Đối với GIAFOOD, đây là bước đầu tiên và là yếu tố quan trọng trong quá trình mua nguyên vật liệu của công ty. Việc hoạch định chương trình mua càng gần với thực tế giúp cho các hoạt động về sau của việc tiến hành nhập khẩu trở nên đơn giản hơn rất nhiều, nó cũng tạo nên sự nhịp nhàng điều độ trong chuỗi hoạt động này.
Nhìn vào sơ đồ tổ chức quản lý, GIAFOOD dành riêng một phòng đảm nhận cho công việc này. Vai trò của phòng đáp ứng nhu cầu và thị hiếu của người tiêu dùng, theo kịp công nghệ hiện đại và xu hướng phát triển của thị trường, tăng khả năng cạnh tranh giữa các đối thủ, thêm mặt hàng mới cho công ty. Công ty xác định đây là khâu quan trọng trong việc định hướng sản xuất cũng như nhập khẩu của công ty. Trên thực tế, công ty đã làm khá tốt nhiệm vụ này bởi trưởng phòng nghiên cứu phát triển của công ty là Phó Giám đốc, người có kiến thức được học tại khoa hóa thực phẩm trường Đại học Bách Khoa Hà Nội cùng với kinh nghiệm 10 năm trong ngành và hiện nguyên là trưởng phòng nghiên cứu phát triển công ty cổ
Nghiên cứu sản phẩm và thị trường Tìm chọn nhà cung ứng Thương lượng đặt hàng Tổ chức thực hiện đơn hàng hợp đồng Lập phương án kinh doanh Nhận đơn đặt hàng
phần sữa TH true MILK. Cụ thể, quá trình nghiên cứu thị trường bao gồm các cách thức sau:
Công ty dựa trên những hợp đồng đã có trong thời gian 3 năm trở lại. Khi nhìn lại các hợp đồng đã được ký kết thành công của công ty, phòng nghiên cứu và phát triển nhận thấy số lượng các hợp đồng của GIAFOOD rất lớn và giá trị các hợp đồng nhìn chung nhỏ. Thêm vào đó, khách hàng của GIAFOOD trải trên diện rộng không tập trung. Trước đây, đó là thế mạnh của công ty được cho là phù hợp với điều kiện tài chính. Tuy nhiên hiện nay, với giá vốn hàng bán tăng vọt lên tới con số gần 46 tỷ Việt Nam đồng và mối quan hệ lâu dài với nhiều doanh nghiệp, công ty có đủ điều kiện để thu hút khách hàng lớn và mua hàng với số lượng lớn.
Cùng đó, công ty tích cực tìm hiểu về nhóm mặt hàng hương liệu, nguyên liệu, phụ gia thực phẩm trong ngành thực phẩm. Công nghệ thông tin ngày càng phát triển, việc tìm hiểu trên hệ thống internet hết sức thuận lợi. Phòng nghiên cứu có thể dễ dàng tìm được các thông tin về môi trường, đối thủ cạnh tranh trên các trang mạng. Tuy nhiên, sự thuận lợi này không phải dành riêng cho công ty mà là lợi ích chung của xã hội, hay thông tin này được đăng tải không có sự chứng thực dẫn đến sự trộn lẫn nhiều khi là sai lệch. Vì vậy, phòng nghiên cứu có những biện pháp khác để tiếp cận thông tin thị trường bằng các mối quan hệ đã được xây dựng từ nhiều năm. Đây là cách thức được đánh giá cao nhất không chỉ ở GIAFOOD mà còn ở tất cả các doanh nghiệp hiện. Nhận thức rõ điều đó, nhiệm vụ mới của phòng nghiên cứu phát triển là tìm kiếm trưng dụng người có nhiều năm kinh nghiệm với mức lương hấp dẫn về phòng này. Ban giám đốc đã nhất trí sẵn sàng chi trả gấp 1,5 lần mức lương hiện tại của nhân viên đó khi về làm viêc tại công ty với điều kiện có 5 năm kinh nghiệm trở lên. ( Nguồn: đường lối phát triển của công ty trong cuộc
họp công ty quí 3 năm 2012)
Với đặc điểm một lượng lớn hàng hóa là nhận theo đơn đặt hàng của khách hàng, phòng nghiên cứu cử riêng một nhân viên phụ trách tìm kiếm thông tin về hàng hóa trong nước và ngoài nước. Từ đó, phòng sẽ biết được thông tin về khu sản xuất chính, nơi cung cấp chính các mặt hàng đó, giá cả chung hay chất lượng chung của mỗi mặt hàng. Chẳng hạn, thời gian đầu, hương vani sữalà mặt hàng nhập khẩu chính của công ty. Sau quá trình tìm hiểu, phòng nghiên cứu nhận thấy, Trung Quốc là địa điểm cung cấp chính mặt hàng này với nhiều chủng loại khác nhau, giá cả phải chăng. Tuy nhiên, điều đáng chú ý khi hợp tác với công ty đến từ Trung Quốc do thị trường tại đây hỗn tạp với nhiều chủng loại kém chất lượng có mà chất lượng
tốt cũng có. Vì vậy để hợp tác thành công và đảm bảo chất lượng sản phẩm và uy tín về sau của công ty, GIAFOOD đã cử một nhóm chuyên gia kiểm định đánh giá chất lượng sản phẩm để đạt được mặt hàng có chất lượng tốt nhất.