. Báo cáo thành tích đề nghị tặng thưởng Huân chương Độc lập hạng nhất (lần 2) của CT, năm
3.3.1.Tối ưu hóa cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty.
Khi nói đến tổ chức là nói đến nguyên lý sắp xếp, sắp đặt các bộ phận, cơ quan hợp thành cơ cấu tổ chức QL trong DN, bao gồm các bộ phận chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ, quyền hạn nhất định và được bố trí theo từng cấp. Giữa các bộ phận, các cấp có mối liên hệ với nhau.
Cơ cấu tổ chức QL có mối liên hệ mật thiết với cơ chế QL doanh nghiệp, có vai trò quan trọng trong việc bảo đảm cho cơ chế QL vận hành thông suốt, đảm bảo thực hiện các mục tiêu xác định của DN.
Trong điều kiện nền kinh tế thị trường có nhiều biến động như hiện nay, môi trường hoạt động của DN đã bắt đầu có chiều hướng thay đổi thì cơ cấu tổ chức QL của CT không thể xơ cứng mà phải luôn được đổi mới cho thích ứng để đảm đương được ngày càng tốt hơn việc thực hiện các chức năng quản trị trong CT.
Có một mô hình cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ làm cho bộ máy QL hoạt động có hiệu quả, tăng cường sự phối hợp, giảm mâu thuẫn giữa các bộ phận và ngăn ngừa sự trùng lặp các công việc. Nhờ sự thích ứng về cơ cấu tổ chức,
sự nâng cao chất lượng của các bộ phận, cá nhân trong tổ chức, CT có khă năng thực hiện SXKD có lãi và đạt hiệu quả kinh tế - xã hội cao.
Một mô hình cơ cấu tổ chức hợp lý phải là một mô hình mà trong đó các bộ phận có mối quan hệ mật thiết hữu cơ với nhau, không thừa bộ phận nào mà cũng không thiếu bộ phận nào, nhiệm vụ của các phòng ban phải rõ ràng, không chồng chéo, bộ máy QL phải được tinh giản, gọn nhẹ đến mức tối đa có thể. Mô hình tổ chức hiện nay của CT là trực tuyến - chức năng, mô hình này phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của CT hiện tại, tuy nhiêm để có một mô hình tổ chức hoàn hảo, CT cần sắp xếp lại một số bộ phận như sau:
3.3.1.1. Ghép Phòng Vật tư vào Phòng Kế hoạch - Sản xuất: Hay nói cách khác, giao thêm cho Phòng Kế hoạch - Sản xuất công việc nữa là công tác vật tư, bao gồm:
+ Lập kế hoạch mua sắm vật tư, thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh và đầu tư xây dựng.
+ Tổ chức mua sắm vật tư, trang thiết bị.
+ Quản lý, bảo quản kho tàng, tiếp nhận, cấp phát vật tư và cập nhật sổ sách chứng từ, kiểm kê đối chiếu theo quy định về quản lý vật tư.
+ Tổ chức kinh doanh vật tư, thiết bị in ấn, phụ kiện in ấn.
+ Giúp Chủ tịch - Tổng Giám đốc thanh lý xử lý tài sản để xử lý thiết bị vật tư tài sản tồn động kém phẩm chất.
3.3.1.2. Thành lập thêm Phòng Kinh doanh.
Phòng Kinh doanh là đơn vị chủ trì lập các kế hoạch Kinh doanh và triển khai thực hiện đối với các đơn vị kinh doanh trong CT; thiết lập, giao dich trực tiếp với hệ thống Khách hàng, hệ thống nhà phân phối; thực hiện hoạt động bán hàng tới các Khách hàng nhằm mang lại Doanh thu cho Doanh nghiệp; quảng bá hình ảnh của CT đến với các đơn vị, cơ quan có nhu cầu in
ấn lớn trong nước và trên thế giới; Phối hợp với các bộ phận liên quan như Kế toán, Sản xuất,... nhằm mang đến các dịch vụ đầy đủ nhất cho Khách hàng.
Trong thời gian tới với sự đầu tư mở rộng ngành nghề kinh doanh như tăng cường đầu tư kinh doanh thiết bị ngành in, bên cạnh đó sau khi công ty chuyển ra ngoại thành Hà Nội, vị trí hiện tại sẽ được đầu tư xây dựng tổ hợp văn phòng cho thuê, dịch vụ ăn uống,... do vậy đây sẽ là lĩnh vực cần có sự quảng bá và giao dịch với khách hàng do đó cần sự chuyên sâu về lĩnh vực kinh doanh chính vì thế vị trí của Phòng Kinh doanh là rất quan trọng.
Như vậy sau khi điều chỉnh và thành lập thêm bộ phận mới mô hình của CT sẽ có các bộ phận, phòng ban chức năng sau:
- Chủ tịch - Tổng Giám đốc Công ty. - Các Phó Tổng Giám đốc.
- Phòng Tài chính - Kế toán.
- Phòng Tổ chức - Lao động tiền lương. - Phòng Kế hoạch - Sản xuất.
- Phòng Quản lý chất lượng. - Phòng Kinh doanh.
- Phòng Đầu tư và Xây dựng. - Văn phòng Công ty.
- Trung tâm Đào tạo.
- Trung tâm thể thao Tiến Bộ. - Phân xưởng Chế bản.
- Phân xưởng In cuốn. - Phân xưởng Offset. - Phân xưởng Sách. - Phân xưởng Cơ điện.
Sơ đồ 3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH MTV In Tiến Bộ sau khi hoàn thiện.
Ghi chú: --- Điều hành trực tuyến Điều hành Hệ thống Quản lý Chất lượng Chủ tịch kiêm Tổng Giám đốc Phó Tổng Giám đốc 1 (phụ trách sản xuất) Phòng Tổ chức LĐ-Tiền lương Phòng Tài chính - Kế toán Phân xưởng cơ điện Phòng Quản lý chất lượng Phòng Kế hoạch sản xuất Phòng Đầu tư và xây dựng Văn phòng Công ty Phân xưởng Chế bản Phân xưởng In cuốn
Phân xưởng Offset
Phân xưởng Sách
Phòng Kinh doanh Phó Tổng Giám đốc
2 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(phụ trách hành chính)
Trung tâm Đào tạo
Trung tâm thể thao Tiến Bộ