Qui trình này ựược thực hiện tuần tự gồm các bước như sau:
Bước 1: Xây dựng hệ thống chỉ tiêu chất lượng và xác ựịnh mục tiêu quản lý
hợp các chỉ tiêu chất lượng hợp thành hệ thống chỉ tiêu chất lượng. Mục tiêu quản lý ựược thể hiện thơng qua tầm quan trọng của các chỉ tiêu chất lượng hay trọng số" của từng mặt chất lượng trong hệ thống chỉ tiêu chất lượng.
Bước 2: Tìm các phương pháp ựiều tra, tổ chức việc ựiều tra chất lượng. Hiện
nay cĩ nhiều phương pháp ựể ựiều tra chất lượng như phương pháp ựiều tra chọn mẫu, phương pháp gửi thư thăm dị, phương pháp trưng cầu ý kiến của khách hàng...
Bước 3: Khi ựã cĩ số liệu ựiều tra thì phải tổng hợp số liệu và phân tắch thực trạng tình hình chất lượng. Trong quá trình xử lý số liệu, tổng hợp các chỉ tiêu chất
lượng ựể so sánh cĩ thể thiếu thơng tin, phải tiền hành ựiều tra bổ sung.
Bước 4: Phân tắch nguyên nhân của tình hình chất lượng và biến ựổi chất lượng. Tức là tìm ra mối quan hệ giữa tình hình chất lượng với các nhân tơ" ảnh
hưởng bên ngồi và bên trong doanh nghiệp.
Bước 5: Tìm ra các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ Bưu chắnh. Bước 6: Tổ chức thực hiện các biện pháp nâng cao chất lượng dịch vụ. Các
biện pháp này ựịi hỏi về mặt tổ chức và ựược bảo ựảm bằng các ựiều kiện vật chất. Các biện pháp cĩ thể tác ựộng vào bên trong hay bên ngồi doanh nghiệp.
Bước 7: Kiểm tra ựánh giá tác ựộng của các biện pháp ựĩ ựối với tình hình chất lượng nhằm ựiều chỉnh cường ựộ và thời hiệu của các biện pháp ựĩ, rút kinh nghiệm cho các chu kỳ quản lý tiếp theo.