Quy trình cải tiến chất lượng – Kỳ 8 và hết Tác giả: J M Juran
SOÁT XÉT TIẾN ĐỘ (PROGRESS REVIEW)
Việc soát xét theo lịch biểu và định kỳ của quản lý cấp cao là một phần cơ bản của việc duy trì cải tiến chất lượng hàng năm. Việc soát xét này phát ra một thông điệp cho cấp dưới rằng chất lượng là ưu tiên hàng đầu của quản lý cấp cao.
Soát xét kết quả (Review of results). Kết quả có nhiều hình thức và chúng được phản ánh trong thiết kế của quy trình soát xét. Một số dự án mà xét về tầm quan trọng của chúng, nhà quản lý cấp cao muốn giám sát chúng chặt chẽ theo cá nhân từng nhà quản lý. Các dự án còn lại nhận được mức ưu tiên thấp hơn. Tuy nhiên, đáp ứng mục đích việc soát xét của quản lý cấp cao, chúng được tổng hợp lại để soát xét theo tập thể các nhà quản lý cấp cao.
Tuy nhiên, cũng phải định kỳ soát xét quy trình cải tiến chất lượng bằng cách thanh tra. (Xem
Bài 11 – Họ Tiêu chuẩn ISO 9000.)
Thông tin đầu vào cho việc soát xét tiến độ (Inputs to Progress Review). Hầu hết dữ liệu dùng để soát xét tiến độ được lấy từ các báo cáo của các nhóm dự án. Tuy nhiên, chúng đã được phân tích và được tóm tắt trước khi trình lên quản lý cấp cao. Thường thì việc này được thư ký hội đồng chất lượng thực hiện với sự giúp đỡ của nhà tư vấn nội bộ (facilitator), trưởng dự án, và các nguồn khác từ bộ phận tài chính.
Khi các doanh nghiệp đã có kinh nghiệm, họ thiết kế các mẫu báo cáo tiêu chuẩn hóa để có thể tông kết số liệu theo dự án, theo dòng sản phẩm, theo đơn vị kinh doanh, theo bộ phận, và trên toàn doanh nghiệp. Một mẫu báo cáo như vậy được sử dụng tại một doanh nghiệp Châu Âu lớn, xác định số liệu sau từ mỗi dự án:
• Khối lượng lãng phí kinh niên được ước lượng ban đầu.
• Con số ước lượng ban đầu về chi phí được cắt giảm nếu dự án thành công.
• Chi phí thực được cắt giảm sau khi dự án đã kết thúc.
• Lượng tiền đầu tư.
• Chi phí ròng được cắt giảm.
Đánh giá thành tích (Evaluation of Performance). Một trong số các mục tiêu của sự soát xét tiến độ là đánh giá thành tích, bao gồm cả đánh giá cá nhân và toàn dự án. Sự đánh giá thành tích
cá nhân trong một dự án cải tiến chất lượng phải tính đến sự phức tạp là kết quả cuối cùng lại được hoàn thành bởi cả nhóm. Vì vậy đánh giá cá nhân là đánh giá sự đóng góp của cá nhân đó cho kết quả cuối cùng. Vấn đề này chưa có cách gì để thực hiện cho chính xác trong thực tế. Sự đánh giá hiện căn cứ trên tất cả những thông tin mà cấp trên có thể có về công việc của cấp dưới. Tại các mức cao hơn của tổ chức, người ta đánh giá thành tích của các nhân viên quản lý dự án. Sự đánh giá căn cứ trên kết quả đạt được từ nhiều dự án. Theo đó, một vài số đo được sử dụng:
• Số lượng các dự án cải tiến: khởi động, tiến độ, hoàn thành và bị bỏ qua.
• Giá trị của các dự án đã hoàn thành được thể hiện qua hiệu suất sản phẩm, chi phí được cắt giảm, tỷ lệ hoàn vốn đầu tư.