THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC VĨNH PHÚ
2.1.3. Cơ cấu tổ chức và nhân sự của công ty cổ phần dược Vĩnh Phú 1 Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần dược Vĩnh Phú.
2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần dược Vĩnh Phú.
Nhằm đáp ứng được nhu cầu quản lý và tổ chức hoạt động kinh doanh của đơn vị một cách có hiệu quả. Bộ máy tổ chức của công ty được sắp xếp một cách tinh gọn và khoa học, chặt chẽ từ trên xuống dưới, tạo ra sự liên hoàn trong việc nắm bắt, xử lý các thông tin một cách chính xác để đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời, phù hợp.
Là một công ty cổ phần nên hạch toán kinh doanh một cách độc lập, bộ máy tổ chức của công ty cổ phần dược Vĩnh Phú được tổ chức theo mô hình đơn vị kinh tế, chịu sự chỉ đạo trực tiếp: Ban giám đốc, các phòng ban. Cụ thể, cơ cấu tổ chức của công ty được thể hiện qua sơ đồ dưới đây:
Chú thích: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ chức năng
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức công ty cổ phần dược Vĩnh Phú
2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:
- Ban Giám đốc:
Giám đốc: Là người lãnh đạo cao nhất, có trách nhiệm điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đồng thời là đại diện pháp nhân của công ty trước pháp luật. Giám đốc có đầy đủ các quyền và nhiệm vụ theo quy định của Pháp luật. Giám đốc chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc điều hành hoạt động của đơn vị mình đồng thời đại diện cho quyền lợi của cán bộ, công nhân viên trong công ty.
Phó giám đốc: Là người phụ trách các lĩnh vực, công việc do Giám
đốc phân công; có chức năng quản lý và điều hành và tham mưu cho Giám đốc về các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Phó giám đốc phụ trách chuyên môn dược, tham mưu cho Giám đốc về công tác dược và hướng dẫn các phòng ban thực hiện các quy định của nghành và là người chịu trách nhiệm của công ty trước nghành về chuyên môn dược.
Phó giám đốc Phòng Tài chính Kế toán Phòng Kế hoạch kinh doanh Phòng Tổ chức hành chính Phòng Đảm bảo chất lương
- Các phòng ban
Phòng tài chính - kế toán: Phòng Tài chính - Kế toán chịu trách nhiệm lập kế hoạch tài chính cho công ty nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu về vốn, đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đạt hiệu quả tốt nhất, đồng thời đảm nhiệm việc hạch toán toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của công ty, tính giá thành sản phẩm, xác định kết quả kinh doanh, phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, theo dõi thường xuyên liên tục sự biến động của tài sản và nguồn vốn từ đó tham mưu và cung cấp cho ban giám đốc những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị để kịp thời có các quyết định quản lý phù hợp.
Phòng kế hoạch kinh doanh: Phòng Kế hoạch có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về kế hoạch nhận thầu, đấu thầu tính toán và đưa ra phương án hợp lý sao cho tối ưu nhất. Đồng thời tổ chức giám sát, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đã đề ra của công ty.
Phòng tổ chức hành chính: Phòng tổ chức - hành chính có nhiệm vụ theo dõi các vấn đề về nhân sự; thực hiện các chế độ chính sách liên quan đến quyền và nghĩa vụ của người lao động như chính sách tiền lương, công tác xây dựng cơ bản, điều động nhân sự, an toàn lao động...; theo dõi và thực hiện các công việc khác liên quan tới tổ chức; tham mưu, giúp việc cho giám đốc các biện pháp nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên và các nhiệm vụ bất thường khác do giám đốc giao phó.
Phòng đảm bảo chất lượng: Phòng đảm bảo chất lượng có nhiệm vụ xây dựng hệ thống chính sách chất lượng thuốc trên cơ sở triển khai thực hiện các kế hoạch trung hạn và dài hạn của công ty, tổ chức triển khai và chỉ đạo trong toàn hệ thống kinh doanh của công ty trong việc thực hiện các nguyên tắc, tiêu chuẩn thực hành tốt về dược ( GPs). Hướng dẫn và đào tạo
nghiệp vụ, quản lý chuyên môn cho đội ngũ cán bộ, nhân viên trong toàn công ty và giám sát quản lý chất lượng hàng hoá. Có khả năng giải quyết kịp thời các khiếu nại liên quan về chất lượng thuốc trong quá trình kinh doanh.
2.1.3.3. Mô hình quản lý tài chính công ty cổ phần dược Vĩnh Phú
Hiện tại, toàn bộ công tác kế toán tài chính tại công ty cổ phần dược Vĩnh Phú đều do Phòng Tài chính - Kế toán đảm nhiệm. Phòng Tài chính – Kế toán có chức năng thu thập thông tin, số liệu phản ánh ghi chép trên các sổ sách kế toán theo mẫu biểu quy định, chịu trách nhiệm thanh quyết toán với cơ quan cấp trên và các cơ quan chức năng nhà nước. Đồng thời phòng cũng phụ trách việc phân tích tình hình hoạt động kinh tế, tình hình tài chính của đơn vị; mở sổ theo dõi, ghi chép theo đúng các hình thức chứng từ ghi sổ, đảm bảo các tiêu chuẩn chế độ quy định.
Để thực hiện tốt các nhiệm vụ trên, đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý tài chính doanh nghiệp, bộ máy kế toán của công ty cổ phần dược Vĩnh Phú được tổ chức theo hình thức tập trung.
Theo hình thức này thì toàn bộ công tác kế toán về tài sản và nguồn vốn, các hoạt động kinh tế được tiến hành hạch toán phân tích tập trung tại công ty. Công tác hạch toán kế toán xác định kết quả sản xuất kinh doanh và lập báo cáo tài chính toàn công ty được chính phòng Tài chính – Kế toán của công ty đảm nhiệm thực hiện. Do đó, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức tương đối chặt chẽ và hợp lý đảm bảo tinh gọn mà hiệu quả.
Phòng Tài chính kế toán của công ty hiện nay gồm:
Kế toán trưởng: làm trưởng phòng, phụ trách việc tổ chức, chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán ở công ty, quản lý và kiểm soát tình hình kinh tế tài chính của công ty.
Các thành viên khác trong phòng Kế toán: Tùy theo năng lực và lĩnh vực đào tạo được phân công phụ trách các công tác: Thủ quỹ, Kế toán tiền mặt, Kế toán ngân hàng, Kế toán tiền lương, Kế toán thuế, Kế toán công nợ, Kế toán NVL -TSCĐ .
Các đơn vị cấp dưới không tổ chức bộ máy kế toán độc lập mà chỉ có các kế toán viên thực hiện công tác hạch toán kế toán theo phạm vi công việc đã được phân công, hàng tháng thanh quyết toán với phòng kế toán công ty.
Chú thích: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ chức năng
Sơ đồ 2.2 Bộ máy quản lý tài chính trong công ty cổ phần dược Vĩnh Phú 2.2 Thực trạng quản lý tài chính tại công ty cổ phần dược Vĩnh Phú
Việc quản lý tài chính của công ty cổ phần dược Vĩnh Phú hiện nay được thực hiện trên cơ sở Luật Doanh nghiệp ban hành năm 2005 và các văn bản pháp luật của Nhà nước. Ngoài ra, dựa trên cơ sở các quy định của Nhà nước và đặc thù, thực trạng hoạt động kinh doanh của mình, công ty cổ phần dược Vĩnh Phú cũng đã ban hành các quy chế quản lý tài chính nội bộ, các
Kế toán trưởng Kế toán Thu chi Kế toán công nợ Kế toán vật tư, hàng hóa, TSC Đ Kế toán tiền lương Kế toán quỹ
quy trình kế toán, các quy định nhằm từng bước hoàn thiện quản lý tài chính của công ty.
Để sản xuất kinh doanh có hiệu qủa trong tình hình mới, công ty đã nỗ lực tập trung giải quyết.