Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý thông tin Card Visit - Leaflet phục vụ công tác quản lý

MỤC LỤC

Chức năng các phòng ban

* Giám đốc: thực hiện điều hành, tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh, xây dựng các quy định, chế độ chính sách của toàn công ty về tổ chức nhân sự, tiền lương và tài chính kế toán. * Tour-guide Office: tổ chức các khóa huấn luyện nghiệp vụ cho các hướng dẫn viên mới, kiểm tra trình độ nhân viên và quản lý trực tiếp các hướng dẫn viên của công ty. * Phòng kinh doanh: thực hiện quảng cáo, tư vấn chọn tour cho khách hàng, quản lý các hoạt động trên trang web, nghiên cứu thị trường, khảo sát thực tế trước tour.

Công việc quản lý thông tin (tất cả các thông tin từ khách hàng, thông tin nhà hàng, khách sạn, khu du lịch), quản lý các giấy tờ tài liệu, kiêm quản lý nhân sự trong công ty. Phòng này có chức năng đặc biệt nữa là chăm lo đời sống của nhân viên và các hoạt động nghỉ mát, lễ hội, các hoạt động từ thiện…. Tất cả các công việc kế toán của công ty do một người làm, do đây là công ty du lịch vừa và nhỏ nên hoạt động kế toán đơn giản và được tích hợp trong phòng hành chính-tổng hợp đồng thời là bộ phận chăm sóc tất cả các mặt khác ngoài chuyên môn và kinh doanh.

Tình hình nhân sự

Giám đốc là người điều hành chung hoạt động của tất cả các phòng ban trong công ty với vai trò định hướng chiến lược. * Booking Office: nhận tour, xếp tour, liên hệ trước tới những địa điểm dừng chân của khách. * Phòng hành chính – tổng hợp: có nhiệm vụ quản lý thông tin, quản lý nhân sự, thực hiện công việc kế toán.

Các Tour du lịch chính mà công ty cung cấp

Đối với một công ty du lịch, khách hàng là yếu tố làm nên thành công hay là thất bại. Anh Tuấn - giám đốc công ty vẫn nói với những nhân viên của mình rằng “ Các bạn phải làm thế nào để khi đi tour dù có bị rắc rối gì khách vẫn cảm thấy vui. Điều đó chỉ có khi những tour- guide là những người có kinh nghiệm hoặc rất nhanh trí để xử lý những tình huống bất trắc trong khi đi tour.

Khách hàng thường xuyên của công ty là khách Pháp, có thể trong thời gian tới sẽ có khách Anh và khách Mỹ. Quy mô công ty sẽ còn được mở rộng thêm rất nhiều lần trong thời gian tới. Thời gian đầu khách hàng đến với công ty phần lớn đều do bạn bè, người thân quen đã từng biết anh Tuấn giới thiệu.

Hotel & Restaurant

Càng ngày khối lượng công việc lớn dần lên và đến một lúc “giám đốc”. Vì thế cho đến nay, tiêu chí của công ty vẫn luôn là “Khách hàng là bạn!”. (40-42 Hai Ba Trung District1, Ho Chi Minh City, Viet Nam) + Nhat Ha Hotel ( International Standard Hotel).

(02 Hai Bà Trưng Street, Ninh Kieu District, Can Tho City) - Buôn Ma Thuột:. + Hoàng Lộc Trading Services Co.,Ltd). - An Giang: Châu Phố Hotel ( Đường Trưng Nữ Vương nối dài, phường B , thị xã Châu Đốc, tỉnh An Giang).

MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP LUẬN CƠ BẢN NGHIÊN CỨU VÀ CÔNG CỤ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI

Phương pháp luận về hệ thống thông tin .1 Định nghĩa HTTT

Có hai cách phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức là : Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và phân loại theo cách lấy nghiệp vụ mà HTTT đó phục vụ. VD : Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm húa đơn, theo dừi khỏch hàng, theo dừi nhà cung cấp, đăng kớ mụn theo học của sinh viờn ( học chế tớn chỉ ), cho mượn sách và tài liệu trong thư viện, cập nhật thuế ngân hàng và tính thuế phải trả của những người nộp thuế. Hệ thống này cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rừ tỡnh hỡnh mà một quyết định cần phải cú, cú khả năng mụ hỡnh húa để cú thể phân lớp và đánh giá các giải pháp.

Mô hình logic : mô tả hệ thống làm gì, dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó cần phải thực hiện, các kho để chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình vật lý ngoài : chú ý tới các khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống…. Mỗi một mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau : Mô hình logic là góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn sử dụng và mô hình vật lý trong là của góc nhìn kĩ thuật.

Phương pháp luận về phân tích HTTT .1 Các phương pháp thu thập thông tin

- Khái niệm BFD: Sơ đồ chức năng kinh doanh của hệ thống thông tin chỉ ra cho chúng ta biết hệ thống của chúng ta cần phải làm gì chứ không ra là phải làm như thế nào?. Trên cơ sở đó phân tích viên hệ thống có thể tiến hành theo một trình tự khoa học, có sự phân công mỗi nhóm phụ trách phân tích một mức nào đó. Xây dựng sơ đồ là quá trình phân rã, từ một chức năng lớn (ở cấp cao) được phân chia thành những phần thích hợp, nhỏ hơn (ở cấp thấp hơn) theo sơ đồ cấu trúc hình cây.

+ Lựa chọn: khi có sự lựa chọn giữa những gì xảy ra thì phải chỉ ra cách lựa chọn và đánh dấu “0” ở phía trên, góc phải của khối chức năng đó. + Tờn gọi của sơ đồ chức năng cần được đặt một cỏch đầy đủ, rừ ràng để người đọc dễ hiểu và dễ dàng phân biệt giữa tên gọi của các chức năng với nhau. Ở cấp này, hầu hết các kho dữ liệu đều xuất hiện, các tiến trình thường đã có thể hiểu rừ chỉ qua cỏc luồng dữ liệu vào ra và tờn tiến trỡnh.

Phương pháp luận về thiết kế HTTT .1 Nguyên tắc thiết kế vật lý ngoài

Thiết kế sao cho người sử dụng có thể lùi về trang trước hoặc xem trang sau bằng các phím ( Up, Down, PageUp, PageDown ). Mục đích của thiết kế màn hình nhập liệu là thiết kế các thủ tục nhập liệu có hiệu quả và giảm thiểu tối đa các sai sót. - Nên nhóm các trường trên trên màn hình theo một trật tự có ý nghĩa, theo trật tự tự nhiên, theo tần số chung, theo chức năng hoặc theo tầm quan trọng.

- Không nhập các thông tin mà hệ thống thông tin có thể truy tìm được từ cơ sở dữ liệu hoặc tính toán được. Thực thể là một nhóm người, đồ vật, sự kiện, hiện tượng hay khái niệm với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép và lưu giữ. Một vài hệ quản trị cơ sở dữ liệu thông dụng nhất theo mô hình quan hệ là DB2, SQL/DS, Oracle, Microsoft Access, Microsoft Visual Foxpro và Microsoft SQL Server.

VIỆT NAM CỦA TÔI”

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN

+ bộ phận quản lý Card Visit – Leaflet có 1 máy tính được nối mạng LAN của công ty. + Ngoài máy tính, mỗi cán bộ có một ngăn riêng dùng để lưu trữ Card Visit, Leaflet, giấy tờ liên quan. Việc quản lý các thông tin trên tấm Card Visit và Leaflet được quản lý hoàn toàn thủ công, mỗi một tấm thẻ được đỏnh mó và theo dừi trực quan.

+ Trình độ cán bộ: thành thạo tin học văn phòng, đáp ứng nhu cầu công việc. - Chức năng quản lý thẻ : quản lý Card Visit (thông tin về cá nhân), quản lý Leaflet (thông tin về tổ chức : khách sạn, nhà hàng, sân golf, công ty vận tải…). - Chức năng lập báo cáo : Tổng hợp dữ liệu và xuất báo cáo theo yêu cầu của giám đốc và nhân viên quản lý các cấp.

- Chức năng cập nhật số liệu : tự động cập nhật dữ liệu giữa các bảng dữ liệu có quan hệ. + Các máy tính có cấu hình vừa phải phù hợp với yêu cầu xử lý công việc văn phòng. + Yêu cầu về giao diện: giao diện tiếng Việt chuẩn, các màn hình xử lý cơ bản phải cú sự tương đồng về hỡnh thức, cỏc tiờu đề thụng bỏo phải rừ ràng, dễ hiểu.

- Giải pháp kĩ thuật: Phần mềm giúp người dùng đơn giản hóa các thao tác để người sử dụng có thể thực hiện một cách dễ dàng nhất. Đặc biệt, công việc mà nhân viên quản lý phải thực hiện thủ công nay sẽ được tin học hóa. - Giải pháp giao diện: Phần mềm sử dụng tiếng Việt, có giao diện thân thiện với người dùng, kể cả nhân viên có trình độ tin học trung bình.

Trong quá trình thiết kế phần mềm có sử dụng một số công cụ hỗ trợ thiết kế giao diện đảm bảo tính thẩm mĩ và tiện lợi khi sử dụng.

QUẢN LÝ THÔNG TIN CARD VISIT - LEAFLET

THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Thiết kế giao diện

Khi chọn tên đăng nhập, người sử dụng có thể chọn tên trên hộp danh sỏch hoặc gừ trực tiếp tờn đăng nhập. Chỉ những người dựng được admin phõn quyền mới cú thể đăng nhập thành cụng vào chương trỡnh khi gừ đỳng mật khẩu đăng nhập hệ thống.