Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý thông tin Card Visit – Leaflet

Tài liệu tham khảo ngành tin học Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý thông tin Card Visit – Leaflet

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

1 CSDL: cơ sở dữ liệu.

2 TNHH: trách nhiệm hữu hạn.3 HTTT: hệ thống thông tin.

4. P.Giám đốc: phòng giám đốc.

5 P.HC-TH: phòng hành chính – tổng hợp.6 BFD: sơ đồ chức năng kinh doanh.7 DFD: sơ đồ luồng dữ liệu.

Hình 2.6: Cửa sổ thiết kế báo cáo bằng Data ReportHình 3.1: Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD

Hình 3.2: Sơ đồ DFD mức ngữ cảnhHình 3.3: Sơ đồ DFD mức 0

Hình 3.4: Sơ đồ DFD mức 1 – mức quản lý danh mụcHình 3.5: Sơ đồ DFD mức 1 – mức quản lý Card VisitHình 3.6: Sơ đồ DFD mức 1 – mức quản lý LeafletHình 3.7: Sơ đồ DFD mức 1 – mức lập báo cáoHình 3.8: Bảng danh mục tỉnh thành phố

Hình 3.9: Bảng danh mục WebsiteHình 3.10: Bảng dữ liệu LeafletHình 3.11: Bảng dữ liệu Card Visit

Hình 3.12: Sơ đồ quan hệ thực thể ( Relasion Ships )Hình 3.13: Giải thuật đăng nhập hệ thống

Hình 3.14: Giải thuật thêm mới một bản ghiHình 3.15: Giải thuật sửa một bản ghi

Hình 3.16: Giải thuật xóa một bản ghiHình 3.17: Giải thuật in báo cáo

Hình 3.18: Giao diện đăng nhập chương trìnhHình 3.19: thông báo sau đăng nhập

Hình 3.20: Giao diện chính của chương trìnhHình 3.21: chức năng hệ thống

Hình 3.22: chức năng quản lý dữ liệuHình 3.23: chức năng quản lý thẻHình 3.24: chức năng báo cáoHình 3.25: chức năng trợ giúp

Hình 3.26: Giao diện thêm người sử dụng mớiHình 3.27: Giao diện xóa người sử dụng

Hình 3.28: Giao diện thay đổi mật khẩu

Hình 3.29: Giao diện danh mục tỉnh thành phốHình 3.30: Giao diện danh mục Website

Hình 3.31: giao diện quản lý Card VisitHình 3.32: Giao diện quản lý Leaflet

Hình 3.33: Báo cáo danh mục tỉnh thành phốHình 3.34: báo cáo danh mục Website

Hình 3.35: Báo cáo thông tin Card Visit

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay trong xu thế của sự phát triển vượt bậc công nghệ thông tin trên toàn thế giới, thông tin đã và đang đóng vai trò hết sức quan trọng Bởi vì thông tin được hình thành từ nhiều yếu tố khác nhau, nó rất đa dạng và phức tạp, do đó việc xử lý thông tin sẽ ngày càng khó khăn Chính vì thế , công nghệ thông tin đang dần dần từng bước được áp dụng vào các lĩnh vực của đời sống xã hội nhằm giải quyết những vấn đề xã hội khác nhau.

Một trong những lĩnh vực phát triển nhất hiện này là ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quản lý Khi trình độ tin học hóa cao, việc phát triển và ứng dụng các hệ thống thông tin sẽ được thực hiện ở hầu hết các cơ quan, tổ chức và các đơn vị Nhờ vào công tác tin học hóa mà việc quản lý và điều hành trong các doanh nghiệp ngày càng được cải thiện theo hướng tích cực.

Tuy nhiên, trải qua quá trình tìm hiểu thực tế tại nơi thực tập đã cho thấy rằng việc ứng dụng CNTT vào trong lĩnh vực quản lý thông tin Card Visit – Leaflet là chưa có Do đó vấn đề đặt ra là cần phải có sự quan tâm hơn đến vấn đề quản lý thông tin Card Visit – Leaflet, để có thể nâng cao công tác quản lý, giảm thiểu chi phí, dần dần từng bước tin học hóa, thực hiện việc quản lý tự động trên các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội.

Chính vì vậy đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý thông tin Card Visit – Leaflet” đã được thực hiện với mục đích chương trình có thế

được áp dụng tại công ty Đề tài được thực hiện nhằm giảm bớt các chi phí không cần thiết, nhằm nâng cao công tác quản lý Card Visit – Leaflet, giảm thiểu những hạn chế quản lý thông tin cơ bản về các cá nhân và tổ chức trong hoạt động của một công ty kinh doanh dịch vụ lữ hành.

ĐỀ TÀI BAO GỒM CÁC CHƯƠNG SAU:

- Chương 1: Tổng quan về công ty TNHH du lịch và dịch vụ Việt Nam Của Tôi và đề tài thực hiện.

- Chương 2: Một số phương pháp luận cơ bản nghiên cứu đề tài và công cụ thực hiện.

- Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý thông tin Card Visit – Leaflet cho công ty TNHH du lịch và dịch vụ Việt Nam Của Tôi.

Do hạn chế về mặt thời gian và các điều kiện khác nên chắc chắn chương trình còn nhiều thiều sót, rất mong được sự quan tâm, góp ý của các quý thầy cô và các bạn để chương trình được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Đoàn Quốc Tuấn – khoa Tin học kinh tế, Đại học Kinh Tế Quốc Dân, các thầy giáo trong khoa Tin học kinh tế cùng các cô chú, anh chị trong công ty và các bạn đã quan tâm và giúp đỡ em có thể hoàn thành tốt đề tài này.

Em xin chân thành cảm ơn!Sinh viên thực hiện

Nguyễn Minh Thư

CHƯƠNG I

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH DU LỊCH VÀ DỊCH VỤ VIỆT NAM CỦA TÔI VÀ ĐỂ TÀI THỰC HIỆN

1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY

1.1 .1 Giới thiệu chung về công ty

Đơn vị cấp ĐKKD: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội (phòng đăng kí kinh doanh).

Hình thức: công ty TNHH có 2 thành viên trở lên.Số ĐKKD: 0102030500

Đăng kí lần đầu: ngày 09 tháng 04 năm 2007.

• Tên công ty: Công ty TNHH Du lịch và Dịch vụ “Việt Nam Của Tôi”Tên giao dịch: Compagnie Limite’e de Services et de Voyages monVietNam

Tên viết tắt: MONVIETNAM CO.; LTD

• Trụ sở chính: số 14, 267/2/157 đường Hoàng Hoa Thám, phường Liễu Giai, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội.

Tel: (84.)04.2580.159

Hotline: 0904.180.279Fax: (84.) 2580 159

- Tổ chức các hội nghị, hội thảo; các sự kiện văn hóa cộng đồng.

• Vốn điều lệ: 1.800.000.000 VNĐ (một tỷ tám trăm triệu đồng)

• Đại diện pháp luật

- Chức danh: Giám đốc- Họ tên: Đỗ Anh Tuấn

( Nguồn: phòng Giám Đốc- Giấy phép đăng kí kinh doanh)

Ông Gérard là một người Pháp đã từng sống ở nhiều nơi Khi còn trẻ ông đã tốt nghiệp 3 trường đại học Hiện nay, ông Gérard là cố vấn trực tiếp của công ty.

1.1.3 Định hướng kinh doanh

Định hướng kinh doanh chính của công ty “Việt Nam của tôi” là hai lĩnh vực du lịch và dịch vụ, trong đó mảng du lịch là chủ yếu, bao gồm các hoạt động:

- Lữ hành nội địa quốc tế.

- Các dịch vụ phục vụ khách du lịch

Công ty TNHH Du lịch và Dịch vụ “Việt Nam của tôi” ra đời trong khi Việt Nam đã gia nhập WTO và kinh tế đất nước đang tăng trưởng vượt bậc Đó là điều kiện rất thuận lợi đồng thời cũng là một thử thách không nhỏ đối với một công ty du lịch tuổi đời còn trẻ như MonVietNam

MonVietNam là công ty du lịch quốc tế với thị phần chủ yếu là thị trường Pháp Trong năm tới, công ty có hướng mở rộng thị phần sang thị trường Anh và Mỹ, sau đó là Trung Quốc và Nhật Bản Với điều kiện thuận lợi trong bối cảnh chung của đất nước, công ty MonVietNam mong muốn phục vụ ngày càng tốt hơn nhu cầu dịch vụ lữ hành trong nước và quốc tế

MonVietNam có một giám đốc trẻ nhưng nhiều kinh nghiệm và đội ngũ nhân viên đầy nhiệt tình với công việc Công ty luôn quan tâm một cách sâu sắc đến từng khách hàng, cam kết cảm nhận và đáp ứng tối đa những nhu cầu và mong muốn của khách hàng, để lại ấn tượng tốt đẹp trong lòng bạn bè quốc tế về MonVietNam và một đất nước Việt Nam hòa bình và mến khách.

1.1.4 Văn hóa kinh doanh

Trong mỗi chuyến đi, cảm nhận của chính người tham gia hành trình là thực sự quan trọng Những điều du khách cảm nhận với mỗi chuyến đi mang lại thành công tất yếu đối với doanh nghiệp kinh doanh hoạt động lữ hành và du lịch Giám đốc công ty luôn dặn dò nhân viên của mình: “Đối với khách hàng, các bạn hãy luôn nghĩ rằng bạn đang đi cùng các bạn của mình đi du lịch Hãy chăm sóc họ như người thân của bạn và thể hiện sự nhiệt tình, hiếu khách Nhận lỗi nếu các bạn có sơ suất và tôi tin chắc chắn chẳng có ai lại không mỉm cười.”

Công ty luôn chọn nhà nghỉ, địa điểm tham quan, nơi đi dạo và các hoạt động giải trí theo sở thích và mong muốn của khách hàng Khách hàng có thể thay đổi hành trình chuyến đi nếu khách hàng quan tâm đến những nơi khác mà trước đó họ chưa nghĩ đến Luôn có một hướng dẫn viên bên cạnh khách hàng 24/24, sẽ giúp họ giải quyết những khó khăn hay những tai nạn không may xảy ra.

Đến với Monvietnam, khách hàng sẽ được khám phá một đất nước Việt Nam với những thắng cảnh đẹp, các công trình kiến trúc và cả các phong tục

tập quán, lối sống, truyền thống văn hóa và những công trình dự án trên đất nước Việt Nam.

Cảm nhận đầu tiên khi đến với Monvietnam đó là sự phục vụ tận tình và tình cảm bạn bè thân thiện với tất cả du khách Điều mong muốn nhất của công ty đó là mang lại cho mọi người một kì nghỉ như mong đợi và cảm giác thoải mái khi trở về nhà

1.1.5 Sơ đồ tổ chức và chức năng các phòng ban của công ty1.1.5.1 Sơ đồ tổ chức của công ty

(Nguồn: Phòng hành chính – tổng hợp)

Giám đốc

Tour - guide Office

Phòng

Kinh doanhBooking Office

Quản lý hướng dẫn viên

P.Hành chính - tổng hợp

Quảng cáo

Đào tạo và kiểm tra trình độ

Nhận tour

Xếp tour

Nghiên cứu thị trường

Tư vấn chọn tour

Quản lý thông tin

Khảo sát thực tế trước tour

Liên hệ các địa điểm đến

Quản lý nhân sự

Kế toán

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức của công ty

1.1.5.2 Chức năng các phòng ban

* Giám đốc: thực hiện điều hành, tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh, xây dựng các quy định, chế độ chính sách của toàn công ty về tổ chức nhân sự, tiền lương và tài chính kế toán Giám đốc là người điều hành chung hoạt động của tất cả các phòng ban trong công ty với vai trò định hướng chiến lược Giám sát trực tiếp hoạt động của trang web.

* Tour-guide Office: tổ chức các khóa huấn luyện nghiệp vụ cho các hướng dẫn viên mới, kiểm tra trình độ nhân viên và quản lý trực tiếp các hướng dẫn viên của công ty.

* Phòng kinh doanh: thực hiện quảng cáo, tư vấn chọn tour cho khách hàng, quản lý các hoạt động trên trang web, nghiên cứu thị trường, khảo sát thực tế trước tour.

* Booking Office: nhận tour, xếp tour, liên hệ trước tới những địa điểm dừng chân của khách.

* Phòng hành chính – tổng hợp: có nhiệm vụ quản lý thông tin, quản lý nhân sự, thực hiện công việc kế toán Công việc quản lý thông tin (tất cả các thông tin từ khách hàng, thông tin nhà hàng, khách sạn, khu du lịch), quản lý các giấy tờ tài liệu, kiêm quản lý nhân sự trong công ty Phòng này có chức năng đặc biệt nữa là chăm lo đời sống của nhân viên và các hoạt động nghỉ mát, lễ hội, các hoạt động từ thiện…

Tất cả các công việc kế toán của công ty do một người làm, do đây là công ty du lịch vừa và nhỏ nên hoạt động kế toán đơn giản và được tích hợp trong phòng hành chính-tổng hợp đồng thời là bộ phận chăm sóc tất cả các mặt khác ngoài chuyên môn và kinh doanh.

1.1.5.3 Tình hình nhân sự

- Cổ đông: 3 người trong đó giám đốc là ông Đỗ Anh Tuấn.- Tổng số nhân viên: 18 người.

- P.Giám đốc: 1 người

- Cố vấn marketing: 1 người ( thuộc phòng kinh doanh)- P.Kinh doanh: 5 người

- Booking Office: 2 người- Tour-guide Office: 8 người- P.Hành chính-tổng hợp: 2 người

1.1.6 Các Tour du lịch chính mà công ty cung cấp

Có rất nhiều loại tour cho khách hàng lựa chọn theo sở thích của nhiều người: đi nghỉ cùng gia đình với 1 bố 1 mẹ, du lịch cùng bạn bè, đi nghỉ tuần trăng mật, du lịch theo chủ đề Tour nghỉ tuần trăng mật

- Tour đi theo chủ đề (ẩm thực, văn hóa, giải trí, giảm cân…)- Tour trăng mật.

- Tour gia đình với 1 bố 1 mẹ, có kèm trẻ em.- Tour bạn bè.

Cụ thể một vài tour như sau:

+ Du lịch sinh thái sông nước miệt vườn Mai Quốc Nam1 Ấp Phú An 1, Bình Hòa Phước, Long Hồ, Vĩnh Long.2 Ấp Bình Hòa 2, Bình Hòa Phước, Long Hồ, Vĩnh Long.+ Tour Bắc Kan.

Thị xã Bắc Kan – Hồ Ba Bể - ATK Chợ Đồn – Thác Nà Khoang – Ngân Sơn – Du lịch động Nàng Tiên – Na Rỳ.

+ Tour Vườn Quốc Gia Ba Bể.+ Hà Nội – Chùa Hương – Hoa Lư.

+ Hà Nội – Cát Bà – Hạ Long – Lạng Sơn.+ Hà Nội – Yên Tử - Hạ Long – Lào Cai – Sapa.+ Đà Lạt – Nha Trang – Phan Thiết.

+ Buôn Ma Thuột – phố núi Tây Nguyên

+ Đà Nẵng- Đô thị cổ Hội An – Cố Đô Huế - Động Phong Nha.

+ Đảo Ngọc Côn Sơn.

+ Say đắm với Thiên Đường rực nắng.+ Tây Đô – Thành phố bên dòng sông Hậu.+ Cửu Long – vùng đất chín rồng

1.1.7 Khách hàng

Đối với một công ty du lịch, khách hàng là yếu tố làm nên thành công hay là thất bại Làm thế nào để khách vừa lòng khi trở về là điều quan trọng nhất Anh Tuấn - giám đốc công ty vẫn nói với những nhân viên của mình rằng “ Các bạn phải làm thế nào để khi đi tour dù có bị rắc rối gì khách vẫn cảm thấy vui Điều đó là quan trọng nhất!” Điều đó chỉ có khi những tour-guide là những người có kinh nghiệm hoặc rất nhanh trí để xử lý những tình huống bất trắc trong khi đi tour

Khách hàng thường xuyên của công ty là khách Pháp, có thể trong thời gian tới sẽ có khách Anh và khách Mỹ Quy mô công ty sẽ còn được mở rộng thêm rất nhiều lần trong thời gian tới Thời gian đầu khách hàng đến với công ty phần lớn đều do bạn bè, người thân quen đã từng biết anh Tuấn giới thiệu Càng ngày khối lượng công việc lớn dần lên và đến một lúc “giám đốc” không thể một mình đảm đương được công việc Monvietnam đã ra đời như thế Vì thế cho đến nay, tiêu chí của công ty vẫn luôn là “Khách hàng là bạn!”

1.1.8 Hotel & Restaurant

Dưới đây là một vài địa chỉ khách sạn, nhà hàng ở cả ba miền đã từng hợp tác với công ty :

• Miền Bắc- Hà Nội

+ Flower Hotel

(55 Nguyễn Trường Tộ, Ba Đình, Hà Nội)+ Zéphyr Hotel Hanoi

(số 4-Bà Triệu)+ Khách sạn Quân Đội

(33C Phạm Ngũ Lão)+ Zenith Hotel

(96-98 Bùi Thị Xuân, quận Hoàn Kiếm)+ Anise Hotel

(22 Quán Thánh)+ Tràng An Plaza Hotel (41 Hàng Bún, Ba Đình)+ Salon & Spa

(28 Hàng Than)+ Sofitel Metropole

(15 Ngô Quyền)+ Thiên Thai Hotel

(45 Nguyễn Trường Tộ- Ba Đình)+ Hà Nội Transport Service Company

(P503, tòa nhà 147 Nguyễn Văn Cừ, Long Biên, Hà Nội)- Hải Phòng:

+ Monaco Hotel

(103 Điện Biên Phủ- Hải Phòng)

• Miền Trung:- Hội An:

+ Serene Hotel (Thanh Bình Hotel) – Hội An- Việt NamThanh Bình 1: 01 Lê Lợi

Thanh Bình 2: 712 Hai Bà Trưng Thanh Bình 3: 98 Bà Triệu

+ Hoi An Riverside Resort & Spa

+ Sunrise Beach Resort

(12-14 Tran Phu Street, Nha Trang)- Đà Nẵng:

Sandy Beach (Non Nuoc Resort)

+ 255 Huyền Trân Công Chúa, Ngũ Hành Sơn, TP.Đà Nẵng.+ Ho Chi Minh City Sales Offices

(390 Nguyễn Công Trứ, quận 1, TP HCM)

+ HaNoi Sales Office ( Số 6-1D Khu đô thị Trung Yên, Cầu Giấy, Hà Nội)

• Miền Nam:

- Thành phố Hồ Chí Minh:+ Indochine Hotel

(40-42 Hai Ba Trung District1, Ho Chi Minh City, Viet Nam)+ Nhat Ha Hotel ( International Standard Hotel)

(252 BC Le Thanh Ton st., Ben Thanh ward Dist.1, Ho Chi Minh city)

+ Thien Xuan Hotel

(108-110, Le Thanh Ton st., Dict.1, Ho Chi Minh City, Viet Nam)+ Oscar Saigon Hotel

(68A Nguyễn Huệ- Quận 1- thành phố Hồ Chí Minh)- Phan Thiết:

+ Đồi Dương Hotel (209 Lê Lợi, Phan Thiết, Bình Thuận)+ Pandanus Resort ( Mũi Né, Phan Thiết, Bình Thuận)+ Công ty TNHH Long Sơn ( khu du lịch Hòm Rơm I)

(Khu phố Long Sơn, phường Mũi Né, thành phố Phan Thiết, tỉnh Bình Thuận)

- Vũng Tàu:

+ Công ty cổ phần du lịch Golf Việt Nam

(37-3 Thang 2 St., Vung Tau City Viet Nam)- Hà Tiên:

+ Hoàng Lộc Trading Services Co.,Ltd)

(07-09 Ybih Aleo Buôn Ma Thuột City, Đăk Lăk Province )

- An Giang: Châu Phố Hotel ( Đường Trưng Nữ Vương nối dài, phường B , thị xã Châu Đốc, tỉnh An Giang)

1.1.9 Bộ phận thực tập và người hướng dẫn

* Bộ phận thực tập: phòng Hành chính - tổng hợp.* Hình thức thực tập: bán thời gian.

* Giáo viên hướng dẫn: GV.Đoàn Quốc Tuấn.

* Cán bộ hướng dẫn trực tiếp: Ông Đỗ Anh Tuấn - giám đốc công ty.

1.2 TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.2.1 Bài toán quản lý thông tin Card Visit và Leaflet

Đối với một người thì những tấm Card Visit không phải là vấn đề vì nó khá nhỏ gọn và tiện dụng nên có thể cất giữ trong một chiếc hộp nhỏ khi nào cần đến thì có thể lấy ngay Nhưng với một công ty du lịch, mỗi tháng mang về 100 Leaflet và Card Visit thì đó lại là một bài toán khó cho những nhà quản lý Làm thế nào để khi cần thì tìm được ngay đúng cái cần tìm mà không phải duyệt hết cả chồng Card & Leaflet đó?

Công việc của người quản lý hành chính phụ trách liên hệ địa điểm trong công ty như sau: mỗi khi có một hướng dẫn viên đi tour về, sẽ kí nhận đã hoàn thành tour và để lại tất cả các thông tin liên quan đến chuyến đi trong đó quan trọng nhất là hóa đơn (do kế toán quản lý) và các loại Leaflet và Card Visit Mỗi khi có việc cần đến như cần liên hệ để đặt phòng trước tour, tìm số điện thoại hay fax… thì nhân viên phòng hành chính – tổng hợp có trách nhiệm tìm cho người cần ( giám đốc hoặc nhân viên – các hướng dẫn viên) Mỗi lần như thế phải tốn rất nhiều công sức để tìm và chọn ra loại thẻ đó

1.2.2 Lý do chọn đề tài*Tên đề tài:

Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý thông tin Card Visit & Leaflet cho công ty TNHH du lịch và dịch vụ Việt Nam Của Tôi.

* Tên phần mềm: Basic Info

Thứ nhất, trong thời gian đến công ty tìm hiểu thực tế, nhận thấy vấn đề trong việc quản lý Leaflet và Card Visit của công ty, với đặc thù là công ty du lịch rất khó khăn như em đã trình bày trên đây.

Thứ hai, do trong thời gian đến thực tế tại công ty, em đã nhận được lời đề nghị trực tiếp của giám đốc công ty – Ông Đỗ Anh Tuấn Vì thế em đã quyết định lựa chọn đề tài này.

Với nhận thức hiện tại và khả năng chuyên môn của em, đứng trước yêu cầu bài toán đặt ra, em hoàn toàn tin tưởng rằng đề tài sẽ được hoàn thành đúng hạn và đáp ứng được yêu cầu đặt ra từ phía công ty em đến thực tập.

1.2.3 Mô tả sơ bộ về phần mềm

- Tên phần mềm: Basic Info.

- Tên đầy đủ: Basic Information System.

- Nội dung: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý thông tin Card Visit - Leaflet cho công ty TNHH du lịch và dịch vụ Việt Nam Của Tôi.

- Yêu cầu của công ty: cần có một phần mềm quản lý cho biết thông tin chi tiết trong Card Visit - Leaflet khi cần thiết có thể tìm ngay thông tin trong các tấm thẻ đó.

- Chức năng cơ bản của phần mềm:

+ Chức năng quản lý thông tin danh mục: nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu Các chức năng cơ bản: thêm, lưu, sửa, xóa, thoát.

+ Chức năng in báo cáo: mỗi khi nhà quản lý cần (giám đốc, nhân viên phòng hành chính-tổng hợp) có thể in ra một bản báo cáo về tất cả những thông tin đã có hoặc in ra báo cáo thông tin riêng của một tấm thẻ Card Visit hoặc Leaflet đã có trong cơ sở dữ liệu.

Cụ thể các thông tin và chức năng trong phần mềm sẽ được làm theo yêu cầu của giám đốc công ty

- Ngôn ngữ viết: Visual Basic 6.0 và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access2003

HTTT được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết

bị tin học hoặc không tin học Đầu vào ( Inputs ) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn ( Sources ) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả của xử lý ( Outputs ) được chuyển đến các đích ( Destination ) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (

2.1.2 Phân loại HTTT trong một tổ chức

Có hai cách phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức là : Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và phân loại theo cách lấy nghiệp vụ mà HTTT đó phục vụ

• Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra :Có 5 loại :

+ HTTT xử lý giao dịch TPS ( Transaction Processing System )

Hệ thống này có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi hoạt động của tổ chức Trợ giúp hoạt động của tổ chức ở mức tác nghiệp.

VD : Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hóa đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng kí môn theo học của sinh viên ( học chế tín chỉ ), cho mượn sách và tài liệu trong thư viện, cập nhật thuế ngân hàng và tính thuế phải trả của những người nộp thuế

+ HTTT quản lý MIS ( Management Information System )

Là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược.

VD : Hệ thống theo dõi năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường….

+ HTTT trợ giúp ra quyết định DSS ( Decision Support System )

Hệ thống này cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải có, có khả năng mô hình hóa để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp Đây là hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình.

+ HTTT chuyên gia ES ( Expert System )

Là một hệ thống trợ giúp ra quyết định ở mức chuyên sâu Ngoài những kiến thức, kinh nghiệm của các chuyên gia và các luật suy diễn Nó còn có

khác nhau, hệ thống có thể xử lý và dựa vào các luật suy diễn để đưa ra quyết định hữu ích và thiết thực.

+ HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage)

HTTT loại này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược HTTT ISCA

được thiết kế cho đối tượng sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là khách hàng, nhà cung cấp hay là một tổ chức nào đó ( trong khi 4 loại HTTT trên phục vụ đối tượng sử dụng chủ yếu là cán bộ trong tổ chức ) Nó là công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược ( vì vậy có thể gọi là HTTT chiến lược )

• Phân loại HTTT trong tổ chức doanh nghiệp

Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý, trong mỗi cấp quản lý chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ.

Bảng phân loại HTTT theo lĩnh vực và mức ra quyết định

Tài chính chiến lược

Marketing chiến lược

Nhân lực chiến lược

KD và sx chiến lượcTài chính

chiến thuật

Marketing chiến thuật

Nhân lực chiến thuật

KD và sx chiến thuậtTài chính tác

Marketing tác nghiệp

Nhân lực tác nghiệp

KD và sx tác nghiệp

2.1.3 Mô hình biểu diễn HTTT

Cùng một HTTT có thể được mô tả theo nhiều cách khác nhau tùy theo quan điểm của người mô tả Có 3 mô hình đã được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin : Mô hình logic, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý trong.

Hệ thống thông tin văn

phòng

Mô hình logic : mô tả hệ thống làm gì, dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó cần phải thực hiện, các kho để chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra Mô hình này trả lời cho câu hỏi : “Cái gì?” và “Để làm gì?”

Mô hình vật lý ngoài : chú ý tới các khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống… Trả lời cho câu hỏi : Cái gì? Ở đâu ? và Khi nào?

Mô hình vật lý trong : chú ý tới những khía cạnh vật lý của hệ thống dưới cái nhìn của nhân viên kĩ thuật Chẳng hạn, thông tin trang thiết bị, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý và dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc các chương trình và ngôn ngữ thể hiện Giải đáp câu hỏi : Như thế nào?

Mỗi một mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau : Mô hình logic là góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn sử dụng và mô hình vật lý trong là của góc nhìn kĩ thuật Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là biến động nhất.

2.1.4 Các giai đoạn phát triển của HTTT

Một HTTT dù lớn dù nhỏ đều phải tuân thủ quy trình xây dựng gồm các giai đoạn sau :

a Giai đoạn đánh giá yêu cầu

Mục đích của giai đoạn này là cung cấp cho lãnh đạo các tổ chức hoặc những người có trách nhiệm những dữ liệu chính xác để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án Giai đoạn này thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn

Gồm các công đoạn sau :

- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

- Đánh giá tính khả thi

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầub Giai đoạn phân tích chi tiết

Giai đoạn này được tiến hành sau giai đoạn đánh giá yêu cầu.

Mục đích chính là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên tắc cơ bản đích thực của vấn đề, xác định những đòi hỏi ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu của HTTT mới phải đạt được.

Gồm các công đoạn :

- Lập kế hoạch phân tích chi tiết

- Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

- Nghiên cứu hệ thống thực tại

- Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp - Đánh giá lại tính khả thi

- Thay đổi đề xuất của dự án

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiếtc Giai đoạn thiết kế logic

Mục đính là xác định tất cả các thành phần logic của một HTTT, cho phép loại bỏ các vấn đề của một hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước.

Thiết kế logic gồm các công đoạn sau :- Thiết kế CSDL

- Thiết kế xử lý

- Thiết kế các luồng dữ liệu vào- Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

- Hợp thức hóa mô hình logic

d Giai đoạn đề xuất các phương án và giải pháp

Giai đoạn này được tiến hành sau giai đoạn thiết kế logic, nhóm phân tích viên sẽ phải đánh giá các chi phí, lợi ích hữu hình và vô hình của mỗi phương án đề xuất và phải có những khuyến nghị cụ thể Một báo cáo sẽ được trình lên cho lãnh đạo tổ chức trong một buổi trình bày để chọn phương án cho tổ chức

Giai đoạn này gồm các công đoạn sau :

- Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc của tổ chức - Xây dựng các phương án của giải pháp

- Đánh giá các phương án của giải pháp

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn e Giai đoạn thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án được lựa chọn Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: trước hết là tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kĩ thuật và tài liệu hướng dẫn sử dụng cho người dùng.

Giai đoạn này bao gồm các công đoạn chính sau:- Lập kế hoạch

- Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra

- Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa- Thiết kế các thủ tục

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo

f Giai đoạn triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần mềm Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống

Các hoạt động chính của giai đoạn này gồm có :- Lập kế hoạch thực hiện kĩ thuật

- Lập trình

- Thử nghiệm hệ thống- Chuẩn bị tài liệu

g Giai đoạn cài đặt và khai thác

Giai đoạn thực hiện việc chuyển đổi từ hệ thống mới sang hệ thống cũ Giai đoạn này cần phải lập kế hoạch một cách tỉ mỉ để tránh những xung đột tối thiểu xảy ra thường thấy khi tiến hành chuyển đổi

Giai đoạn cài đặt và khai thác bao gồm các công đoạn sau :- Lập kế hoạch cài đặt

Để phát triển HTTT cần tuân thủ 3 nguyên tắc sau :

- Nguyên tắc 1 : Sử dụng các mô hình : mô hình logic, mô hình vật lý trong, mô hình vật lý ngoài

- Nguyên tắc 2 : chuyển từ cái chung sang cái riêng

- Nguyên tắc 3 : chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế

2.2 Phương pháp luận về phân tích HTTT2.2.1 Các phương pháp thu thập thông tin

• Phỏng vấn

Phỏng vấn là một trong hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển HTTT Phỏng vấn cho phép thu thập những thông tin được xử lý theo cách khác nhau với mô tả trong tài liệu.

• Nghiên cứu tài liệu

Cho phép nghiên cứu kĩ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình trạng của các thông tin đầu vào cũng như đầu ra.

• Sử dụng phiếu điều tra

Phương pháp này sử dụng đối với các đối tượng cần điều tra thông tin với quy mô lớn.

• Quan sát

Việc thực hiện quan sát cho phép chúng ta thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để ở đâu, đưa cho ai ? Phương pháp quan sát có nhiều rủi ro vì nếu để đối tượng quan sát để ý thì họ sẽ thay đổi lịch trình làm việc không như ngày thường.

- Mô tả nhanh chóng các đối tượng

- Nhận diện nhóm đối tượng nhanh

- Tiết kiệm không gian lưu trữ và thời gian xử lý

- Thực hiện những phép kiểm tra logic hình thức hoặc thể hiện vài đặc tính của đối tượng

Các phương pháp mã hóa cơ bản

Phương pháp mã hóa liên tiếp: mã kiểu này được tạo ra theo một quy

tắc tạo dãy nhất định Ví dụ như mã của người vào sau người thứ 999 là người thứ 1000 ( mã hóa theo số thứ tự ) Phương pháp này có ưu điểm là

không nhầm lẫn và tạo lập dễ dàng, nhược điểm là không gợi nhớ và không cho phép chèn mã vào giữa hai mã cũ

Phương phápmã hóa theo seri: sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là seri

Phương pháp này sử dụng một tập hợp theo dãy, Seri được coi như một giấy phép theo mã quy định

Phương pháp mã hóa tổng hợp: kết hợp mã hóa phân cấp với mã hóa

liên tiếp

Phương pháp mã hóa ghép nối: phương pháp này chia mã thành nhiều

trường, mỗi trường tương ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể có giữa những tập hợp con khác nhau với đối tượng được ghép mã Ưu điểm là nhận diện không nhầm lẫn đối tượng, có khả năng phân tích cao Có nhiều khả năng kiểm tra thuộc tính Nhược điểm là khá cồng kềnh vì cần nhiều kí tự, phải chọn những đặc tính ổn định nếu không bộ mã sẽ mất ý nghĩa

Phương pháp mã hóa gợi nhớ: căn cứ vào đặc tính của đối tượng để thực

hiện xây dựng mã( Ví dụ như sử dụng viết tắt cái chữ cái đầu để làm mã như : VND, USD ) Ưu điểm là mang tính gợi nhớ cao, có thể mở rộng dễ dàng nhưng nhược điểm là không tiện cho việc phân tích và tổng hợp, dài hơn mã phân cấp

2.2.3 Các công cụ mô hình hóa HTTT

Một số công cụ chính dùng để mô hình hóa và xây dựng tài liệu cho hệ

thống là sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) và sơ đồ luồng dữ liệu (DFD).

• Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD :

- Khái niệm BFD: Sơ đồ chức năng kinh doanh của hệ thống thông tin chỉ ra cho chúng ta biết hệ thống của chúng ta cần phải làm gì chứ không ra là phải làm như thế nào?

- Phân cấp của sơ đồ BFD:

Việc phân cấp sơ đồ chức năng kinh doanh cho phép phân tích viên hệ thống có thể đi từ tổng hợp đến cụ thể, từ tổng quát đến chi tiết Trên cơ sở đó phân tích viên hệ thống có thể tiến hành theo một trình tự khoa học, có sự phân công mỗi nhóm phụ trách phân tích một mức nào đó Điều này tạo ra nhiệm vụ cụ thể của mỗi nhóm và làm cho quy trình phân cấp không trùng lặp, không nhầm lẫn Xây dựng sơ đồ là quá trình phân rã, từ một chức năng lớn (ở cấp cao) được phân chia thành những phần thích hợp, nhỏ hơn (ở cấp thấp hơn) theo sơ đồ cấu trúc hình cây.

- Quy tắc lập sơ đồ BFD:

+ Tuần tự: ghi chức năng của từng cấp theo thứ tự xuất hiện của chúng + Lựa chọn: khi có sự lựa chọn giữa những gì xảy ra thì phải chỉ ra cách lựa chọn và đánh dấu “0” ở phía trên, góc phải của khối chức năng đó.

+ Phép lặp: nếu một quá trình được thực hiện hơn một lần thì đánh dấu “*” ở phía trên, góc phải của khối chức năng.

Nếu một quá trình nào đó bị loại khỏi đề án do chưa hợp lý hoặc không đem lại lợi ích thì nên đánh dấu bằng một dòng đậm vào khối chức năng.

Khi các chức năng phụ thuộc vào các sự kiện bên ngoài thì có thể đánh dấu bằng một mũi tên bên lề phải Nên thêm vào trên đầu của sơ đồ một chú thích ngắn gọn để nhấn mạnh mục đích của chức năng đó (chức năng này ở mức cao nhất).

+ Tên gọi của sơ đồ chức năng cần được đặt một cách đầy đủ, rõ ràng để người đọc dễ hiểu và dễ dàng phân biệt giữa tên gọi của các chức năng với nhau.

+ Sơ đồ chức năng cần được xác lập một cách sáng sủa, đơn giản, chính xác và đầy đủ Các chức năng trên cùng một cấp thì có độ phức tạp như nhau • Sơ đồ luồng dữ liệu DFD : là sự biểu diễn bằng sơ đồ sự vận động của dữ

liệu và có liên quan đến nguồn, đích, xử lý và kho :

Ký pháp :

a. Quá trình hoặc chức năng :

b Dòng dữ liệu

c Kho dữ liệu

d. Tác nhân bên ngoài

e. Tác nhân bên trong

Nhận hóa đơn

Bán hàng

Tệp hóa đơn

Xác định NCCGiao hàng

Ghi chú : Các mũi tên liền chỉ dòng thông tin cầu.

Các mũi tên gián đoạn ……  chỉ dòng thông tin cung.

• Trình tự lập sơ đồ luồng dữ liệu :

- DFD mức ngữ cảnh :

Trước hết phải xem toàn bộ hệ thống như một tiến trình duy nhất và xác định các đầu cuối Trong sơ đồ đầu tiên này chỉ có một tiến trình, tên tiến trình này là tên hệ thống DFD mức ngữ cảnh có tác dụng xác định quy mô và mục tiêu hệ thống DFD mức ngữ cảnh có thể thay thế cho phát biểu về quy mô và mục tiêu hệ thống bằng lời.

- DFD mức hệ thống :

DFD mức hệ thống được chi tiết hóa thành các tiến trình gọi là DFD cấp hệ thống Trong bước này các chức năng chính của hệ thống cùng các luồng dữ liệu vào ra hệ thống theo chức năng được xác định DFD mức hệ thống thường gồm dưới 10 tiến trình chính.

- DFD mức trung gian :

Với mỗi tiến trình ở cấp hệ thống, một DFD được vẽ để chi tiết hóa các chức năng chính Các tiến trình trong cấp này được đánh số gồm số của tiến trình mẹ theo sau là dấu chấm và số thứ tự các tiến trình con: 1.1, 1.2, 1.3 …

DFD mức trung gian cho phép hiểu rõ các chức năng chính của hệ thống Hầu hết các kho dữ liệu căn bản của hệ thống xuất hiện ở cấp này.

- DFD mức chi tiết :

DFD mức chi tiết tiếp tục chi tiết hóa mỗi tiến trình mức trung gian Đánh số các tiến trình khởi đầu bằng số của tiến trình mẹ: 1.1.1, 1.1.2 … Ở cấp này, hầu hết các kho dữ liệu đều xuất hiện, các tiến trình thường đã có thể hiểu rõ chỉ qua các luồng dữ liệu vào ra và tên tiến trình.

2.3 Phương pháp luận về thiết kế HTTT2.3.1 Nguyên tắc thiết kế vật lý ngoài

Theo Joseph Dusmas thì thiết kế vật lý ngoài một HTTT phải dựa vào 7 nguyên tắc chung sau đây:

1- Đảm bảo rằng người sử dụng luôn đang kiểm soát hệ thống Có nghĩa là, người sử dụng luôn luôn có thể thông báo cho hệ thống những việc cần thực hiện.

2- Thiết kế hệ thống theo thói quen và kinh nghiệm của người sử dụng3- Gắn chặt chẽ với các thuật ngữ, dạng thức và các thủ tục đã được dùng.

4- Che khuất những bộ phận bên trong của các phần mềm và phần cứng tạo thành hệ thống.

5- Cung cấp thông tin tư liệu trên màn hình.

6- Giảm tới mức tối thiểu lượng thông tin mà người dùng phải nhớ trong khi sử dụng hệ thống.

7- Dựa vào những quy tắc đã được chấp nhận về đồ họa, ký họa khi thể hiện thông tin trên màn hình hoặc trên giấy.

Thiết kế vật lý ngoài yêu cầu phân tích viên phải đặt mình vào vị trí của người sử dụng vì HTTT sẽ được sử dụng bởi những người có hiểu biết ít nhiều về tin học và sẽ thực hiện một công việc nào đó trong một môi trường riêng.

2.3.2 Nguyên tắc trình bày thông tin trên màn hình

* Khi thiết kế thông tin ra trên màn hình phải chú ý những điểm sau:

Thông tin ra phải được thiết kế sao cho người sử dụng phải kiểm soát được lượng thông tin ra màn hình Cần thiết kế thông tin lấp đầy màn hình rồi dừng lại và để người sử dụng chủ động cho tiếp tục hiện thông tin ra hay

không? Thiết kế sao cho người sử dụng có thể lùi về trang trước hoặc xem trang sau bằng các phím ( Up, Down, PageUp, PageDown )

Thiết kế viên phải cho phép người sử dụng hạn chế khối lượng thông tin hiện ra trên màn hình

* Khi thiết kế thông tin ra trên màn hình thiết kế viên phải tuân thủ

những nguyên tắc thiết kế màn hình như sau:

- Đặt mọi thông tin gắn liền với nhiệm vụ trên cùng một màn hình Người sử dụng không phải nhớ thông tin từ màn hình này sang màn hình khác.

- Chỉ dẫn rõ ràng cách thoát khỏi màn hình Đặt giữa các tiêu đề và xếp đặt các thông tin theo trục trung tâm.

- Nếu đầu ra gồm nhiều trang màn hình thì mỗi trang phải được đánh số thứ tự Việc này giúp cho người sử dụng biết rõ mình đang ở đâu?

- Viết văn bản theo quy ước chung bằng cách sử dụng chữ in hoa, gạch chân và ngắt câu hợp lý.

- Đặt tiêu đề cho mỗi cột, chỉ đặt màu cho những thông tin quan trọng.- Tổ chức các phần tử của danh sách theo trật tự quen thuộc.

- Căn trái các cột văn bản và căn phải các cột số.- Chỉ tô màu cho những thông tin quan trọng.

2.3.3 Nguyên tắc thiết kế màn hình nhập liệu

Mục đích của thiết kế màn hình nhập liệu là thiết kế các thủ tục nhập liệu có hiệu quả và giảm thiểu tối đa các sai sót

Việc thiết kế màn hình nhập liệu phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây:

- Khi nhập tài liệu từ một tài liệu gốc, khuôn dạng màn hình phải giống như tài liệu gốc.

- Nên nhóm các trường trên trên màn hình theo một trật tự có ý nghĩa, theo trật tự tự nhiên, theo tần số chung, theo chức năng hoặc theo tầm quan trọng.

- Không nhập các thông tin mà hệ thống thông tin có thể truy tìm được từ cơ sở dữ liệu hoặc tính toán được.

- Đặt tên các trường ở trên hoặc trước trường nhập.- Đặt các giá trị ngầm định cho phù hợp.

- Sử dụng phím tab để chuyển trường nhập.

2.3.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa

Xác định các tệp CSDL trên các thông tin đầu ra của hệ thống là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế CSDL.

Các bước chi tiết khi thiết kế CSDL từ các thông tin đầu ra :

• Bước 1 : Xác định các đầu ra

- Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra

- Nội dung, khối lượng, tần xuất và nơi nhận của chúng

• Bước 2 : Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra

- Liệt kê các phần tử thông tin đầu ra

+ Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin được gọi là các thuộc tính Liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách.

+ Đánh dấu các thuộc tính lặp (là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu).

+ Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh (S) là những thuộc tính được tính toán ra hoặc suy ra từ những thuộc tính khác.

+ Gạch chân các thuộc khóa cho thông tin đầu ra.

+ Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh ra khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở Xem xét loại bỏ các thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý.- Thực hiện việc chuẩn hóa mức 1 (1.NF)

Chuẩn hóa 1.NF quy định rằng: Trong mỗi danh sách không được phép chứa những thông tin lặp Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính này ra thành các thuộc tính con (có ý nghĩa dưới góc độ quản lý).

Gắn thêm cho nó 1 tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của các danh sách gốc.

- Thực hiện việc chuẩn hóa mức 2 (2.NF)

Chuẩn hóa 2.NF quy định: Trong mỗi danh sách mỗi thuộc tính phụ thuộc vào toàn bộ khóa chính chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khóa Nếu có phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khóa thành một danh sách con mới.

Lậy bộ phận khóa đó làm khóa cho danh sách mới Đặt cho danh sách mới này một tên riêng phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách.

- Thực hiện việc chuẩn hóa mức 3 (3.NF)

Chuẩn hóa 3.NF quy định: Trong mỗi danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y, mà thuộc tính Y phụ thuộc hàm vào thuộc tính X thì phải tách chúng vào hai danh sách chứa quan hệ Z với Y và danh sách chứa quan hệ Y với X.

- Mô tả các tệp.

Mỗi danh sách xác định được sau khi chuẩn hóa 3.NF sẽ là một tệp CSDL Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ CSDL về tệp Tên tệp viết chữ in hoa, nằm phía bên trên Các thuộc tính nằm trong ô, thuộc tính khóa có gạch chân,

• Bước 3 : Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một CSDL.

Từ mỗi đầu ra theo các thực hiện của bước hai sẽ tạo ra rất nhiều danh sách và mỗi danh sách liên quan tới một đối tượng quản lý, có sự tồn tại riêng

tích hợp lại, nghĩa là tạo thành một danh sách chung, bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của những danh sách đó lại với nhau.

• Bước 4 : Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu

Xác định số lượng các bản ghi cho từng tệp.

Xác định độ dài cho một thuộc tính Tính độ dài cho bản ghi.

Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều, quan hệ một – nhiều theo chiều mũi tên.

* Một số khái niệm về cơ sở dữ liệu (CSDL)

- Mỗi bảng (Table) ghi chép dữ liệu về một nhóm phần tử nào đó gọi là thực thể (Entity) Thực thể là một nhóm người, đồ vật, sự kiện, hiện tượng hay khái niệm với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép và lưu giữ.

- Mỗi thực thể đều có những đặc điểm riêng mà ta gọi đó là thuộc tính Mỗi thuộc tính là một yếu tố dữ liệu tách biệt, thường không chia nhỏ được nữa Các thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những dữ liệu về thực thể mà ta muốn lưu trữ.

- Mỗi bảng có những dòng (Row) Mỗi dòng còn được gọi là một bản ghi (Record) bởi vì nó ghi chép dữ liệu về một cá thể (Instante) tức là một biểu hiện riêng của thực thể.

- Mỗi bảng có những cột (Column) Mỗi cột còn được gọi là một trường (Field) Giao giữa cột và dòng là một ô chứa dữ liệu ghi ghép về một thuộc tính của cá thể trên dòng đó.

- Cơ sở dữ liệu (Database) là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quan với nhau.

- Một tập hợp các dữ liệu có liên quan với nhau được gọi là một hệ cơ sở dữ liệu (Database System) hay ngân hàng dữ liệu (Data bank) -

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management Systems) là một hệ thống chương trình máy tính giúp tạo lập, duy trì và sử dụng các hệ cơ sở dữ liệu

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu được các công ty phần mềm lập sẵn và bán trên thị trường Một vài hệ quản trị cơ sở dữ liệu thông dụng nhất theo mô hình quan hệ là DB2, SQL/DS, Oracle, Microsoft Access, Microsoft Visual Foxpro và Microsoft SQL Server.

2.4 Phương pháp luận về công cụ thực hiện đề tài2.4.1 Cơ sở dữ liệu Access 2003

Khi thiết kế hệ thống thông tin hay thiết kế phần mềm, việc lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL) là rất quan trọng Đối với lập trình viên mà nói, khi lựa chọn một HQTCSDL để dựa vào đó viết những ứng dụng CSDL (database application), người ta thường chú ý đến khả năng, mức độ tiện dụng và các lĩnh vực chuyên sâu của bản thân HQTCSDL đồng thời chú ý đến tính tương thích của nó với phần cứng hiện có cũng như với các phần mềm mà khách hàng đang thường xuyên sử dụng

Phiên bản đầu tiên của Access ra đời vào năm 1989 Từ đó đến nay Access đã không ngừng được cải tiến và đã có các phiên bản mang số hiệu 1.0, 1.1, …, 2.0, …, 7.0, Access 95, Access 97, Access 2000 và phiên bản hiện nay được dùng nhiều nhất là Access 2003.

Microsoft Access là một phần trong bộ phần mềm Microsoft Office Professional, vì thế mà những đối tượng thuộc giao diện như thực đơn, thanh công cụ (toolbar) và các hộp thoại đều rất tương tự như các ứng dụng khác của Office mà phần lớn người dùng máy tính đều đã quen thuộc Việc trao đổi (nhập/xuất) dữ liệu giữa Access và các ứng dụng khác trong môi trường Windows như Excel, Word, Visual FoxPro, SQL Server, Oracle, HTML, XML… cũng rất thuận tiện.

Access có nhiều chức năng để đáp ứng những nhu cầu khác nhau về CSDL Lập trình viên có thể dùng Access để phát triển 6 kiểu ứng dụng phổ biến nhất đó là:

- Ứng dụng cá nhân.

- Ứng dụng cho doanh nghiệp nhỏ.

- Ứng dụng trong nội bộ từng phòng ban.- Ứng dụng cho toàn công ty.

- Ứng dụng ở tuyến trước (front-end) cho các CSDL theo mô hình khách/chủ trên phạm vi toàn doanh nghiệp.

- Ứng dụng trên mạng nội bộ của một cơ quan (intranet) và mạng Internet.

Microsoft Access 2003 hoạt động tốt trong môi trường của hệ điều hành Windows với các phiên bản 2000, XP hay 2003.

Microsoft Access 2003 là HQTCSDL rất phù hợp cho các bài toán quản lý ở quy mô vừa và nhỏ Sử dụng Access thực sự đơn giản nhưng rất hiệu quả trong việc tìm kiếm, tổ chức, khai thác và truy xuất thông tin từ cơ sở dữ liệu Khả năng kết nối dữ liệu và công cụ truy vấn mạnh mẽ của Access làm cho việc tìm kiếm và truy xuất thông tin được thực hiện một cách nhanh chóng Access có hiệu năng cao và đặc biệt dễ sử dụng bởi giao diện phần mềm sử dụng icon và các tính năng khác giống hệt bộ Office 2003.

So với các phiên bản trước thì Access 2003 có những tiến bộ vượt bậc Các thao tác sử dụng đơn giản và giao diện rất thân thiện với người dùng Điều đặc biệt với người dùng chuyên nghiệp là Access còn cung cấp hệ thống công cụ khá mạnh đi kèm là Development Tools Công cụ này sẽ giúp các nhà phát triển phần mềm đơn giản trong việc xây dựng trọn gói các dự án phần mềm quản lý quy mô vừa và nhỏ Đặc biệt với những người muốn học cách lập trình một phần mềm quản lý thì đây là con đường ngắn nhất để giải quyết một bài toán quản lý.

Các thành phần chính của một cơ sở dữ liệu Access- Bảng (Table) :

Là thành phần cơ sở của tập tin cơ sở dữ liệu Access Nó được dùng để lưu trữ dữ liệu của cơ sở dữ liệu Vì vậy, các bảng phải là đối tượng đầu tiên được tạo ra trước Một cơ sở dữ liệu thường gồm nhiều bảng có quan hệ với nhau nhằm phản ánh mối liên kết thực sự của các đối tượng dữ liệu ở bên ngoài thế giới thực Các thành phần của bảng (table) gồm có:

+ Cột (Column) hay trường (Field): nằm trong bảng Trong một bảng không thể có hai cột trùng tên nhau Các thuộc tính cơ sở của một trường là: tên trường (field name), kiểu dữ liệu (data type), độ rộng (field size).

+ Dòng (Row): nằm trong bảng Trong một bảng không thể có hai dòng trùng lặp với nhau về thông tin lưu trữ.

+ Khóa chính (Primary Key): là một hoặc nhiều trường trong một bảng mà dữ liệu tại các cột này bắt buộc phải có (không được để trống) và đồng thời phải duy nhất, không được phép trùng lặp (tính duy nhất của dữ liệu) Mặt khác, giá trị dữ liệu của khóa chính xác định duy nhất các giá trị của các trường khác trong cùng một dòng.

+ Khóa ngoại lai (Foreign Key): là một trong nhiều trường trong một bảng đồng thời các trường này là khóa chính của một bảng khác Do đó, dữ liệu tại các trường này bắt buộc phải tồn tại có trong một bảng khác Đây được gọi là tính tồn tại của dữ liệu.

- Truy vấn (Query) :

Là công cụ cho phép người sử dụng dùng ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL hoặc công cụ truy vấn bằng QBE để thực hiện các truy vấn trích rút, chọn lựa dữ liệu hoặc cập nhật dữ liệu (thêm, sửa, xóa) trên các bảng Query là công cụ mạnh của Access dùng để tổng hợp, sắp xếp, tìm kiếm dữ liệu trên các bảng Khi thực hiện truy vấn sẽ nhận được một tập hợp các kết

bảng kết quả trung gian, không được ghi lên đĩa và nó sẽ bị xóa khi kết thúc truy vấn Tuy nhiên, có thể sử dụng một Dynaset như một bảng để xây dựng các truy vấn khác.

- Mẫu biểu (Form) :

Form cho phép người sử dụng xây dựng trên các màn hình dùng để cập nhật hoặc xem dữ liệu lưu trong các bảng, ngoài ra cũng cho phép người sử dụng tạo ra các hộp thoại Form dùng để tổ chức cập nhật dữ liệu cho các bảng và thiết kế giao diện chương trình Tuy có thể nhập dữ liệu trực tiếp vào các bảng nhưng Form sẽ cung cấp nhiều khả năng nhập dữ liệu thuận tiện hơn rất nhiều như: nhập dữ liệu từ một một danh sách (listbox), nhập dữ liệu đồng thời trên nhiều bảng thông qua SubForm Form còn cho phép nhập các giá trị riêng lẻ (không liên quan đến bảng) từ bàn phím Ngoài ra, Form còn một khả năng quan trọng khác là tổ chức giao diện chương trình dưới dạng một bảng nút lệnh hoặc hệ thống menu chức năng.

- Báo cáo (Report) :

Report cho phép tạo ra các kết xuất từ các cơ sở đã lưu trong các bảng, sau đó sắp xếp và định dạng theo một khuôn dạng cho trước và từ đó có thể xuất báo cáo ra màn hình hoặc máy in Report là một công cụ tuyệt vời phục vụ việc in ấn, nó cung cấp các khả năng:

+ In dữ liệu dưới dạng bảng.+ In dữ liệu dưới dạng biểu.+ Sắp xếp dữ liệu trước khi in.

+ Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu tới 10 cấp Cho phép thực hiện các phép toán để nhận dữ liệu tổng hợp trên mỗi nhóm Ngoài ra dữ liệu tổng hợp nhận trên các nhóm còn có thể được đưa vào công thức để xuất ra báo cáo cho nhà quản lý theo một tiêu chí cụ thể nào đó.

+ In dữ liệu của nhiều bảng có quan hệ trên một báo cáo.- Lệnh gộp (Macro) :

Macro bao gồm một dãy các hành động (actions) dùng để tự động hóa một loạt các thao tác Marco thường dùng với biểu mẫu để tổ chức giao diện chương trình Macro là công cụ cung cấp cho người sử dụng tạo ra các hành động đơn giản trong Microsoft Access như mở form, report, thực hiện một truy vấn…

- Các Module :

Đó là nơi chứa các hàm, thủ tục Các module sử dụng các hàm và thủ tục để thực hiện một số hành động phức tạp nào đó mà không thể làm bằng Macro hay thực hiện những nhiệm vụ đặc biệt phức tạp.

2.4.2 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0

Visual Basic là ngôn ngữ lập trình có thể dùng cho Microsoft Access, Microsoft Excel hay là bất cứ thành viên nào trong bộ phần mềm Microsoft Office Visual Basic là ngôn ngữ lập trình được sử dụng để phát triển các phần mềm ứng dụng Visual Basic có nhiều tính ưu việt hơn so với các ngôn ngữ khác ở chỗ tiết kiệm thời gian và công sức khi xây dựng ứng dụng Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan nghĩa là trong khi thiết kế chương trình, ta được nhìn thấy kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện Đây là điểm mạnh của Visual Basic so với các ngôn ngữ khác Trong khi thiết kế, lập trình viên có thể dễ dàng chỉnh sửa màu sắc, kích thước, hình dáng của các đối tượng có mặt trong ứng dụng Một trong những tính năng thường được sử dụng của Visual Basic chính là kỹ thuật lập trình truy cập cơ sở dữ liệu.

Visual Basic là một ngôn ngữ lập trình bậc cao dùng để xây dựng các trình ứng dụng chạy trong Microsoft Windows Với Visual Basic người lập trình có thể dùng bộ phận thiết kế màn hình để tạo nên các nội dung cho một cửa sổ, chọn các đối tượng điều khiển (các nút bấm, các listbox v v ) từ một hộp công cụ (toolbox) và đưa chúng vào trong thiết kế Sau đó viết các thủ