Cở sở thay đổi
Kinh doanh là ngành nghề thể hiện tham vọng lớn của doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động, bất kỳ công ty nào cũng có mong muốn phát triển doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh. GIAFOOD đang hoạt động mạnh về khâu nhập khẩu nên việc tiếp tục phát triển là nguyện vọng của ban giám đốc.
Hiện nay đa số các hợp đồng của công ty là nhập khẩu ủy thác, số hợp đồng nhập khẩu trực tiếp còn hạn chế chỉ chiếm 20 % tổng số hợp đồng bởi sự e ngại nguồn lực của công ty không đủ mạnh để thực hiện loại hợp đồng này. Điều này làm giảm một phần lớn lợi nhuận của công ty trong mỗi hợp đồng khi phải chia sẻ một phần lợi nhuận cho công ty khác cụ thể là 1% trên tổng giá trị hợp đồng. Hay việc nhận làm đại lý độc quyền của công ty cần được sử dụng triệt để và phát triển mạnh hơn nữa.
Vì lý do này để thu được lợi nhuận triệt để, công ty cần phải mở rộng loại hình kinh doanh chuyển sang nhập khẩu trực tiếp và nhận làm đại lý độc quyền .
Nội dung thay đổi
Đối với việc nhận các hợp đồng nhập khẩu trực tiếp
+ Để thực hiện được việc tăng số lượng hợp đồng nhập khẩu trực tiếp công cần có sự chuẩn bị chắc chắn để tránh sự rủi ro trong quá trình giao dịch. Mặc dù việc nhập khẩu trực tiếp thường sử dụng cho các hợp đồng lớn để lợi dụng triệt để được các chi phí công ty bỏ ra và nguồn lao động. Tuy nhiên thời gian đầu, để làm quen công ty nên thực hiện những hợp đồng có giá trị ở mức trung bình đối với công ty khoảng từ 3-5 tỉ VN đồng.
+ Công ty cần nắm chắc về quy trình tổ chức thực hiện một hợp đồng nhập khẩu trực tiếp. Điều này thực tế không phải là vấn đề đáng lo ngại với công ty hiện nay. Bởi cho đến nay GIAFOOD đã tham gia vào thị trường nhập khẩu thực phẩm được gần sáu năm, có gần 20% hợp đồng nhập khẩu trực tiếp có đủ kinh nghiệm kiến thức để hiểu và nắm bắt được các bước thực hiện. Điều này được thể hiện khá rõ ở khâu tổ chức thực hiện đơn hàng của công ty
+ Đào tạo nguồn nhân lực trong công ty và tuyển dụng nhân viên có kinh nghiệm phòng xuất nhập khẩu. Hiện tại phòng xuất nhập khẩu có 4 nhân viên. Việc bổ sung nhân viên tại phòng là cần thiết. Công ty cần có kế hoạch tuyển dụng nhân viên với thông tin sau:
_ Vị trí : Nhân viên xuất nhập khẩu _ Số lượng cần tuyển dụng: 2 _ Mô tả công việc:
+ Chuyên làm thủ tục liên quan xuất nhập khẩu hàng hóa + Thiết lập và phát triển tốt mối quan hệ liên quan đến hải quan + Cân đối lịch nhập khẩu hàng cho phù hợp tiết kiệm
+ Kiểm tra chuẩn bị chứng từ xuất nhập khẩu
+ Lưu trữ cập nhật hồ sơ xuất nhập khẩu, vận tải biển làm dữ liệu sau này
+ Phối hợp với các bộ phận, phòng ban trong công ty để hoàn thành công việc, đảm bảo hoàn thành hiệu quả đúng tiến độ.
_ Yêu cầu:
+ Nắm vững thủ tục xuất nhập khẩu, chính sách và biểu thuế xuất nhập khẩu + Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương.
+ Có kinh nghiệm về ngành thực phẩm Đối với việc nhận làm đại lý độc quyền
_ Công ty nên chủ động tạo mối quan hệ với các công ty nước ngoài có uy tín trên
thế giới cung cấp những mặt hàng mà các công ty trên thị trường Việt Nam có nhu cầu sử dụng nhiều. Một số nguyên liệu mà các công ty trong nước bắt buộc phải nhập khẩu là bột mì (gần như toàn bộ), đường (nhập một phần), hương liệu và một số chất phụ gia.
_ Công ty cần tìm hiểu, lựa chọn một số công ty có uy tín trên thị trường quốc tế mà công ty có khả năng đáp ứng được các yêu cầu của công ty cung cấp đầu vào.
_ Thể hiện danh tiếng của công ty trên thị trường quốc tế bằng việc thể hiện các thành tựu của công ty và thực hiện các cách thức sau:
+ Đã ký một số hợp đồng độc quyền sản phẩm sữa bột với nhà sản xuất Shandong TianJiao Biotechnology co.ltd (Trung Quốc) và Maru International Co.ltd (Hàn Quốc) nên được đăng tải rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng.
+ Đầu tư phát triển website trở thành trụ sở thứ ba của công ty trên mạng internet và trên các trang mạng xã hội để hình ảnh công ty vươn ra ngoài thị trường trong nước dễ dàng hơn.
+ Tăng cường khả năng thương lượng đàm phán của công ty khi tiếp xúc nói chuyện về vấn đề nhận độc quyền.
+ Nắm bắt nhu cầu sử dụng nguyên liệu của các công ty thậm chí bằng đội ngũ nhân viên có kiến thức am hiểu về kỹ thuật mặt hàng sẵn sàng tư vấn cho khách hàng về sản phẩm mới tốt hơn sản phẩm công ty thường dùng.
Tác dụng giải pháp
Việc đa dạng hóa phương thức kinh doanh nhập khẩu giúp công ty mở ra nhiều hướng đi mới, mở rộng quan hệ với nhiều đối tác trên thị trường thế giới. Thực hiện tốt công việc này cũng giúp công ty đạt có được vị trí vững chắc, chính thức trở thành công ty nhập khẩu chuyên nghiệp trên lĩnh vực nhập khẩu nguyên liệu thực phẩm tại Việt Nam.
3.3.5.Tăng cường chất lượng đội ngũ nhân viên
Cơ sở giải pháp
Cùng với việc tuyển dụng nhân viên vào làm việc tại một số các phòng ban, công ty cũng cần có kế hoạch đào tạo đội ngũ nhân viên để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực trong công ty. Thực tế cho thấy, một phần lớn các vấn đề xuất hiện trong công ty là từ phía nhân viên trong công ty. Một số lượng lớn nhân viên trong công ty đã gắn bó một thời gian dài, họ có kinh nghiệm vì vậy nhu cầu năng cao kiến thức, tạo điều kiện đi học cho đến nay là vô cùng cần thiết.
Nội dung giải pháp
_ Đối tượng: Nhân viên có tinh thần học hỏi cao thiếu kinh nghiệm về xuất nhập khẩu, nhân viên đã có nhiều kinh nghiệm cần bổ sung thêm kỹ năng ở lĩnh vực khác chuẩn bị cho việc thăng tiến lên vị trí cao hơn quản lý quá trình nhập khẩu linh hoạt hơn, bao quát hơn.
Công ty có thể sử dụng kết hợp cả hai cách thức đào tạo trong công việc và đào tạo ngoài công việc để đạt được hiệu quả tốt nhất với mức chi phí tối thiểu.
Về đào tạo trong công việc
+ Kèm cặp và chỉ bảo là cách thức sử dụng phù hợp với tính chất công việc của công ty cụ thể trong việc giám sát hàng nhập về hay quản lý hồ sơ xuất nhập khẩu. Nhân viên còn non kinh nghiệm và kiến thức sẽ được quản lý có kinh nghiệm tại mỗi công việc chỉ bảo kèm cặp thêm. Với cách thức này, công ty cần khuyến khích tinh thần giúp đỡ của những nhà quản lý kinh nghiệm, thường là trưởng phòng,
trong công ty và sự học hỏi của các nhân viên còn lại. Từ đó tạo môi trường làm việc thân thiện, cởi mở.
+ Sử dụng cách thức thuyên chuyển và luân chuyển trong công việc. Bằng cách chuyển trưởng phòng từ công việc này sang công việc khác nhằm cung cấp cho họ kinh nghiệm làm việc ở các lĩnh vực khác nhau. Trong công ty, 3 phòng có quan hệ chặt chẽ với nhau là phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm, phòng thu mua và phòng kinh doanh. Các trường phòng có thể luân chuyển cho nhau để có thêm kinh nghiệm cho mảng lĩnh vực còn lại mà không ảnh hưởng quá nhiều đến hiệu quả công việc.
Về đào tạo ngoài công việc
+ Công ty cần đăng ký tham gia các hội nghị, hội thảo hấp dẫn liên quan đến các lĩnh vực công ty đang thực hiện. Sau đó cử nhân viên đi tham dự. Tuy nhiên, trước hết điều này dựa trên tinh thần tự nguyện, tránh ép buộc nhân viên. Sau mỗi buổi tham gia, nhân viên có trách nhiệm truyền đạt, chia sẻ lại những kiến thức đã học trong buổi họp mặt công ty gần nhất một cách vắn tắt về chủ đề cuộc hội thảo. Từ đó đóng góp ý kiến về việc vận dụng một số vấn đề mới mẻ vào công ty. Mọi đóng góp đều được ban giám đốc ghi nhận và xem xét.
+ Lựa chọn những khóa học nghiệp vụ nâng cao chất lượng nhân viên. Đối với phòng thu mua, đăng ký cho nhân viên khóa học giao dịch đàm phán, phòng xuất nhập khẩu khóa học liên quan đến thủ hành chính xuất nhập khẩu. Đây là phương thức truyền thống về việc học của nhân viên các công ty. Nhân viên nhờ những khóa học bài bản sẽ thu nhận được kiến thức một cách tổng quát cơ bản, vừa học vừa áp dụng vào thực tế.
Tác dụng giải pháp
Việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong công ty là cách thức hữu ích làm giảm những hạn chế xuất hiện trong quá trình nhập khẩu, các bộ phận làm việc với nhau hòa hợp ăn ý và chuyên nghiệp hơn.
3.3.6.Thận trọng trong việc lựa chọn phương tiện vận tải
Cơ sở giải pháp
Hiện tại công ty thường ký hợp đồng theo điều kiện CIF cho nên tiền hàng, cước phí, bảo hiểm theo quy định của Incotems, việc thuê vận tải là do doanh nghiệp nước ngoài đảm nhận. Ngoài ra, công ty còn ký hợp đồng theo điều khoản FOB, giao hàng lên tàu. Thực tế cho thấy vấn đề vận chuyển của công ty còn gặp khó khăn khi thời gian vận chuyển còn dài, sự cố gặp phải trong khâu vận chuyển chưa được xử lý linh hoạt, chi phí vận chuyển cao, công ty nhiều khi phụ thuộc và khó
nắm bắt. Vì vậy công ty cần có biện pháp kiểm soát được tàu về mã tàu, chủ tàu, lịch trình của tàu.
Nội dung giải pháp
Đối với những đơn hàng có mối quan hệ từ trước công ty có thể trực tiếp lên hệ với chủ tàu. Khi đó công ty cần thực hiện một số việc sau: + Tăng cường mối quan hệ với cơ quan hải quan và các chủ tàu trên cảng + Chuẩn bị cẩn thận thông tin về tàu vận chuyển khi được đối tác thông báo. + Soạn thảo hợp đồng kỹ các điều khoản, đền bù khi xảy ra sự cố
Đối với chuyến hàng giá trị lớn, công ty nên lựa chọn mạng lưới vận
chuyển chuyên nghiệp uy tín để thuê và ủy thác toàn bộ quá trình vận chuyển và nhận hàng của công ty. Công ty đã từng làm một vài hợp đồng với công ty TNHH vận tải và tiếp vận toàn cầu để vận tải nội địa và vận chuyển đường biển. Đây là hướng đi nên tiếp tục phát triển bởi sự đảm bảo an toàn công ty mang lại, chính sách ưu đãi công ty đưa ra, hệ thống chuyên chở có mặt tại nhiều quốc gia trên thế giới đặc biệt đều có mặt ở các địa điểm công ty có đối tác khách hàng.
Tác dụng giải pháp
Việc vận chuyển hàng hóa được thực hiện tốt sẽ giúp công ty chủ động về mặt thời gian, yên tâm trong công tác mua hàng từ nước ngoài về.