Quy trình cải tiến chất lượng – Kỳ
TỔ CHỨC NHÓM DỰ ÁN (TEAM ORGANIZATION)
Các nhóm cải tiến chất lượng không xuất hiện trên sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp, nghĩa là không có ai được chỉ định là sếp của nhóm trên sơ đồ tổ chức. Thay vì vậy, các nhóm được giám sát theo báo cáo sứ mệnh và theo lộ trình cải tiến chất lượng của nó.
Nhóm có cấu trúc nội bộ của riêng nó, gồm một lãnh đạo nhóm, một thư ký nhóm, ngoài ra cũng thường có một facilitator.
Người lãnh đạo nhóm (Team Leader). Người lãnh đạo nhóm thường được người bảo trợ (sponsor) bổ nhiệm. Một cách khác là nhóm cũng có thể tự bầu lấy lãnh đạo cho mình.
Người lãnh đạo nhóm có một số trách nhiệm. Như một thành viên nhóm, người lãnh đạo nhóm cũng phải chịu chung trách nhiệm hoàn thành sứ mệnh dự án. Ngoài ra, người lãnh đạo nhóm còn một số công việc hành chính không thể chia sẻ sau.
• Đảm bảo các cuộc họp bắt đầu và kết thúc đúng thời hạn.
• Đảm bảo lịch biểu hoạt động, các báo cáo, …
• Thay mặt nhóm làm việc với người bảo trợ.
Cuối cùng, người lãnh đạo nhóm có trách nhiệm giám sát. Trách nhiệm này không được thực hiện thông qua mệnh lệnh – người lãnh đạo nhóm không phải là sếp của nhóm, mà thông qua sức mạnh của sự thuyết phục, sự ảnh hưởng. Trách nhiệm này gồm:
• Điều phối hoạt động của nhóm.
• Thúc đẩy mọi thành viên đóng góp vào việc chung.
• Giao công việc cần thực hiện cho mỗi thành viên.
Để hoàn thành được trách nhiệm trên, đòi hỏi người lãnh đạo nhóm có nhiều kỹ năng:
• Kỹ năng lãnh đạo.
• Nắm vững sứ mệnh dự án.
• Am hiểu sâu về quy trình cải tiến chất lượng và các công cụ liên quan.
Thư ký nhóm (Team Secretary). Thư ký nhóm được người bảo trợ, hoặc thông thường hơn, được người lãnh đạo nhóm bổ nhiệm. Thư ký nhóm hỗ trợ người lãnh đạo nhóm thực hiện các công việc hành chính của người lãnh đạo nhóm: liên lạc với các thành viên nhóm để thông báo những gì cần thiết, tổ chức các cuộc họp, viết các báo cáo … Khác với thư ký, người lãnh đạo nhóm chủ yếu tập trung vào các công việc kỹ thuật của dự án.
Thành viên nhóm (Team Members). Thành viên nhóm bao gồm cả lãnh đạo và thư ký nhóm. Trách nhiệm của một thành viên nhóm bất kỳ là:
• Sắp xếp thời gian để tham gia vào các công việc của nhóm.
• Đại diện cho bộ phận của doanh nghiệp từ đó anh ta (hoặc cô ta) tham gia vào nhóm.
• Chia sẻ tri thức và kinh nghiệm.
• Đề xuất ý kiến về nguyên nhân và biện pháp cải tiến chất lượng.
• Phản biện các ý kiến của thành viên khác.
• Thực hiện các công việc được giao.
Thu xếp thời gian để làm việc cho dự án (Finding the Time to Work on Projects).Làm việc cho dự án mất khá nhiều thời gian của mỗi thành viên. Phân ai đó vào một dự án là bổ sung thêm cho nhân viên đó trung bình khoảng 10% khối lượng công việc so với hàng ngày. Đó là thời gian họ tham gia các cuộc họp nhóm, xử lý công việc được giao. Tìm được thời gian để xử lý tất cả những việc bổ sung này là cần thiết, do những công việc bổ sung có nguy cơ làm nhân viên không hoàn thành được công việc thường nhật của mình.
Không một nhân viên quản lý cấp cao nào mà tôi biết có ý định thuê thêm người mới để thực hiện một dự án cải tiến chất lượng. Họ bổ nhiệm những người cũ cho dự án và những người này tự thu xếp thời gian theo cách của riêng mỗi người. Các thành viên dự án thường giải quyết vấn đề thời gian theo những cách sau:
• Giao các công việc nhiều hơn cho cấp dưới của mình để có nhiều thời gian hơn.
• Tìm cách quản lý thời gian chặt chẽ hơn.
• …