Cải tiến hoạt động sắp xếp hàng và kho bãi
Để hoạt động sắp xếp hàng nhanh chóng đáp ứng nhu cầu khách hàng nhanh chóng và tiết kiệm chi phí, công ty cần xây dựng sơ đồ kho và vi tính hóa hoạt động quản lý kho trên hệ thống máy tính. Nhờ đó, công ty có thể kiếm soát được chủng loại hàng tồn kho, vị trí hàng tồn kho, hạn sử dụng nhằm phục vụ cho việc sắp xếp hàng nhanh chóng và thực hiện nguyên tắc nhập trước xuất trước (tránh trường hợp hàng bị hết hạn sử dụng do quản lý kho không nắm được hàng tồn kho theo hạn sử dụng sản phẩm).
Cải tiến hoạt động giao hàng
Hoạt động giao hàng cần xây dựng lịch trình, tuyến giao hàng và công suất chở hàng của xe sao cho tổng chi phí là tối ưu nhất. Để đạt được các mục tiêu trên thì bộ phận điều vận ở các nhà máy phải liên kết chặt chẽ hơn với sản xuất cũng như bộ phận quản lý đơn hàng để vừa đáp ứng được nhu cầu khách hàng nhanh chóng, vừa tối thiểu hóa chi phí giao hàng như kết hợp các đơn hàng trên cùng tuyến đường để hàng đi giao là đầy tải. Hay xây dựng các lịch trình để thông báo cho khách hàng để khách hàng đặt hàng vào các tuyến mà có thể kết hợp với các khách hàng khác có thể giao hàng đầy tải khi vận chuyển.
Bộ phận kho vận cần phải kết hợp chặt chẽ với dịch vụ khách hàng và đơn vị vận chuyển để theo dõi tiến độ giao hàng và phản hồi thông tin lịch giao hàng cũng như các thông tin về giao hàng cho khách hàng biết để sắp xếp nhận hàng.
Đối với đơn vị vận chuyển thuê ngoài, cần có thêm phụ xe để hỗ trợ khách hàng trong việc vận chuyển bốc xếp hàng hóa hoặc hỗ trợ một phần chi phí bốc xếp để nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.
Sử dụng băng keo dán có logo công ty để tránh tình trạng thất thoát hàng hóa khi giao tới nhà phân phối, ảnh hưởng đến uy tín công ty. Hạn chế việc ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa do lỗi vận chuyển (lỗi sản phẩm bị móp, chất lượng xấu,..) bằng cách nhân viên kho kiểm tra xe tải kỹ lưỡng trước khi chất hàng lên xe: Thùng xe phải sạch sẽ, không có mùi khó chịu.
Đề xuất đánh giá đối với nhà cung cấp dịch vụ vận tải.
Hiện tại công ty có theo dõi tiến độ lịch giao nhận hàng của khách hàng nhưng chưa có đánh giá đầy đủ về chất lượng dịch vụ vận tải. Để nâng cao chất lượng tác giả đề xuất mẫu đánh giá như sau:
Bảng 3.3: Mẫu đánh giá đối với nhà vận chuyển
STT Khách hàng Số ĐH Thực tế giao hàng (%) Thái độ phục vụ KH Đánh giá Đúng hạn Đủ hàng Tình trạng hàng hóa Tốt Chưa tốt 1 2 3
Việc đánh giá này nên tiến hành vào cuối mỗi tháng và làm căn cứ để xác định trách nhiệm của mỗi bên.
Hiểu rõ khách hàng, xây dựng cơ sở dữ liệu về khách hàng
Xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng là một việc không dễ nhưng nếu doanh nghiệp thực hiện tốt điều này thì đó là thành công bước đầu vô cùng quan trọng. Các căn cứ để xây dựng cơ sở dữ liệu:
- Hiểu rõ khách hàng của bạn là ai
- Họ thích gì/không thích gì hay thích nhất là gì? - Ai ảnh hưởng đến họ? Làm cách nào để tiếp cận họ?
- Phân tích lịch sử, tình hình hoạt động của khách hàng Các cách thức thực hiện để xây dựng cơ sở dữ liệu khác hàng: - Các chiến dịch thu hút khách hàng trung thành
- Cơ sở dữ liệu tiếp thị đa tầng - Cơ sở dữ liệu hỗ trợ khách hàng - Ý kiến khách hàng, phản hồi… Xác định khách hàng mục tiêu:
Xây dựng mối quan hệ khách hàng theo chiến lược chuỗi cung ứng mà công ty đã chọn trong giai đoạn hiện tại thì công ty cần phải phân loại khách hàng những khách hàng nào là khách hàng quan trọng nhất, khách hàng nào không tiềm năng, khách hàng không có động thái hay hoạt động gì… để từ đó công ty xây dựng mối quan hệ cho phù hợp và xúc tiến các hoạt động bán hàng:
- Khởi động các chương trình khuyến mãi/chiến dịch tiếp thị theo chỉ tiêu đề ra: Thường xuyên có những chính sách ưu đãi kèm với mức chiết khấu hấp dẫn để thu hút thêm các khách hàng mới và củng cố các đối tác cũ.
- Thiết lập các chính sách bán hàng - Chăm sóc để bán thêm
- Thường xuyên kiểm tra đánh giá hoạt động của các nhà phân phối, đại lý để tiếp tục phát triển các nhà cung ứng có uy tín và điều chỉnh kịp thời các thiếu sót.
Việc kiểm tra đánh giá hoạt động của các nhà phân phối, đại lý có thể được lồng ghép qua quá trình theo dõi thực hiện các đơn hàng, tuy nhiên, chúng sẽ không đưa ra những nhận xét về ưu khuyết điểm khái quát và chung nhất cho từng nhà cung ứng trong một chuỗi thời gian dài.
3.2.4.3 Quản lý mối quan hệ khách hàng
- Thường xuyên theo dõi lượng hàng tồn kho tại khách hàng để có các chính sách hỗ trợ nhà phân phối bán hàng, tăng doanh thu và tiền thưởng cho nhà phân phối. - Triển khai chương trình quản lý xuất - nhập - tồn xuống từng nhà phân phối để một mặt công ty kiểm soát chặt chẽ, kịp thời hoạt động kinh doanh đồng thời hỗ trợ công tác đặt hàng, giao hàng kịp thời cho nhà phân phối.
- Tổ chức hội nghị khách hàng hằng năm (Đối với khách hàng tiềm năng) để củng cố mối quan hệ, giao lưu kinh nghiệm bán hàng, tuyên dương những khách hàng có doanh số cao, có đóng góp lớn vào sự phát triển thị trường của công ty.