/ Trường hợp hình thành cơ cấu TCBMQL mới:
quản lý: Chủ tịch kiêm Tổng Giám đốc Công ty và 02 Phó Tổng Giám đốc; 07 phòng chức năng; 02 trung tâm và 05 phân xưởng trực thuộc Các
2.2.2. Phân tích các mối quan hệ trong bộ máy QL.
2.2.2.1. Thực trạng phân công nhiệm vụ trong bộ máy QL.
Phân công nhiệm vụ trong bộ máy QL là một công việc quan trọng quyết định hiệu quả hoạt động của từng cá nhân, từng bộ phận trong bộ máy. Qua phân tích chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong bộ máy QL trên ta thấy rằng, CTITB đã tiến hành phân công nhiệm vụ trong bộ máy QL khá cụ thể và chặt chẽ cụ thể là:
- Chủ tịch - Tổng Giám đốc là người phụ trách chung, thực hiện chức năng nhiệm vụ theo qui định của Điều lệ CT và trực tiếp chỉ đạo tài chính kế toán và công tác cán bộ.
- Phó Tổng Giám đốc phụ trách sản xuất là người giúp việc cho Chủ tịch - Tổng Giám đốc, điều hành chính hoạt động của các phân xưởng sản xuất và Phòng Vật tư.
- Phó Tổng Giám đốc phụ trách hành chính là người giúp việc cho Chủ tịch - Tổng Giám đốc, điều hành chính hoạt động của Văn phòng CT, Phòng Kế hoạch - Sản xuất. Thay mặt Tổng Giám đốc điều hành, giải quyết các công việc khi Chủ tịch - Tổng Giám đốc uỷ quyền.
- Các phòng ban chức năng đều được qui định chức năng nhiệm vụ cụ thể. Trong nội bộ các phòng ban, trưởng phòng chịu trách nhiệm chung, phó trưởng phòng là người giúp việc cho trưởng phòng theo mảng phân công và thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc của phòng khi trưởng phòng uỷ quyền. Các nhân viên trong phòng do trưởng phòng căn cứ vào tình hình
thực tế để phân công cụ thể. Hiện nay, tại CTITB không có một văn bản nào qui định việc phân công nhiệm vụ cho từng vị trí trong các phòng ban, đồng thời trong các phòng ban cũng không có văn bản phân công cụ thể mà việc phân công được thực hiện khi họp phòng.
Để đánh giá mức độ hợp lý của phân công nhiệm vụ trong CT, tác giả đã tiến hành điều tra và thu được kết quả như sau:
+ Phòng Tài chính - Kế toán: Cả 9/9 người cho rằng có được giao công việc chính và lãnh đạo có phân công chịu trách nhiệm chính công việc nhất định.
+ Phòng Tổ chức - Lao động tiền lương: Có 6/9 người cho rằng họ được giao công việc chính và lãnh đạo có phân công chịu trách nhiệm chính về công việc nhất định, còn 3/9 người cho rằng lãnh đạo không phân công chịu trách nhiệm chính công việc gì.
+ Phòng Kế hoạch - Sản xuất: Có 4/13 người cho rằng lãnh đạo không phân công chịu trách nhiệm chính công việc gì.
+ Phòng Vật tư: Có 7/12 người cho rằng có được giao công việc chính và có được phân công chịu trách nhiệm chính về công việc nhất định, còn lại 5/12 người cho rằng lãnh đạo không phân công chịu trách nhiệm chính công việc gì.
+ Phòng Quản lý chất lượng: Có 1/5 người cho rằng nhiều khi không biết đâu là công việc chính của mình.
+ Phòng Đầu tư và Xây dựng: Có 3/3 người cho rằng được giao công việc chính và được phân công chịu trách nhiệm về công việc nhất định.
+ Trung tâm Đào tạo: Có 4/6 người cho rằng có được giao công việc chính và có được phân công chịu trách nhiệm chính về công việc nhất định, 2/6 người cho rằng lãnh đạo không phân công chịu trách nhiệm chính công việc gì.
+ Văn phòng Công ty: Có 8/23 người cho rằng nhiều khi không biết đâu là công việc chính của mình; 9/23 người cho rằng lãnh đạo không phân công chịu trách nhiệm chính công việc gì.
+ Trung tâm Thể thao, bộ phận kho giấy và các phân xưởng: Có 6/61 (chiếm 10%) được hỏi cho rằng nhiều khi không biết đâu là công việc chính của mình; 55/61 (chiếm 90%) người được hỏi cho rằng được phân công chịu trách nhiệm chính công việc trong quá trình sản xuất.
Nhận xét: Về cơ bản CT đã phân công đầy đủ chức năng nhiệm vụ cho các phòng ban, một số phòng ban đã phân công nhiệm vụ và trách nhiệm cho từng người cụ thể. Một số phòng ban còn chưa có sự phân công cụ thể nhiệm vụ cho từng vị trí và nhiều người chưa được gắn với trách nhiệm cụ thể, nên chưa phát huy được tính chủ động của từng cá nhân.
2.2.2.2. Thực trạng hiệp tác lao động trong bộ máy quản lý.
Phân công LĐ góp phần chuyên môn hoá LĐ, phát huy được khả năng làm việc của từng bộ phận, từng người LĐ, tuy nhiên để hoạt động của toàn DN được nhịp nhàng, ăn khớp cần phải có sự phối hợp công tác giữa các bộ phận cũng như giữa các cá nhân trong các bộ phận với nhau. Phân công LĐ càng sâu thì sự phối hợp này càng phải mở rộng, để sự phối hợp chặt chẽ thì mỗi bộ phận, mỗi cá nhân phải chủ động phối hợp vì mục tiêu chung của DN. Tuy nhiên, cần có sự qui định cụ thể của tổ chức sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác phối hợp này, lúc này sự phối hợp sẽ trở thành nhiệm vụ bắt buộc đối với các bộ phận.
Trong chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, phân xưởng sản xuất của CTITB mới chỉ có một số phòng ban và phân xưởng sản xuất được qui định về công tác phối hợp với các bộ phận khác trong toàn CT để thực hiện thuận lợi và kịp thời các nhiệm vụ có liên quan với nhau. Cụ thể như sau:
- Qui định đối với phòng Tổ chức - Lao động tiền lương: Lên kế hoạch và phối hợp với các phòng ban trong công tác tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm nghiệp vụ phù hợp với ngành nghề đáp ứng nhu cầu trước mắt và lâu dài cho CT.
- Qui định đối với Phòng Kế hoạch - Sản xuất: Tham mưu về các thủ tục lập dự án, phối hợp với các phòng ban khác lập dự án đầu tư, theo dõi việc thực hiện dự án, báo cáo Tổng Giám đốc.
- Qui định đối với Phòng Vật tư: Phối hợp với các phân xưởng sản xuất lên kế hoạch nhập các nguyên vật liệu cần thiết để phục vụ cho sản xuất.
Như vậy, với những qui định cụ thể này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ các phòng ban phối hợp công tác, cung cấp các thông tin cần thiết cho nhau để hoàn thành nhiệm vụ QL của mình, góp phần hoàn thành nhiệm vụ chung của CT. Tuy nhiên, còn một số phòng ban chưa có những qui định liên quan đến việc phối hợp với các bộ phận khác trong CT, mặc dù trong nhiệm vụ có nhiều công việc cần trao đổi, lấy hoặc cung cấp thông tin QL cho các bộ phận khác. Do đó, gây trở ngại trong việc thực hiện nhiệm vụ của các cán bộ trong các phòng ban.