Bưu cục giao dịch là nơi ựầu tiên khách hàng tiếp cận với dịch vụ mà ựơn vị cung cấp. đĩ là Ộbộ mặtỢ của ựơn vị. Vì vậy ựể nâng cao chất lượng phục vụ và năng suất lao ựộng trước tiên cần thơng qua việc nâng cao chất lượng phục vụ và năng suất lao ựộng tại các Bưu cục giao dịch. Nâng cao chất lượng phục vụ này cĩ thể bằng nhiều cách, cách mà nhiều doanh nghiệp trên thế giới cũng như một số doanh nghiệp tại Việt Nam ựã thực hiện và rất thành cơng là áp dụng chương trình 6S.
Ớ Mục tiêu của giải pháp
Mục ựắch của việc áp dụng chương trình 6S khơng chỉ ựơn thuần dừng lại ở việc nâng cao ựiều kiện và mơi trường làm việc, phục vụ trong một doanh nghiệp mà cịn làm thay ựổi cách suy nghĩ, thĩi quen làm việc, tăng cường khả năng sáng tạo trong cơng việc và phát huy vai trị của hoạt ựộng nhĩm. Thiết nghĩ rằng, việc áp dụng chương trình 6S này tại các Bưu cục giao dịch vừa ựơn giản, vừa tiết kiệm và vừa hiệu quả nhằm nâng cao chất lượng phục vụ và năng suất lao ựộng tại các Bưu cục giao dịch.
Ớ Nội dung thực hiện chương trình 6S
Qua nội dung và quy trình thực hiện chương trình 6S ựược trình bày ở phần phụ lục, thiết nghĩ rằng, việc áp dụng chương trình 6S tại các Bưu cục giao dịch vừa ựơn giản, vừa tiết kiệm và hiệu quả nhằm nâng cao chất lượng phục vụ và năng suất lao ựộng tại các Bưu cục giao dịch của ựơn vị. Tuy nhiên, ựể thực hiện thành cơng chương trình 6S này, cần phải cĩ những ựiều kiện sau:
Một là: Mọi cán bộ, cơng nhân viên tại ựơn vị ựều phải tham gia chương trình 6S và dành ra một ngày ựể phát ựộng chương trình 6S. Mọi cán bộ, cơng nhân viên tại Bưu cục giao dịch phải hiểu rõ 6 mục tiêu của chương trình 6S, ựĩ là:
- Bưu cục giao dịch sạch sẽ ựem lại năng suất cao; - Bưu cục giao dịch sạch sẽ ựem lại chất lượng cao;
- Bưu cục giao dịch sạch sẽ ựảm bảo ựúng thời gian phục vụ và làm việc; - Bưu cục giao dịch sạch sẽ là nơi an tồn cho người lao ựộng;
- Bưu cục giao dịch sạch sẽ giúp giảm chi phắ;
- Bưu cục giao dịch sạch sẽ làm cho mọi người cĩ tinh thần làm việc tốt.
Hai là: địi hỏi sự tồn tâm, tồn ý của các cấp lãnh ựạo
Chương trình này phải ựược thực hiện trong giờ làm việc như là một chương trình ựã ựược phê chuẩn. Các cấp lãnh ựạo gồm: Trưởng bưu cục, Giám ựốc Bưu ựiện huyện, Giám ựốc Bưu ựiện tỉnh phải ra thơng báo chắnh thức về việc phát ựộng chương trình 6S trong tồn thể cán bộ cơng nhân viên trong ựơn vị.
Ba là: Trưởng Bưu cục, Giám ựốc Bưu ựiện huyện, Giám ựốc Bưu ựiện tỉnh phải là người chỉ ựạo, tổ chức thực hiện
Chắnh thủ trưởng các ựơn vị phải tồn tâm, tồn ý, thành thạo và quan tâm sâu sắc ựến chương trình, lãnh ựạo, ựiều hành 6S.
Bốn là: Chương trình 6S phải ựược tất cả mọi người ủng hộ và tham gia thực hiện
Mọi nghi ngờ về 6S cần phải ựược giải tỏa. Các thành viên trong hội ựồng ựiều hành phải liên tục thơng tin cho mọi người về tiến bộ của 6S, hướng dẫn họ tham gia.
Năm là: Chương trình 6S phải cĩ khả năng tự cường
Các hoạt ựộng về biểu ngữ, khẩu hiệu, áp phắch và bản tin nội bộ phải ựược sử dụng ựầy ựủ ựể thu hút sự quan tâm của mọi người. Cần phải in và phát sổ tay về 6S cho cán bộ cơng nhân viên tại các Bưu cục giao dịch. Báo cáo ựịnh kỳ về tình hình thực hiện 6S. Phải tổ chức ựào tạo và tham quan những doanh nghiệp ựã thực hiện thành cơng ựiển hình 6S nhằm cung cấp những kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết thực hiện 6S trong các doanh nghiệp khác nhau hoặc những Bưu cục ựã áp dụng 6S thành cơng, tạo ựộng lực ựể cải tiến.
Sáu là: định kỳ, Lãnh ựạo phải xuống các Bưu cục giao dịch thị sát ựể ựánh giá tình hình thực hiện chương trình 6S
Lãnh ựạo các ựơn vị cần cĩ lịch trình cụ thể ựể xuống các Bưu cục giao dịch tìm hiểu ưu khuyết ựiểm ựể thực hiện 6S, phải cố vấn cho hội ựồng ựiều hành thực hiện các bước ựiều chỉnh. Phải kiểm tra sự tiến bộ của quá trình, phải nhận diện sự tiến bộ của Bưu cục giao dịch và của thành viên.
Bảy là: Chương trình 6S phải gây ựược ảnh hưởng trong giai ựoạn ựầu khi thực hiện
Muốn gây ảnh hưởng trong giai ựoạn ựầu thực hiện 6S cần lập phiếu ghi các vấn ựề phạm vi thực hiện, thời gian thực hiện và kết quả ựạt ựược, chưa ựạt ựược trong giai ựoạn ựầu thực hiện chương trình 6S.
Tám là: Thực hiện chương trình phải ựi ựơi với các chương trình cải tiến khác
6S, ựặc biệt là bước sàng lọc, ựịi hỏi những nguyên tắc và những kỹ năng cải tiến nhất ựịnh. Những nguyên tắc kỹ năng này nhất ựịnh phải ựược thơng qua ựào tạo. Bước sàng lọc ựịi hỏi những phương pháp giải quyết vấn ựề hợp lý, vì ựây cĩ thể là chủ ựề tốt cho các hoạt ựộng của nhĩm kiểm tra chất lượng. Bước sắp xếp
cũng ựịi hỏi mọi người cĩ tắnh sáng tạo và nĩ gắn với sự sắp xếp cĩ tắnh gợi ý. Chương trình 6S sẽ xây dựng một nền tảng vững chắc cho doanh nghiệp bằng cách huấn luyện nhân viên cĩ kỷ luật hơn.
Ớ Các bước áp dụng và thực hiện chương trình 6S tại các Bưu cục giao dịch
Sau khi cĩ sự thống nhất của các cấp lãnh ựạo về thực hiện chương trình 6S tại các Bưu cục giao dịch, các bước tiếp theo ựể thực hiện chương trình 6S tại các Bưu cục giao dịch như sau:
Bước 1: Thành lập một hội ựồng ựiều hành ựảm nhận nhiệm vụ tổ chức triển khai và ựánh giá tình hình thực hiện chương trình 6S.
Bước 2: đào tạo và huấn luyện các cán bộ cơng nhân viên tại các Bưu cục giao dịch về chương trình 6S. Hội ựồng ựiều hành ựược thành lập ở bước 1 sẽ tiến hành ựào tạo và huấn luyện.
Bước 3: Làm và treo Biển hiệu về thực hiện chương trình 6S tại các Bưu cục giao dịch với nội dung như bảng dưới ựây:
Bảng 3.1: Biển hiệu thực hiện 6S tại các Bưu cục giao dịch THỰC HIỆN 6S
Sàng lọc Phân loại những thứ cần thiết và khơng cần thiết Loại bỏ những thứ khơng cần thiết
Sắp xếp Sắp xếp ựúng vật, ựúng chỗ và cĩ ựánh số ký hiệu Dễ tìm, dễ thấy
Sạch sẽ Giữ gìn nơi làm việc, thiết bị, dụng cụ luơn sạch sẽ
Sức khỏe đảm bảo sức khỏe, an tồn cho người lao ựộng
Săn sĩc Duy trì 4S (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Sức khỏe) mọi lúc mọi nơi
Sẵn sàng Rèn luyện việc tuân thủ 4S một cách tự giác, tự nguyện
Bước 4: đánh giá ựịnh kỳ việc thực hiện chương trình 6S tại các Bưu cục giao dịch. Hội ựồng ựiều hành ựược thành lập ở bước 1 sẽ tiến hành ựánh giá ựịnh kỳ.
Ớ đánh giá thực hiện chương trình 6S tại các Bưu cục giao dịch:
Một trong những hoạt ựộng quan trọng gĩp phần vào việc duy trì và cải tiến 6S là ựánh giá 6S. đánh giá ựịnh kỳ 6S là hoạt ựộng cĩ ý nghĩa khuyến khắch các hoạt ựộng 6S. Mục ựắch chắnh của việc ựánh giá là:
Xem xét hiệu lực và hiệu quả của hoạt ựộng 6S; đánh giá khắa cạnh tắch cực của việc thực hiện 6S;
Kịp thời ựộng viên các tổ chức tập thể và cá nhân, hồn thành tốt cơng việc và nhân rộng sáng kiến;
Phát hiện những hạn chế trong việc thực hiện ựể cĩ những cải tiến thắch hợp. Một trong những phương pháp quan trọng nhất trong ựánh giá 6S là sử dụng những hình ảnh trực quan, thơng qua việc chụp ảnh những khu vực ựược ựánh giá. đây cũng chắnh là cách ựể cung cấp những bằng chứng khách quan khi ựưa ra những kết luận, kiến nghị và là cơ sở ựể theo dõi và so sánh quá trình cải tiến sau này. Bằng cách quan sát và phỏng vấn, các chuyên gia ựánh giá tập trung vào các nội dung trọng tâm như sau:
Ban lãnh ựạo và các cán bộ quản lý cĩ cùng thực hiện chương trình 6S hay khơng?
Mọi người cĩ yên tâm về nơi làm việc của mình hay khơng? Nơi làm việc cĩ sạch sẽ và ngăn nắp khơng?
Nơi làm việc cĩ an tồn khơng?
Máy mĩc, thiết bị cĩ ựược vệ sinh và bảo dưỡng khơng? Mọi thứ cĩ ựược sắp xếp hợp lý ựể dễ tìm, dễ lấy hay khơng?
Máy mĩc và các vật dụng cĩ ựược ựặt ở nơi thuận tiện cho người sử dụng (gồm cán bộ cơng nhân viên trong Bưu cục giao dịch và khách hàng) khơng?
Các hồ sơ, tài liệu, ấn phẩm cĩ ựược lưu giữ ựể dễ tìm khơng? Các ựồ vật cĩ ựảm bảo sạch sẽ khơng?
Mọi người cĩ làm vệ sinh hàng ngày một cách tự giác khơng?
Các cán bộ cơng nhân viên cĩ mặc ựồng phục sạch sẽ, gọn gàng theo quy ựịnh hay khơng?
Mọi người cĩ ý thức tạo hình ảnh tốt ựẹp của doanh nghiệp của mình khơng? Mọi người cĩ ựảm bảo sức khỏe, an tồn khơng?
Nhĩm chuyên gia ựánh giá lập danh mục/ bảng câu hỏi ựánh giá, thang ựiểm và cách thức chấm ựiểm. Thang ựiểm ựánh giá cĩ thể từ 1-5 hoặc từ 1-10. Cách cho ựiểm ựánh giá thường ựược quy ựịnh theo mức ựộ áp dụng 6S và kết quả ựạt ựược.
Mỗi chuyên gia ựánh giá sẽ cho ựiểm theo danh mục câu hỏi và dựa trên thang ựiểm ựã ựược thống nhất. Tổng số ựiểm ựạt ựược tại Bưu cục giao dịch ựược ựánh giá sẽ ựược so sánh với nhau và với ựiểm tối ựa cĩ thể ựạt ựược. Trên cơ sở ựĩ, nhĩm chuyên gia ựánh giá ựưa ra những khuyến nghị cải tiến, ựề xuất thưởng ựối với những ựơn vị thực hiện tốt. Việc thực hiện 6S chỉ cĩ thể ựạt kết quả tốt khi cĩ sự tham gia của tất cả cán bộ cơng nhân viên tại các Bưu cục giao dịch.
Ớ Kết luận:
Trong bối cảnh khủng hoảng kinh tế tồn cầu hiện nay, doanh nghiệp Bưu chắnh nĩi chung và Bưu ựiện tỉnh Long An nĩi riêng ựang trong quá trình thực hiện ựổi mới ựang gặp phải rất nhiều khĩ khăn, việc áp dụng chương trình 6S tại các Bưu cục giao dịch chắc chắn sẽ mang lại chất lượng phục vụ tốt hơn, năng suất lao ựộng của cán bộ cơng nhân viên trong ựơn vị nhất ựịnh sẽ cao hơn.