Nhiệm vụ trọng tâm trong HTQLCL là việc chuyển biến toàn bộ hình thái kiểm tra từ sau sản xuất sang việc kế hoạch hóa một cách toàn diện, có phân tích trước và sau khi sản xuất, để ngăn ngừa kịp thời những điều bất cập và không hợp lý của các mẫu thiết kế, quá trình thực hiện các phương pháp công nghệ nhằm loại trừ các nguyên nhân tạo ra phế phẩm, khuyết tật có thể xuất hiện trong toàn bộ quá trình.
Quá trình QLCL được thể hiện bằng vòng tròn chất lượng Deming (Chu trình Deming) PDCA (Hình 1.4).
Với hình ảnh một đường tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng (theo chiều kim đồng hồ), chu trình PDCA cho thấy thực chất của quá trình QLCL là sự cải tiến liên tục và không bao giờ ngừng. Trên thực tế quá trình thực hiện chu trình PCDA còn rất nhiều phức tạp hơn so với hoạch định. Tuy nhiên, chu trình PDCA là nền tảng cho các chu trình cải tiến trong ISO 9001. Khi một tổ chức thực hiện được chu trình PDCA cũng sẽ làm chủ được HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001.
(http://vi.wikipedia.org/wiki/Chu_trình_PDCA).
Hình 1.4: CHU TRÌNH CHẤT LƯỢNG PDCA
Chu trình chất lượng PDCA do tiến sĩ Deming thiết kế năm 1950. Về cơ bản chu trình PDCA có nội dung như sau: Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Điều chỉnh (Plan – Do – Check – Act).
Thực hiện chu trình PDCA, tổ chức cần phải thực hiện các vấn đề cơ bản sau:
P: - Xác định vấn đề, quá trình và công việc cần cải tiến. - Tìm nguyên nhân gốc rễ và xây dựng giải pháp. - Hoạch định kế hoạch hành động.
D: - Thực hiện hành động khắc phục và phòng ngừa.
C: - Đo lường kết quả thực hiện.
A: - Xây dựng quá trình mới.
Chu trình PDCA biểu hiện là vòng tròn chất lượng, quay tròn theo hướng nhận thức tập trung và đặt trách nhiệm đối với chất lượng. Chu trình sau bắt đầu dựa trên cơ sở kinh nghiệm thu được của chu trình trước và luôn không ngừng nâng cao chất lượng hoạch định, thiết kế để nâng cao chất lượng hoàn thiện liên tục.
Chu trình PDCA cho thấy thực chất của quá trình quản lý là sự cải tiến liên tục và không ngừng, là vấn đề không chỉ đơn thuần liên quan đến giải quyết vấn đề, mà là sự kiểm soát, điều tiết để đảm bảo chất lượng quá trình.
Chu trình PDCA đầu tiên đưa ra là các bước công việc tuần tự theo tiến trình vận động (gồm các quá trình) cần tiến hành của việc quản lý nhằm duy trì chất lượng hiện có và được sử dụng như một công cụ nhằm cải tiến không ngừng và nâng cao chất lượng.
Theo Ishikawa- Chuyên gia quản lý chất lượng hàng đầu của Nhật sau nhiều năm nghiên cứu ứng dụng chu trình Deming trong nhiều ngành công nghiệp khác
nhau, đã nhận xét: “Về cơ bản, các phương pháp quản lý chất lượng ở mọi mơi đều
giống nhau, có những nguyên lý giống nhau và có thể được áp dụng ở các ngành công nghiệp khác nhau. Các hệ thống chất lượng không những đều nằm trong tầm với của mọi người mà còn có thể áp dụng trong các môi trường kỹ thuật thấp”.
Tùy thuộc từng môi trường để vận dụng chu trình PDCA, có thể chia chu trình này thành 6 khu vực với 6 tổ hợp biện pháp tương ứng đã được kiểm nghiệm trong thực tế:
Hình 1.5: CHU TRÌNH QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG DEMING
Vai trò lãnh đạo đặt ở vị trí trung tâm để nói lên tầm quan trọng của lãnh đạo trong việc thực hiện chu trình này. Thông qua sự lãnh đạo và các hành động, lãnh đạo cao nhất tạo ra môi trường để huy động mọi người tham gia và để HTQLCL có hiệu lực. Lãnh đạo cấp cao nhất có thể sử dụng các nguyên tắc của QLCL làm cơ sở cho vai trò của họ, đó là:
Thiết lập và duy trì chính sách, mục tiêu chất lượng của tổ chức.
Phổ biến chính sách, mục tiêu chất lượng trong toàn bộ tổ chức để nâng cao nhận thức, động viên và huy động tham gia.
Đảm bảo toàn bộ tổ chức hướng vào các yêu cầu của khách hàng.
Đảm bảo các quá trình thích hợp được thực hiện để tạo khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng, các bên quan tâm, đạt được mục tiêu chất lượng.
Đảm bảo thiết lập, thực thi và duy trì một HTQLCL có hiệu lực, hiệu quả để đạt được các mục tiêu chất lượng đó.
Đảm bảo có sẵn các nguồn lực cần thiết.
Xem xét định kỳ HTQLCL.
Quyết định các hành động đối với chính sách và mục tiêu chất lượng.
Quyết định các hành động cải tiến HTQLCL
(http://www.isovietnam.vn/iso-9000/233-vai-tro-cua-lanh-dao-trong-he-thong- chat-luong.html).
Khó có sự chuyển biến theo hướng cải tiến, nếu không có sự tham gia của
Lãnh đạo trong quá trình này. Deming chủ trương cải tiến đi từ trên xuống thay vì
đi từ dưới lên, bởi vì Lãnh đạo chính là động lực để thúc đẩy chu trình tiến triển đi
lên. Quá trình này diển ra trong chu trình PDCA có sự lập lại mỗi lúc đi lên một cấp
độ cao hơn, cần phải thực hiện theo các bước sau:
Xác định các mục tiêu và nhiệm vụ:
Các mục tiêu và nhiệm vụ được xác định trên cơ sở chiến lược của tổ chức. Nếu không có chiến lược này, sẽ không có những nhiệm vụ trọng tâm của nó.
Ban lãnh đạo cấp cao nhất xác định mục tiêu của tổ chức trên cơ sở những thông tin cần thiết và chính xác bên trong như bên ngoài. Các cán bộ quản lý cần thu thập, phân tích các số liệu và tạo điều kiện cần thiết để thực hiện chiến lược.
Các mục tiêu và nhiệm vụ phải được thông tin, hướng dẫn thực hiện cho đúng đối tượng. Cấp càng thấp, càng cần phải được thông tin một cách rõ ràng và cụ thể hơn. Quá trình này được gọi là quá trình triển khai chính sách của tổ chức.
Xác định các phương pháp đạt mục tiêu:
Sau khi đã xác định được mục tiêu và nhiệm vụ, cần phải xác định lựa chọn phương pháp để đạt mục tiêu một cách tốt nhất và cần phải tiêu chuẩn hóa nó, tiếp theo mới áp dụng phương pháp này trong lý luận và thực tiễn.
HTQLCL không chỉ đơn thuần là đề ra các mục tiêu, nhiệm vụ và đòi hỏi phải thực hiện một cách vô điều kiện, cần phải hiểu rõ quá trình để làm chủ nó, đồng thời xây dựng những phương pháp để giải quyết vấn đề một cách tốt nhất.
Huấn luyện và đào tạo cán bộ:
Lãnh đạo của tổ chức có kế hoạch và chịu trách nhiệm về việc đào tạo và giáo dục cấp dưới của mình.
Căn cứ vào việc thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ cũng như những định mức tiêu chuẩn được xác định, người thừa hành được lãnh đạo của tổ chức phân công phải được hướng dẫn một cách cụ thể về trách nhiệm và quyền hạn, được đào tạo, huấn luyện. Những người được chỉ định, phân công giao nhiệm vụ phải đủ trình độ nhận thức tự đảm đương được công việc của mình.
Hệ thống quản lý lý tưởng là một hệ thống trong đó tất cả mọi người đều phải được đào tạo tốt và quản lý trên tinh thần nhân văn dựa trên niềm tin vào con người và những phẩm chất tốt đẹp của họ.
Thực hiện công việc:
Để hoàn thành tốt được mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức, những người có trách nhiệm trong tổ chức sau khi đã xác định được nhiệm vụ và tiêu chuẩn hóa các phương pháp bắt đầu các bước thực hiện công việc. Luôn cập nhật và đổi mới các tiêu chuẩn, qui chế và chí có kinh nghiệm, trình độ, ý thức trách nhiệm của con người mới có thể bù trừ được sự thiếu hoàn hảo của các tiêu chuẩn quy chế.
Kiểm tra kết quả thực hiện công việc:
Mục tiêu của kiểm tra là phát hiện những sai lệch trong quá trình thực hiện nhiệm vụ để có thể kịp thời điều chỉnh và ngăn ngừa sự sai lệch đó.
Quá trình kiểm tra, trước hết cần kiểm tra các nguyên nhân, từng quá trình thiết kế, cung ứng vật tư, sản xuất và cần chỉ rõ các nguyên nhân không phù hợp với các yêu cầu đã được đặt ra.
Kiểm tra thực hiện công việc trong quá trình là kiểm tra sự thiếu sót, không hoàn hảo hoặc các kết quả bị sai lệch, là kiểm soát trong quá trình đã xảy ra một việc hay một điều gì đó bất thường và đang có những khó khăn nhất định.
Thực hiện những tác động quản lý thích hợp:
Khi thực hiện những tác động điều chỉnh, điều quan trọng là phải áp dụng những biện pháp hữu hiệu để tránh lặp lại những sai lệch đã phát hiện. Cần phải loại bỏ được các nguyên nhân đã gây nên những sai lệch. Sửa chữa và ngăn ngừa những sai lệch lặp lại là hai hành động hoàn toàn khác hẳn nhau. Việc ngăn ngừa sự lắp lại các sai lệch chính là khái niệm quan trọng trong QLCL.
