Chức năng mua hàng là hoạt động mang lại giá trị gia tăng cao trong chuỗi giá trị của công ty. Để tiết kiệm chi phí tồn kho, tiết kiệm chi phí do giá, nâng cao chất lượng sản phẩm và đáp ứng sản xuất kịp thời thì bộ phận mua hàng cần phải xây dựng được mối quan hệ với nhà cung cấp thật tốt. Ngoài ra, bộ phận mua hàng cũng cần liên kết với Khối KH&DV lên kế hoạch nguyên liệu thật chặt chẽ nhằm đáp ứng cho nhu cầu sản xuất kịp thời.
Hoạt động mua hàng cũng cần đa dạng hóa nhà cung cấp nhằm giảm thiểu rủi ro khi có nhà cung cấp gặp sự cố rủi ro thì công ty có nhà cung cấp dự phòng để đáp ứng cho nhu cầu sử dụng nguyên liệu kịp thời, không làm ngưng trệ do thiếu hụt nguyên liệu.
Công ty có kế hoạch mua hàng dài hạn như có kế hoạch năm và cung cấp thông tin cho nhà cung cấp để nhà cung cấp ổn định giá cả và chuẩn bị đáp ứng nhu cầu của công ty kịp thời.
Đối với những nguyên liệu như đường và bột mì, nếu có thể công ty nên hợp tác với nhà cung cấp để cho nhân viên của mình sang bên đó làm việc. Như vậy thông tin sẽ được cập nhật một cách nhanh chóng từ nhà cung cấp, những khó khăn, trở ngại của nhà cung cấp nhân viên sẽ hiểu một cách thấu đáo và gợi ý, đưa ra
những phương án xử lý tối ưu. Tuy nhiên điều này còn phụ thuộc vào nhà cung cấp có chấp nhận hay không, vì họ sợ lộ những thông tin nhạy cảm.
Hiện tại BIBICA chưa thực sự quan tâm đến việc đánh giá đo lường hiệu quả chuỗi cung ứng, việc đánh giá sự hài lòng của nhà phân phối, đánh giá hiệu quả của các đối tác như dịch vụ vận tải, các nhà cung cấp nguyên vật liệu còn chung chung, mang tính cá nhân, chưa có mẫu biểu thang đo đánh giá định kỳ.
Đề xuất mẫu đánh giá đối với nhà cung cấp nguyên vật liệu, phụ liệu Bảng 3.2: Mẫu đánh giá đối với nhà cung cấp nguyên vật liệu, phụ liệu
Hệ số Các mục xem xét Đánh giá Giá Giao hàng Đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng Mức độ hợp tác Tổng điểm Tiếp tục mua Ngưng 3 2 4 1 10 Nhà cung cấp A B C D
Ngoài những tiêu chí đánh giá trên thì công ty cũng nên xem xét thêm các tiêu chí khác cũng không kém phần quan trọng trong việc đo lường hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp như:
- Gửi chứng từ chính xác
- Thông báo kịp thời tình trạng lô hàng - Đáp ứng đúng quy cách sản phẩm - Đóng gói đúng quy cách
- Tỉ lệ hàng bị lỗi
- Đạt được mục tiêu, chi phí - Hóa đơn chính xác và đúng hạn
Việc đánh giá nhà cung cấp nên được thực hiện 6 tháng một lần để nhằm loại bỏ những nhà cung cấp không đủ điều kiện.