GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC THANH TRA CỦA NHNN VIỆT NAM CHI NHÁNH TỈNH
3.3.1.3. Xây dựng hồ sơ QTDND cơ sở
Hồ sơ QTDND cơ sở được thiết lập từ khi QTDND cơ sở bắt đầu được thành lập. Hồ sơ QTDND cơ sở bao gồm các thông tin về tổ chức bộ máy, tình hình hoạt động và các vụ việc tồn tại phát sinh. Việc quản lý, theo dõi hồ sơ QTDND cơ sở nào do chính cán bộ chuyên quản QTDND cơ sở đó đảm nhận. Việc cập nhật, bổ sung thông tin vào hồ sơ QTDND cơ sở được tiến hành định kỳ và đột xuất. Định kỳ 1quý 1 lần, cán bộ chuyên quản tổng hợp và cập nhật kết quả giám sát từ xa, thanh tra tại chỗ và việc thực hiện chỉnh sửa các kiến nghị của các cuộc thanh tra, kiểm tra vào hồ sơ QTD. Đột xuất khi có biến động về nhân sự, bộ máy hoặc phát sinh các vụ việc tồn tại, sai phạm, cán bộ chuyên quản theo dõi và cập nhật kịp thời vào hồ sơ theo quy định.
Việc lập hồ sơ QTD sẽ giúp lưu giữ tập trung, đầy đủ thông tin của QTD, những mặt mạnh, mặt yếu cũng như những vấn đề còn phải tiếp tục theo dõi của QTD. Đây là nguồn thông tin ban đầu cung cấp cho các Đoàn khi tiến hành Thanh tra, kiểm tra QTD. Còn trong trường hợp thay đổi lại cán bộ chuyên quản, việc nghiên cứu hồ sơ QTD sẽ là cẩm nang giúp cán bộ mới nhanh chóng nắm bắt được thông tin và có cái nhìn toàn diện về đơn vị mình quản lý.
Bên cạnh đó, thanh tra chi nhánh cũng cần quan tâm đến việc hoàn thiện tủ sách thanh tra: Thanh tra chi nhánh hiện đã có tủ sách thanh tra. Tuy nhiên, tủ sách còn chưa phong phú và chưa được cập nhật thường xuyên. Trong khi đó, chính sách chế độ thường xuyên có sự thay đổi, chỉnh sửa, bổ sung và có liên quan trực tiếp đến hoạt động của các TCTD (là đối tượng thanh tra). Vì vậy, Thanh tra, giám sát chi nhánh phải tăng cường việc sưu tập, bổ sung các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan để làm cẩm nang tra cứu khi tiến hành hoạt động thanh tra, kiểm tra.