Hỏi: Trong nhà trường, ngay cả khi vào đại học, tôi không được học một cour nào về văn hóa giao tiếp. Chỉ thỉnh thoảng mới được người này người khác bày vẽ cho cách ứng xử thế này thế kia sao cho “phải phép”. Những lúc ấy, dù có nghe theo, tôi cũng không nghĩ rằng đó là những điều cần cho nghề nghiệp mà mình theo đuổi. Nhưng đến khi tốt nghiệp và đi làm mới thấy các nơi tuyển dụng lại yêu cầu rất cao về khả năng giao tiếp.
Vậy xin hỏi : họ yêu cầu như vậy có cao quá không, có sát với thực tế nghề nghiệp không? Văn hóa giao tiếp là một thứ hiểu biết thuộc về tính cách hay năng lực, là đức hay tài? Làm sao để có một định hướng khoa học và một cách làm hợp lý trong việc rèn luyện kỹ năng giao tiếp?
Trả lời: Bạn thấy những người làm công tác ngoại giao (từ người tiếp tân cho đến nhà chính trị, từ một anh gác cổng đến vị Bộ trưởng Ngoại giao) đều chu toàn chức năng của mình, được như vậy chủ yếu nhờ cái gì? Chính là nhờ văn hóa giao tiếp. Văn hóa giao tiếp một khi đã nhập tâm vào chủ thể nào đó, biến thành hồn phách, máu thịt và cung cách ứng xử đầy sức thuyết phục của người đó, thì đấy vừa là một phẩm chất, cũng vừa là một tài năng.
Đừng nghĩ rằng chỉ những người làm nghề có liên quan đến ngoại giao mới cần đến văn hóa giao tiếp. không, trong thời đại thông tin, thời đại hợp tác (từ hợp tác tay đôi đến hợp tác toàn cầu), bất kỳ một ngành nghề gì, công việc gì, nếu phải tiếp xúc với con người, đều cần đến văn hóa giao tiếp. Mà bạn thử nghĩ xem, có nghề nào lại không liên quan đến con người? Khi đã tiếp xúc với con người, làm sao tránh được đối thoại, trao đổi, dù chỉ qua ánh mắt? Trong nhiều bài giảng ở Trung tâm đào tạo và bồi dưỡng kiến thức ngoại giao (thuộc Bộ ngoại giao) có một đề mục rất được chú ý: Ngoại giao trong đời thường. Tại đó, họ lưu ý học viên một điều : Nếu thuật ngữ ngoại giao được hiểu đúng nghĩa (cả nghĩa rộng và nghĩa hẹp) thì việc tiếp xúc của ta với một người khác (dù đó là thân nhân, cùng huyết thống, cùng cơ quan, cùng dân tộc hay người nước ngoài) đều là ngoại giao. Làm một điều gì thất nhân tâm, đó là kém ngoại giao. Hoặc chỉ nhỡ nói một lời thất thố, cũng là kém xã giao.
Trong nghề nghiệp, nếu một khi có chức quyền, bạn bị “vấp” phải những lời nói ngược (không thuận tai) của cấp dưới (mà điều này thường xảy ra), bạn xử trí ra sao? Nếu bạn giữ được bình tĩnh, không nổi nóng mà cũng không oán thầm, không đáp lại một cách lấn lướt là lắng nghe một cách cầu thị…như vậy, từng bước bạn sẽ được người đó “tâm phục”. Trong ngoại giao, tạo được tâm phục là có một chỗ đứng từ trong lòng người. Cái thế mạnh đó giá trị gấp bội phần so với uy thế của mọi quyền chức. Bởi vậy, văn hóa giao tiếp vừa là tính cách, vừa là một khả năng thu hút người khác. Có được văn hóa giao tiếp trong nghề nghiệp thì đức của bạn càng trọng, tài của bạn càng cao. Không có tài năng nào lớn hơn tài tập hợp được trí tuệ và lương tri của người khác quanh
mình, nhờ văn hóa giao tiếp. Bởi thế, các nhà tuyển dụng yêu cầu cao về kỹ năng giao tiếp là phải.
Để có được văn hóa giao tiếp trong nghề nghiệp, cần phải học tập và rèn luyện hai loại kỹ năng quan yếu sau đây :
1. Kỹ năng gây được thiện cảm với người mà ta tiếp xúc, dù đó là người không được ta thiện cảm. Kỹ năng này giúp ta có thêm bạn, thêm sự đồng tình và hỗ trợ từ khách quan.
2. Kỹ năng hiểu được thực chất của người mà ta giao tiếp, dù đó là người đã gần ta lâu ngày. Kỹ năng này giúp ta tránh được ngộ nhận khi hợp tác hoặc không hợp tác với người khác.
Loại kỹ năng thứ nhất được trui rèn chủ yếu bằng việc luyện tâm. Cái tâm giao tiếp gồm tổ hợp các đức tính cơ bản : trung thực nhưng vẫn tỉnh táo, ân cần nhưng có khoảng cách, cởi mở nhưng biết chế ngự, lắng nghe nhưng biết suy xét, nhẫn nhục nhưng có bản lĩnh. Bao trùm lên những tố chất đó là một thái độ lịch thiệp, sẵn sàng nở nụ cười kẻ cả lúc ngặt nghèo nhất. Trong giao tiếp, tối kỵ những điều sau đây : chơi trội, ba hoa, phô trương, khinh mạn, phách lối, hống hách (với người dưới quyền càng không được như vậy).
Loại kỹ năng thứ hai được rèn tập thông qua các công đoạn : quan sát, thử thách, lại quan sát, lại thử thách (tối thiểu 10 lần đối với những trường hợp mà thực chất của họ được che đậy tinh vi). Tiếp theo mỗi lần quan sát và thử thách là phân tích, tổng hợp, nhận định, phối kiểm (qua nhiều kênh thông tin) nhận định lại, phối kiểm tiếp. Cuối cùng, đưa ra quyết định nhằm vào 1 trong 3 phương án :
- Hoặc nới lỏng quan hệ giao tiếp (trì hoãn dần)
- Hoặc thắt chặt quan hệ giao tiếp (gắn bó thêm)
Do hiểu sai thực chất của người khác (nhất là trường hợp hiểu lầm người xấu thành tốt), có khi ta phải trả giá rất nặng nề cho sự nghiệp, tay nghề không mất nhưng cơ nghiệp lại tiêu.