7. Bố cục khóa luận
3.1.1.Khai thác, sử dụng hết các tính năng hiện có
Sau nhiều năm nghiên cứu và phát triển cùng với những thành công nhất định, hiện nay ILIB đƣợc đánh giá là giải pháp thƣ viện điện tử phù hợp nhất ở Việt Nam. Sự có mặt của ILIB trong hoạt động của Thƣ viện tỉnh Nam Định trong những năm qua đã góp phần tạo ra sự thay đổi tích cực vai trò của thƣ viện trong hệ thống thƣ viện cấp tỉnh.
Bên cạnh đó, việc ứng dụng phần mềm ILIB trong hoạt động của TV còn những hạn chế nhất định do TV chƣa khai thác hết tính năng hiện có. Chính vì vậy thƣ viện cần tích cực khai thác, sử dụng hết các tính năng mà phần mềm cung cấp. Đó là các tính năng sau:
- Chức năng báo cáo: báo cáo toàn bộ số lƣợng sách của thƣ viện theo thể loại, theo lĩnh vực, theo nhà xuất bản, theo quốc gia; báo cáo tình trạng của từng cuốn sách.
- Chức năng kiểm kê: giúp TV tiến hành kiểm kê kho sách dễ dàng với các tính năng xác định tài liệu thất lạc hoặc xếp nhầm vị trí cũng nhƣ ghi lại số lƣợng và tên tài liệu bị mất, thanh lí, huỷ.
- Một chức năng hữu ích khác của phân hệ bổ sung là thực hiện việc quảng cáo, trao đổi, mua bán tài liệu qua trang web của thƣ viện, kèm theo tài chính với các tài chính về các tài liệu đƣợc bán. Thƣ viện cần thông báo cho bạn đọc biết đƣợc trang web riêng của thƣ viện là http://thuviennamdinh.vn để bạn đọc có thể dùng trang web này mà tra tìm tài liệu trên bất cứ một máy tính nào có nối mạng.
- Với tính năng từ điển: cho phép thƣ viện kiểm soát tính nhất quán trong quá trình biên mục. Để thực hiện chức năng này, cán bộ thƣ viện nhập những khái niệm, tên ngƣời, tên địa danh, cơ quan tổ chức... vào trong ô nhập từ điển tự tạo. Việc sử dụng từ điển tự tạo không chỉ có ý nghĩa trong việc kiểm soát tính nhất quán của việc xử lí tài liệu mà sau này khi muốn sửa chữa các thông tin, chỉ cần sửa chữa trong từ điển này mà không cần phải sửa từng biểu ghi.
- Tạo mẫu phích mục lục với phiếu mục lục phân loại, phiếu tác giả và phiếu tên sách. Việc tạo lập các phiếu này là đáp ứng yêu cầu của TV trong việc tổ chức hệ thống mục lục (gồm mục lục phân loại và mục lục chữ cái). Các phiếu mẫu này đƣợc hiển thị theo ISBD. Tuy nhiên việc thiết kế các mẫu này chƣa gây đƣợc chú ý của ngƣời sử dụng. Phiếu để tổ chức mục lục phân loại thì nên in đậm kí hiệu phân loại, còn các thông tin khác để bình thƣờng. Phiếu để tổ chức mục lục chữ cái thì nên in đậm thông tin là tên tác giả hoặc tên sách.
- Trong phân hệ OPAC, tính năng giữ chỗ vẫn chƣa đƣợc thƣ viện áp dụng. Do vậy các yêu cầu mƣợn của bạn đọc vẫn phải thông qua các phiếu viết tay. Bạn đọc không đƣợc giữ chỗ cho những tài liệu mình cần, cũng không đƣợc thông báo đến thƣ viện mƣợn tài liệu khi nó đƣợc trả. Vì thế cho nên việc quay vòng sử dụng tài liệu bị chậm. Việc giữ chỗ có thể thực hiện qua mạng, nhƣ vậy bạn đọc sẽ không mất thời gian đến thƣ viện mà không mƣợn đƣợc tài liệu theo yêu cầu. Cán bộ thƣ viện cũng có thể chủ động phục vụ độc giả nhờ việc kết nối với các thƣ viện khác.
- Một tính năng khác của phần mềm mà thƣ viện chƣa áp dụng đó là tính năng thiết lập và quản lí vị trí xếp giá của từng tài liệu đến từng giá sách. Đây là một điều hạn chế, bởi lẽ khi ta quản lí tài liệu đến từng giá sách, khi bạn đọc tra cứu trên OPAC có thể biết ngay tài liệu đó đang đặt ở giá số mấy,
trong kho nào. Hơn nữa còn giúp cán bộ thƣ viện dễ dàng tìm sách và trả sách về kho đúng vị trí ban đầu.
- Kênh thông tin liên lạc giữa TV và NDT qua thƣ điện tử còn hạn chế. Vì vậy, thƣ viện không thông báo kịp thời những tài liệu bạn đọc mƣợn quá hạn và nhắc nhở bạn đọc trả sách, dẫn đến tình trạng một số bạn đọc đã giữ những tài liệu quá lâu, ảnh hƣởng đến việc sử dụng của NDT khác.