Trong quy trình kinh doanh ta đã được giới thiệu, đối với GIAFOOD có 2 lựa chọn cung ứng mặt hàng là tự sản xuất và nhập khẩu hàng hóa. Những hàng hóa công ty tự sản xuất chỉ đáp ứng một phần nhỏ nhu cầu khách hàng nên việc nhập khẩu hàng hóa là lựa chọn phần lớn của công ty. Với đặc điểm hàng hương nguyên liệu hay phụ gia thực phẩm của công ty cho đến nay rất ít công ty tron nước sản xuất được cho nên công ty cần nhập khẩu từ nước ngoài. Vì thế vấn đề tìm chọn nhà
cung ứng là vấn đề thực tế công ty phải đối và làm tốt để quá trình nhập khẩu có thể diễn ra thành công.
GIAFOOD trong qua trình hợp tác với các công ty nước ngoài lựa chọn cách thức mua của nhiều nhà cung ứng hay lấy nguồn hàng từ nhiều công ty. Với phương châm chọn những mặt hàng là thế mạnh của công ty để nhập khẩu, trong đó có thể là thế mạnh về giá, thế mạnh về chất lượng, phương thức thanh toán… để hợp tác. Đơn cử như phụ gia thực phẩm là loại nguyên liệu rất quan trọng khi chế biến các loại bánh kẹo. Trung Quốc là nơi có rất nhiều cơ sở sản xuất. Tuy nhiên, để đảm bảo chất lượng và yêu cầu của khách hàng là Công ty TNHH Hải Hà- Kotobuki, GIAFOOD không chọn nhà máy sản xuất mà quyết định nhập hàng của công ty NITTAN Nhật sau khi nghiên cứu chất lượng và phương thức thanh toán khá hợp lý cho doanh nghiệp. Bằng việc nhập hàng từ nhiều doanh nghiệp như vậy, công ty dễ có sự so sánh giữa các doanh nghiệp, bảo đảm sự an toàn phòng ngừa sự trục trặc từ người bán gây ra gián đoạn trong quá trình cung ứng và đặc biệt mở rộng được các mối quan hệ kinh tế xã hội, điều mà rất cần thiết cho một công ty còn non trẻ như GIAFOOD hiện nay. Tuy nhiên, mặt trái của nó sẽ làm cho công ty khó theo dõi tiến độ, gây phức tạp về mặt thanh toán và có thể tăng về mặt chi phí.
2.3.4 Thương lượng đặt hàng
2.3.4.1 Thương lượng, đàm phán
GIAFOOD có yêu cầu rõ ràng về người tham gia thương lượng đàm phán. Thường các cuộc đàm phàn của công ty đều có mặt giám đốc công ty và một số nhân viên phòng xuất nhập khẩu, phòng thu mua hay phòng kinh doanh. Yêu cầu của người tham gia đàm phán gồm có:
+ Hiểu biết toàn diện loại mặt hàng cần mua. Đó là hương liệu, nguyên liệu hay phụ gia thực phẩm, đặc điểm kỹ thuật của mặt hàng đó, số lượng cần mua, cung cấp đầu ra cho công ty nào, thông tin thị trường về mặt hàng đó.
+ Mỗi người đi đàm phán được định rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình để chuẩn bị tài liệu, kiến thức, tâm lý thật tốt.
+ Nắm rõ và giữ kín mục tiêu tối đa và tối thiểu GIAFOOD đã dự định + Có kỹ năng giao tiếp, thương lượng, đàm phán tốt.
Tuy nhiên, với đặc điểm tính mặt hàng hương nguyên liệu, phụ gia thực phẩm là những mặt hàng gặp khó khăn trong quá trình kiểm tra chất lượng, trong quá trình đàm phán GIAFOOD rất chú trọng đến việc thống nhất phương pháp kiểm
tra chất lượng cũng như yêu cầu mẫu thử để mang về kiểm tra tại phòng thí nghiệm. Thêm vào đó, do giao dịch với các công ty ở thị trường ngoại địa nên việc bàn bạc về vấn đề thanh toán và giá cả, sự biến động về quan hệ cung cầu là điều cần phải bàn bạc kỹ. Công ty đánh giá cao những đối tác chấp nhận thanh toán T/T trả chậm.
2.3.4.2.Tiến hành giao dịch
Thời gian đầu, công ty có gần như tất cả các hợp đồng mua qua trung gian bởi công ty cần có thời gian làm quen với công việc và yêu cầu sự chắc chắn trong mỗi hợp đồng. Tuy nhiên, chỉ sau chưa đầy 2 năm, số các hợp đồng được công ty trực tiếp ký kết với bên mua chiếm khoảng 20% tổng số các hợp đồng ký kết nhập khẩu. Trong đó, một số hợp đồng có giá trị nhỏ, ban giám đốc cử nhân viên phòng thu mua đi ký kết chứ không trực tiếp đi ký kết như trước kia. Nhờ vậy, từ năm 2010 đến nay công ty đã giảm được khoản chi phí đáng kể cho việc thực hiện hợp đồng không qua trung gian.Các hợp đồng qua trung gian là các hơp đồng có giá trị lớn, thủ tục hải quan phức tạp, công ty cộng tác với công ty mô giới để thực hiện ký kết giao dịch hợp đồng dưới sự giám sát của công ty. Tổng chi phí chi trả cho các công ty này là 1% tổng giá trị các hợp đồng. Điều này vẫn là khoản làm tăng chi phí cho công ty nhưng ở thời điểm hiện tại phù hợp với điều kiện và đặc điểm của công ty. Bởi công ty nhập khẩu hàng với số lượng ít từ nhiều doanh nghiệp khác nhau, các thủ tục hải quan phức tạp.
2.3.4.3 Ký kết hợp đồng
Việc ký kết hợp đồng sẽ được thực hiện sau khi thương lượng đàm phán và tiến hành giao dịch thành công. Việc ký kết hợp đồng là bước cuối cùng nhưng rất quan trọng. Bởi sự khác nhau về ngôn ngữ nên tất cả các bản hợp đồng nhập khẩu của GIAFOOD ở các nước Trung Quốc, Đức, Nhật… đều sử dụng tiếng anh là ngôn ngữ chính cho việc soạn thảo hợp đồng. Tất cả các hợp đồng được Giám đốc trực tiếp có mặt và ký kết . Giám đốc trước khi ký kết hợp đồng đọc rất kỹ bản hợp đồng và có người dịch riêng thẩm định. Về mặt nội dung, công ty chốt lại lần cuối các yếu tố hai bên đã thống nhất, đối chiếu lại với bản kế hoạch đề ra. Thời gian để đi đến ký kết hợp đồng tù y thuộc vào hình thức thanh toán và vị trí đối tác. Hình thức giao dịch lâu nhất là L/C. Để mở một tài khoản LC cần từ 1 đến 2 tuần, điều này phụ thuộc vào cách thức hoạt động của từng ngân hàng. Công ty phải chờ đối
tác kiểm tra LC từ 3 đến 4 ngày để đối tác quyết định chấp nhận. Sau khi ký kết hợp đồng, thời gian đợi thống nhất và sản xuất mất từ 7 đến 14 ngày. Đối với các nước ở vị trí địa lý xa như Mỹ và Hà Lan So, thời gian hàng đi từ 30 đến 42 ngày. Với thời gian dài như vậy, giá cả các mặt hàng thường có sự biến đổi lên xuống không ngừng. Khi ký kết hợp đồng công ty luôn quan tâm nắm bắt về sự thay đổi này.
2.3.5 Tổ chức thực hiện đơn hàng
Để thực hiện một hợp đồng nhập khẩu, các bước cơ bản mà GIAFOOD cần thực hiện:
- Xin giấy phép nhập khẩu từ Bộ Thương mại
- Mở L/C, công ty thường mở L/C trước thời điểm giao nhận hàng 22 đến 25 ngày để tránh những rùi ro, sự cố
- Thuê tàu chở hàng hoặc có thể ủy thác thuê tàu - Mua bảo hiểm hàng hóa
- Làm thủ tục hải quan. Phòng xuất nhập khẩu của công ty có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ các chứng từ.
- Nhận hàng từ tàu chở hàng bằng cách trực tiếp nhận với các hợp đồng ký trực tiếp hoặc thông qua đơn vị ủy thác với các hợp đồng có mô giới. - Kiểm tra hàng hóa
Trong quá trình tổ chức thực hiện đơn hàng, kiểm tra hàng hóa và chuẩn bị giấy tờ là hai khâu quan trọng nhất bởi nếu một trong hai bước này được thực hiện thiếu chu đáo khiến cho công ty sẽ bị thiệt hại năng. Về việc kiểm tra hàng hóa, hàng hóa phải được kiểm tra cẩn thận về chất lượng, số lượng, chủng loại, mức độ thiệt hại trong quá trình vận chuyển. Nếu không xem xét cẩn thẩn, nhân viên kiểm hàng ký vào giấy nhận hàng sẽ phải chịu trách nhiệm về thiệt hại không được tính đến trong quá trình kiểm kê. Về việc chuẩn bị giấy tờ, nếu có thiếu sót hay hạn chế trong việc cập nhật quy định của chính phủ, công ty sẽ bị phạt hành chính rất nặng và thậm chí bị đình chỉ ngừng hoạt động kinh doanh.