c. Kho dữ liợ̀u
2.4Phương phỏp luận về cụng cụ thực hiện đề tài 1 Cơ sở dữ liệu Access
2.4.1 Cơ sở dữ liệu Access 2003
Khi thiết kế hệ thống thụng tin hay thiết kế phần mềm, việc lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL) là rất quan trọng. Đối với lập trỡnh viờn mà núi, khi lựa chọn một HQTCSDL để dựa vào đú viết những ứng dụng CSDL (database application), người ta thường chỳ ý đến khả năng, mức độ tiện dụng và cỏc lĩnh vực chuyờn sõu của bản thõn HQTCSDL đồng thời chỳ ý đến tớnh tương thớch của nú với phần cứng hiện cú cũng như với cỏc phần mềm mà khỏch hàng đang thường xuyờn sử dụng.
Phiờn bản đầu tiờn của Access ra đời vào năm 1989. Từ đú đến nay Access đó khụng ngừng được cải tiến và đó cú cỏc phiờn bản mang số hiệu 1.0, 1.1, …, 2.0, …, 7.0, Access 95, Access 97, Access 2000 và phiờn bản hiện nay được dựng nhiều nhất là Access 2003.
Microsoft Access là một phần trong bộ phần mềm Microsoft Office Professional, vỡ thế mà những đối tượng thuộc giao diện như thực đơn, thanh cụng cụ (toolbar) và cỏc hộp thoại đều rất tương tự như cỏc ứng dụng khỏc của Office mà phần lớn người dựng mỏy tớnh đều đó quen thuộc. Việc trao đổi (nhập/xuất) dữ liệu giữa Access và cỏc ứng dụng khỏc trong mụi trường Windows như Excel, Word, Visual FoxPro, SQL Server, Oracle, HTML, XML… cũng rất thuận tiện.
SV: Nguyễn Minh Thư Lớp: Tin Học Kinh Tế 46A
Access cú nhiều chức năng để đỏp ứng những nhu cầu khỏc nhau về CSDL. Lập trỡnh viờn cú thể dựng Access để phỏt triển 6 kiểu ứng dụng phổ biến nhất đú là:
- Ứng dụng cỏ nhõn.
- Ứng dụng cho doanh nghiệp nhỏ.
- Ứng dụng trong nội bộ từng phũng ban. - Ứng dụng cho toàn cụng ty.
- Ứng dụng ở tuyến trước (front-end) cho cỏc CSDL theo mụ hỡnh khỏch/chủ trờn phạm vi toàn doanh nghiệp.
- Ứng dụng trờn mạng nội bộ của một cơ quan (intranet) và mạng Internet.
Microsoft Access 2003 hoạt động tốt trong mụi trường của hệ điều hành Windows với cỏc phiờn bản 2000, XP hay 2003.
Microsoft Access 2003 là HQTCSDL rất phự hợp cho cỏc bài toỏn quản lý ở quy mụ vừa và nhỏ. Sử dụng Access thực sự đơn giản nhưng rất hiệu quả trong việc tỡm kiếm, tổ chức, khai thỏc và truy xuất thụng tin từ cơ sở dữ liệu. Khả năng kết nối dữ liệu và cụng cụ truy vấn mạnh mẽ của Access làm cho việc tỡm kiếm và truy xuất thụng tin được thực hiện một cỏch nhanh chúng. Access cú hiệu năng cao và đặc biệt dễ sử dụng bởi giao diện phần mềm sử dụng icon và cỏc tớnh năng khỏc giống hệt bộ Office 2003.
So với cỏc phiờn bản trước thỡ Access 2003 cú những tiến bộ vượt bậc. Cỏc thao tỏc sử dụng đơn giản và giao diện rất thõn thiện với người dựng. Điều đặc biệt với người dựng chuyờn nghiệp là Access cũn cung cấp hệ thống cụng cụ khỏ mạnh đi kốm là Development Tools. Cụng cụ này sẽ giỳp cỏc nhà phỏt triển phần mềm đơn giản trong việc xõy dựng trọn gúi cỏc dự ỏn phần mềm quản lý quy mụ vừa và nhỏ. Đặc biệt với những người muốn học cỏch lập trỡnh một phần mềm quản lý thỡ đõy là con đường ngắn nhất để giải quyết một bài toỏn quản lý.
SV: Nguyễn Minh Thư Lớp: Tin Học Kinh Tế 46A
Cỏc thành phần chớnh của một cơ sở dữ liệu Access - Bảng (Table) :
Là thành phần cơ sở của tập tin cơ sở dữ liệu Access. Nú được dựng để lưu trữ dữ liệu của cơ sở dữ liệu. Vỡ vậy, cỏc bảng phải là đối tượng đầu tiờn được tạo ra trước. Một cơ sở dữ liệu thường gồm nhiều bảng cú quan hệ với nhau nhằm phản ỏnh mối liờn kết thực sự của cỏc đối tượng dữ liệu ở bờn ngoài thế giới thực. Cỏc thành phần của bảng (table) gồm cú:
+ Cột (Column) hay trường (Field): nằm trong bảng. Trong một bảng khụng thể cú hai cột trựng tờn nhau. Cỏc thuộc tớnh cơ sở của một trường là: tờn trường (field name), kiểu dữ liệu (data type), độ rộng (field size).
+ Dũng (Row): nằm trong bảng. Trong một bảng khụng thể cú hai dũng trựng lặp với nhau về thụng tin lưu trữ.
+ Khúa chớnh (Primary Key): là một hoặc nhiều trường trong một bảng mà dữ liệu tại cỏc cột này bắt buộc phải cú (khụng được để trống) và đồng thời phải duy nhất, khụng được phộp trựng lặp (tớnh duy nhất của dữ liệu). Mặt khỏc, giỏ trị dữ liệu của khúa chớnh xỏc định duy nhất cỏc giỏ trị của cỏc trường khỏc trong cựng một dũng.
+ Khúa ngoại lai (Foreign Key): là một trong nhiều trường trong một bảng đồng thời cỏc trường này là khúa chớnh của một bảng khỏc. Do đú, dữ liệu tại cỏc trường này bắt buộc phải tồn tại cú trong một bảng khỏc. Đõy được gọi là tớnh tồn tại của dữ liệu.
- Truy vấn (Query) :
Là cụng cụ cho phộp người sử dụng dựng ngụn ngữ truy vấn cú cấu trỳc SQL hoặc cụng cụ truy vấn bằng QBE để thực hiện cỏc truy vấn trớch rỳt, chọn lựa dữ liệu hoặc cập nhật dữ liệu (thờm, sửa, xúa) trờn cỏc bảng. Query là cụng cụ mạnh của Access dựng để tổng hợp, sắp xếp, tỡm kiếm dữ liệu trờn cỏc bảng. Khi thực hiện truy vấn sẽ nhận được một tập hợp cỏc kết quả thể hiện trờn màn hỡnh dưới dạng bảng gọi là Dynaset. Dynaset chỉ là
SV: Nguyễn Minh Thư Lớp: Tin Học Kinh Tế 46A
bảng kết quả trung gian, khụng được ghi lờn đĩa và nú sẽ bị xúa khi kết thỳc truy vấn. Tuy nhiờn, cú thể sử dụng một Dynaset như một bảng để xõy dựng cỏc truy vấn khỏc.
- Mẫu biểu (Form) :
Form cho phộp người sử dụng xõy dựng trờn cỏc màn hỡnh dựng để cập nhật hoặc xem dữ liệu lưu trong cỏc bảng, ngoài ra cũng cho phộp người sử dụng tạo ra cỏc hộp thoại. Form dựng để tổ chức cập nhật dữ liệu cho cỏc bảng và thiết kế giao diện chương trỡnh. Tuy cú thể nhập dữ liệu trực tiếp vào cỏc bảng nhưng Form sẽ cung cấp nhiều khả năng nhập dữ liệu thuận tiện hơn rất nhiều như: nhập dữ liệu từ một một danh sỏch (listbox), nhập dữ liệu đồng thời trờn nhiều bảng thụng qua SubForm. Form cũn cho phộp nhập cỏc giỏ trị riờng lẻ (khụng liờn quan đến bảng) từ bàn phớm. Ngoài ra, Form cũn một khả năng quan trọng khỏc là tổ chức giao diện chương trỡnh dưới dạng một bảng nỳt lệnh hoặc hệ thống menu chức năng.
- Bỏo cỏo (Report) :
Report cho phộp tạo ra cỏc kết xuất từ cỏc cơ sở đó lưu trong cỏc bảng, sau đú sắp xếp và định dạng theo một khuụn dạng cho trước và từ đú cú thể xuất bỏo cỏo ra màn hỡnh hoặc mỏy in. Report là một cụng cụ tuyệt vời phục vụ việc in ấn, nú cung cấp cỏc khả năng:
+ In dữ liệu dưới dạng bảng. + In dữ liệu dưới dạng biểu. + Sắp xếp dữ liệu trước khi in.
+ Sắp xếp và phõn nhúm dữ liệu tới 10 cấp. Cho phộp thực hiện cỏc phộp toỏn để nhận dữ liệu tổng hợp trờn mỗi nhúm. Ngoài ra dữ liệu tổng hợp nhận trờn cỏc nhúm cũn cú thể được đưa vào cụng thức để xuất ra bỏo cỏo cho nhà quản lý theo một tiờu chớ cụ thể nào đú. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ In dữ liệu của nhiều bảng cú quan hệ trờn một bỏo cỏo. - Lệnh gộp (Macro) :
SV: Nguyễn Minh Thư Lớp: Tin Học Kinh Tế 46A
Macro bao gồm một dóy cỏc hành động (actions) dựng để tự động húa một loạt cỏc thao tỏc. Marco thường dựng với biểu mẫu để tổ chức giao diện chương trỡnh. Macro là cụng cụ cung cấp cho người sử dụng tạo ra cỏc hành động đơn giản trong Microsoft Access như mở form, report, thực hiện một truy vấn…
- Cỏc Module :
Đú là nơi chứa cỏc hàm, thủ tục. Cỏc module sử dụng cỏc hàm và thủ tục để thực hiện một số hành động phức tạp nào đú mà khụng thể làm bằng Macro hay thực hiện những nhiệm vụ đặc biệt phức tạp.