. Báo cáo thành tích đề nghị tặng thưởng Huân chương Độc lập hạng nhất (lần 2) của CT, năm
3.3.2. Hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của các phòng ban.
Qua phân tích chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban và trên cơ sở những giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức ở trên, để thực hiện hoàn thành tốt mục tiêu đề ra của CT cũng như để hoạt động của toàn bộ bộ máy QL nhịp nhàng, ăn khớp và đem lại hiệu quả cao. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban thuộc CTITB được hoàn thiện như sau:
3.3.2.1. Hoàn thiện chức năng nhiệm vụ cho các bộ phận mới thành lập.
- Phòng Kinh doanh: Chức năng của Phòng Kinh doanh được tách ra từ Phòng Đầu tư và Xây dựng và Phòng Tài chính - Kế toán.
Cụ thể: Tham mưu giúp việc cho Chủ tịch - Tổng Giám đốc CT về các hoạt động kinh doanh của CT, nghiên cứu thị trường in ấn, và các lĩnh vực kinh doanh của CT, tìm kiếm đối tác, khách hàng; phối hợp với Phòng Tài chính - Kế toán tham mưu với Ban Tổng Giám đốc ký kết các hợp đồng kinh tế; đưa ra chiến lược SXKD của CT.
- Phòng Kế hoạch - Sản xuất: Chức năng của Phòng Kế hoạch - Sản xuất mới là sáp nhập chức năng của Phòng Vật tư vào.
Cụ thể: Lập kế hoạch sản xuất, giao chỉ tiêu kế hoạch tới các bộ phận, giám sát, kiểm tra, thống kê, lập và gửi báo theo quy định của nhà nước, của CT. Xây dựng những biện pháp thực hiện kế hoạch đó sau đó có nhiệm vụ cân đối lại, đồng thời làm nhiệm vụ tiếp nhận các hợp đồng sản xuất; tính toán vật tư, chi phí giúp ký hợp đồng và thực hiện sản xuất. Ngoài ra phòng còn chịu trách nhiệm cung ứng vật tư, nguyên vật liệu đảm bảo sản xuất không bị giới hạn hay gián đoạn. Cụ thể: Chịu trách nhiệm bảo quản các loại vật tư chưa đưa vào sản xuất an toàn mọi mặt về số lượng và chất lượng; hướng dẫn thủ kho và thư ký kho thực hiện đúng và nghiêm túc các nội quy, quy định nhập và xuất kho của các loại vật tư cho phân xưởng; hàng tháng gửi
báo cáo cho đồng chí Phó Tổng Giám đốc phụ trách biết về tình hình tồn kho và các loại vật tư chiến lược như: mực, diazo,… cần nhập ngoại; chịu trách nhiệm quản lý các loại vật tư mua phục vụ cho nhu cầu sản xuất hàng ngày; quản lý và xuất các loại giấy cho từng tài liệu theo đúng phiếu sản xuất. In tài liệu nào mới giao giấy cho tài liệu đó; hướng dẫn và quản lý các loại giấy mà phân xưởng yêu cầu đổi hoặc xin gửi lại kho do thời tiết phải được thực hiện đúng nội quy mà phòng quy định; hướng dẫn và quản lý chặt chẽ nhập giấy đúng chủng loại, đúng chất lượng, đúng nhu cầu sản xuất hàng tháng, tránh hiện tượng tồn đọng nhiều về dự trữ vật tư; hàng tháng báo cáo cho đồng chí Tổng Giám đốc biết về tình hình sử dụng các loại giấy trong tháng; xem xét và kiểm tra các trường hợp xuất hàng phải đúng hợp đồng, đúng nội quy CT; hướng dẫn và quản lý chặt chẽ phần nhập kho và xuất kho thành phẩm; hàng tháng báo cáo cho đồng chí Tổng Giám đốc biết các hàng còn tồn trong tháng, các hàng tồn cũ, các hàng khách hàng còn gửi đã trả tiền mà chưa lấy hết hàng; quản lý các loại phế liệu, phế phẩm; soạn thảo và phổ biến nội quy của cả máy cắt cuộn, máy dao, xe nâng, xe ôtô do mình chịu trách nhiệm và treo các bảng nội quy ở các nơi có máy đang hoạt động; kiểm tra và lập kế hoạch bảo dưỡng máy móc thiết bị; quản lý và giám sát chặt chẽ an toàn về phòng cháy; kiểm tra và quản lý vệ sinh công nghiệp; quản lý và lưu chiểu các loại sản phẩm đã nhập kho.
3.3.2.2. Hoàn thiện chức năng nhiệm vụ cho các bộ phận khác của công ty.
- Phòng Tài chính - Kế toán: chuyển công việc phân tích các hoạt động kinh tế và một phần công tác tham mưu các quyết định kinh doanh cho Phòng Kinh doanh.
- Phòng Đầu tư và Xây dựng: Chuyển chức năng nhiệm vụ trong việc tham gia dự thảo, đàm phán và tham mưu cho Chủ tịch - Tổng Giám đốc CT
trong việc ký kết các hợp đồng kinh tế, hợp đồng hợp tác kinh doanh của CT sang Phòng Kinh doanh.
- Phòng Tổ chức - Lao động tiền lương: Phòng Tổ chức - Lao động tiền lươngvẫn thực hiện các chức năng, nhiệm vụ như trước, tuy nhiên phân thành các bộ phận chuyên môn hoá để thực hiện hiệu quả hơn. Cụ thể phòng Tổ chức - Lao động tiền lương được chia thành các bộ phận trực thuộc sau:
+ Lĩnh vực Tổ chức - Cán bộ: Theo dõi tham mưu về chức năng nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế của các đơn vị trong CT; quản lý CBCNV theo quy định; thực hiện kế hoạch quy hoạch, tuyển dụng, điều động, luân chuyển, bổ nhiệm cán bộ.
+ Lĩnh vực Chính sách cán bộ: theo dõi tham mưu các chế độ chính sách về tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hộ lao động, tang lễ, phụ cấp,...
+ Lĩnh vực Đào tạo - Bồi dưỡng cán bộ: Theo dõi trình độ CBCNV trong toàn CT để có kế hoạch cử đi đào tạo, bồi dưỡng khi có nhu cầu.
+ Lĩnh vực Thi đua - Khen thưởng: Tổng hợp về công tác thi đua - khen thưởng trong toàn CT.
Hoàn thiện chức năng nhiệm vụ cho các phòng ban còn lại: Đối với các phòng ban còn lại chưa có sự qui định về phối hợp công tác đối với các bộ phận khác trong CT, cần bổ sung thêm nhiệm vụ: Chủ động phối hợp với các bộ phận khác trong CT để thu thập và tiếp nhận các thông tin cần thiết cho việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của phòng mình, đồng thời cung cấp các thông tin cần thiết cho các bộ phận khác khi được yêu cầu, đúng chức năng nhiệm vụ của họ và đảm bảo nguyên tắc bảo mật thông tin; thực hiện các nhiệm vụ khác khi cấp thiết hoặc khi được phân công.