- Tài trợ, viện trợ, quà biếu, tặng, cho của các cá nhân, tổ chức trong nước và nước ngoài.
3.2.2 Đánh giá rủi ro 1 Mục tiêu
3.2.2.1 Mục tiêu
Giúp Nhà trường nhận diện các rủi ro bên trong và bên ngoài; từ đó, phân tích các rủi ro và xây dựng các cơ chế nhằm đối phó với các rủi ro có thể xảy ra.
3.2.2.2 Nội dung và cách thức thực hiện
Ban lãnh đạo cần có biện pháp nhằm truyền đạt mục tiêu chung cũng như từng mục tiêu cụ thể đến toàn thể các nhân viên, giúp mỗi cá nhân trong Nhà trường
từ lãnh đạo các cấp đến các nhân viên, giảng viên đều nhận thức được họ là một phần tử góp phần trong việc đạt được mục tiêu của trường.
Xây dựng những tuyên bố về giá trị và niềm tin; có thể tổ chức các cuộc họp toàn trường hoặc nhóm thảo luận nhỏ theo từng khoa/phòng/ban để chuyển tải sứ mệnh, tầm nhìn và các giá trị của tổ chức thành lời nói và giải thích những tuyên bố này có tác động như thế nào đến công việc của từng cá nhân, bộ phận trong Nhà trường. Việc làm này giúp toàn thể các nhân viên có sự hiểu biết chung về các mục tiêu cũng như giúp họ ý thức được vai trò, trách nhiệm của mình trong các công việc được giao nói riêng và góp phần đạt mục tiêu của trường nói chung.
Ban lãnh đạo cần quan tâm và khuyến khích nhân viên quan tâm phát hiện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn. Những rủi ro này có thể đến từ các yếu tố nội tại của đơn vị hay từ những yếu tố của môi trường kinh tế, chính trị, xã hội bên ngoài.
Nhận diện các rủi ro bên trong
+ Rủi ro từ sự thiếu đoàn kết trong nội bộ trường. Trong bất kỳ một tổ chức nào, sự đoàn kết luôn là sức mạnh, tất cả cá nhân đều đồng lòng thì chắc chắn tổ chức sẽ thành công; ngược lại sự thiếu đoàn kết, mâu thuẫn về quyền lợi có thể dẫn đến một hay một vài cá nhân có hành động chia rẽ nội bộ từ đó ảnh hưởng đến các hoạt động nhằm thực hiện các mục tiêu của nhà trường.
+ Rủi ro từ sự hạn chế về năng lực của nhân viên, giảng viên: Hiện nay, hầu hết các giảng viên của trường đều vững về chuyên môn nhưng còn yếu và thiếu một số kỹ năng như kỹ năng truyền đạt, kỹ năng xử lý tình huống…. Một số giảng viên không đầu tư hết tâm sức vào việc nghiên cứu, đổi mới phương pháp giảng dạy làm cho sinh viên thụ động, kết quả học tập không đảm bảo. Đặc biệt là việc tiếp cận với nguồn tài liệu nước ngoài còn hạn chế do hầu hết giảng viên còn yếu trình độ ngoại ngữ, đây cũng là một trở ngại lớn cho việc tiếp thu những kiến thức mới trên thế giới.
+ Rủi ro sử dụng không hiệu quả các nguồn lực của nhà trường (không tiết kiệm chi phí, chi tiêu không hiệu quả, xảy ra gian lận, sai sót đáng kể…).
+ Rủi ro do các cá nhân thông đồng: Khi các cá nhân có sự thông đồng thì việc phát hiện các gian lận trở nên khó khăn hơn.
+ Rủi ro từ công tác kế toán: Trong quá trình xử lý, ghi chép các nghiệp vụ phát sinh, các nhân viên kế toán có thể vô tình hay cố ý thực hiện sai một số nghiệp vụ, điều này có thể dẫn đến thất thoát tài sản của trường.
+ Rủi ro trong quá trình xử lý thông tin: Dữ liệu kế toán và những tài liệu quan trọng của trường có thể bị sửa đổi, sao chụp, sử dụng một cách bất lợi hoặc bị phá huỷ. Phần mềm có thể bị lỗi, bị mất dữ liệu do nhà trường không có phương án sao lưu dự phòng dữ liệu. Bên cạnh đó, rủi ro có thể xảy ra khi các phần mềm bị xâm nhập trái phép từ bên ngoài do nhà trường chưa thiết lập các phần mềm ngăn chặn hiệu quả.
+ Rủi ro từ mâu thuẫn lợi ích trong chính sách nhân sự của Nhà trường, đặc biệt là chính sách xét duyệt đi học nâng cao cho các giảng viên. Do nhà trường chưa ban hành một văn bản cụ thể quy định rõ các tiêu chí để được xét duyệt mà có khi Ban giám hiệu xét duyệt dựa trên cảm tính, mang tính chất cá nhân. Điều này gây nên sự bất mãn trong một số giảng viên. Bên cạnh đó, một yếu tố rủi ro trong chính sách nhân sự là một số giảng viên giỏi, giàu kinh nghiệm chuyển đến các đơn vị khác với mức lương cao hơn.
+ Rủi ro thay đổi trong cơ cấu lãnh đạo, điều này ảnh hưởng đến những cách thức kiểm soát có thể thực hiện.
Nhận diện các rủi ro từ bên ngoài
+ Rủi ro do sự thay đổi môi trường chính trị, chính sách pháp luật, chế độ tài chính.
+ Rủi ro do sự thay đổi trong các quy định liên quan về giáo dục, điều này có thể ảnh hưởng đến giả định hoạt động liên tục của trường.
+ Rủi ro do sự thay đổi nhu cầu của xã hội hay thay đổi trong thị hiếu của người học, không còn chuộng một ngành nào đó; điển hình là trong giai đoạn hiện nay khối ngành kinh tế như tài chính, ngân hàng, kế toán không còn là lựa chọn ưu tiên của thí sinh do nhu cầu xã hội đã bảo hoà. Điều này có thể dẫn đến việc các khối ngành này phải đóng cửa, Ban lãnh đạo cần có phương án giải quyết.
+ Rủi ro trong việc quảng bá, giới thiệu về trường chưa hiệu quả là nguyên nhân khiến cho trường không tuyển sinh đủ chỉ tiêu Bộ Giáo dục và Đào tạo đưa xuống. Điều này sẽ gây khó khăn cho hoạt động của trường, đặc biệt là vấn đề tài chính do trường là cơ sở giáo dục đại học tư thục, không có sự hỗ trợ từ ngân sách Nhà nước.
+ Rủi ro trong việc tìm hướng cạnh tranh với các trường khác, đặc biệt là các trường công lập.
Xây dựng trình tự phân tích rủi ro kết hợp với các kỹ thuật phù hợp.
Trên cơ sở những rủi ro đã nhận diện, Ban lãnh đạo tiến hành việc đánh giá rủi
roqua các bước sau:
+ Phân tích nguyên nhân của rủi ro, khả năng xảy ra rủi ro và đánh giá ảnh
hưởng của rủi ro là cao hay thấp.
+ Xem xét đề xuất và áp dụng các thủ tục kiểm soát để ngăn ngừa, phát hiện và
khắc phục các rủi ro.
Trong quá trình này, nếu thấy rủi ro ảnh hưởng không đáng kể và ít có khả năng xảy ra thì Ban lãnh đạo không cần quan tâm nhiều. Ngược lại, nếu rủi ro có ảnh hưởng trọng yếu với khả năng xảy ra cao thì Ban lãnh đạo phải tập trung chú ý và lựa chọn các biện pháp đối phó phù hợp.
Ban lãnh đạo cần lựa chọn các biện pháp đối phó rủi ro thích hợp
Tránh rủi ro: Tránh rủi ro là việc không thực hiện các hành vi có thể gây ra rủi ro. Phương pháp này có ưu điểm là có thể tránh được tất cả các rủi ro. Nhưng chính việc không thực hiện các hành vi để tránh rủi ro lại đồng nghĩa với việc đánh mất nhiều cơ hội khác. Ví dụ khi trường có ý tưởng mở thêm một ngành nghề nào đó nhưng lại lo ngại các rủi ro có thể xảy ra nên đã từ bỏ ý tưởng đó và đánh mất cơ hội mở rộng quy mô của trường.
Giảm nhẹ rủi ro: Giảm thiểu rủi ro là việc làm giảm các tác hại do rủi ro tác động đến đơn vị. Khi xảy ra rủi ro người ta tìm mọi cách để giảm bớt các tác hại của chúng. Phương pháp này thường được sử dụng để ứng phó với các loại rủi ro không thể tránh.
Kiềm chế rủi ro: Kiềm chế rủi ro là một trong những phương pháp xử lý rủi ro hiệu quả nhất. Phương pháp này thường được ứng dụng trong trường hợp thiệt hại do rủi ro gây ra thì nhỏ nhưng đem lại những cơ hội rất lớn. Trong trường hợp này người ta thường chấp nhận rủi ro để đổi lấy cơ hội, đồng thời tiến hành các biện pháp để kiềm chế tác hại của rủi ro.
Chuyển dịch rủi ro: Chuyển dịch rủi ro là việc chuyển việc chịu hậu quả rủi ro có thể xảy ra từ một tổ chức sang cho một tổ chức khác bằng việc trả một khoản chi phí. Ví dụ như việc mua bảo hiểm cho một toà nhà của trường, khi có rủi ro xảy ra thì công ty bảo hiểm sẽ chi trả.
Ban lãnh đạo cần xây dựng các biện pháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà đơn vị có thể chấp nhận được.
Ban lãnh đạo cần xây dựng hoàn chỉnh Quy trình nhận diện, đánh giá và đối phó rủi ro. Cụ thể:
+ Thiết lập các mục tiêu: mục tiêu chung của toàn đơn vị và các mục tiêu chi tiết của từng bộ phận.
+ Nhận diện các yếu tố rủi ro bên trong nhà trường bao gồm các yếu tố rủi ro toàn đơn vị và các yếu tố rủi ro của từng hoạt động.
+ Nhận diện các yếu tố rủi ro bên ngoài nhà trường.
+ Phân tích tính chất rủi ro: xem xét đặc điểm của rủi ro, những ảnh hưởng của chúng đến việc thực hiện mục tiêu.
+ Phân tích mức độ rủi ro: xem xét khả năng có thể xảy ra và hậu quả của những rủi ro.
+ Lựa chọn các biện pháp đối phó rủi ro: tùy tính chất của rủi ro mà có sự lựa chọn biện pháp thích hợp như né tránh, giảm thiểu, chia sẻ hay chấp nhận rủi ro.
+ Giám sát và kiểm soát rủi ro: giám sát rủi ro đã phát hiện, nhận biết rủi ro mới để xử lý rủi ro, qua đó, đánh giá hiệu quả của việc xử lý rủi ro.
3.2.2.3 Điều kiện thực hiện
Ban lãnh đạo phải am hiểu và có kinh nghiệm trong công việc sẽ tham gia đánh giá, nếu không hiểu có thể nhờ sự tham mưu của trưởng các đơn vị.
Toàn thể nhân viên, giảng viên trong Nhà trường phải nhận thức được tầm quan trọng của việc đánh giá rủi ro và hiểu được các quy tắc cũng như trình tự đánh giá.
Ít nhất nên có từ 3 đến 5 thành viên tham gia vào nhóm đánh giá rủi ro, một bản đánh giá rủi ro không thể hoàn hảo khi được chuẩn bị bằng 1 hoặc 2 người. Nhóm này cần có các kiến thức về tổ chức công việc, am hiểu về các hoạt động của trường. Việc đánh giá rủi ro liên quan đến công tác kế toán thì các thành viên phải am hiểu về kế toán.
3.2.2.4 Cách thức đánh giá chất lƣợng giải pháp
Việc đánh giá rủi ro được coi là có chất lượng nếu:
+ Ban lãnh đạo đã quan tâm và khuyến khích nhân viên quan tâm phát hiện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn.
+ Nhà trường đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó hoặc Nhà trường đã có biện pháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà tổ chức có thể chấp nhận được.
+ Nhà trường đã đề ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết để mọi nhân viên có thể lấy đó làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc.
+ Nhà Trường có khuyến khích nhân viên phát hiện, đánh giá và phân tích rủi ro.