chĩng)
Ớ Mục tiêu của giải pháp
đảm bảo chỉ tiêu thời gian tồn trình 100%, tức là Hệ số chậm trễ Kch = 0
Ớ Cơ sởựề xuất
Căn cứ vào các nguyên nhân gây lỗi ựược thống kê trong năm 2013, và ựã phân tắch ựánh giá ựối với các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp ựến chất lượng dịch vụ EMS. Từ ựĩ ựưa ra các biện pháp phù hợp nhằm nâng cao chỉ tiêu nhanh chĩng.
Ớ Nội dung thực hiện
Hiện tại, qui trình khai thác dịch vụ này ựã ựược tin học hĩa tại các Bưu cục phát, số liệu dịch vụ ựược thống kê trên mạng, do ựĩ ựể cĩ số liệu chắnh xác ựịi hỏi quá trình nhập liệu phải theo ựúng trình tự từ khâu nhận gửi ựến khâu phát và nhân viên các khâu phải sử dụng thành thạo các phần mềm ứng dụng ựể cĩ thể tác nghiệp tốt và xử lý các trường hợp bất thường xảy ra.
Các giải pháp cụ thể sau:
- Khi tuyển dụng, ưu tiên xét tuyển người lao ựộng cĩ chuyên mơn nghiệp vụ, cĩ kiến thức về lĩnh vực cơng tác, thật sự ựang cần việc làm.
- Nâng cao ý thức của nhân viên trong tất cả các khâu, ựặc biệt là khâu chấp nhận, ựảm bảo tự kiểm tra, kiểm sốt sản phẩm dịch vụ mình làm ra trước khi chuyển sang bộ phận khác.
- Thường xuyên tổ chức tập huấn nghiệp vụ bồi dưỡng cho lực lượng Bưu tá và thuê phát xã (ắt nhất 01 lần/quý) ựể nắm bắt kịp thời các thơng tin, hướng dẫn cho Bưu tá hiểu rõ từng dịch vụ ựể họ nắm bắt và biết ựược tầm quan trọng của nĩ, ựối
với các Bưu gửi EMS ựến ựề nghị Bưu tá xã ựem phát ngay, khơng nên ựể dồn sang ngày hơm sau hoặc nhận lúc sáng ựể chiều mới ựi phát.
- Thường xuyên tổ chức kiểm tra lại kiến thức ựối với lực lượng Giao dịch viên, Khai thác viên ựể nắm bắt ựược những ựiểm hạn chế của họ ựể cĩ hướng ựào tạo tốt hơn, hiệu quả hơn.
- Bên cạnh ựĩ cần kắch thắch nhân viên làm việc tốt bằng những hình thức khen thưởng vật chất, cịn phải kắch thắch cả về tinh thần cho nhân viên:
+ Tạo cho nhân viên cĩ cơ hội học tập, nâng cao trình ựộ chuyên mơn nghiệp vụ ựối với những nhân viên làm việc cĩ tinh thần trách nhiệm cao, biết ựặt lợi ắch của tập thể lên trên lợi ắch cá nhân, yêu ngành, yêu nghề, dám nghĩ, dám làm, cĩ ý chắ phấn ựấu vươn lên.
+ Tạo bầu khơng khắ làm việc thoải mái, phải cĩ sự ựồn kết nội bộ, hợp tác cơng việc giữa các tổ, bộ phận, hàng năm tổ chức cho ựi tham quan nghỉ mát, tặng quà nhân ngày sinh nhật,...
+ Cần xây dựng quy chế trả lương cho Bưu tá dựa trên sản phẩm phát và chất lượng phát nhằm kắch thắch, ựộng viên họ làm tốt hơn. Giải quyết nhanh chĩng các chế ựộ chắnh sách cho Bưu tá giúp họ an tâm cơng tác, gắn bĩ với ngành.
+ Rà sốt lại tất cả các thiết bị tại các ựiểm phục vụ, ựề xuất trang bị kịp thời, ựầy ựủ tại các bộ phận như cân ựiện tử, máy in, máy fax, máy quét mã vạch.
+ Nâng cấp ựường truyền mạng tin học Bưu chắnh trong tồn tỉnh. + Cĩ kế hoạch bảo trì, nâng cấp kịp thời các thiết bị hư hỏng.
+ Xây dựng các phần mềm ứng dụng ựể theo dõi, quản lý chất lượng phát của từng tuyến phát, từng Bưu tá.
Ớ Lợi ắch ựạt ựược:
- Giúp cho dịch vụ chuyển phát nhanh EMS ựảm bảo chỉ tiêu thời gian ựã cam kết, phát ựến tay người nhận ngay trong ngày ựến Bưu cục phát.
- để nâng cao chất lượng chuyển phát Bưu gửi cần quan tâm ựặc biệt ựến khâu phát vì ựây là khâu cuối của sản phẩm dịch vụ nếu các khâu trước ựều làm tốt nhưng trì trệ khâu cuối cùng thì lãng phắ cả quá trình làm việc của dây chuyền.