Mục tiêu của chuỗi cung ứng năm 2013
- Tính toán kết hợp gửi hàng chung một lần để giảm chi phí, mục tiêu giảm 5% chi phí vận chuyển/doanh thu so với năm 2012. Tăng cường kiểm soát chi phí ở tất cả các bộ phận và hoàn thiện hệ thống kiểm soát của công ty.
- Xác định chính xác số lượng hàng hóa cần thiết trước khi đặt hàng giảm 10% số lượng hàng tồn kho. Theo đó các đơn hàng xuất khẩu (nếu khách hàng không có yêu cầu giao gấp) thì sẽ tổng hợp tất cả các đơn hàng xuất khẩu lại và lên kế hoạch mua nguyên vật liệu, vật tư, bao bì…để sản xuất. Các đơn hàng thu mua nguyên liệu lớn thì sẽ có giá thấp hơn, giảm chi phí, thời gian, công sức của cán bộ, công nhân của công ty.
- Đáp ứng sự thỏa mãn của khách hàng bằng cách thu thập ý kiến của khách hàng liên tục thông qua lực lượng bán hàng toàn quốc.
- Đầu tư nâng cấp nhà máy, áp dụng các tiêu chuẩn chất lượng nhằm nâng cao năng lực sản xuất, đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường.
- Nâng cấp và khai thác hiệu quả của hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP R12 - Triển khai sử dụng hệ thống bán hàng với nhà phân phối phần mền DSM (online) 2.2.1 Quy trình hoạt động chuỗi cung ứng.
Mặc dù, Ban lãnh đạo của công ty đã có tầm nhìn về việc hoàn thiện hoạt động của công ty, đã bước đầu hoàn thiện chuỗi cung ứng nhưng vấn đề của công ty hiện nay không có mô hình mẫu và nhà lãnh đạo chỉ thực hiện cho các bộ phân riêng lẻ
mà vẫn chưa có sự gắn kết cho mục tiêu chung của cả hệ thống. Chưa có các chỉ tiêu đo lường, đánh giá để xem xét mức độ hiệu quả của chuỗi.
Sơ đồ 2.1: Chuỗi cung ứng tổng quát tại Bibica
Đầu vào của Công ty cổ phần Bibica gồm có: nhà cung cấp nguyên liệu, nhà cung cấp phụ liệu, nhà cung cấp máy móc thiết bị. Hệ thống kênh phân phối gồm 3 kênh: Kênh GT (là kênh phân phối truyền thống gồm tất cả các nhà phân phối), kênh MT (là kênh phân phối vào các siêu thị) và kênh special (kênh phân phối vào trường học, bệnh viện, bán hàng tổ chức, xuất khẩu)
Để thuận tiện trong việc đánh giá thực trạng hoạt động quản trị chuỗi cung ứng tại Công ty Cổ phần Bibica, tác giả sẽ phân tích hoạt động của chuỗi cung ứng dựa trên mô hình SCOR đã đề cập ở Chương 1. Tuy nhiên, có một số chỉ tiêu đánh giá sẽ không được đề cập tới do tác giả không được cung cấp số liệu.
Nhà cung cấp nguyên liệu Nhà cung cấp phụ liệu Nhà cung cấp máy móc, thiết bị BIBICA Kênh GT Kênh MT Kênh Special Cửa hàng bán lẻ Người tiêu dùng
2.2.2 Tình hình tồn kho
Hoạt động tồn kho rất quan trọng đối với các Doanh nghiệp nói chung và Bibica nói riêng. Nếu tồn kho quá nhiều sẽ dẫn tới chi phí cao nhưng lại đáp ứng tốt cho khách hàng với những đơn hàng lớn và ngược lại. Bảng dưới đây liệt kê giá trị tồn kho qua các năm:
Bảng 2.3: Giá trị tồn kho qua các năm
ĐVT: đồng
STT Năm Giá trị Chênh lệch
1 2010 117.410.506.725
2 2011 120.841.420.630 3.430.913.905
3 2012 120.092.660.181 -748.760.449
Nguồn: Báo cáo thường niên qua các năm
Qua bảng số liệu trên ta thấy rằng giá trị tồn kho năm 2011 tăng lên so với năm 2010 với số tiền tương đương 3,4 tỉ đồng. Tuy nhiên bước quan năm 2012 giá trị hàng tồn kho giảm so với năm 2011 tương số tiền 748,76 triệu đồng. Điều này cho thấy công ty đã có nỗ lực giảm giá trị hàng tồn kho để làm tăng lượng tiền mặt, tiết kiệm chi phí cho công ty.
2.2.3 Dự báo nhu cầu
Hoạt động dự báo rất quan trọng, dự báo đúng sẽ làm giảm tồn kho, giảm chi phí lưu kho. Tuy nhiên, nếu dự báo sai thì phải đối mặt với việc phải xử lý những hàng tồn kho do dự báo sai, làm tăng chi phí cho công ty. Dưới đây là bảng liệt kê sản lượng thực tế và dự báo thời hạn trước một năm của công ty:
Bảng 2.4: Sản lượng tiêu thụ năm 2012 và kế hoạch năm 2013 ĐVT: Tấn Chỉ tiêu Năm 2012 Tỉ trọng KH 2013 Tỉ trọng Sản lượng tiêu thụ (tấn) Bánh các loại Kẹo các loại Sản phẩm dinh dưỡng Bánh tươi, mạch nha, socola Sản phẩm mới Sản phẩm nhập khẩu 14.150 5.972 4.916 564 2.600 79 19 42,2% 34,7% 4,0% 18,4% 0,6% 0,1% 19.411 8.032 6.238 904 3.080 1.142 15 41,4% 32,1% 4,7% 15,9% 5,9% 0,1%
Nguồn: Báo cáo thường niên năm 2013
Qua bảng số liệu trên ta nhận thấy tổng sản lượng tiêu trong năm 2012 là 14.150 tấn, trong đó sản lượng tiêu thụ của nhóm bánh các loại, kẹo các loại và bánh tươi, mạch nha và sô cô la chiếm tỉ trọng lần lượt là: 42,2%, 34,7% và 18,4% đây cũng là 3 nhóm sản phẩm mang về lợi nhuận cho công ty nhiều nhất chiếm tới 95,3%. Các nhóm còn lại là sản phẩm dinh dưỡng và sản phẩm mới chỉ chiếm 4,7%.
Kế hoạch năm 2013 đặt chỉ tiêu tổng sản lượng tiêu thụ lên 19.411 tấn tăng 37,23% so với năm 2012. Ba nhóm sản phẩm chủ lực không thay đổi nhiều, nhóm sản phẩm dinh dưỡng và sản phẩm mới đặt chỉ tiêu tăng lần lượt là: 4,7% và 5,9%. Điều này cho thấy công ty rất chú trọng vào việc tiêu thụ sản phẩm dinh dưỡng và sản phẩm mới để nắm bắt kịp thời nhu cầu thay đổi của khách hàng.
Hiện tại Bibica dự báo chủ yếu dự báo nhu cầu theo ngắn hạn theo các số liệu kinh doanh năm cũ và chủ yếu theo phương pháp định tính dựa kinh nghiệm của các cấp lãnh đạo bên cạnh đó việc dự báo nhu cầu cũng dựa theo chính sách Marketing và môi trường cạnh tranh theo từng thời điểm.
Các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh đầu chu kỳ cũng được đưa ra chậm trễ làm cho hoạt động bán hàng của nhân viên sales gặp nhiều khó khăn
Như chúng ta đã biết hoạt động dự báo là hoạt động đi đầu trong chuỗi cung ứng nội bộ của công ty. Hoạt động này kéo theo hàng loạt các hoạt động khác như (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
hoạt động kinh doanh, hoạt động mua nguyên liệu, hoạt động sản xuất, hoạt động phân phối … nên đây là một mắt xích khởi đầu rất quan trọng trong chuỗi cung ứng nội bộ. Nếu công ty làm tốt công tác dự báo thì các công tác khác có thể tốt và ngược lại. Nhưng công ty chưa thực hiện công tác dự báo một cách bài bản nên các hoạt động khác ít nhiều cũng bị ảnh hưởng.
2.2.4 Lập kế hoạch tổng hợp
Việc dự báo còn chưa được chú trọng một cách đúng mức nên việc lập kế hoạch trong công ty hiện tại mang tính chất rời rạc, các Khối tự làm kế hoạch cho mình sau đó Khối KH&DV mới tổng hợp lại mà các Khối chưa chú ý để lên kế hoạch liên chung với nhau. Kế hoạch chỉ được xây dựng trong ngắn hạn, chưa xây dựng kế hoạch trung hạn, dài hạn và tổng hợp. Kế hoạch kinh doanh chu kỳ mới sẽ được đưa ra vào ngày cuối cùng chu kỳ kinh doanh (một chu kỳ kinh doanh tính theo 4 tuần), sau đó Khối KH&DV chuyển kế hoạch kinh doanh chu kỳ mới cho các phòng ban có liên quan để lập kế hoạch sản xuất và lập kế hoạch nguyên vật liệu cho chu kỳ sau. Vì kế hoạch của các bộ phận khác phụ thuộc vào kế hoạch kinh doanh nên kế hoạch kinh doanh không chính xác và chỉ lập trong ngắn hạn (lập kế hoạch hàng tháng) nên công ty phải sử dụng chiến lược tăng ca cho hầu hết các tháng cao điểm trong năm. Điều này kéo theo hàng loạt các hoạt động khác cũng xảy ra tình hình bất ổn:
- Sản phẩm thường được sản xuất ra quá thừa hoặc quá thiếu so với nhu cầu thị trường.
- Nguyên liệu cũng xảy ra tình hình tương tự là tồn kho quá mức hoặc thiếu nguyên liệu sản xuất.
- Dịch vụ khách hàng thường xuyên gặp phàn nàn do thiếu hàng. 2.2.5 Quản lý hoạt động lưu kho
- Hoạt động lưu kho: Công ty Cổ phần Bibica thực hiện hoạt động lưu kho tại kho
soát số lượng hàng hóa tại các nhà phân phối theo chu kỳ và theo nhu cầu của khách hàng. Do hoạt động lưu kho phối hợp với hoạt động dự báo chưa thật tốt nên khi có những biến động thất thường của nhu cầu thị trường và các giai đoạn cao điểm đặt hàng chưa hiệu quả, vẫn xảy ra tình trạng thiếu hàng tạm thời những giai đoạn này.
- Kiểm soát số liệu tồn kho: Toàn hệ thống công ty thực hiện việc nhập xuất kho
trên phần mềm quản lý ERP, phần mềm này quản lý được số lượng hàng nhập vào và xuất ra nhưng chưa kiểm soát được hạn sử dụng của hàng tồn kho, công việc này vẫn thực hiện thủ công theo phương pháp nhập trước xuất trước.
- Sắp xếp kho: Hiện tại Công ty Cổ phần Bibica sắp xếp hàng hóa theo nhóm sản
phẩm chính, ví dụ: kho vật tư bánh, kho vật tư kẹo….kho thành phẩm bánh, kho thành phẩm kẹo…Quản lý hàng hóa bằng phương pháp thủ công ghi chép bằng giấy sau đó mới nhập vào hệ thống máy tính và sắp xếp hàng hóa theo sự thuận tiện vị trí nghĩa là kho còn chỗ nào trống thì hàng được xếp vào mà chưa chú ý đến việc sắp xếp khoa học. Sơ đồ kho chưa được lập sẽ làm cho công tác soạn hàng tốn nhiều thời gian do tìm kiếm và dễ xảy ra nhầm hàng.
2.2.6 Tìm kiếm nguồn hàng 2.2.6.1 Hoạt động thu mua 2.2.6.1 Hoạt động thu mua
Đây có thể coi là một hoạt động quan trọng và thường xuyên của hầu hết các doanh nghiệp, Công ty cổ phần Bibica thường xuyên tìm kiếm các nhà cung cấp tiềm năng, so sánh giá và đàm phán mua sản phẩm có chi phí thấp, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm. Đối với các nhà cung ứng đã có thì hàng năm công ty tổ chức các đợt đi đánh giá trực tiếp nhà cung ứng tại nhà máy, kho, xưởng của đối tác, để đảm bảo nhà cung cấp đủ năng lực, đủ điều kiện chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm. Thành phần đánh giá nhà cung ứng gồm nhiều Khối tham gia để mang tính khách quan như: đại điện nhà máy, khối nghiên cứu phát triển, khối mua hàng… Tùy theo nhóm mặt hàng mà sẽ có các khối khác tham gia đánh giá. Việc lựa chọn nguồn nguyên liệu đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm luôn được công ty chú trọng
hàng đầu để đảm bảo vệ sinh, an toàn cho người tiêu dùng, các nhà cung cấp phải có đầy đủ giấy chứng nhận, công bố chất lượng của Cục vệ sinh an toàn thực phẩm. Bảng dưới đây liệt kê một số nhà cung cấp chính của công ty hiện nay.
Bảng 2.5: Một số nhà cung cấp chính của Bibica
STT Nguyên liệu Nhà cung cấp Xuất xứ
1 Đường trắng tinh luyện RE Olam International Ltd Singapore
2 Bột mì Công ty Bột mì Bình Đông Việt Nam
3 Shortening BS 42 Specialty Ingredient Management Malaysia 4 Gelatine 150, 250 Specialty Ingredient Management France
5 Hương liệu các loại Robertet France
6 Hỗn hợp Chocolate sữa Specialty Ingredient Management Singapore 7 Bao bì, thùng carton In văn hóa sài gòn, Liksin…. Việt Nam 8 Chất chống dính Capolex Far East Kontor Ltd Đan Mạch
Nguồn: Tổng hợp từ Khối mua hàng
Các nhà cung cấp nêu trên đều là những nhà sản xuất có uy tín trên Thế giới và Việt Nam trong lĩnh vực nguyên vật liệu, hương liệu ngành bánh kẹo, việc mua hàng được thông qua ký hợp đồng từng quý/năm để có được sự ổn định về nguồn nguyên liệu, đồng thời công ty có giá mua tốt nhất.
Đối với các nhà cung cấp thì Công ty Cổ phần Bibica thường củng cố mối quan hệ hợp tác lâu dài với đa số nhà cung cấp cũ có do uy tín đáp ứng được nhu cầu. Bên cạnh những nhà cung cấp quen thuộc công ty cũng tích cực nghiên cứu, tìm hiểu các nhà cung cấp mới để lựa chọn được nguồn nguyên liệu phong phú, giá cả cạnh tranh và chất lượng đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Tuy nhiên có một số mặt hàng đặc biệt chỉ có một nhà cung cấp duy nhất đạt tiêu chuẩn thì công ty vẫn phải ký kết hợp đồng để đảm bảo hương vị bánh kẹo truyền thống đã được người tiêu dùng trong cả nước đón nhận.
Đối với thiết bị thay thế cho các dây chuyền sản xuất: Trước đây, công ty phụ thuộc chủ yếu vào các nhà cung cấp đã bán dây chuyền cho công ty với chi phí cao,
thì hiện tại công ty đã bắt đầu đánh giá và tìm kiếm thêm các nhà cung cấp trong nước để nhằm đáp ứng nhanh nhu cầu thay thế mà chi phí ở mức chấp nhận được. 2.2.6.2 Hoạt động cung ứng hàng hóa từ nhà cung cấp
Việc trao đổi mua bán hàng hóa với nhà cung cấp chủ yếu thông qua việc ký hợp đồng dài hạn nhằm có sự ổn định về giá và nguồn nguyên liệu. Do chi phí nguyên liệu đường và bột mì chiếm tỉ trọng khá lớn trong giá thành sản phẩm, nên những biến động về giá các nguyên liệu này đều ảnh hưởng đến giá thành.
Thông thường sau khi công ty gửi đơn hàng đi thì phản hồi từ nhà cung cấp về đơn hàng là từ 1-3 ngày, về tiến độ giao hàng. Đối với các nhà cung cấp châu Á thì 10 ngày đối với hàng biển và 3 ngày đối với đường hàng không, đối với nhà cung cấp châu Âu, châu Mỹ thì 25 ngày đối với đường biển, 7 ngày theo đường hàng không. Việc giao hàng đường hàng không chỉ xảy ra khi công ty cần hàng gấp và có số lượng nhỏ vì chi phí cho việc vận chuyển bằng đường hàng không thường thì rất cao.
Theo số liệu và đánh giá của Khối mua hàng ta có bảng sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bảng 2.6: Tỉ lệ giao hàng của các nhà cung ứng
STT Loại hình cung cấp Tỉ lệ giao hàng đúng hạn (%)
Tỉ lệ giao hàng trễ (%)
1 Nguyên vật liệu 85% 15%
2 Công cụ dụng cụ, NVL khác 88% 12%
Nguồn: Tổng hợp từ Khối mua hàng
Theo bảng số liệu thu thập được thì tỉ lệ giao hàng trễ của hàng nguyên vật liệu là 15% và 12% của công cụ dụng cụ, NVL khác. Nguyên nhân có thể kể đến đó là: hàng trả về vì không đạt chất lượng, thời tiết xấu, tình hình giao thông phức tạp, gặp khó khăn ở khâu Hải quan, chậm thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp.
2.2.6.3 Chính sách thanh toán cho nhà cung cấp.
Công ty Cổ phần Bibica luôn thanh toán cho các nhà cung cấp theo đúng thỏa thuận ghi trên hợp đồng. Tuy nhiên có nhiều trường hợp bất khả kháng là không thanh toán kịp thời cho nhà cung cấp vì vậy đôi khi nhà cung cấp không chịu giao đơn hàng mới điều này gây ít nhiều khó khăn cho tình hình sản xuất của công ty.
Bảng 2.7: Tình hình thanh toán cho các nhà cung cấp
STT Loại hình cung cấp 2010 2011 2012
1 Thanh toán đúng hạn 95% 96% 92%
2 Thanh toán chậm 5% 4% 8%
Nguồn: Tổng hợp từ Khối kế toán
Tỉ lệ thanh toán chậm năm 2010 là 5% sang năm 2011 giảm 1% xuống còn 4% nhưng lại tăng lên 8% trong năm 2012. Bởi vì trong năm 2012 công ty cũng bị ảnh hưởng chung tình hình suy thoái kinh tế toàn cầu, do đó việc thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp gặp rất nhiều khó khăn. Mục tiêu của Khối mua hàng trong năm 2013 là tạo mối quan hệ tốt với nhà cung cấp nguyên vật liệu nước ngoài để tăng thêm thời gian thanh toán thay vì 30 ngày sau khi nhận được vận đơn (Bill of Lading) lên thành 45 ngày.
2.2.7 Hoạt động sản xuất
Công ty tiến hành sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng và tồn kho dự trữ dựa trên chỉ tiêu đưa ra từ Khối KH&DV và kế hoạch bán hàng thực tế để nhằm