Thời gian đáp ứng là một trong những tiêu chí quan trọng để khách hàng ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp. Thời gian đáp ứng không chỉ là thời gian nguyên liệu được gia công chế biến mà còn bị lãng phí vì chờ đợi hoặc di chuyển. Vì vậy, các nhà quản lý luôn luôn tìm cách giảm thời gian đáp ứng bằng cách loại bỏ những khoảng thời gian trống của quá trình. Ta có bảng chu kỳ thời gian hoàn thành đơn hàng như sau:
Bảng 2.18: Bảng chu kỳ thời gian hoàn thành đơn hàng ĐVT: Phút Chỉ số thời gian 2010 2011 2012 ∆% 2011/2010 ∆% 2012/2011 Nhận đơn hàng đến xử lý đơn hàng 45 30 20 -33,33% -33,33% Nhận đơn hàng xử lý đến chuẩn bị hàng 740 620 500 -16,22% -19,35% Lựa chọn hàng đến xếp hàng lên xe 140 130 100 -7,14% -23,08% Chuyển hàng đến giao hàng (Từ Bình Định trở vào) 5.679 4.280 3.786 -24,63% -11,54% Tổng 6.604 5.060 4.406 -24,63% -12,69%
(4,5 ngày) (3,5 ngày) (3 ngày)
Nguồn: Tổng hợp số liệu từ Khối KH&DV – Bộ phận điều vận
Theo bảng số liệu trên thì thời gian từ lúc nhận đơn hàng xử lý đến chuyển hàng đến khách hàng giảm dần qua các năm. Đến năm 2012 thì thời gian xử lý và đáp ứng đơn hàng trung bình chỉ còn lại 4.406 phút (3 ngày) giảm 12,69% so với năm 2011. Điều nay cho thấy công ty Bibica đang cố gắng cải tiến quy trình hoạt động phân phối để đáp ứng nhanh nhu cầu thị trường.
Tuy nhiên, cũng có một số trường hợp khách hàng thay đổi số lượng, chủng loại sản phẩm vào phút cuối nên cũng ảnh hưởng rất lớn đến việc giao hàng, nguyên nhân chủ yếu là chưa có sự thống nhất giữa nhân viên bán hàng và khách hàng.
Trong tổng chu kỳ hoàn thành đơn hàng thì khâu nhận chuẩn bị hàng và vận chuyển hàng là tốn nhiều thời gian nhất. Thời gian vận chuyển thì phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố: thời tiết, tình trạng giao thông, trục trặc, hư hỏng….Công ty Bibica đã có những chính sách rất đúng đắn khi giao khoán đội xe của công ty cho tài xế, điều này giúp giảm nhiều chi phí trục trặc, hư hỏng xe do một số cá nhân gây ra.