TIỂU LUẬN QUẢN TRỊ VẬN HÀNH TÌM HIỂU PHƯƠNG PHÁP 5S VÀ ỨNG DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S TẠI NHÀ MÁY SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY TOYOTA

Tại các công ty phát triển thì 5S được thực hành thường xuyên vàduy trì ở mức độ cao - Tại Singapore 5S bắt đầu được thực hiện tại một công ty mẫu trong Dự án Năng suất JICAnăm 1986, sau

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH



QUẢN TRỊ VẬN HÀNH GVHD : Ths Trần Quốc Tuấn

ĐỀ TÀI :

TÌM HIỂU PHƯƠNG PHÁP 5S VÀ ỨNG DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S TẠI NHÀ MÁY SẢN XUẤT CỦA

CÔNG TY TOYOTA

ỨNG DỤNG S3 TRONG CÔNG TYHiệu quả mang lại từ 5S cho Công Ty HondaNhững khó khăn Honda gặp phải khi thực hiện 5S: Khó khan khi triển khai

KẾT LUẬN

Võ Thị Duyên An 1.1.1 Phương pháp 5S là gì

1.1.2 Lịch sử phát triển 5S1.1.3 Lợi ích của 5S1.1.4 Ý nghĩa của 5S

1.1.5 Yếu tố cơ bản để thực hiện thành công phương pháp 5S

ỨNG DỤNG S2 TRONG CÔNG TY Hiệu quả mang lại từ 5S cho Công Ty Honda

Phan Trần Sở Ân 1.3.1 Ai nên tham gia 5S?

1.3.2 Đào tạo 5S1.4 Các bước áp dụng 5S1.4.1 => 1.4.5

ỨNG DỤNG S4 TRONG CÔNG TY

Một số biện pháp hoàn thiện 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả tại HondaKẾT LUẬN

DANH MỤC HÌNH ẢNH VÀ BẢNG BIỂU

Hình 1: Sơ đồ mối quan hệ của 5S 7Hình 2: Sử dụng băng đánh dấu sàn trong 5S 9

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 2

CƠ SỞ LÍ THUYẾT VỀ PHƯƠNG PHÁP 5S 2

1.1 Tổng quan về phương pháp 5S 2

1.1.1 Phương pháp 5S là gì? 2

1.1.2 Lịch sử phát triển của 5S 2

1.1.3 Lợi ích của phương pháp 5S 3

1.1.4 Ý nghĩa của phương pháp 5S 3

1.1.5 Yếu tố cơ bản để thực hiện thành công phương pháp 5S 4

1.2 5 yếu tố của 5S 6

1.2.1 Sàng lọc (Seiri) 6

1.2.2 Sắp xếp (Seiton) 6

1.2.3 Sạch sẽ (Seiso) 6

1.2.4 Săn sóc (Seiketsu) 6

1.2.5 Sẵn sàng (Shitsuke) 6

1.2.6 Mối quan hệ của các nhân tố trong 5S 7

1.3 Đào tạo 5S 8

1.3.1 Ai nên tham gia 5S? 8

1.3.2 Đào tạo 5S 8

1.3.3 5S và hình ảnh trực quan 9

1.3.4 Chi phí của 5S so với tiết kiệm dài hạn 11

1.4.1 Seiri – Sàng lọc 11

1.4.2 Seiton – Sắp xếp 12

1.4.3 Seiso – Sạch sẽ 13

1.4.4 Saiketsu – Săn sóc 13

1.4.5 Shitsuke – Sẵn sàng 14

CHƯƠNG 2 15

ỨNG DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S TẠI NHÀ MÁY SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY TOYOTA 15

2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TOYOTA 15

2.2 ỨNG DỤNG S1 15

2.3 ỨNG DỤNG S2 16

2.4 ỨNG DỤNG S3 17

2.5 ỨNG DỤNG S4 18

2.6 ỨNG DỤNG S5 18

CHƯƠNG 3 20

NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT VỀ VIỆC ỨNG DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S TẠI NHÀ MÁY SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY TOYOTA 20

TÀI LIỆU THAM KHẢO 24

LỜI MỞ ĐẦU

Trong những năm qua, nền kinh tế Việt Nam đã có những chuyển biến đáng

kể, các doanh nghiệp đang đứng trước những cánh cửa cơ hội lớn nhưng đồng thờicũng phải đối mặt với thị trường ngày càng có sự cạnh tranh khốc liệt Mỗi doanhnghiệp muốn nâng cao khả năng trên thị trường phải chọn cho mình hướng đi riêngtrong kinh doanh cũng như trong cách quản lí Thông qua việc xây dựng, áp dụngcác biện pháp và các hệ thống quản lí chất lượng trong doanh nghiệp của mình đểthỏa mãn nhu cầu của khách hàng

Tuy nhiên, dù doanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh, đầu tư như thế nào

đi chăng nữa, thì con người cũng là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công chodoanh nghiệp Từ lâu, tại Nhật Bản đã xuất hiện phong trào 5S Với triết lí conngười là trung tâm của mọi sự phát triển: Nếu làm việc trong một môi trườngthoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần của người lao động sẽ thoải mái hơn từ đó năngsuất lao động sẽ cao hơn

Hiện nay một số nước đã áp dụng mô hình này trong doanh nghiệp của họ, dù

ở Việt Nam hay nhiều quốc gia khác Nhận thấy được tầm quan trọng của mô hình5S nên nhóm em chọn đề tài này cũng với sự tìm hiểu về Nhà máy sản xuất ô tôTOYOTA cho bài tiểu luận môn học Quản Trị Vận Hành và qua đây nhóm em sẽ có

cơ hội tìm hiểu kĩ hơn về lí thuyết của mô hình và cách mà các doanh nghiệp đã ápdụng để đưa đến sự thành công hôm nay

Phương pháp này có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức ở bất kì lĩnhvực nào 5S là chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật: “SERI”, “SEITON”, “SEISO”,SEIKETSU” và “SHITSUKE” Theo tiếng Anh là: “SORT”, “SET IN ORDER”,

“STANDARDIZE”, “SUSTAINT” và “SELF-DISCIPLINE” Thật may mắn, khidịch sang tiếng Việt thì cũng tạo được 5 chữ S, đó là “SÀNG LỌC”, “SẮP XẾP”,

“SHITSUKE” Tại các công ty phát triển thì 5S được thực hành thường xuyên vàduy trì ở mức độ cao

- Tại Singapore

5S bắt đầu được thực hiện tại một công ty mẫu trong Dự án Năng suất JICAnăm 1986, sau đó trở thành hoạt động quốc gia đặt dưới ủy ban 5S Hiện nay nó đạttới cấp độ cao ở rất nhiều tổ chức

- Tại Việt Nam

5S đã được áp dụng thành công tại Hà Nội, Quy Nhơn, Tp,HCM trong nhiềungành khác nhau như : Y tế, khách sạn, hay một số ngành sản xuất như sản xuất lắpráp ô tô, in ấn,…

1.1.3 Lợi ích của phương pháp 5S

- Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn.

- Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến

- Mọi người trở nên có kỷ luật hơn.

- Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc

- Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn.

- Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp

của mình

- Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn.

Thực hiện tốt 5S sẽ đóng góp cho các yếu tố PQCDSM:

- Cải tiến Năng suất (P – Productivity)

- Nâng cao Chất lượng (Q – Quality)

- Giảm chi phí (C – Cost)

- Giao hàng đúng hạn (D – Delivery)

- Đảm bảo an toàn (S – Safety)

- Nâng cao tinh thần (M – Morale)

Khi thực hiện 5S thành công trong công ty, 5S sẽ đưa lại sự thay đổi kỳ diệu.Những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cầnthiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng,máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản Từ các hoạt động 5S

sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hoà đồng của mọi người, qua đóngười làm việc sẽ có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm và ý thức hơn với côngviệc

1.1.4 Ý nghĩa của phương pháp

5S là một chương trình nâng cao năng suất rất phổ biến ở Nhật Bản và dần dầntrở nên phổ biến ở nhiều nước khác, hiện nay ở Việt Nam không những doanhnghiệp mà một số đơn vị hành chính sử dụng công cụ 5S cải tiến hệ thống quản lýchất lượng tốt hơn 5S xuất phát từ nhu cầu: đảm bảo sức khoẻ của nhân viên; dễdàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc; tạo tinh thần và bầukhông khí làm việc cởi mở; nâng cao chất lượng cuộc sống; nâng cao năng suất5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát

từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoángđãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và cóđiều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn Bắt nguồn

từ truyền thống của Nhật bản, ở mọi nơi, trong mọi công việc, người Nhật luôn cốgắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác của người thực hiện cáccông việc đó Người Nhật luôn tìm cách sao cho người công nhân thực sự gắn bóvới công việc của mình Ví dụ, trong phân xường, người quản lý sẽ cố gắng khơidậy ý thức trong người công nhân đây là “công việc của tôi”, “chỗ làm việc củatôi”, “máy móc của tôi” Từ đó người lao động sẽ dễ dàng chấp nhận chăm sóc

“chiếc máy của mình”, “chỗ làm việc của mình” và cố gắng để hoàn thành “côngviệc của mình” một cách tốt nhất

1.1.5 Yếu tố cơ bản để thực hiện

thành công phương pháp 5S

Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thành công

khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành cácnhóm công tác và chỉ đạo thực hiện

Bắt đầu bằng đào tạo: Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của

5S, cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của chương trình.Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủđộng trong các hoạt động 5S

Mọi người cùng tự nguyện tham gia: Bí quyết thành công khi thực hiện 5S

là tạo ra một môi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi

Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp

lại không ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến công tác quản lý

1.2 5 yếu tố của 5S

1.2.1 Sàng lọc (Seiri)

Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơilàm việc Mọi thứ (vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng …) không/chưaliên quan, không/chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ phải được táchbiệt ra khỏi những thứ cần thiết sau đó loại bỏ hay đem ra khỏi nơi sản xuất Chỉ có

đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc S1 thường được tiến hành theo tần suấtđịnh kì

1.2.2 Sắp xếp (Seiton)

Sắp xếp là hoạt động bố trí các vật dụng làm việc, bán thành phẩm, nguyên vậtliệu, hàng hóa … tại những vị trí hợp lý sao cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại.Nguyên tắc chung của S2 là bất kì vật dụng cần thiết nào cũng có vị trí quy địnhriêng và kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng S2 là hoạt động cần được tuân thủtriệt để

1.2.3 Sạch sẽ (Seiso)

Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị, dụng cụ làm việc haycác khu vực xung quanh nơi làm việc để đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làmviệc S3 cũng là hoạt động cần được tiến hành định kì

đi lặp lại việc thực hiện sàng lọc - sắp xếp - sạch sẽ

1.2.5 Sẵn sàng (Shitsuke)

Tạo dựng thói quen thực hiện 5S Tạo thành một nề nếp, thói quen tự giác làmviệc tốt, duy trì môi trường làm việc thuận tiện

Tổ chức phải làm cho các thành viên hiểu rằng thực hiện 5S như là một hệthống Muốn vậy tổ chức cần thực hiện các hoạt động để các thành viên coi nơi làmviệc như ngôi nhà thứ hai của mình

Thực hiện tốt khâu này không chỉ nâng cao năng suất lao động cá nhân mà còngóp phần cải thiện hiệu suất chung của toàn bộ doanh nghiệp

1.2.6 Mối quan hệ của các nhân

tố trong 5S

Seire, Seiton, Seiso, Shitsuke, Seiketsu trong chương trình 5S có mối liên hệmât thiết với nhau

Khi thực hiện chương trình 5S trước tiên ta phải thực hiện Seiri để có thể loại

bỏ những vật không cần thiết hoặc dời đi những vật không cần thiết nhưng tấn suấtsửdụng không cao Thực hiện hiệu quả việc Seiri thì công việc tiếp theo của Seiton

sẽ được thuận lợi hơn và hiệu quả hơn

Seiton chỉ thực hiện khi Seiri đã thực hiện xong Seiton thực hiện việc sắp xếpnhững việc sau khi đã được sàng lọc kỹ càng Việc sắp xếp gọn gàng lại là cơ sởcho việc giữ gìn vệ sinh sạch sẽ tại công ty Việc giữ gìn vệ sinh sạch sẽ và sắp xếpgọn gàng có thể thực hiện song song nhưng sự gọn gàng sẽ giúp cho công việc giữgìn vệ sinh sạch sẽ thuận tiện và hiệu quả hơn

Sau khi thực hiện xong 3S đầu tiên cần phải thực hiện công việc sàng lọc, sănsóc, sạch sẽ ở một mức cao hơn và hiệu quả hơn, vì vậy phải thực hiện cải tiến 3Sđầu, muốn thực hiện nó chúng ta phải tiến hành Shitsuke Kết hợp với thực hiệnShitsuke có thể thực hiện Seiketsu cho công ty nhằm tạo ra một thói quen thực hiện5S trong công ty và liên tục cải tiến nó để dần đưa 5S thực hiện ở mức cao

Mối quan hệ trên được thể hiện qua sơ đồ sau:

Hình 1: Sơ đồ mối quan hệ của 5S

1.3 Đào tạo 5S

1.3.1 Ai nên tham gia 5S?

Phương pháp 5S có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức, quy mô doanhnghiệp và ở bất kì lĩnh vực nào như sản xuất thương mại hay dịch vụ Khi doanhnghiệp bắt đầu thực hiện 5S, cấp nhà quản lý và tất cả nhân viên khác đều cần thamgia Dù chỉ một cá nhân không tham gia, cũng có thể dẫn đến sự nhầm lẫn hoặc saisót trong quy trình thực hiện 5S Trong một nhóm, có thể trách nhiệm và nghĩa vụcủa mọi cá nhân không nhất thiết phải giống nhau, sẽ có các điều phối viên chịutrách nhiệm hướng dẫn, theo dõi các công việc nhiều hơn so với các nhân viên khác.Những điều phối viên này cũng giúp việc triển khai 5S tại doanh nghiệp dễ dànghơn và dần biến 5S không còn là một chương trình riêng biệt mà gắn liền với nhữnghoạt động hàng ngày của tất cả nhân viên trong công ty

Một trong những yếu tố quan trọng là các lãnh đạo của doanh nghiệp cũng cầnphải tham gia tích cực vào quy trình 5S, đặc biệt nếu 5S được áp dụng trên phạm vitoàn công ty Với sự gương mẫu, đi đầu của lãnh đạo trong việc tuân thủ các quy tắccủa 5S, mọi nhân viên sẽ thực sự nghiêm túc với mọi hoạt động trong quy trình 5S

1.3.2 Đào tạo 5S

Mọi cá nhân tham gia vào 5S đều cần được đào tạo Doanh nghiệp có thể triểnkhai việc đào tạo thông qua nhiều hình thức: tổ chức lớp học, giảng dạy lý thuyết

Thông qua các hình thức đào tạo này để nhân viên có thể hiểu được 5S là gì, tại saodoanh nghiệp lại có quyết định sử dụng 5S, tầm quan trọng của việc triển khai 5S vàích lợi khi mọi cá nhân tuân thủ quy trình 5S Kết hợp với lý thuyết cần có ví dụminh hoạ thực tế bằng các hoạt động thực hành tại doanh nghiệp.

Trong một doanh nghiệp, có thể những bộ phận khác nhau sẽ triển khai 5Stheo những cách khác nhau tuỳ thuộc vào thời gian, cơ cấu và mục đích Vì vậy,trong quá trình thực hiện 5S, cần phải liên tục đánh giá tìm ra cách áp dụng quytrình đạt hiệu quả cao nhất Đối với những phòng ban tiên phong, cần triển khai mộtcách hiệu quả nhất để có thể đi đầu và là bước đệm giúp 5S trở thành văn hoá côngty

Ngoài ra, nhà quản lý cũng cần xây dựng một lộ trình triển khai cho nhân viênmới, để những cá nhân này tiết kiệm được thời gian, công sức và có thể tuân thủtheo quy trình mộ cách nhanh nhất, bắt kịp với mọi thành viên khác trong công ty

để tạo nên một tập thể thống nhất

1.3.3 5S và hình ảnh trực quan

Triển khai 5S giúp không gian sạch sẽ, gọn gàng từ đó mọi quy trình công việcđều dễ dàng hơn Một số công cụ trực quan như nhãn dán, đánh dấu sàn, biển tên,v.v… giúp việc đánh dấu không gian tiện lợi hơn

Một số công cụ trực quan phổ biến được sử dụng:

Băng đánh dấu sàn

Các băng này có thể được sử dụng để chỉ dấu các ô làm việc, đánh dấu các vịtrí đặt thiết bị hoặc vật liệu hoặc cảnh báo nguy hiểm Các băng đánh dấu này sửdụng nhiều màu sắc và hoa văn khác nhau, có thể được sử dụng được trên kệ, bànlàm việc, tủ và các bề mặt khác nhau

Nhãn và biển hiệu

Các nhãn và biển hiệu sử dụng chữ viết, màu sắc và biểu tượng để truyền đạtthông tin Chúng hiển thị thông tin của các ô tủ, cảnh báo nguy hiểm hoặc chỉ dẫnnơi lưu trữ thiết bị Có rất nhiều kiểu dáng và kích cỡ của các nhãn và biển hiệu,thậm chí một số doanh nghiệp còn sản xuất riêng các nhãn nội bộ mang màu sắc củadoang nghiệp

Bảng bóng & hộp xốp

Những chỉ dẫn này rất hữu ích trong không gian làm việc với rất nhiều công

cụ kèm theo Bảng treo có sẵn những hình ảnh theo hình dáng dụng cụ giúp ngườidùng dễ hình dung về chúng Hộp xốp cũng có công dụng tương tự, khác biệt làthay vì chỉ có hình ảnh, phần xốp sẽ cắt đúng hình dáng của công cụ để có thể đặt

Hình 2: Sử dụng băng đánh dấu sàn trong 5S

vừa những nơi cần thiết Cả hai phương pháp này đều chỉ rõ dụng cụ nào còn thiếu

và chính xác vị trí các dụng cụ nên được đặt sau khi sử dụng xong

Thẻ 5S

Thẻ 5S, còn được gọi là “thẻ đỏ”, thường được sử dụng trong giai đoạn S1 của5S Các thẻ này được gắn vào các mục không còn tăng giá trị cho cơ sở làm việc vàthường không cần thiết hoặc không được sử dụng Loại thẻ 5S màu đỏ này dễ nhìnthấy và làm cho quá trình phân loại thông qua các công cụ, vật tư và thiết bị khácnhau trở nên đơn giản và dễ hiểu Bằng cách nhìn vào các thẻ, nhân viên có thể dễdàng xác định những gì sẽ ở lại và những gì sẽ đi

 Các doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng một số hoặc tất cả các công cụ kể trên Chúng giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu: “Một nơi cho mọi thứ, và mọi thứ ở tại chỗ” Những công cụ này làm cho mọi thứ trở nên ngăn nắp rõ ràng và giảm thiểu sai, lẫn ở mức tối đa

1.3.4 Chi phí của 5S so với tiết

kiệm dài hạn

Việc sử dụng 5S không đắt Ban đầu, có thể có một khoản đầu tư trực tiếp vàocác công cụ như băng đánh dấu sàn và nhãn dán, và cũng cần thời gian dành chođào tạo các hoạt động 5S, làm mất thời gian của nhân viên Tuy nhiên, về lâu dài,nếu áp dụng hiệu quả, 5S sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí do rủi ro, tiếtkiệm thời gian sửa chữa cho sự cố, từ đó tăng năng suất và tiết kiệm tiền cho doanhnghiệp