- Kiểm soát chi NSNN phải đảmbảo được kỷ luật tài chính tổng thể theo đúng quy định của Nhà nước Việc thực hiện được triển khai từ các đơn vị gio dự toán
GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 2010 ĐẾN NAY
2.3.1.4 Quy trình luân chuyển chứng từ chi ngân sách nhà nước
Sở giao dịch thực hiện quy trình luân chuyển chứng từ theo quyết định 161/QĐ/-KBNN và quy trình thực hiện được chia thành 06 bước(xem sơ đồ trang 41)
Bước 1: Kế toán viên phụ trách đơn vị
Do Sở giao dịch có đặc thù là có hai phòng nghiệp vụ, Phòng Kiểm soát chi và Phòng Kế toán. Vì vậy quy trình luân chuyển chứng từ vẫn được thực hiện theo 06 bước tuy nhiên bước kiểm soát hồ sơ, chứng từ kế toán của đơn vị được tách làm 2 bước như sau:
+ Đối với khoản chi do Phòng Kế toán kiểm soát chi: KTV có trách nhiệm kiểm soát các hồ sơ, chứng từ đã đủ điều kiện thanh toán như hóa đơn thanh toán,bảng liệt kê chứng từ, các văn bản có liên quan...( không thực hiện kiểm soát chi đối với các khoản chi có tính bảo mật của các đơn vị thuộc khối an ninh,quốc phòng), trường hợp chứng từ không đảm bảo yếu tố pháp lý theo quy định, KTV trả lại cho đơn vị.
+ Đối với các khoản chi do phòng kiểm soát chi NSNN kiểm soát chi: Các khoản chi do phòng KSC kiểm soát và chuyển đến bộ phận KTNN theo đường nội bộ, kế toán viên thực hiện kiểm soát tính hợp lê, hợp pháp của chứng từ và thanh toán cho đơn vị hoặc từ chối không chấp nhận thanh toán nếu như chứng từ không đầy đủ và hợp lệ.
Sau đó KTV kiểm tra số dự toán còn được sử dụng của đơn vị, nếu đủ thì thực hiện thanh toán và KTV nhập chứng từ vào hệ thống. KTV xác định phân hệ hạch
toán, ghi định khoản bút toán và hạch toán trên máy tính theo quy trình, đệ trình phê duyệt. KTV ghi số bút toán lên chứng từ giấy(góc trên cùng phía bên phải của chứng từ) để phục vụ đối chiếu, bao gồm: số YCTT(AP), số bút toán(GL). KTV ký tên vào từng liên chứng từ và chuyển kế toán trưởng(hoặc người ủy quyền) toàn bộ chứng từ giấy đã nhập và đệ trình phê duyệt trên hệ thống.
Bước 2: Kế toán trưởng
KTT kiểm soát hồ sơ, chứng từ tính hợp lệ, hợp pháp và các điều kiện thanh toán của hồ sơ chứng từ kế toán, kiểm tra chữ ký của KTV trên chứng từ như đã ký đầy đủ trên các liên chứng từ hay chưa và đảm bảo đúng mẫu chữ ký đã đăng ký với KTT. Kiểm tra các bút toán ghi trên chứng từ, phân hệ hạch toán, sau đó KTT kiểm soát việc hạch toán trên hệ thống.
- Trường hợp hồ sơ, chứng từ của đơn vị hợp lệ, hợp pháp đủ điều kiện thanh toán, bút toán đã hạch toán trên máy tính khớp đúng với bút toán ghi trên chứng từ giấy,các thông tin khác khớp đúng với thông tin trên chứng từ giấy của đơn vị thì KTT ký chứng từ giấy và phê duyệt trên hệ thống sau đó chuyển trả hồ sơ chứng từ đã phê duyệt cho KTV.
- Trường hợp hồ sơ chứng từ của đơn vị hợp lệ, hợp pháp,đủ điều kiện thanh toán nhưng KTV nhập vào máy tính chưa đúng thì KTT chuyển trả lại hồ sơ, chứng từ của đơn vị cho KTV và từ chối phê duyệt để KTV sửa lại các thông tin trên máy tính.
- Trường hợp hồ sơ, chứng từ của đơn vị chưa hợp lệ hoặc định khoản phân hệ hạch toán chưa đúng thì KTT chuyển trả lại hồ sơ, chứng từ của đơn vị cho KTT và từ chối phê duyệt.
Bước 3: KTV phụ trách đơn vị
Đối với các chứng từ kế toán theo quy định phải có chữ ký của Giám đốc thì sau khi KTT ký kiểm soát trên chứng từ giấy và ký trên hệ thống, KTV trình Giám đốc( hoặc người ủy quyền) ký duyệt.
Đối với các khoản chi không cần chữ ký của Giám đốc KTV xếp thành tập và xử lý tiếp
Đối với hồ sơ,chứng từ của đơn vị bị KTT từ chối phê duyệt, KTV sửa lại các thông tin trên máy và đệ trình KTT phê duyệt hoặc chuyển trả cho đơn vị.
Bước 4: Giám đốc SGD
Giám đốc kiểm soát các yếu tố pháp lý của hồ sơ, chứng từ, nếu đủ điều kiện và chứng từ đã có đủ chữ ký của KTV, KTT thì Giám đốc thực hiện ký vào các liên chứng từ, ký trên máy và trong trường hợp phát hiện các yếu tố nghi ngờ và không phù hợp Giám đốc yêu cầu KTV, KTT giải thích hoặc cung cấp đầy đủ các chứng từ có liên quan.
Bước 5: KTV phụ trách đơn vị
Sau khi chứng từ kế toán của đơn vị đã được hạch toán trên hệ thống và có đầy đủ các chữ ký theo quy định ,KTV phối hợp để đóng dấu lên các chứng từ theo quy định, đồng thời thực hiện phân loại chứng từ thanh toán. Cuối ngày, sau khi nhận lại chứng từ từ các khâu thanh toán như chi bằng tiền mặt, thanh toán với ngân hàng, thanh toán điện tử, KTV thực hiện in bảng liệt kê chứng từ của từng phân hệ theo mã nhân viên hạch toán trong ngày, đối chiếu số liệu giữa chứng từ với bảng liệt kê chứng từ đảm bảo đầy đủ, chính xác,trường hợp sai xót phải điều chỉnh kịp thời. Sau đó KTV tách các liên chứng từ kế toán và chuyển bảng liệt kê chứng từ kèm chứng từ kế toán cho KTV được giao nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.
Bước 6: KTV bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
KTV được giao nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán có trách nhiệm nhận bảng liệt kê chứng từ kèm theo chứng từ của các KTV, lập bảng liệt kê danh sách mã nhân viên tham gia nhập chứng từ kế toán vào hệ thống, đối chiếu lại các tập chứng từ kế toán với bảng liệt kê chứng từ của từng KTV đã giao và đóng chứng từ ngày theo quy định hiện hành.
Sơ đồ 2.2 Quy trình luân chuyển chứng từ áp dụng tại Sở giao dịch
Bước 1: Kế toán viên(KTV) phụ trách đơn vị kiểm soát hồ sơ, chứng từ kế toán của đơn vị
Bước 2: Sau khi kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ nếu trường hợp đủ điều kiện thanh toán kế toán viên hạch toán và nhập chứng từ vào máy. Kế toán viên ký trên từng chứng từ giấy và chuyển cho Kế Toán trưởng(KTT)
Bước 3: KTT kiểm soát hồ sơ, chứng từ, kiểm tra chữ ký của chủ tài khoản để đảm bảo đúng mẫu dẫu chữ ký đã đăng ký với KTT. Sau đó KTT phê duyệt trên hệ thống và chuyển trả hồ sơ, chứng từ đã phê duyệt cho KTV.
Bước 4: Sau khi KTT ký chứng từ trên máy và chứng từ giấy, KTV chuyển chứng từ đó đến Giám đốc(hoặc người ủy quyền) kiểm soát các yếu tố pháp lý của hồ sơ chứng từ, nếu đủ điều kiện thì Giám đốc ký vào các liên chứng từ giấy, sau đó ké trên hệ thống máy tính.
Bước 5: Sau khi Giám đốc ký chứng từ KTV mang chứng từ đó về và thực hiện áp chứng từ trên hệ thống máy tính.
Nếu trường hợp chứng từ đi bằng đường Liên ngân hàng thì KTV sau khi áp và chạy chương trình giao diện KTV hoàn thiện chứng từ trên chương trình, Nếu chứng từ có giá trị thấp(dưới 500 triệu) KTV hoàn thiện và đưa cho thanh toán viên
Kế toán viên Giám đốc Đơn vị,
Bộ phận KSC
Kế toán bảo quản lưu trữ Kế toán trưởng Bước 2
Bước 1
Bước 4
Trao đổi (nếu có) Bước 3
Bước 6
Bước 5 Chuyển trả (nếu có)
ngân hàng hoàn thiện rồi chuyển cho KTT truyền chứng từ. Trong trường hợp chứng từ có giá trị cao( trên 500 triệu) kế toán viên hoàn thiện sau đó chuyển cho KTT duyệt rồi đưa chứng từ đó cho Giám đốc hoặc người được ủy quyền truyền chứng từ.
Nếu trường hợp chứng từ đi bằng Liên kho bạc thì KTV chạy giao diện chương trình sau đó hoàn thiện trên hệ thống và chuyển cho lãnh đạo phòng duyệt. Nếu chứng từ có giá trị cao trên 10 tỷ thì sau khi lãnh đạo phòng duyệt thì phải đưa chứng từ đó cho Giám đốc hoặc người được ủy quyền truyền chứng từ.
Trường hợp đi bằng chương trình điện tử song phương(chương trình áp dụng cho các chứng từ thanh toán qua Ngân hàng thương mại) thì KTV cũng chạy giao diện trên hệ thống, sau đó KTV hoàn thiện và đưa chứng từ cho KTT duyệt rồi mang chứng từ đó cho Giám đốc truyền chứng từ.
Bước 6: Cuối ngày sau khi nhận lại chứng từ từ các khâu thanh toán, KTT thực hiện in bảng liệt kê chứng từ, đối chiếu số liệu giữa chứng từ với bảng liệt kê chứng từ sau đó KTV thực hiện tách các chứng từ kế toán. KTV giao cho KTV được giao nhiệm vụ đóng chứng từ sau đó đóng chứng từ theo quy định hiện hành,