Quy trình cải tiến chất lượng – Kỳ
SÀNG LỌC DỰ ÁN (PROJECT SCREENING)
Khi doanh nghiệp kêu gọi đề cử dự án cải tiến chất lượng thì có thể sẽ nhận được một số lượng lớn các bản đề cử. Vì vậy, bước tiếp theo là sàng lọc những dự án cải tiến nào có thể mang lại lợi ích lớn nhất trên cùng một lượng vốn đầu tư.
Để bắt đầu với một danh sách đề cử dài và kết thúc bằng một danh sách ngắn các dự án được chấp thuận cần một cách tiếp cận có tổ chức. Quy trình sàng lọc dự án tốn khá nhiều thời gian, vì vậy hội đồng chất lượng thường ủy quyền cho một ban thư ký thực hiện, đó thường là Bộ phận Chất lượng. Ban thư ký sàng lọc các đề cử theo một số tiêu chuẩn đã được lập ra từ trước. Một số đề cử bị từ chối, một số được hoãn lại. Số còn lại được phân tích sâu hơn để ước lượng lợi ích tiềm năng, nguồn lực cần đầu tư…
Kinh nghiệm khi sàng lọc dự án cho thấy nên có hai tập tiêu chuẩn: 1. Tiêu chuẩn chọn các dự án đầu tiên.
2. Tiêu chuẩn chọn các dự án tiếp theo.
Tiêu chuẩn cho các dự án đầu tiên. Khi mới bắt đầu quá trình cải tiến chất lượng bằng từng dự án thì mỗi người tham gia đều là những người học việc. Các dự án được trao cho những nhóm dự án thực hiện như là quá trình tự đào tạo. Hoàn thành một dự án chính là một phần của việc đào tạo. Kinh nghiệm cho thấy rằng dự án đầu tiên cần phải thành công. Cụ thể hơn:
• Dự án phải khả thi. Nó phải có khả năng hoàn thành trong một vài tháng. Phản hồi từ các doanh nghiệp cho thấy rằng lý do phổ biến nhất dẫn tới thất bại của dự án đầu tiên là nó không khả thi.
• Dự án cần phải có ý nghĩa. Kết quả của dự án cần tạo ra dấu ấn gây được sự chú ý và được công nhận.
• Kết quả của dự án phải đo lường được bằng tiền hoặc bằng những số đo khác.
Tiêu chuẩn cho các dự án tiếp theo. Các tiêu chuẩn này cần phải chọn được dự án đáp ứng:
• Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI). Đây là tỷ số mang tính quyết định. Dự án nào không tính được ROI sẽ bị cân nhắc từ chối.
• Lượng cải tiến tiềm năng. Một dự án lớn sẽ được ưu tiên hơn một số dự án nhỏ.
• Tính cấp bách. Dự án cần phải đáp ứng ngay lập tức một nhu cầu cải tiến nào đó về mức an toàn của sản phẩm, dịch vụ khách hàng chẳng hạn.
• Dễ về giải pháp kỹ thuật. Dự án có giải pháp thực hiện đơn giản về mặt kỹ thuật sẽ được ưu tiên hơn những dự án khó về mặt kỹ thuật.
• Ưu tiên dòng sản phẩm hiện hữu. Dự án nào cải tiến lãng phí của dòng sản phẩm hiện hữu sẽ được ưu tiên hơn những dự án cho dòng sản phẩm đã qua.
• Mức độ chống lại thay đổi tiềm tàng. Dự án nào ít bị chống đối sẽ được ưu tiên hơn dự án nào bị chống đối nhiều.