Bởi số lượng hợp đồng ủy thác chiếm 80% tổng số hợp đồng nhập khẩu nên việc nhập hàng và lưu kho thường được thực hiện giữa bên ủy thác và công ty. Với 20% đơn hàng còn lại, đa số cũng được thuê công ty vận chuyển cộng tác lâu dài thực hiện. Công việc của GIAFOOD chủ yếu ở hoạt động này là nhận hàng từ cảng Hải Phòng. Nhân viên có trách nhiệm trực tiếp giám sát, kiểm kê số lượng hàng hóa, chủng loại hàng hóa.
Việc lưu kho cũng được chuẩn bị từ trước. Đây là mặt hàng thực phẩm nên việc sắp xếp hàng hóa cũng cần có nhân viên giám sát đi cùng để kiểm tra điều kiện kho bãi về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp cho mỗi mặt hàng
Dưới đây là quy trình nhận hàng tại cảng lên xe vận chuyển về lưu kho:
Nhận hàng Dỡ hàng Kiểm tra Lập biên bản kiểm kê Xếp hàng lên xe Kết thúc nhận hàng Nhập hàng lưu kho
Sơ đồ 5: Quy trình nhập hàng, lưu kho
Quy trình nhận hàng được thực hiện nghiêm ngặt và luôn tuần tự từng bước như trên bởi việc nhận hàng từ bến về kho còn chịu sự quản lý của nhà nước về các thủ tục nhập khẩu. Các hợp đồng của công ty thường không gặp sự cố ở khâu nhận hàng, nếu có sau khi nhận được sự chỉ đạo của giám đốc và nhờ sự linh hoạt của bản thân nhân viên, các hoạt động tại khâu đều diễn ra suôn sẻ. Một phần nữa cũng là nhờ sự làm việc đúng tiến độ của đối tác hoặc thường được sự thông báo trước cho công ty về kiện hàng gặp một số trục trặc để công ty chủ động có phương án giải quyết. Các bước hoạt động của quy trình được thể hiện như sau: