Việc dự báo còn chưa được chú trọng một cách đúng mức nên việc lập kế hoạch trong công ty hiện tại mang tính chất rời rạc, các Khối tự làm kế hoạch cho mình sau đó Khối KH&DV mới tổng hợp lại mà các Khối chưa chú ý để lên kế hoạch liên chung với nhau. Kế hoạch chỉ được xây dựng trong ngắn hạn, chưa xây dựng kế hoạch trung hạn, dài hạn và tổng hợp. Kế hoạch kinh doanh chu kỳ mới sẽ được đưa ra vào ngày cuối cùng chu kỳ kinh doanh (một chu kỳ kinh doanh tính theo 4 tuần), sau đó Khối KH&DV chuyển kế hoạch kinh doanh chu kỳ mới cho các phòng ban có liên quan để lập kế hoạch sản xuất và lập kế hoạch nguyên vật liệu cho chu kỳ sau. Vì kế hoạch của các bộ phận khác phụ thuộc vào kế hoạch kinh doanh nên kế hoạch kinh doanh không chính xác và chỉ lập trong ngắn hạn (lập kế hoạch hàng tháng) nên công ty phải sử dụng chiến lược tăng ca cho hầu hết các tháng cao điểm trong năm. Điều này kéo theo hàng loạt các hoạt động khác cũng xảy ra tình hình bất ổn:
- Sản phẩm thường được sản xuất ra quá thừa hoặc quá thiếu so với nhu cầu thị trường.
- Nguyên liệu cũng xảy ra tình hình tương tự là tồn kho quá mức hoặc thiếu nguyên liệu sản xuất.
- Dịch vụ khách hàng thường xuyên gặp phàn nàn do thiếu hàng. 2.2.5 Quản lý hoạt động lưu kho
- Hoạt động lưu kho: Công ty Cổ phần Bibica thực hiện hoạt động lưu kho tại kho
soát số lượng hàng hóa tại các nhà phân phối theo chu kỳ và theo nhu cầu của khách hàng. Do hoạt động lưu kho phối hợp với hoạt động dự báo chưa thật tốt nên khi có những biến động thất thường của nhu cầu thị trường và các giai đoạn cao điểm đặt hàng chưa hiệu quả, vẫn xảy ra tình trạng thiếu hàng tạm thời những giai đoạn này.
- Kiểm soát số liệu tồn kho: Toàn hệ thống công ty thực hiện việc nhập xuất kho
trên phần mềm quản lý ERP, phần mềm này quản lý được số lượng hàng nhập vào và xuất ra nhưng chưa kiểm soát được hạn sử dụng của hàng tồn kho, công việc này vẫn thực hiện thủ công theo phương pháp nhập trước xuất trước.
- Sắp xếp kho: Hiện tại Công ty Cổ phần Bibica sắp xếp hàng hóa theo nhóm sản
phẩm chính, ví dụ: kho vật tư bánh, kho vật tư kẹo….kho thành phẩm bánh, kho thành phẩm kẹo…Quản lý hàng hóa bằng phương pháp thủ công ghi chép bằng giấy sau đó mới nhập vào hệ thống máy tính và sắp xếp hàng hóa theo sự thuận tiện vị trí nghĩa là kho còn chỗ nào trống thì hàng được xếp vào mà chưa chú ý đến việc sắp xếp khoa học. Sơ đồ kho chưa được lập sẽ làm cho công tác soạn hàng tốn nhiều thời gian do tìm kiếm và dễ xảy ra nhầm hàng.
2.2.6 Tìm kiếm nguồn hàng 2.2.6.1 Hoạt động thu mua 2.2.6.1 Hoạt động thu mua
Đây có thể coi là một hoạt động quan trọng và thường xuyên của hầu hết các doanh nghiệp, Công ty cổ phần Bibica thường xuyên tìm kiếm các nhà cung cấp tiềm năng, so sánh giá và đàm phán mua sản phẩm có chi phí thấp, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm. Đối với các nhà cung ứng đã có thì hàng năm công ty tổ chức các đợt đi đánh giá trực tiếp nhà cung ứng tại nhà máy, kho, xưởng của đối tác, để đảm bảo nhà cung cấp đủ năng lực, đủ điều kiện chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm. Thành phần đánh giá nhà cung ứng gồm nhiều Khối tham gia để mang tính khách quan như: đại điện nhà máy, khối nghiên cứu phát triển, khối mua hàng… Tùy theo nhóm mặt hàng mà sẽ có các khối khác tham gia đánh giá. Việc lựa chọn nguồn nguyên liệu đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm luôn được công ty chú trọng
hàng đầu để đảm bảo vệ sinh, an toàn cho người tiêu dùng, các nhà cung cấp phải có đầy đủ giấy chứng nhận, công bố chất lượng của Cục vệ sinh an toàn thực phẩm. Bảng dưới đây liệt kê một số nhà cung cấp chính của công ty hiện nay.
Bảng 2.5: Một số nhà cung cấp chính của Bibica
STT Nguyên liệu Nhà cung cấp Xuất xứ
1 Đường trắng tinh luyện RE Olam International Ltd Singapore
2 Bột mì Công ty Bột mì Bình Đông Việt Nam
3 Shortening BS 42 Specialty Ingredient Management Malaysia 4 Gelatine 150, 250 Specialty Ingredient Management France
5 Hương liệu các loại Robertet France
6 Hỗn hợp Chocolate sữa Specialty Ingredient Management Singapore 7 Bao bì, thùng carton In văn hóa sài gòn, Liksin…. Việt Nam 8 Chất chống dính Capolex Far East Kontor Ltd Đan Mạch
Nguồn: Tổng hợp từ Khối mua hàng
Các nhà cung cấp nêu trên đều là những nhà sản xuất có uy tín trên Thế giới và Việt Nam trong lĩnh vực nguyên vật liệu, hương liệu ngành bánh kẹo, việc mua hàng được thông qua ký hợp đồng từng quý/năm để có được sự ổn định về nguồn nguyên liệu, đồng thời công ty có giá mua tốt nhất.
Đối với các nhà cung cấp thì Công ty Cổ phần Bibica thường củng cố mối quan hệ hợp tác lâu dài với đa số nhà cung cấp cũ có do uy tín đáp ứng được nhu cầu. Bên cạnh những nhà cung cấp quen thuộc công ty cũng tích cực nghiên cứu, tìm hiểu các nhà cung cấp mới để lựa chọn được nguồn nguyên liệu phong phú, giá cả cạnh tranh và chất lượng đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Tuy nhiên có một số mặt hàng đặc biệt chỉ có một nhà cung cấp duy nhất đạt tiêu chuẩn thì công ty vẫn phải ký kết hợp đồng để đảm bảo hương vị bánh kẹo truyền thống đã được người tiêu dùng trong cả nước đón nhận.
Đối với thiết bị thay thế cho các dây chuyền sản xuất: Trước đây, công ty phụ thuộc chủ yếu vào các nhà cung cấp đã bán dây chuyền cho công ty với chi phí cao,
thì hiện tại công ty đã bắt đầu đánh giá và tìm kiếm thêm các nhà cung cấp trong nước để nhằm đáp ứng nhanh nhu cầu thay thế mà chi phí ở mức chấp nhận được. 2.2.6.2 Hoạt động cung ứng hàng hóa từ nhà cung cấp
Việc trao đổi mua bán hàng hóa với nhà cung cấp chủ yếu thông qua việc ký hợp đồng dài hạn nhằm có sự ổn định về giá và nguồn nguyên liệu. Do chi phí nguyên liệu đường và bột mì chiếm tỉ trọng khá lớn trong giá thành sản phẩm, nên những biến động về giá các nguyên liệu này đều ảnh hưởng đến giá thành.
Thông thường sau khi công ty gửi đơn hàng đi thì phản hồi từ nhà cung cấp về đơn hàng là từ 1-3 ngày, về tiến độ giao hàng. Đối với các nhà cung cấp châu Á thì 10 ngày đối với hàng biển và 3 ngày đối với đường hàng không, đối với nhà cung cấp châu Âu, châu Mỹ thì 25 ngày đối với đường biển, 7 ngày theo đường hàng không. Việc giao hàng đường hàng không chỉ xảy ra khi công ty cần hàng gấp và có số lượng nhỏ vì chi phí cho việc vận chuyển bằng đường hàng không thường thì rất cao.
Theo số liệu và đánh giá của Khối mua hàng ta có bảng sau:
Bảng 2.6: Tỉ lệ giao hàng của các nhà cung ứng
STT Loại hình cung cấp Tỉ lệ giao hàng đúng hạn (%)
Tỉ lệ giao hàng trễ (%)
1 Nguyên vật liệu 85% 15%
2 Công cụ dụng cụ, NVL khác 88% 12%
Nguồn: Tổng hợp từ Khối mua hàng
Theo bảng số liệu thu thập được thì tỉ lệ giao hàng trễ của hàng nguyên vật liệu là 15% và 12% của công cụ dụng cụ, NVL khác. Nguyên nhân có thể kể đến đó là: hàng trả về vì không đạt chất lượng, thời tiết xấu, tình hình giao thông phức tạp, gặp khó khăn ở khâu Hải quan, chậm thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp.
2.2.6.3 Chính sách thanh toán cho nhà cung cấp.
Công ty Cổ phần Bibica luôn thanh toán cho các nhà cung cấp theo đúng thỏa thuận ghi trên hợp đồng. Tuy nhiên có nhiều trường hợp bất khả kháng là không thanh toán kịp thời cho nhà cung cấp vì vậy đôi khi nhà cung cấp không chịu giao đơn hàng mới điều này gây ít nhiều khó khăn cho tình hình sản xuất của công ty.
Bảng 2.7: Tình hình thanh toán cho các nhà cung cấp
STT Loại hình cung cấp 2010 2011 2012
1 Thanh toán đúng hạn 95% 96% 92%
2 Thanh toán chậm 5% 4% 8%
Nguồn: Tổng hợp từ Khối kế toán
Tỉ lệ thanh toán chậm năm 2010 là 5% sang năm 2011 giảm 1% xuống còn 4% nhưng lại tăng lên 8% trong năm 2012. Bởi vì trong năm 2012 công ty cũng bị ảnh hưởng chung tình hình suy thoái kinh tế toàn cầu, do đó việc thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp gặp rất nhiều khó khăn. Mục tiêu của Khối mua hàng trong năm 2013 là tạo mối quan hệ tốt với nhà cung cấp nguyên vật liệu nước ngoài để tăng thêm thời gian thanh toán thay vì 30 ngày sau khi nhận được vận đơn (Bill of Lading) lên thành 45 ngày.
2.2.7 Hoạt động sản xuất
Công ty tiến hành sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng và tồn kho dự trữ dựa trên chỉ tiêu đưa ra từ Khối KH&DV và kế hoạch bán hàng thực tế để nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. Hoạt động sản xuất chỉ tập trung vào chạy theo đáp ứng như cầu kinh doanh mà chưa chú ý đến việc tập trung nâng cao chất lượng hoạt động sản xuất cũng như chưa có chiến lược sản xuất rõ ràng, giảm lượng tồn kho thành phẩm, giảm lãng phí do việc chờ đợi, giảm lãng phí vật tư trong sản xuất, giảm lãng phí do lưu kho nhiều, giảm lãng phí phế phẩm.
Việc lập kế hoạch sản xuất của nhà máy sản xuất chưa có tính dài hạn, mà mới chỉ dừng lại ở lập kế hoạch ngày, tháng mà chưa lập kế hoạch sản xuất cho quý hay năm nên sản xuất thường bị động trong việc đáp ứng đủ và đúng nhu cầu của Khối bán hàng. Những sản phẩm mà công ty sản xuất là những sản phẩm hàng tiêu dùng nhanh nên phần lớn theo chiến lược “sản xuất để dự trữ”.
2.2.8 Quản lý phương tiện
Về phương tiện vận tải thì trước kia công ty có thành lập một đội xe riêng chuyên vận chuyển tất cả các loại vật tư, nguyên vật liệu, thành phẩm; đồng thời ký hợp đồng thêm với các đội xe ngoài phòng trường hợp không có đủ phương tiện trong những mùa cao điểm như: Trung thu và Tết.
Tuy nhiên, từ năm 2010 đến nay, công ty đã giao khoán các xe tải đã mua trước kia cho các tài xế, một mặt là tạo cho người lao động có thêm thu nhập, mặt khác là công ty không phải tốn chi phí sửa chữa, quản lý cả một đội xe.
Bảng 2.8: Số lượng phương tiện vận tải hiện đang hoạt động
STT Tên nhà vận chuyển Số lượng đầu xe (xe)
1 Nam Vân 20
2 Thăng Lộc 10
3 Xe công ty giao khoán 12
Tổng 42
Nguồn: Bộ phận điều vận – Khối KH&DV
Hiện tại công ty đang ký kết hợp đồng vận chuyển với hai công ty dịch vụ là: Nam Vân và Thăng Lộc. Số đầu xe hiện có vào khoảng 42 xe có trọng tải từ 500kg đến 10 tấn. Ngoài ra để vận chuyển sản phẩm ra phía bắc, công ty còn ký thêm hợp đồng vận chuyển container đường biển. Ưu điểm của vận chuyển đường biển là vận chuyển được khối lượng lớn với chi phí rẻ hơn so với vận chuyển đường bộ. Nhược điểm là thời gian vận chuyển lâu hơn.
Công ty tính giá vận chuyển theo phương pháp vừa tính theo số lượng thùng (có 5 loại thùng) vừa tính cung đường theo ranh giới tỉnh.
2.2.9 Hoạt động phân phối
2.2.9.1 Quản lý mối quan hệ khách hàng
Khách hàng của Bibica chia làm 3 nhóm khách hàng chính: Kênh phân phối GT (bao gồm tất cả nhà phân phối), kênh MT (bao gồm tất cả siêu thị), và kênh special (bao gồm trường học, bệnh viện, kênh bán hàng tổ chức, xuất khẩu). Trong đó kênh nhà phân phối và kênh siêu thị thể hiện mối quan hệ ràng buộc bằng việc ký hợp đồng hằng năm, còn kênh special còn lại chỉ thể hiện qua tờ trình cam kết các chính sách mua hàng và ưu đãi là chủ yếu.
Đối với các kênh bán hàng bên cạnh các chiết khấu dành riêng, công ty cũng đưa ra các chính sách khuyến khích hỗ trợ bán hàng khác theo từng chu kỳ nhằm đẩy mạnh việc tiêu thụ hàng hóa như hỗ trợ sản phẩm khuyến mãi đi kèm, giảm giá bán trên sản phẩm nhân các ngày lễ đặc biệt trong năm,..và các hoạt động quảng cáo tiếp thị (Quảng cáo trên truyền hình, tham gia các buổi giới thiệu sản phẩm tại hội chợ, hội thảo khoa học về dinh dưỡng,…), tham gia các hoạt động cộng đồng, nhằm nâng cao giá trị thương hiệu và uy tín trong mắt người tiêu dùng.
Hiện tại Bibica đang tập trung xây dựng mối quan hệ với các nhà phân phối là chủ yếu bởi đây là kênh chiếm tỉ trọng doanh thu cao của công ty. Để quản lý và nâng cao mối quan hệ với các nhà phân phối, Công ty đã cho đội ngũ nhân viên Sales thường xuyên giám sát bán hàng tại các nhà phân phối cũng như hỗ trợ các cửa hàng bán lẻ của nhà phân phối nhằm cập nhật những thông tin tiêu thụ sản phẩm, phản hồi từ khách hàng cũng như thông tin thị trường. Tuy nhiên công ty chỉ mới dừng lại xây dựng mối quan hệ mua bán với nhà phân phối, chưa xây dựng được mối quan hệ đến các nhà bán lẻ, giao nhiệm vụ kiểm soát nhà bán lẻ cho nhà phân phối nhưng nhiều nhà phân phối làm phân phối cho nhiều nhà sản xuất khác nhau. Do đó, các nhà phân phối này chưa thực sự dồn lực vào để chăm sóc sản phẩm của công ty đến các nhà bán lẻ và người tiêu dùng cuối cùng.
Các chính sách hỗ trợ lương thưởng cho lực lượng PG đứng shop tại các cửa hàng bán lẻ nhà phân phối cũng như thưởng các chỉ tiêu bán hàng chưa được thanh
đoán đúng thời hạn làm cho lực lượng PG và nhà phân phối không hài lòng dẫn đến trì hoãn việc đẩy mạnh bán hàng nhằm đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng.
Hoạt động tìm kiếm các khách hàng mới nhằm mở rộng hệ thống bán hàng khắp các tỉnh thành vẫn chưa được chú trọng, hầu như việc tìm kiếm nhà phân phối mới chỉ phát sinh khi nhà phân phối cũ giải thể. Việc đánh giá năng lực (về tài chính, uy tín bán hàng,..) của các khách hàng mới vẫn chưa được quan tâm, dẫn tới việc mở mới nhanh chóng nhưng cũng nhanh thanh lý.
2.2.9.2 Hoạt động dịch vụ khách hàng
Công ty quản lý đơn hàng theo hệ thống ERP (Enterprise Resource Planing) Oracle E-Business Suite Release nên việc trao đổi dữ liệu qua lại trong chuỗi cung ứng diễn ra nhanh chóng.
Sơ đồ 2.2: Quy trình xử lý đơn hàng
Nhân viên Khối KH&DV sẽ nhận đơn đặt hàng thông qua máy fax, email và điện thoại. Theo quy trình trên, thông thường khi nhận được đơn hàng từ khách hàng, bộ phận dịch vụ khách hàng sẽ xử lý đơn hàng trên hệ thống ERP sau đó phản hồi lại đơn hàng đã xử lý cho khách hàng bằng fax hoặc email, vì đơn hàng làm trên hệ thống ERP nên các bộ phận kho, kế toán và các bộ phận liên quan sẽ kết nối được đơn hàng ngay tức thì để cung cấp các hóa đơn chứng từ cần thiết mà không mất nhiều thời gian. Nếu lượng hàng hóa đủ đáp ứng đơn hàng thì Khối KH&DV, phòng Logistics, bộ phận điều vận ở các nhà máy sẽ lên lịch giao hàng cho khách:
Đơn đặt hàng
Khối KH&DV
Xử lý ĐH và kiểm tra tồn kho
Đủ hàng
Thiếu hàng
Tiến hành giao hàng đúng tiến độ
Thông báo lại ngày giao hàng
Gửi YC chuyển hàng cho KH
Trong nội thành Hồ Chí Minh và khu vực lân cận nhà máy thời gian giao hàng là 1 ngày. Khách hàng tỉnh lân cận thì thời gian giao hàng từ 1-2 ngày, miền Trung trở