Quy trình cải tiến chất lượng – Kỳ
KIỂM THỬ GIẢ ĐỊNH (TEST OF THEORIES)
Có nhiều chiến lược để kiểm thử các giả định và chúng đều sử dụng nguyên lý Pareto – một số ít giả định là nguyên nhân của hầu hết các kết quả. Dưới đây là mô tả ngắn về một số ít chiến lược quan trọng và cách thức ứng dụng chúng.
Một câu hỏi cực kỳ quan trọng đặt ra là nên kiểm thử mỗi giả định riêng rẽ, hay kiểm thử một nhóm các giả định liên quan đến nhau, hay kiểm thử đồng thời tất cả các giả định. Để có câu trả lời cần phải biết các phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu (xem dưới đây). Nhóm cần có sự tư vấn từ các chuyên gia phân tích dữ liệu. Dưới đây là một số phương pháp kiểm thử giả định.
Cách tiếp cận dựa trên bằng chứng có thực (The Factual Approach). Ý tưởng chính đằng sau cách chẩn đoán này là cách tiếp cận dựa trên bằng chứng có thực – ra quyết định căn cứ trên bằng chứng có thực thay vì căn cứ trên giả định. Cách làm này khiến cho những người không hiểu biết gì về kỹ thuật cũng có thể đóng góp cho dự án. Do đó, nhóm cần học cách phân biệt giữa giả định với sự thực. Sự thực thể hiện qua những bằng chứng có thực. Giả định là những ước đoán không có bằng chứng hỗ trợ. Đôi khi sự phân biệt giữa hai thứ này rất tinh tế.
Trong một nhóm, thành viên chịu trách nhiệm về kỹ thuật cho rằng sự thay đổi nhiệt độ của dung dịch hàn sẽ làm giảm tần suất lỗi đang được nghiên cứu nhưng sẽ tạo ra một lỗi mới và làm vấn đề tồi tệ hơn. Giả định của anh ta dựa trên dữ liệu được thu thập trong hơn 10 năm qua trên một thiết bị khác. Nhóm cho rằng giả định này chưa đáng tin, và liền thực hiện một thí nghiệm, sau thí nghiệm họ thấy rằng nhiệt độ cao hơn không gây ra hiệu ứng ngược như giả định trên (Betker 1983).
Sơ đồ luồng (The Flow Diagrams). Nhiều loại sản phẩm được sản xuất bằng quy trình có cấu trúc tuần tự (sequential anatomy) – một dãy các bước kế tiếp nhau, mỗi bước thực thi một công việc (task). Phần lớn các thành viên nhóm nắm được một số bước nào đó, chỉ một số ít thành viên là nắm được toàn bộ các bước. Lưu ý là các bước trong quy trình có thể bao hàm trong chúng chuỗi nhà cung cấp từ bên ngoài, cũng như việc chúng sử dụng marketing, dịch vụ khách hàng riêng của chúng.
Chuẩn bị sơ đồ luồng có thể giúp tất cả các thành viên hiểu biết hơn về tiến trình và mối quan hệ giữa mỗi bước với tổng thể. Để biết chi tiết hơn về sơ đồ luồng, xem Bài 3 – Quy trình lập kế hoạch chất lượng.
Phân tích công suất quy trình (Process Capability Analysis). Một trong hầu hết các câu hỏi thường xuyên nảy sinh từ các thành viên nhóm dự án cải tiến chất lượng liên quan đến “công suất quy trình”. Một số thành viên cho rằng “quy trình này vốn đã không thể đáp ứng được các đặc tả quy trình.” Một số người này có ý kiến ngược lại “quy trình này có thể đáp ứng các đặc tả nhưng nó đã không được vận hành đúng.” Trong những thập kỷ gần đây, nhiều công cụ đã được sáng tạo ra để kiểm định các ý kiến này, đặc biệt là các quy trình sản xuất.
Một cách kiểm định về công suất quy trình là sử dụng “Lược đồ kiểm soát Shewart.” Dữ liệu về quy trình được đo lường tại những thời điểm cách đều nhau. Sau đó dữ liệu này được so sánh với đặc tả quy trình, từ đó có thể thấy được công suất của quy trình so với công suất tối đa đã đặc tả. Xem thêm Bài 45 – Lược đồ kiểm soát Shewart.
Việc đánh giá công suất quy trình được áp dụng chủ yếu cho các quy trình sản xuất, nhưng nó cũng được áp dụng ngày càng nhiều đối với các quy trình quản trị và quy trình kinh doanh trong mọi ngành công nghiệp. Một ví dụ phổ biến là ứng dụng đối với thời gian chu trình (cycle time) của các quy trình trên. (Thời gian chu trình là tổng thời gian để một quy trình thực hiện xong công việc của nó từ đầu đến cuối – ND.)
Hầu hết các quy trình là một dãy các bước được thực hiện tuần tự từ bộ phận này tới bộ phận kia. Phải mất một thời gian (tính bằng tuần, thậm chí tháng) để hoàn thành một chu trình (cycle), thời
gian thực hiện công việc có khi chỉ vài giờ, thời gian còn lại là đợi công việc từ các bước khác, hoặc làm lại công việc đã sai, …
Với các quy trình như trên, công suất quy trình về mặt lý thuyết là tổng thời gian làm việc cộng lại. Một người được đào tạo để thực hiện tất cả các bước trên quy trình và phải truy nhập tất cả các cơ sở dữ liệu thì có thể đáp ứng được thời gian lý thuyết này. Một số doanh nghiệp đã đặt mục tiêu cắt giảm thời gian chu trình còn khoảng 2 lần thời gian lý thuyết (công suất lý thuyết).
Mổ xẻ quy trình (Process Dissection). Một cách để kiểm tra xem tại sao quy trình lại không được vận hành đúng là “mổ xẻ quy trình”. Chiến lược này là lần vết từ khiếm khuyết ngược lại nguồn gốc của nó trên quy trình. Có nhiều cách để mổ xẻ quy trình.
• Kiểm tra tại các bước trung gian. Khi khiếm khuyết trong sản phẩm được tìm thấy tại cuối quy trình thì không biết bước trung gian nào đã sai. Trường hợp này thì một cách thông thường là thanh tra (inspect) hoặc kiểm tra (test) sản phẩm tại các bước trung gian để phát hiện xem tại bước nào khiếm khuyết xuất hiện trước tiên. Việc kiểm tra này, nếu thành công, có thể rút ngắn được các nỗ lực kiểm tra giả định. (Xem Bài 23 – Thanh tra và kiểm tra để biết về sự khác nhau giữa thanh tra và kiểm tra – ND.)
• Phân tích theo luồng (Stream-to-stream analysis). Các sản phẩm kích thước lớn hoặc phức tạp thường đòi hỏi nhiều nguồn (sources) (“luồng” – streams) cho sản xuất – nhiều nhà cung cấp, nhiều máy móc, nhiều nhân viên,… Phân tích luồng là việc chia tách quá trình sản xuất thành các luồng và kiểm tra xem luồng nào mà từ đó khiếm khuyết xuất hiện.
• Phân tích theo thời gian (Time – to – time analysis). Một hình thức khác của việc mổ xẻ quy trình là phân tích theo thời gian. Mục đích là phát hiện xem khiếm khuyết xuất hiện trong khoảng thời gian nào. Cách phân tích này được sử dụng để nghiên cứu thời gian giữa các dị thường (abnormalities), ảnh hưởng của các thay đổi theo mùa, và nhiều nguyên nhân tiềm tàng khác.
Phân tích sự tập trung của khiếm khuyết (Defect Concentration Analysis). Mục đích là phát hiện sự tập trung của khiếm khuyết để từ đó có thể khám phá nguyên nhân. Phương pháp này được sử dụng rộng rãi trong các ứng dụng khác nhau.
Trong một trận dịch tả vào giữa thế kỷ XIX ở London, bác sỹ John Snow đã lưu lại địa chỉ của những người bị chết bởi dịch tả trên địa bàn quận Soho. Ông đã đánh dấu các địa chỉ đó trên bản đồ quận. Bản đồ cho thấy các địa chỉ này tập trung quanh bơm nước phố Broad – nơi cung cấp nước uống cho quận Soho. Thời đó không ai biết nguyên nhân của dịch tả là gì, nhưng một biện pháp xử lý là loại bỏ bơm nước này. Xem Hình 5.16.
HÌNH 5-16. Phân tích sự tập trung của bác sỹ John Snow
Trong trường hợp sản xuất sản phẩm, thường người ta vẽ các vị trí bị lỗi trên một sơ đồ của sản phẩm. Xem Hình 5-17.
HÌNH 5-17. Sơ đồ tập trung: các khiếm khuyết trên máy sao chụp
Các số được khuyên tròn thể hiện các vị trí khác nhau trên thiết bị. Các số phía trên vòng tròn thể hiện số lượng lỗi tìm thấy trong mẫu đang nghiên cứu. Số liệu cho thấy các vị trí 24 và 2 chiếm khoảng 40% tổng khiếm khuyết.
Phân tích tập trung cũng được ứng dụng trong các hoạt động quân sự.
Trong thế chiến II, Không Lực Mỹ nghiên cứu về sự thiệt hại của các máy bay quay về căn cứ sau khi làm nhiệm vụ. Một cách phân tích là đánh dấu trên sơ đồ máy bay vị trí các lỗ thủng do súng của quân địch gây ra, cách khác là đánh dấu vị trí mà tại đó đạn của quân địch khiến máy bay thiệt hại. Sơ đồ đã cho thấy dường như có một số vùng trên thân máy bay không bao giờ khiến máy bay hỏng hẳn. Kết luận rút ra là chỉ một số vùng trên thân máy bay khi bị đạn bắn vào thì mới phá hủy được máy bay, vì vậy chỉ cần thiết kế lại những vùng đó để giảm nguy cơ máy bay rơi.
Còn nhiều phương pháp kiểm thử giả định khác mà chúng ta không xem xét nữa vì quá chuyên sâu (ND):
• Tìm kiếm sự liên kết (Association Searches).
• Loại bỏ các cửa sổ mới.
• Đo lường để chẩn đoán.