Hiện nay, Công ty Cổ phần Bibica chưa có một hệ thống chuỗi cung ứng cụ thể và không có ai chịu trách nhiệm chính. Điều này gây rất nhiều khó khăn khi Ban lãnh đạo không kiểm soát được từng quy trình trong chuỗi cung ứng. Vì quản trị chuỗi cung ứng là kiểm soát tối ưu hóa hoạt động của công ty từ khâu đầu tiên là nhận đơn hàng đến khâu cuối cùng là phân phối sản phẩm đến tay người tiêu dùng cuối cùng nên nó là một thể thống nhất hoàn chỉnh. Các bộ phận và mắt xích trong chuỗi gắn kết nhịp nhàng và hỗ trợ cho nhau, vì vậy việc kết nối các mắt xích là một vấn đề quan trọng cần phải thực hiện để chuỗi có thể hoạt động một cách suôn sẻ. Một số giải pháp cần có để kết nối các bộ phận như sau:[3]
- Chuỗi cung ứng cần có một người lãnh đạo chịu trách nhiệm chung toàn chuỗi.
Cần phải có một người chịu trách nhiệm đối với sự thành công của chuỗi và đảm bảo tất cả các công việc đều được thực hiện. Người này phải có quyền ra quyết
định và thực thi những quyết định đó. Nếu không có ai giữ vai trò này thì quá trình thực hiện và chi phí thực hiện chuỗi sẽ phản ánh vấn đề cụ thể đó. Hoạt động của chuỗi cung ứng sẽ không nhịp nhàng, hiệu quả thấp và chi phí phát sinh sẽ rất cao.
- Xác định mục tiêu có thể lượng hóa và không chồng chéo lên nhau. Điều này cần
thiết để có thể hoàn thành mục đích hay sứ mạng của chuỗi.
Nhất thiết phải xác định mục tiêu của Công ty một cách cụ thể để những người được giao trách nhiệm biết chúng ta kỳ vọng điều gì ở họ. Cũng cần đảm bảo những mục tiêu không chồng chéo lên nhau vì điều đó sẽ gây ra sự mất kiểm soát và mâu thuẫn giữa các bộ phận tham gia khi được giao trách nhiệm hoàn thành các mục tiêu chồng chéo này.
Phải đảm bảo mỗi mục tiêu đều thực sự cần thiết để đạt được mục đích chung của công ty. Đừng cố gắng đạt được một mục tiêu nào đó chỉ vì nó là một ý tưởng hay. Cuối cùng, phải đảm bảo được rằng sau khi từng mục tiêu đã hoàn thành thì cũng đạt được mục đích hay sứ mạng của đơn vị. Các mục tiêu cần phải gồm có tất cả những vấn đề cần thực hiện trong chuỗi.
- Giao các mục tiêu của chuỗi cho các bộ phận trong đó Giám đốc khối phải chịu
trách nhiệm chính.
Một bộ phận là một tập hợp những người có kỹ năng, kinh nghiệm kinh doanh và kỹ thuật cần thiết, có thể tự tổ chức để tất cả các thành viên phát huy hết điểm mạnh, không để điểm yếu ảnh hưởng đến kết quả chung.
Phân chia công việc thành những mục tiêu trong một khoảng thời gian nhất định. Xác định những giá trị kinh doanh đạt được sau một thời gian làm việc đó. 3.2.1.2 Giải pháp về chức năng dự báo, lập kế hoạch
Bộ phận dự báo lập kế hoạch phải kết hợp chặt chẽ với bộ phận Sales data, bộ phận Marketing và các bộ phận khác có liên quan để có được số liệu cho các hoạt động dự báo nhu cầu tiêu thụ từ đó có những dự báo và kế hoạch thu mua nguyên
vật liệu và sản xuất kịp thời. Để công tác dự báo có hiệu quả, tác giả đề xuất mô hình dự báo như sau:
Sơ đồ: 3.1: Đề xuất mô hình dự báo
Cần sự phối hợp chặt chẽ giữa Khối KH&DV, Khối Marketing và Khối Bán hàng trong công tác tiếp nhận dự báo và tự dự báo. Nguồn để dự báo nhu cầu là dữ liệu quá khứ và các hoạt động marketing như khuyến mãi, trưng bày, giảm giá, các chiến dịch quảng cáo…cùng với các yếu tố tác động đến sản lượng bán như các hoạt động của đối thủ cạnh tranh, các đối thủ xâm nhập thị trường, xu hướng và biến động thị trường… Công ty dùng kết hợp cả hai phương thức dự báo là dự báo theo mô hình chuỗi thời gian và mô hình nhân quả. Có nghĩa công ty dựa vào dữ liệu bán hàng quá khứ chọn mô hình phù hợp dựa vào sự phân bố của dữ liệu và các yếu tố ảnh hưởng cùng với dự báo từ nhân viên kinh doanh (nhân viên kinh doanh sẽ dự báo nhu cầu theo từng chu kỳ). Sau đó, Công ty thực hiện so sánh dự báo của nhân viên kinh doanh với dự báo mà Công ty tự thực hiện để đưa ra dự báo cuối cùng.
Áp dụng chính sách thưởng cho nhân viên kinh doanh có dự báo chính xác về nhu cầu của sản phẩm trong thời gian tới. Với những cách làm này, tác giả hy vọng có thể khuyến khích nhân viên kinh doanh làm việc có hiệu quả và tích cực hơn trong việc phản hồi thông tin, đóng góp ý kiến vào dự báo nhu cầu của khách hàng.
Số liệu kinh doanh năm cũ Số liệu bán hàng thực tế Chính sách Marketing Môi trường cạnh tranh Dự báo
Tăng cường sự phối hợp giữa nhân viên kinh doanh, khách hàng và bộ phận Sales Data trong việc cung cấp dữ liệu chính xác về số lượng hàng tồn kho, hàng đã bán để sớm có số liệu thực tế nhu cầu và từ đó có những biện pháp marketing thúc đẩy bán hàng và xây dựng kế hoạch bán hàng vào chu kỳ tiếp theo.
Công ty nên xem xét việc xây dựng và thiết lập phần mềm hỗ trợ dự báo phù hợp với công ty như Eviews, ForcastX, SPSS, AMOS cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu phức tạp, hồi qui và dự báo chạy trên Windows. Với Eviews ta có thể nhanh chóng xây dựng một mối quan hệ kinh tế lượng từ dữ liệu có sẵn và sử dụng mối quan hệ này để dự báo các giá trị tương lai.
Bộ phận kế hoạch cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận thu mua để theo dõi xu hướng giá cả nguyên vật liệu trên thị trường. Nếu xu hướng giá giảm trong thời gian sắp tới thì chỉ nên đặt hàng với số lượng thấp để sản xuất trong thời gian ngắn nhưng vẫn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng để chờ giá giảm. Ngược lại, nếu dự báo trong thời gian tới giá cả nguyên vật liệu tăng thì nên đặt hàng nhiều hơn dưới dạng ký gửi rồi chuyển dần về kho của công ty hoặc thỏa thuận với nhà cung cấp với mức giá cả chấp nhận được.
Trên cơ sở các dự báo bộ phận kế hoạch có thể đặt mua nguyên vật liệu dài lâu hơn, với số lượng lớn hơn như nguyên liệu đường, bột mì… khi đó nhà cung cấp sẽ bán với giá ưu đãi hơn và có thể được hưởng một số chính sách chiết khấu nhất định và bộ phận kế hoạch có thể đưa ra các dự báo về nhu cầu tương đối sát với thực tế về nguyên vật liệu đầu vào, thời điểm, số lượng mua, số lượng tồn kho… để đạt được chi phí thấp nhất có thể.
3.2.1.3 Một số giải pháp về hoạt động tồn kho - Khai thác tối đa hệ thống quản lý lưu kho hiện tại. - Khai thác tối đa hệ thống quản lý lưu kho hiện tại.
- Dự báo chính xác nhu cầu và dự đoán rủi ro có thể xảy ra để có mức lưu kho an toàn và cải thiện vòng quay hàng tồn kho đối với các kho của Công ty và kho ở khách hàng để tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa khi khách hàng đặt.
- Tồn kho ở Bibica có hai dạng: Tồn kho ở các kho của Công ty và tồn kho ở các nhà phân phối, hiện tồn kho ở các nhà phân phối hầu như kiểm soát chưa chặt chẽ không kiểm soát được hạn sử dụng cũng như lượng đặt hàng, bộ phận Sales admin cần phải theo dõi kỹ hơn về vấn đề hàng hóa tồn kho ở nhà phân phối để có các dự báo và kế hoạch bán hàng hợp lý.
- Bên cạnh các ưu đãi cho nhà phân phối thì công ty cũng phải xây dựng chương trình khuyến mãi kéo cho người tiêu dùng: Để mạnh mạnh hoạt động bán hàng, giảm tồn kho cho nhà phân phối công ty nên chú trọng các chương tình hỗ trợ bán hàng như tặng quà khi mua sản phẩm cho người tiêu dùng và một số chương trình giảm giá khác để kích thích nhu cầu thực.
3.2.2 Nhóm giải pháp về tìm kiếm nguồn hàng 3.2.2.1 Quản lý mối quan hệ với các nhà cung cấp 3.2.2.1 Quản lý mối quan hệ với các nhà cung cấp
Chất lượng sản phẩm với giá cả cạnh tranh, ổn định được khách hàng đặc biệt quan tâm. Vai trò của các nhà cung cấp là rất quan trọng để đảm bảo đáp ứng cho nhu cầu của khách hàng vì có nguồn nguyên liệu đầu vào tốt mới có thể làm ra sản phẩm có chất lượng, có nhà cung cấp chiến lược mới có thể đảm bảo được giá bán ổn định tạo điều kiện cho công ty xây dựng được một cơ cấu giá thành hợp lý, lâu dài.
Vì vậy, việc xây dựng các chính sách phát triển các nhà cung cấp là điều cần thiết bằng những hành động cụ thể sau [4]:
- Tạo những chính sách ưu đãi đối với các nhà cung cấp có quá trình hoạt động
tốt và lâu dài:
Với các nhà cung cấp đã có quan hệ hợp tác lâu dài và họ đã thực hiện tốt các đơn hàng đã ký, Công ty cần có những cam kết mua hàng đặc biệt nhằm thắt chặt mối quan hệ đồng thời tạo sự tin tưởng lẫn nhau trong quá trình hoạt động.
Ký hợp đồng: thiết lập các hợp đồng dài hạn cho một số các mặt hàng, dịch vụ với các nhà cung cấp có năng lực tốt, có kinh nghiệm về mặt hàng, dịch vụ đó.
Như vậy, công ty cũng tiết kiệm được chi phí, thời gian, nhân lực trong việc tổ chức lại đấu thầu.
Liên lạc thường xuyên và cập nhật với nhà cung cấp những thay đổi trong nhu cầu hàng hóa của mình, điều này sẽ giúp họ thích nghi và chuẩn bị hàng hóa cho những thay đổi của công ty
Tìm kiếm các nhà cung cấp trong nước để nội địa hóa sản phẩm và rút ngắn thời gian giao hàng.
- Tiếp tục tìm kiếm và phát triển các đối tác mới nhằm tạo sự cạnh tranh:
Việc tìm kiếm và phát triển các nhà cung cấp mới cũng là điều cần thiết phải làm để tạo sự cạnh tranh lành mạnh giữa các nhà cung cấp, tránh xảy ra trường hợp độc quyền, làm giá… của các nhà cung cấp. Tuy nhiên, đối với các đối tác mới, Công ty cần phải nghiên cứu thật kỹ về hồ sơ nguồn gốc công ty, tư cách pháp nhân, doanh số bán, thị trường đang hoạt động. Việc lựa chọn các đối tác mới cũng tùy thuộc vào từng loại hàng hóa, thiết bị, dịch vụ mà công ty cần đặt mua.
- Xây dựng các nhóm mặt hàng chiến lược để phát triển nhà cung cấp tiềm năng:
Việc phát triển các nhà cung cấp tiềm năng là một vấn đề cần được thực hiện nhanh chóng vì nó sẽ giúp cho Công ty thu được nhiều ưu đãi như giá cả, thời hạn giao hàng, chất lượng… Muốn vậy, cần làm tốt các bước sau:
Bước 1, xác định các nhóm vật tư, hàng hoá cần phát triển: cần tập trung vào các nhóm thiết bị, vật tư, hàng hoá, dịch vụ có giá trị mua hàng cao (đường, bột mì…).
Bước 2, xác định các nhà cung cấp cho những nhóm mặt hàng trên dựa trên quá trình làm việc từ trước tới nay, đồng thời tìm kiếm thêm một số đối tác mới để so sánh và tạo sự canh tranh về giá cả và chất lượng.
Bước 3, đánh giá lại quá trình thực hiện hợp đồng đối với những đối tác cũ và nghiên cứu đánh giá các hoạt động kinh doanh đối với đối tác mới (giấy tờ văn bản, tham quan gặp gỡ lãnh đạo…).
Bước 4, chọn lựa những nhà cung cấp tốt nhất về tất cả mọi phương diện và tiến hành ký hợp đồng dài hạn với những mục tiêu có lợi nhất cho mình và cho đối tác.
Đặc biệt chú ý về giá cả, thời hạn giao hàng… với các đơn hàng khẩn cấp vì giá cả của những đơn hàng sẽ là rất cao nếu ta không qui định trước.
Bước 5, theo dõi quá trình thực hiện các hợp đồng, đơn hàng và rút ra những kinh nghiệm cho thời gian kế tiếp sao cho đạt hiệu quả tối ưu trong quá trình quản trị chuỗi cung ứng của công ty.
3.2.2.2 Giải pháp về hoạt động mua hàng
Chức năng mua hàng là hoạt động mang lại giá trị gia tăng cao trong chuỗi giá trị của công ty. Để tiết kiệm chi phí tồn kho, tiết kiệm chi phí do giá, nâng cao chất lượng sản phẩm và đáp ứng sản xuất kịp thời thì bộ phận mua hàng cần phải xây dựng được mối quan hệ với nhà cung cấp thật tốt. Ngoài ra, bộ phận mua hàng cũng cần liên kết với Khối KH&DV lên kế hoạch nguyên liệu thật chặt chẽ nhằm đáp ứng cho nhu cầu sản xuất kịp thời.
Hoạt động mua hàng cũng cần đa dạng hóa nhà cung cấp nhằm giảm thiểu rủi ro khi có nhà cung cấp gặp sự cố rủi ro thì công ty có nhà cung cấp dự phòng để đáp ứng cho nhu cầu sử dụng nguyên liệu kịp thời, không làm ngưng trệ do thiếu hụt nguyên liệu.
Công ty có kế hoạch mua hàng dài hạn như có kế hoạch năm và cung cấp thông tin cho nhà cung cấp để nhà cung cấp ổn định giá cả và chuẩn bị đáp ứng nhu cầu của công ty kịp thời.
Đối với những nguyên liệu như đường và bột mì, nếu có thể công ty nên hợp tác với nhà cung cấp để cho nhân viên của mình sang bên đó làm việc. Như vậy thông tin sẽ được cập nhật một cách nhanh chóng từ nhà cung cấp, những khó khăn, trở ngại của nhà cung cấp nhân viên sẽ hiểu một cách thấu đáo và gợi ý, đưa ra
những phương án xử lý tối ưu. Tuy nhiên điều này còn phụ thuộc vào nhà cung cấp có chấp nhận hay không, vì họ sợ lộ những thông tin nhạy cảm.
Hiện tại BIBICA chưa thực sự quan tâm đến việc đánh giá đo lường hiệu quả chuỗi cung ứng, việc đánh giá sự hài lòng của nhà phân phối, đánh giá hiệu quả của các đối tác như dịch vụ vận tải, các nhà cung cấp nguyên vật liệu còn chung chung, mang tính cá nhân, chưa có mẫu biểu thang đo đánh giá định kỳ.
Đề xuất mẫu đánh giá đối với nhà cung cấp nguyên vật liệu, phụ liệu Bảng 3.2: Mẫu đánh giá đối với nhà cung cấp nguyên vật liệu, phụ liệu
Hệ số Các mục xem xét Đánh giá Giá Giao hàng Đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng Mức độ hợp tác Tổng điểm Tiếp tục mua Ngưng 3 2 4 1 10 Nhà cung cấp A B C D
Ngoài những tiêu chí đánh giá trên thì công ty cũng nên xem xét thêm các tiêu chí khác cũng không kém phần quan trọng trong việc đo lường hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp như:
- Gửi chứng từ chính xác
- Thông báo kịp thời tình trạng lô hàng - Đáp ứng đúng quy cách sản phẩm - Đóng gói đúng quy cách
- Tỉ lệ hàng bị lỗi
- Đạt được mục tiêu, chi phí - Hóa đơn chính xác và đúng hạn
Việc đánh giá nhà cung cấp nên được thực hiện 6 tháng một lần để nhằm loại bỏ những nhà cung cấp không đủ điều kiện.
3.2.3 Nhóm giải pháp về hoạt động sản xuất
Đối với chức năng sản xuất, công ty cần quan tâm trong việc phải phân loại các chiến lược sản xuất sao cho phù hợp với chiến lược chuỗi cung ứng như phân loại các mặt hàng nào, thời gian nào thì sản xuất theo chiến lược - sản xuất để dự trữ, mặt hàng nào, thời gian nào thì sản xuất theo chiến lược - sản xuất theo đơn hàng. Đối với các mặt hàng bán nhanh chiếm khoảng 80% doanh số của toàn công