- Tài trợ, viện trợ, quà biếu, tặng, cho của các cá nhân, tổ chức trong nước và nước ngoài.
2.3.2 Những mặt hạn chế và nguyên nhân
Môi trƣờng kiểm soát
Nhà trường vẫn chưa chính thức ban hành các văn bản để quy định cũng như hướng dẫn cụ thể, chi tiết về các yêu cầu về tính chính trực và giá trị đạo đức.
Trong một số công việc các phòng chức năng vẫn giải quyết theo lề lối cũ mà không theo một văn bản cụ thể nào. Điều này dẫn đến một công việc nhưng nhiều khoa/ban quản lý, dẫn đến công việc chồng chéo nhau, gây khó khăn cho người thực hiện.
Việc phân công phân nhiệm chưa được chi tiết, rõ ràng, tất yếu dẫn đến tình trạng đùn đẩy trách nhiệm, né tránh công việc, ách tắc, chậm trễ.
Nguyên nhân chính của những hạn chế này là do Banh lãnh đạo chưa quan tâm đến việc truyền đạt và hướng dẫn chi tiết, cụ thể về các yêu cầu đạo đức và tính chính trực để cán bộ nhân viên, giảng viên hiểu rõ tầm quan trọng của nó. Việc xây dựng các yêu cầu này được thể hiện trong Quy chế tổ chức hoạt động của trường nhưng khá chung chung, chủ yếu đề cập đến phẩm chất đạo đức của giảng viên chứ không nhắc đến các đối tượng khác.
Đánh giá rủi ro
Việc xây dựng và truyền đạt các mục tiêu tới toàn thể nhân viên là điều kiện tiên quyết trong việc đánh giá rủi ro. Tuy nhiên, tại đơn vị vẫn còn một số nhân viên, giảng viên còn mơ hồ về mục tiêu của trường; chưa nhận thức được vai trò, trách nhiệm của mình trong việc đạt được mục tiêu của trường cũng như gắn việc hoàn thành công việc của mình với mục tiêu chung của đơn vị.
Nguyên nhân là hầu hết cán bộ, giảng viên, nhân viên chưa nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà tổ chức có thể chấp nhận được, điều này làm ảnh hưởng đến công tác triển khai các kế hoạch thực hiện mục tiêu.
Bên cạnh đó, Ban lãnh đạo chưa quan tâm đến việc xây dựng các cơ chế nhằm nhận diện các rủi ro bên trong cũng như các rủi ro bên ngoài của đơn vị. Do đó, việc đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro đến một giới hạn chấp nhận được hầu như chưa được thực hiện.
Các biện pháp đối phó với rủi ro hiện nay chưa được thực hiện, chủ yếu là khắc phục hậu quả hơn là chủ động giải quyết nguyên nhân.
Hoạt động kiểm soát
Các quy trình liên quan đến công tác kế toán chưa được thiết lập bằng văn bản haysơ đồ cụ thể, chi tiết. Hiện nay, tại trường chưa thiết lập, xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ trong đơn vị. Điều này gây khó khăn trong việc xác định trách nhiệm của từng đối tượng trong từng khâu của quy trình luân chuyển chứng từ.
Các mẫu biểu chưa được phổ biến rộng rãi gây khó khăn cho các cá nhân, bộ
Đối với hoạt động xử lý thông tin: Nhà trường chưa chú trọng đến việc phát triển các chương trình bảo mật cho các tập tin quan trọng cũng như việc triển khai và kiểm soát thiết bị lưu trữ và sao lưu dữ liệu dự phòng. Bên cạnh đó, dữ liệu đầu vào và đầu ra chưa được kiểm soát chặt chẽ, vẫn có trường hợp có hai biên lai thu học phí của hai sinh viên khác nhau lại trùng số hoá đơn.
Đối với công tác lập kế hoạch và thực hiện giảng dạy: Tại trường chưa ban hành thành văn bản cụ thể, chưa xây dựng các bước phải thực hiện, phân công rõ ràng công việc của từng bộ phận trong việc lập kế hoạch và thực hiện giảng dạy nhằm tránh tình trạng thực hiện công việc chồng chéo, mạnh ai nấy làm, đùn đẩy trách nhiệm khi có sai sót xảy ra.
Công tác dự giờ còn nặng về hình thức, thường được báo trước để giảng viên chuẩn bị, mang tính đối phó nhiều hơn là đánh giá, học hỏi kinh nghiệm
Thông tin và truyền thông
Nhà trường chưa thiết lập các kênh thông tin nóng (một ủy ban hay một cá nhân nào đó có trách nhiệm tiếp nhận thông tin tố giác, hoặc lắp đặt hộp thư góp ý) cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho trường.
Nhà trường không lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người không có thẩm quyền.
Chưa xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai, hiểm họa và kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu.
Nguyên nhân chính là còn nhiều nhân viên chưa hiểu rõ tầm quan trọng của thông tin và truyền thông có ảnh hưởng đến mục tiêu của đơn vị; chưa nắm được các quy định luật lệ, quy trình hoạt động, chưa hiểu rõ công việc của mình phải phối hợp như thế nào làm ảnh hưởng đến kết quả công việc.
Một số nhân viên, giảng viên còn thờ ơ với việc tiếp cận các thông tin, không sử dụng email nội bộ, không sử dụng cổng công văn để cập nhật thông tin phù hợp; điều này có thể làm chậm trễ, ách tắc công việc, ảnh hưởng đến các bộ phận hoặc cá nhân khác.
Giám sát
Nhà trường chưa có hệ thống báo cáo cho phép phát hiện các sai lệch so với chỉ tiêu, kế hoạch đã định.
Nhà trường chưa xây dựng các cơ chế để nhân viên, giảng viên báo cáo ngay với lãnh đạo về mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định của trường cũng như quy định của luật pháp hiện hành có khả năng làm giảm uy tín trường và gây thiệt hại về kinh tế.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2
Trên cơ sở lý thuyết của chương 1, chương 2 đã mô tả thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ của trường Cao Đẳng Công Nghệ Thông Tin TP. HCM thông qua việc sử dụng bảng câu hỏi khảo sát hệ thống kiểm soát nội bộ để đánh giá.
Qua tìm hiểu cho thấy công ty có cố gắng vận dụng lý thuyết kiểm soát nội bộ vào thực tế để kiểm soát và quản lý các hoạt động nhằm đạt được các mục tiêu đề ra. Tuy nhiên, việc thiết kế chưa chặt chẽ và chi tiết nên mức độ thành công chưa cao, vẫn còn nhiều điểm khiến hệ thống kiểm soát nội bộ chưa phát huy hết hiệu quả như về tổ chức nhân sự, phân định trách nhiệm, quyền hạn, thiếu các thủ tục kiểm soát...
Từ việc đánh giá từng thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao Đẳng Công Nghệ Thông Tin TP. HCM, chương tiếp theo sẽ trình bày về một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ giúp nhà trường vận hành hữu hiệu hơn trong thời gian tới.