- Tài trợ, viện trợ, quà biếu, tặng, cho của các cá nhân, tổ chức trong nước và nước ngoài.
2.2.2.1 Môi trƣờng kiểm soát
Tính chính trực và giá trị đạo đức
Bảng 2.1: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Tính chính trực và giá trị đạo đức”
Câu hỏi Trả lời Không
trả lời
Có Không Không
biết 1/ Nhà trường có xây dựng các yêu cầu về
tính chính trực và đạo đức trong đơn vị không?
10
hành chính thức bằng văn bản hay không? 3/ Ban Giám Hiệu có thực hiện nghiêm túc tính chính trực và các yêu cầu về đạo đức đã đề ra trong đơn vị không?
8 2
4/ Đơn vị có tồn tại những áp lực hoặc cơ hội để có thể dẫn đến các hành vi thiếu trung thực không?
3 5 2
5/ Đơn vị có truyền đạt các quy tắc ứng xử, hướng dẫn về đạo đức; phân biệt hành vi nào là vi phạm, hành vi nào được cho phép, khuyến khích không?
10
6/ Hội đồng quản trị và ban kiểm soát có tham gia xây dựng các yêu cầu về sự chính trực và đạo đức trong đơn vị không?
10
Qua kết quả khảo sát cho thấy Nhà trường rất chú trọng đến việc xây dựng các yêu cầu về tính chính trực và giá trị đạo đức, các nhà quản lý trong đơn vị luôn làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các yêu cầu về đạo đức.
Mặc dù Nhà trường chú trọng đến việc xây dựng các yêu cầu về tính chính trực và giá trị đạo đức nhưng lại chưa quan tâm đến việc truyền đạt và hướng dẫn chi tiết, cụ thể để cán bộ nhân viên, giảng viên hiểu rõ tầm quan trọng của nó. Việc xây dựng các yêu cầu này được thể hiện trong Quy chế tổ chức hoạt động của trường nhưng khá chung chung, chủ yếu đề cập đến phẩm chất đạo đức của giảng viên chứ không nhắc đến các đối tượng khác.
Mặc khác, đơn vị vẫn chưa chính thức ban hành các văn bản để quy định cũng như hướng dẫn cụ thể, chi tiết về các yêu cầu về tính chính trực và giá trị đạo đức.
Bảng 2.2: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Sự cam kết về năng lực nhân viên”
Câu hỏi Trả lời Không
trả lời
Có Không Không
biết 1/ Nhà trường có xây dựng tiêu chuẩn về
kiến thức, kỹ năng cần thiết cho từng nhiệm vụ không?
9 1
2/ Khi tuyển dụng và phân công công việc, Nhà trường có căn cứ dựa trên kiến thức và kỹ năng của nhân viên không?
10
3/ Trường có ban hành văn bản quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí không?
10
4/ Trường có tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên, giảng viên tham gia các khóa học nâng cao nghiệp vụ chuyên môn không?
10
5/ Trong Nhà trường có tồn tại những nhân viên, giảng viên không đủ năng lực làm việc, giảng dạy hay không?
1 9
6/ Nhà trường có đưa ra các biện pháp để nhận biết nhân viên, giảng viên có đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc của họ?
9 1
xử lý cụ thể đối với những nhân viên không đủ năng lực không?
Qua kết quả khảo sát tác giả thấy rằng Nhà trường rất quan tâm đến năng lực của đội ngũ nhân viên. Mỗi vị trí công việc đều được Nhà trường xây dựng chi tiết yêu cầu về kiến thức, kỹ năng. Khi tuyển dụng hoặc giao nhiệm vụ cho một cá nhân, tổ chức đều căn cứ trên trình độ chuyên môn và những kỹ năng cần thiết; đặc biệt, đối với mỗi vị trí công việc Nhà trường luôn phân định quyền hạn, trách nhiệm rõ ràng và tài liệu hoá bằng văn bản.
Có thể nói năng lực của nhân viên được nhà trường yêu cầu và kiểm soát rất gắt gao. Khi tuyển dụng nhân viên hoặc giảng viên, ngoài những yêu cầu về bằng cấp chuyên môn, người được tuyển dụng còn phải trải qua những vòng thi như phỏng vấn của lãnh đạo Ban Giám Hiệu và các Trưởng khoa/ban, phỏng vấn về chuyên môn do các Trưởng bộ môn đảm nhiệm; các vòng kiểm tra ngoại ngữ, tin học; đặc biệt, đối với vị trí giảng viên phải qua vòng giảng thử trước Hội đồng chuyên môn nhằm đánh giá khả năng sư phạm của người được tuyển dụng. Ngoài ra, trong suốt quá trình giảng dạy Nhà trường luôn tổ chức dự giờ định kỳ (từng học kỳ) và phát phiếu đánh giá giảng viên cho sinh viên. Tuy nhiên, việc dự giờ chỉ tổ chức định kỳ (1 lần/1 giảng viên / kỳ) không thể đánh giá chính xác khả năng giảng dạy của giảng viên mà thường mang tính chất đối phó hơn. Việc phát phiếu đánh giá giảng viên do sinh viên đánh giá cũng còn nhiều bất cập, một giảng đường thường có khoảng 120 sinh viên nhưng phiếu đánh giá được phát ra chỉ vào khoảng 30 sinh viên; do đó, việc đánh giá cũng không được chính xác. Ngoài ra, phiếu đánh giá nhiều khi phát không đúng đối tượng sinh viên, những sinh viên thường xuyên không đi học chỉ đánh giá theo ý của nhóm sinh viên. Điều đáng nói là những kết quả này thường được Ban Giám Hiệu sử dụng để đánh giá giảng viên hoặc làm cơ sở để xét nâng lương, thi đua, khen thưởng mà không có thêm các biện pháp khác nhằm kiểm chứng những kết quả này.
Bên cạnh đó, Nhà trường cũng đặt ra các quy định đối với các nhân viên, giảng viên không đủ năng lực giảng dạy hoặc không đạt bằng cấp chuyên môn cố định (đối
với giảng viên sau 5 năm được tuyển dụng phải có bằng Thạc sỹ) sẽ bị sa thải hoặc điều chuyển làm công việc khác phù hợp với chuyên môn. Điều này cũng là áp lực đồng thời cũng là cơ hội để các cán bộ giảng viên, nhân viên không ngừng học hỏi, nâng cao trình độ, đáp ứng yêu cầu của trường nói riêng và của xã hội nói chung.
Nhà trường cũng đặc biệt chú trọng đến việc động viên, khuyến khích nhân viên, giảng viên không ngừng trau dồi kiến thức, kỹ năng, học tập nâng cao trình độ. Đặc biệt, đối với giảng viên, Nhà trường có chính sách khuyến khích học tập nâng cao trình độ thông qua việc giảng viên vẫn được hưởng lương toàn bộ trong quá trình học tập, tài trợ toàn bộ học phí đồng thời được miễn giảm 30% số tiết chuẩn theo quy định của trường. Có thể nói, những chính sách này đã góp phần không nhỏ trong việc xây dựng được một đội ngũ giảng viên hùng hậu, tâm huyết, có đủ năng lực, trình độ giảng dạy – đây cũng chính là chiếc chìa khoá để nâng cao chất lương đào tạo của trường.
Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà lãnh đạo
Bảng 2.3: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà lãnh đạo”
Câu hỏi Trả lời Không
trả lời
Có Không Không
biết 1/ Các cuộc họp giao ban của Ban Giám
hiệu và các trưởng khoa, ban có diễn ra thường xuyên hay không?
10
2/ Ban Giám hiệu có đánh giá cao vai trò của việc kiểm soát nội bộ hay không?
5 3 2
3/ Ban Giám hiệu có sự hiểu biết về chế độ quản lý tài chính trong đơn vị của mình?
6 3 1
trong việc thực hiện các quy định của nhà nước (các quy định chuyên môn, những nguyên tắc kế toán, chống gian lận và giả mạo chứng từ sổ sách) không?
5/ Ban Giám Hiệu có thường xuyên tiếp xúc, trao đổi với các nhân viên không?
8 2
6/ Nhà trường có tổ chức các buổi đối thoại giữa Ban Giám hiệu và nhân viên, giảng viên hay không?
10
7/ Nhân sự ở các vị trí lãnh đạo có thường xuyên bị thay đổi không?
10
Kết quả khảo sát cho thấy Ban Giám Hiệu nhận thức rõ vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc kiểm tra, giám sát các hoạt động của trường. Trường cũng đã xây dựng Quy chế tổ chức hoạt động, Quy chế chi tiêu nội bộ, Quy chế về đào tạo tín chỉ làm cơ sở để thực hiện, kiểm tra, giám sát các hoạt động tại trường. Định kỳ vào thứ Hai hàng tuần Nhà trường đều có tổ chức họp giao ban giữa Ban Giám Hiệu và Trưởng các khoa/ban nhằm đánh giá tình hình hoạt động của đơn vị cũng như kịp thời đưa ra các giải pháp phù hợp nhằm đảm bảo thực hiện mục tiêu của trường. Tuy nhiên, nội dung những cuộc họp này thường không được truyền đạt tới các nhân viên, giảng viên một cách chính thức; điều này dẫn đến có những thông tin được lan truyền trong nội bộ nhưng không đúng với thông tin ban đầu có thể dẫn đến những hiểu lầm, thậm chí một số thông tin nhạy cảm (tiền lương, tuyển dụng, sa thải…) còn ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của nhân viên.
Từ kết quả khảo sát tác giả thấy rằng Ban Giám Hiệu có hiểu biết đúng đắn về vai trò của công tác tài chính với sự tham mưu của kế toán trưởng, tôn trọng các nguyên tắc kế toán, lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế, thường xuyên kiểm soát việc
thu - chi tại đơn vị. Để quyết định các vấn đề liên quan đến tình hình tài chính của đơn vị Ban Giám Hiệu thường có sự họp bàn với phòng Kế hoạch tài chính và các Trưởng khoa/ban khác để đưa ra các quyết định đúng đắn, phù hợp.
Bên cạnh đó, Ban Giám Hiệu cũng thường xuyên trao đổi với các nhân viên, lắng nghe ý kiến đóng góp, tâm tư, nguyện vọng của các nhân viên. Ban Giám Hiệu đã xây dựng được một môi trường làm việc thân thiện, thoải mái, tích cực và dân chủ.
Cơ cấu tổ chức
Bảng 2.4: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Cơ cấu tổ chức”
Câu hỏi Trả lời Không
trả lời
Có Không Không
biết 1/ Sơ đồ về cơ cấu tổ chức tại trường có
được cập nhật kịp thời không?
10
2/ Cơ cấu tổ chức phân định nhiệm vụ và quyền hạn có bị chồng chéo giữa các phòng ban không?
10
3/ Cơ cấu tổ chức tại trường có xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm chủ yếu đối với từng hoạt động, xác định cấp bậc cần báo cáo không?
8 2
4/ Nhà trường có ban hành các văn bản quy định chính sách và thủ tục để cụ thể hóa hoạt động của từng khoa, ban không?
10
5/ Nhân viên trong trường có tự kiểm tra và giám sát lẫn nhau trong các chức năng thực hiện khác nhau không?
Cơ cấu tổ chức hợp lý là yếu tố quan trọng giúp các nhà quản lý cấp cao quản lý tốt đơn vị của mình. Cơ cấu tổ chức của trường được tổ chức theo mô hình trực tuyến – chức năng, mô hình này tương đối phù hợp với hoạt động của các trường học nói chung và trường Cao Đẳng Công Nghệ Thông Tin TP. HCM nói riêng. Với mô hình này có thể dễ dàng liên kết mục tiêu của trường với mục tiêu của từng bộ phận, đảm bảo đạt được mục tiêu chung đã đề ra.
Bên cạnh việc xây dựng cơ cấu tổ chức, Nhà trường cũng quan tâm đến việc quy định nhiệm vụ, quyền hạn của từng cá nhân, bộ phận (khoa, phòng chức năng) thông qua các văn bản cụ thể. Việc quy định rõ quyền hạn, trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận có ý nghĩa rất quan trọng trong việc điều hành và xử lý kết quả công việc, tránh được tình trạng đùn đẩy công việc giữa các bộ phận và là cơ sở để đánh giá mức độ hoàn thành công việc, xét thi đua khen thưởng cuối năm.
Mặc dù Nhà trường có ban hành các văn bản quy định rõ nhiệm vụ, quyền hạn của từng khoa/phòng ban cụ thể nhưng trong một số công việc các phòng chức năng vẫn giải quyết theo lề lối cũ mà không theo một văn bản cụ thể nào. Điều này dẫn đến một công việc nhưng nhiều khoa/ban quản lý, dẫn đến công việc chồng chéo nhau, gây khó khăn cho người thực hiện.
Chính sách nhân sự
Bảng 2.5: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Chính sách nhân sự”
Câu hỏi Trả lời Không
trả lời
Có Không Không
biết 1/ Nhà trường có xây dựng một quy trình
tuyển dụng hay không?
10
2/ Khi tuyển dụng nhân sự, Nhà trường có quan tâm đến vấn đề về tính liêm chính,
đạo đức và chuyên môn không?
3/ Nhà trường có thường xuyên tổ chức các lớp huấn luyện nâng cao trình độ cho nhân viên không?
10
4/ Nhà trường có chính sách khuyến khích nhân viên học tập nâng cao trình độ không?
10
5/ Nhà trường có xây dựng quy chế khen thưởng, kỷ luật rõ ràng?
10
6/ Chính sách khen thưởng của Nhà trường có tạo được động lực cho nhân viên phát huy năng lực không?
10
Từ kết quả khảo sát có thể thấy rằng chính sách nhân sự của trường tương đối đầy đủ và hoàn thiện. Đối với lĩnh vực giáo dục, nhân sự là một nhân tố quan trọng hàng đầu trong việc nâng cao chất lượng đào tạo và Nhà trường đã thực hiện rất nhiều chính sách thiết thực nhằm thu hút, đào tạo nguồn nhân lực vững mạnh cho trường.
Có thể nói giáo dục là một lĩnh vực đặc thù đòi hỏi không chỉ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ giỏi, bằng cấp cao mà còn phải có nhân cách, đạo đức và khả năng sư phạm mới có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ. Do đó, khi tuyển dụng Nhà trường rất quan tâm đến đạo đức và trình độ chuyên môn của người tuyển dụng, đặc biệt là đối với giảng viên. Người được tuyển dụng phải trải qua các vòng kiểm tra gắt gao về chuyên môn, ngoại ngữ, tin học và khả năng sư phạm. Mặc dù tuyển dụng gắt gao nhưng Nhà trường có rất nhiều chính sách đãi ngộ tương xứng như được trường tạo điều kiện tham gia các khoá học ngắn hạn và dài hạn, tài trợ toàn bộ học phí học nâng cao… nhằm thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao cho trường.
Song song với công tác đào tạo về đạo đức và chuyên môn, Nhà trường đã xây dựng quy chế khen thưởng, kỷ luật rõ ràng và nó được truyền đạt đến tất cả các cán bộ nhân viên, giảng viên trong trường nhằm khuyến khích, động viên cũng như nhắc nhở mọi người hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình; qua đó góp phần đạt được mục tiêu chung của Nhà trường.
2.2.2.2 Đánh giá rủi ro
Bảng 2.6: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Đánh giá rủi ro”
Câu hỏi Trả lời Không
trả lời
Có Không Không
biết 1/ Ban Giám Hiệu có thiết lập mục tiêu
chung cho đơn vị không? Cụ thể là:
+ Nhà trường có đề ra sứ mạng và đưa ra định hướng phát triển không?
+ Mục tiêu chung có được cụ thể hoá thành mục tiêu cho từng bộ phận không?
10
10 2/ Mục tiêu chung của trường có được phổ biến cho toàn thể nhân viên và Hội đồng quản trị hay không?
10
3/ Các mục tiêu cụ thể có được Trưởng các đơn vị truyền đạt trực tiếp đến nhân viên không?
4 6
4/ Nhà trường có xây dựng cơ chế thích hợp để nhận dạng các rủi ro phát sinh bên
trong đơn vị không (biến động nhân sự chủ chốt, hệ thống thông tin chưa hoàn thiện…?
5/ Nhà trường có xây dựng cơ chế thích hợp để nhận dạng rủi ro phát sinh từ bên ngoài đơn vị không (nhu cầu của xã hội về cơ cấu đào tạo, sự thay đổi luật pháp và các chính sách…)?
2 8
6/ Nhà trường có đánh giá rủi ro không? (Định tính, định lượng hoặc kết hợp cả hai)
8 2
7/ Nhà trường có xác định những rủi ro có thể chấp nhận?
8 2
8/ Nhà trường có thiết lập và phát triển các biện pháp đối phó với rủi ro hay không?
9 1
Rủi ro xảy ra do những nguyên nhân bên trong và bên ngoài đơn vị, rủi ro xảy ra làm ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị; do đó, nhà lãnh đạo phải có