THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC VĨNH PHÚ
2.1.3. Cơ cấu tổ chức và nhân sự của công ty cổ phần dược Vĩnh Phú 1 Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần dược Vĩnh Phú.
2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần dược Vĩnh Phú.
Nhằm đáp ứng được nhu cầu quản lý và tổ chức hoạt động kinh doanh của đơn vị một cách có hiệu quả. Bộ máy tổ chức của công ty được sắp xếp một cách tinh gọn và khoa học, chặt chẽ từ trên xuống dưới, tạo ra sự liên hoàn trong việc nắm bắt, xử lý các thơng tin một cách chính xác để đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời, phù hợp.
Là một cơng ty cổ phần nên hạch tốn kinh doanh một cách độc lập, bộ máy tổ chức của công ty cổ phần dược Vĩnh Phú được tổ chức theo mơ hình đơn vị kinh tế, chịu sự chỉ đạo trực tiếp: Ban giám đốc, các phịng ban. Cụ thể, cơ cấu tổ chức của cơng ty được thể hiện qua sơ đồ dưới đây:
Chú thích: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ chức năng
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức công ty cổ phần dược Vĩnh Phú
2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận: - Ban Giám đốc:
Giám đốc: Là người lãnh đạo cao nhất, có trách nhiệm điều hành hoạt
động sản xuất kinh doanh của công ty, đồng thời là đại diện pháp nhân của cơng ty trước pháp luật. Giám đốc có đầy đủ các quyền và nhiệm vụ theo quy định của Pháp luật. Giám đốc chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc điều hành hoạt động của đơn vị mình đồng thời đại diện cho quyền lợi của cán bộ, công nhân viên trong cơng ty.
Phó giám đốc: Là người phụ trách các lĩnh vực, công việc do Giám
đốc phân cơng; có chức năng quản lý và điều hành và tham mưu cho Giám đốc về các hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty. Phó giám đốc phụ trách chun mơn dược, tham mưu cho Giám đốc về công tác dược và hướng dẫn các phòng ban thực hiện các quy định của nghành và là người chịu trách nhiệm của công ty trước nghành về chun mơn dược.
Phó giám đốc Phịng Tài chính Kế tốn Phịng Kế hoạch kinh doanh Phịng Tổ chức hành chính Phịng Đảm bảo chất lương
- Các phịng ban
Phịng tài chính - kế tốn: Phịng Tài chính - Kế tốn chịu trách
nhiệm lập kế hoạch tài chính cho cơng ty nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu về vốn, đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đạt hiệu quả tốt nhất, đồng thời đảm nhiệm việc hạch tốn tồn bộ q trình sản xuất kinh doanh của cơng ty, tính giá thành sản phẩm, xác định kết quả kinh doanh, phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, theo dõi thường xuyên liên tục sự biến động của tài sản và nguồn vốn từ đó tham mưu và cung cấp cho ban giám đốc những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị để kịp thời có các quyết định quản lý phù hợp.
Phịng kế hoạch kinh doanh: Phịng Kế hoạch có nhiệm vụ tham mưu
cho giám đốc về kế hoạch nhận thầu, đấu thầu tính tốn và đưa ra phương án hợp lý sao cho tối ưu nhất. Đồng thời tổ chức giám sát, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đã đề ra của cơng ty.
Phịng tổ chức hành chính: Phịng tổ chức - hành chính có nhiệm vụ
theo dõi các vấn đề về nhân sự; thực hiện các chế độ chính sách liên quan đến quyền và nghĩa vụ của người lao động như chính sách tiền lương, cơng tác xây dựng cơ bản, điều động nhân sự, an toàn lao động...; theo dõi và thực hiện các công việc khác liên quan tới tổ chức; tham mưu, giúp việc cho giám đốc các biện pháp nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên và các nhiệm vụ bất thường khác do giám đốc giao phó.
Phịng đảm bảo chất lượng: Phịng đảm bảo chất lượng có nhiệm vụ
xây dựng hệ thống chính sách chất lượng thuốc trên cơ sở triển khai thực hiện các kế hoạch trung hạn và dài hạn của công ty, tổ chức triển khai và chỉ đạo trong tồn hệ thống kinh doanh của cơng ty trong việc thực hiện các nguyên tắc, tiêu chuẩn thực hành tốt về dược ( GPs). Hướng dẫn và đào tạo
nghiệp vụ, quản lý chuyên môn cho đội ngũ cán bộ, nhân viên trong tồn cơng ty và giám sát quản lý chất lượng hàng hố. Có khả năng giải quyết kịp thời các khiếu nại liên quan về chất lượng thuốc trong q trình kinh doanh.
2.1.3.3. Mơ hình quản lý tài chính cơng ty cổ phần dược Vĩnh Phú
Hiện tại, toàn bộ cơng tác kế tốn tài chính tại cơng ty cổ phần dược Vĩnh Phú đều do Phịng Tài chính - Kế tốn đảm nhiệm. Phịng Tài chính – Kế tốn có chức năng thu thập thơng tin, số liệu phản ánh ghi chép trên các sổ sách kế toán theo mẫu biểu quy định, chịu trách nhiệm thanh quyết toán với cơ quan cấp trên và các cơ quan chức năng nhà nước. Đồng thời phòng cũng phụ trách việc phân tích tình hình hoạt động kinh tế, tình hình tài chính của đơn vị; mở sổ theo dõi, ghi chép theo đúng các hình thức chứng từ ghi sổ, đảm bảo các tiêu chuẩn chế độ quy định.
Để thực hiện tốt các nhiệm vụ trên, đáp ứng yêu cầu của cơng tác quản lý tài chính doanh nghiệp, bộ máy kế tốn của cơng ty cổ phần dược Vĩnh Phú được tổ chức theo hình thức tập trung.
Theo hình thức này thì tồn bộ cơng tác kế tốn về tài sản và nguồn vốn, các hoạt động kinh tế được tiến hành hạch tốn phân tích tập trung tại cơng ty. Cơng tác hạch tốn kế tốn xác định kết quả sản xuất kinh doanh và lập báo cáo tài chính tồn cơng ty được chính phịng Tài chính – Kế tốn của cơng ty đảm nhiệm thực hiện. Do đó, bộ máy kế tốn của cơng ty được tổ chức tương đối chặt chẽ và hợp lý đảm bảo tinh gọn mà hiệu quả.
Phịng Tài chính kế tốn của cơng ty hiện nay gồm:
Kế tốn trưởng: làm trưởng phịng, phụ trách việc tổ chức, chỉ đạo
toàn bộ cơng tác kế tốn ở cơng ty, quản lý và kiểm sốt tình hình kinh tế tài chính của cơng ty.
Các thành viên khác trong phịng Kế tốn: Tùy theo năng lực và lĩnh vực
đào tạo được phân công phụ trách các công tác: Thủ quỹ, Kế toán tiền mặt, Kế toán ngân hàng, Kế toán tiền lương, Kế tốn thuế, Kế tốn cơng nợ, Kế tốn NVL -TSCĐ .
Các đơn vị cấp dưới không tổ chức bộ máy kế tốn độc lập mà chỉ có các kế tốn viên thực hiện cơng tác hạch tốn kế tốn theo phạm vi cơng việc đã được phân công, hàng tháng thanh quyết tốn với phịng kế tốn cơng ty.
Chú thích: Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ chức năng
Sơ đồ 2.2 Bộ máy quản lý tài chính trong cơng ty cổ phần dược Vĩnh Phú 2.2 Thực trạng quản lý tài chính tại công ty cổ phần dược Vĩnh Phú
Việc quản lý tài chính của cơng ty cổ phần dược Vĩnh Phú hiện nay được thực hiện trên cơ sở Luật Doanh nghiệp ban hành năm 2005 và các văn bản pháp luật của Nhà nước. Ngoài ra, dựa trên cơ sở các quy định của Nhà nước và đặc thù, thực trạng hoạt động kinh doanh của mình, cơng ty cổ phần dược Vĩnh Phú cũng đã ban hành các quy chế quản lý tài chính nội bộ, các
Kế tốn trưởng Kế tốn Thu chi Kế tốn cơng nợ Kế tốn vật tư, hàng hóa, TSC Đ Kế tốn tiền lương Kế tốn quỹ
quy trình kế tốn, các quy định nhằm từng bước hồn thiện quản lý tài chính của cơng ty.
Để sản xuất kinh doanh có hiệu qủa trong tình hình mới, cơng ty đã nỗ lực tập trung giải quyết.