- Tài trợ, viện trợ, quà biếu, tặng, cho của các cá nhân, tổ chức trong nước và nước ngoài.
PHỤ LỤC 2 Quy trình Hành động khắc phục và hành động phòng ngừa
Understanding Internal Control.
PHỤ LỤC 2 Quy trình Hành động khắc phục và hành động phòng ngừa
Quy trình Hành động khắc phục và hành động phòng ngừa Bƣớc Trách nhiệm Tiến hành 1 2 3 4 5 6 7 Bất kỳ người nào trong hoặc ngoài Trường Trưởng phòng TC-HC và Trưởng đơn vị có liên quan Trưởng phòng TC-HC và Trưởng đơn vị có liên quan Trưởng đơn vị có liên quan P. TC-HC P. TC-HC P. TC-HC Phát hiện sự không phù hợp
Phân tích nguyên nhân của sự không phù hợp Lựa chọn: Cần có biện pháp khắc phục/ phòng ngừa? Thực hiện hành động khắc phục/ phòng ngừa cần thiết
Theo dõi việc thực hiện các hành động khắc phục/ phòng ngừa
Kiểm tra kết quả thực hiện
- Kết thúc HĐKP/PN
- Lưu hồ sơ
Thông báo lại
Không
Có
Chưa thỏa đáng
Diễn giải
Bƣớc 1: Phát hiện sự không phù hợp
Tất cả mọi CBCNV trong Nhà trường đều có quyền và nghĩa vụ cải tiến liên tục các hoạt động của trường; do đó, cần luôn phát hiện những sự không phù hợp đã xảy ra hoặc tiềm ẩn để có hành động khắc phục hoặc những hành động phòng ngừa.
Hành động khắc phục và phòng ngừa được đề xuất khi: + Xác định được sự không phù hợp của quá trình. + Là kết quả đầu ra của việc xem xét của lãnh đạo.
+ Kết quả thống kê cho thấy xu thế của sự không phù hợp tiềm ẩn. + Phản ánh của học sinh, sinh viên
+ Đánh giá nội bộ hoặc bên thứ ba nêu ra các điểm cần khắc phục hay những lưu ý cần phòng ngừa.
Người phát hiện sự không phù hợp sẽ điền vào mẫu theo quy định và gửi về P. TC – HC.
Bƣớc 2: Phân tích nguyên nhân của sự không phù hợp
Trưởng P.TC - HC phối hợp với Trưởng các đơn vị liên quan xem xét nguyên nhân của sự không phù hợp. Nếu những sự không phù hợp mang tính hệ thống và khi tiến hành HĐKP/ HĐPN cần nguồn lực lớn thì xin ý kiến Hiệu trưởng để giải quyết.
Bƣớc 3: Lựa chọn và quyết định xem cấn tiến hành các hành động khắc phục hoặc phòng ngừa hay không.
Nếu sự phát hiện là không thoả đáng và không cần có hành động khắc phục hay phòng ngừa thì thông báo lại cho người phát hiện.Nếu sự phát hiện là thoả đáng và cần có hành động khắc phục/ phòng ngừa. Trưởng phòng TC-HC phối hợp với trưởng đơn vị liên quan đề xuất hành động cần thiết.
Bƣớc 4: Thực hiện hành động khắc phục hoặc phòng ngừa
Trưởng đơn vị liên quan chủ trì việc tổ chức các hành động khắc phục và phòng ngừa cùng với các CBCNV khác.
Trong trường hợp những hành động này liên quan đến những vấn đề chung của HTQLCL thì trưởng đơn vị liên quan là trưởng phòng TC-HC.
Bƣớc 5: Theo dõi và thực hiện hành động khắc phục/phòng ngừa
Trưởng phòng TCHC theo dõi việc thực hiện hành động khắc phục hoặc phòng ngừa để đảm bảo rằng các hoạt động này thực hiện đúng mục tiêu và tời gian đã đề ra.
Bƣớc 6: Đánh giá hành động đã thực hiện
Trưởng phòng TCHC đánh giá hành động đã thực hiện, ký xác nhận. Báo cáo cho Hiệu trưởng việc đã làm. Nếu hành động đã thực hiện chưa thoả đáng cần chỉ ra nội dung và yêu cầu bổ khuyết.