thực hiên hợp đồng, sau ấn nút Sửa, hệ thống xuất giao diện Sau chỉnh sửa thông tin hợp lý muốn lưu lại nội dung sửa nhấn nút Lưu, muốn hủy thông tin vừa nhập nhấn nút Hủy muốn thoát khỏi hệ thống nhấn nút Thoát Trương Thị Huyên Trang 85 ... thiệu hệ thống thông tin Quản lý hợp đồng doanh nghiệp HTTT Quản lý hợp đồng phân hệ toàn Hệ thống quản lý toàn doanh nghiệp Fast Manger Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST Để góp phần. .. hoàn thiện HTTT Quản lý hợp đồng Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HTTT QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP... tượng: Phân hệ Quản lý hợp đồng trọng hệ thống quản lý toàn doanh nghiệp Fast Manger mà công ty cổ phần phần mềm FAST sử dụng Phạm vi: Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST 1.5 Phương