- Tài trợ, viện trợ, quà biếu, tặng, cho của các cá nhân, tổ chức trong nước và nước ngoài.
3.2.5 Giám sát 1 Mục tiêu
3.2.5.1 Mục tiêu
Giúp Nhà trường đánh giá các hoạt động thông qua việc giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ nhằm đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ của trường luôn hoạt động hữu hiệu.
3.2.5.2 Nội dung và cách thức thực hiện
Giám sát là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng kiểm soát nội bộ để đảm bảo luôn được triển khai, điều chỉnh và cải thiện liên tục. Để thực hiện tốt hoạt động giám sát, các đơn vị phải xây dựng và từng bước hoàn thiện các công cụ giám sát.
Bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn về công tác đào tạo, công tác tài chính kế toán cho cán bộ thanh tra.
Thực hiện nghiêm túc công tác giám sát định kỳ. Hiện nay, công tác giám sát định kỳ được thực hiện ở một số hoạt động như hoạt động kiểm tra tài chính nội bộ, hoạt động kiểm kê tài sản, hoạt động đánh giá mức độ hoàn thành của từng giảng viên, từng bộ phận, đánh giá việc thực hiện mục tiêu chất lượng từng năm học. Tuy nhiên, việc thực hiện còn mang tính chất hình thức, chiếu lệ, thường được báo trước để các bộ phận chuẩn bị nên thường mang tính đối phó hơn là giám sát. Do đó, Nhà trường cần chấn chỉnh lại công tác này nhằm thực hiện nghiêm túc việc giám sát định kỳ, đột xuất. Đặc biệt, Nhà trường cần đưa ra các biện pháp xử lý các bộ phận sai phạm.
Bên cạnh đó, Nhà trường cần nâng cao vai trò, trách nhiệm của Ban kiểm soát trong việc giám sát các hoạt động của trường cũng như kiểm tra, soát xét công tác kế toán, thẩm định báo cáo tài chính.
Thiết lập hệ thống các báo cáo cho phép phát hiện các sai lệch so với chỉ tiêu, kế hoạch đã định. Khi phát hiện sai lệch, các bộ phận liên quan triển khai các biện pháp điều chỉnh thích hợp.
Nhà trường cần xây dựng Quy trình hành động khắc phục và hành động phòng ngừa (Phụ lục 2) nhằm huy động toàn thể cán bộ công nhân viên của trường tham gia phát hiện sự không phù hợp đã xảy ra hoặc tiềm ẩn để có hành động khắc phục hoặc những hành động phòng ngừa.
Ban lãnh đạo cao nhất yêu cầu các cấp quản lý trung gian báo cáo ngay với lãnh đạo về mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận; về các trường hợp vi phạm nội quy, quy định của trường cũng như quy định của luật pháp hiện hành có khả năng làm giảm uy tín của trường và gây thiệt hại về kinh tế.
3.2.5.3 Điều kiện thực hiện
Người làm công tác giám sát phải hiểu rõ đặc điểm hoạt động của đơn vị và từng yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Ban lãnh đạo phải hiểu rõ tầm quan trọng của việc giám sát, từ đó đưa ra các quy định nhằm hỗ trợ các cá nhân, bộ phận tham gia hoạt động đánh giá tiếp cận được những thông tin chính xác, kịp thời.
3.2.5.4 Cách thức đánh giá chất lƣợng giải pháp
Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng kiếm soát nội bộ để đảm bảo
việc này được triển khai, điều chỉnh và cải thiện liên tục. Hệ thống này hoạt động tốt
nếu:
+ Nhà trường có hệ thống báo cáo cho phép phát hiện các sai lệch so với chỉ tiêu, kế hoạch đã định. Khi phát hiện sai lệch, Nhà trường đã triển khai các biện pháp điều chỉnh thích hợp.
+ Việc kiểm toán nội bộ được thực hiện bởi người có trình độ chuyên môn thích hợp và người này có quyền báo cáo trực tiếp cho cấp phụ trách cao hơn và cho ban lãnh đạo.
+ Những khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ được phát hiện bởi kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập được báo cáo trực tiếp và kịp thời với cấp phụ trách cao hơn, kể cả ban lãnh đạo để điều chỉnh đúng lúc.
+ Nhà trường đã yêu cầu các cấp quản lý trung gian báo cáo ngay với lãnh đạo về mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định của Nhà trường cũng như quy định của luật pháp hiện hành có khả năng làm giảm uy tín Nhà trường và gây thiệt hại về kinh tế.
Nếu Hệ thống kiểm soát nội bộ Nhà trường có đủ năm thành phần và nếu tất cả những nội dung nêu trên được đảm bảo thì hệ thống này chắc chắn mang lại những lợi ích quản lý và kinh tế to lớn cho Nhà trường