Lực lượng nhân sự yêu cầu cĩ trình độ chuyên mơn cao, cĩ chất xám và khả năng sáng tạo. đối với các cơng ty đa quốc gia, cĩ nhiều chi nhánh và viện nghiên cứu trên thế giới, thì thơng thường lực lượng nhân sự R&D chính là người bản địa. Trang thiết bị đầy đủ, tiện nghi, phù hợp với mục đích nghiên cứu, và phải luơn đổi mới để phục vụ tốt hơn.
2.6 HỆ THỐNG THƠNG TIN
Chức năng của hệ thống thơng tin: liên kết các lĩnh vực hoạt động và các bộ phận trong doanh nghiệp, đồng thời cung cấp cơ sở cho tất cả các quyết định quản trị. Nĩ là nền tảng của tất cả các tổ chức, biểu hiện những bất lợi hay lợi thế cạnh tranh chủ yếu.
Mục đích của hệ thống thơng tin: cải tiến các hoạt động của một cơng ty thơng qua nâng cao chất lượng của các quyết định quản trị. Một hệ thống thơng tin tốt thường sẽ trả lời được những câu hỏi về chiến lược và tổ chức quan trọng; qua đĩ các cấp quản trị sẽ đưa ra được những quyết định hợp lý và hiệu quả.
2.6.1 Quy trình xử lý thơng tin
Hệ thống thơng tin tiếp nhận các dữ liệu thơ từ mơi trường bên ngồi và bên trong của tổ chức. Thơng tin nội tại tổ chức thường được lấy từ các báo cáo, sổ sách của tổ chức. Thơng tin bên ngồi cĩ thể lấy từ đối tác, đối thủ cạnh tranh, tổ chức cĩ liên quan, các nhà cung cấp, chính phủ, v.v... Các dữ liệu thu thập cĩ thể thuộc các mảng về: marketing, tài chính, sản xuất, các vấn đề cá nhân nội bộ cơng ty, các yếu tố xã hội, văn hĩa, dân số, địa lý, kinh tế, chính trị, chính phủ, luật pháp, cơng nghệ 20 Minh Hồng. Vinamilk hợp tác với các tập đồn thực phẩm quốc tế. Đăng tải trên VCCI (03/03/2011): http://www.vcci.com.vn/doanh-nhan-doanh-nghiep/20110302081219765/vinamilk-hop-tac-voi-cac-tap- doan-thuc-pham-quoc-te.htm.
và cạnh tranh ở bên ngồi. Các dữ liệu này được lưu thơng một cách logic, dữ liệu đầu vào khi đưa vào hệ thống được biến đổi thành dữ liệu đầu ra. Dữ liệu đầu ra cĩ thể là băng in của máy vi tính, các bảng báo cáo viết tay, bảng biểu, sơ đồ, đồ thị, séc, đơn đặt hàng, các hĩa đơn, phiếu kho, bảng lương và các loại chứng từ khác. Dữ liệu chỉ trở thành thơng tin khi nĩ đã được đánh giá, chọn lọc, rút gọn, phân tích, tổ chức cho phù hợp với mục tiêu, vấn đề, chủ thể và thời điểm riêng biệt.
Một hệ thống thơng tin hiệu quả sẽ sử dụng cơ sở dữ liệu, các mơ hình phân tích, phần cứng, phần mềm của máy điện tốn. Qua đĩ, giúp nâng cao những hiểu biết về các chức năng kinh doanh, cải tiến việc thơng tin liên lạc, cung cấp thơng tin nhiều hơn cho việc ra quyết định, phân tích những khĩ khăn và giúp nâng cao sự kiểm sốt.
Vai trị: một cơng ty cĩ thể cĩ những khả năng đặc biệt trong một hoặc một số lĩnh vực với một hệ thống thơng tin hiệu quả. Đây là nguồn chiến lược quan trọng, theo dõi các thay đổi của mơi trường, nhận ra những mối đe dọa trong cạnh tranh và hỗ trợ cho việc thực hiện, đánh giá và kiểm sốt chiến lược. Một cơng ty cĩ hệ thống thơng tin yếu kém sẽ ở vào vị trí bất lợi trong hoạt động cạnh tranh. Cơng ty Mitsui, một cơng ty thương mại lớn của Nhật Bản cĩ phương châm “ Thơng tin là huyết mạch của cơng ty”. Họ đã lắp đặt một mạng lưới vệ tinh kết nối 200 văn phịng trên khắp thế giới.
2.6.2 Các bước cần thiết khi hình thành một hệ thống thơng tin của Porter và MillerĐánh giá cường độ thơng tin. Đầu tiên phải đánh giá mức độ thơng tin hiện tại Đánh giá cường độ thơng tin. Đầu tiên phải đánh giá mức độ thơng tin hiện tại và tiềm năng của các quy trình và sản phẩm của cơng ty. Một qui trình sản xuất cần nhiều thơng tin và trải qua nhiều giai đoạn lắp ráp phức tạp. Chẳng hạn, qui trình lắp ráp một chiếc xe hơi địi hỏi phải tập trung gần 7.500 bộ phận khác nhau thì phạm vi kỹ thuật của hệ thống thơng tin sẽ rộng hơn nhiều so với một quy trình lắp ráp 20 bộ phận. Một sản phẩm cần nhiều thơng tin là sản phẩm mang nhiều nội dung thơng tin. Sản phẩm của cơng ty dịch vụ dành cho các nhà phân tích Dun & Bradstrul là ví dụ điển hình cho loại sản phẩm này.
Xác định kỹ thuật của hệ thống thơng tin hình thành lợi thế cạnh tranh như thế nào. Các nhà quản trị cần phải đánh giá ảnh hưởng của kỹ thuật thơng tin đối với chuỗi giá cả và sự cạnh tranh trong ngành. Ảnh hưởng này càng mạnh thì càng cĩ nhiều khả năng thay đổi tình hình cạnh tranh trong ngành. Nhiều cơng ty đã thành cơng trong việc thay đổi cơ sở cạnh tranh bằng cách đầu tư vào kỹ thuật của hệ thống thơng tin để hình thành khả năng riêng biệt của hệ thống này. VD: Citibanks đã giới thiệu máy nĩi tự động vào đầu thập niên 70, American airlines giới thiệu hệ thống đặt vé máy bay bằng máy vi tính vào những năm 60.
Phát triển kế hoạch để tận dụng lợi thế về kỹ thuật hệ thống thơng tin. Kế hoạch này nên phân loại các loại đầu tư chiến lược cho các hoạt động phát triển sản phẩm mới để tạo ra khả năng riêng biệt. Đặc biệt lưu ý, chức năng của hệ thống thơng tin cần được phối hợp chặt chẽ với các chức năng khác để cĩ thể khai thác lợi thế cạnh tranh về thơng tin một cách triệt để.
2.6.3 Các vấn đề cần xem xét về hệ thống thơng tin trong doanh nhiệp
1. Các nhà quản trị trong cơng ty cĩ sử dụng hệ thống thơng tin để ra quyết định hay khơng ?
2. Cơng ty cĩ trưởng ban thơng tin hay giám đốc hệ thống thơng tin hay khơng?
3. Các dữ liệu trong hệ thống thơng tin cĩ được cập nhật thường xuyên hay khơng?
4. Các nhà quản trị từ tất cả các bộ phận chức năng của cơng ty cĩ đĩng gĩp đầu vào cho hệ thống thơng tin hay khơng ?
5. Cơng ty cĩ mật khẩu hữu hiệu để vào hệ thống thơng tin hay khơng ?
6. Các chiến lược gia của cơng ty cĩ quen thuộc với hệ thống thơng tin của các đối thủ cạnh tranh hay khơng?
7. Hệ thống thơng tin cĩ dễ sử dụng hay khơng ?
8. Những người sử dụng hệ thống thơng tin cĩ hiểu được lợi thế cạnh tranh mà thơng tin cĩ thể mang lại cho cơng ty hay khơng ?
9. Cĩ những chương trình huấn luyện về máy điện tốn hay khơng ?
10.Hệ thống thơng tin cĩ được cải tiến liên tục về nội dung và tính dễ sử dụng hay khơng ?
Là một nhánh chức năng trong hệ thống thơng tin. Đây là hệ thống cung cấp thơng tin cho cơng tác quản lý của tổ chức. Nĩ bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thơng tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức.