Thông tin và truyền thông là rất cần thiết để thực hiện tất cả các mục tiêu kiểm soát nội bộ và đạt được mục tiêu của tổ chức.
Thông tin
Một điều kiện tiên quyết để có thông tin đáng tin cậy và phù hợp là việc ghi chép nhanh chóng và phân loại thích hợp các giao dịch và các sự kiện. Thông tin cần thiết phải được xác định, nắm bắt và truyền đạt trong thời gian cho phép để nhân viên thực hiện trách nhiệm kiểm soát nội bộ của họ và thông tin kịp thời cho các đối tượng khác.
Khả năng nhà quản lý đưa ra quyết định thích hợp bị ảnh hưởng bởi chất lượng thông tin. Các thông tin cần đáp ứng các yêu cầu như:
- Phải phù hợp: là những thông tin phù hợp với việc ra quyết định. - Phải kịp thời: thông tin phải cung cấp kịp thời, đúng thời điểm yêu cầu. - Phải cập nhật: thông tin phải mới nhất.
- Phải chính xác: thông tin đúng - Phải dễ tiếp cận: dễ dàng lấy được.
Để giúp đảm bảo chất lượng thông tin báo cáo, tất cả các giao dịch và sự kiện quan trọng nên được ghi chép đầy đủ, rõ ràng; đặc biệt, tài liệu này phải luôn luôn sẵn có để kiểm tra.
Truyền thông
Truyền thông là thuộc tính của hệ thống thông tin. Truyền thông là việc trao đổi và truyền đạt các thông tin cần thiết tới các bên có liên quan cả bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp.
Trong nội bộ đơn vị, các kênh thông tin từ trên xuống, từ dưới lên trên hay thông tin hàng ngang phải được thiết lập để đảm bảo rằng bất kỳ một cá nhân nào
trong đơn vị cũng hiểu rõ công việc của mình cũng như ảnh hưởng của nó đến việc đạt được các mục tiêu của đơn vị.
Thông tin từ các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp (nhà cung cấp, ngân hàng, cơ quan quản lý nhà nước, khách hàng) cũng cần được thu thập, xử lý và báo cáo cho các cấp thích hợp để giúp doanh nghiệp có cách ứng xử kịp thời.
1.1.3.5 Giám sát
Hệ thống kiểm soát nội bộ cần được theo dõi để đánh giá hiệu suất hoạt động của hệ thống theo thời gian. Giám sát được thực hiện thông qua hoạt động giám sát thường xuyên, giám sát định kỳ hoặc kết hợp cả hai.
Việc giám sát thường xuyên được thực hiện đồng thời trong các hoạt động hàng ngày của đơn vị; nó bao gồm việc giám sát, quản lý thường xuyên các hoạt động của nhân viên trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình. Việc giám sát thường xuyên nhằm chống lại các hoạt động bất thường, phi đạo đức, thất thoát, lãng phí, đe doạ sự hữu hiệu và hiệu quả của đơn vị. Do đó, cần phải giám sát tất cả các hoạt động trong đơn vị và đôi khi còn áp dụng cả cho các đối tượng bên ngoài.
Bên cạnh việc giám sát thường xuyên, các đơn vị cần có một cái nhìn khách quan, độc lập về tính hữu hiệu của toàn hệ thống. Đó chính là sự đánh giá hệ thống định kỳ, giám sát định kỳ còn giúp đánh giá tính hữu hiệu của việc giám sát thường xuyên.