7. Bố cục khóa luận
2.7. Sử dụng phần mềm ILIB trong quản lí ấn phẩm định kì
Đây là phân hệ cho phép quản lí các ấn phẩm định kì nhƣ báo, tạp chí, tập san định kì, niên giám.
Biên mục sơ lược
Đối với những tên ấn phẩm mới đƣợc nhập vào TV, cán bộ thƣ viện tiến hành nhập mới từ đầu cho những tài liệu này. Việc nhập mới đƣợc tiến hành bằng cách nhấn chọn phân hệ bổ sung, biên mục sơ lƣợc, sau đó chọn dạng tài liệu là ấn phẩm định kì rồi tiến hành nhập dữ liệu. Thông tin duy nhất đƣợc nhập ở phần này là nhan đề của ấn phẩm.
Sau khi tiến hành nhập mới từ đầu cho các ấn phẩm định kì, cán bộ TV sẽ mở phân hệ ấn phẩm định kì để thực hiện các thao tác trong phân hệ này bao gồm bổ sung, đăng kí, thống kê, đóng tập.
Bổ sung
Cán bộ TV tiến hành đăng kí số mới cho tài liệu, việc đăng kí số mới dành cho những tài liệu đã đƣợc nhập ở phần trên. Để lấy ra ấn phẩm định kì đã đăng kí, cán bộ TV dùng tính năng tra cứu để hỗ trợ. Sau khi lấy ra đƣợc những ấn phẩm cần đăng kí, cán bộ TV chọn kho tài liệu rồi chuyển qua chức năng đăng kí.
Đăng kí
Cán bộ TV sẽ chọn các thông tin về lịch cho tài liệu gồm có hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hoặc không có lịch cố định. Sau đó hệ thống sẽ tự hiện ra số cuối của ấn phẩm để cán bộ TV đánh số tiếp theo. Sau khi điền một số thông tin nhƣ ngày phát hành, số lƣợng thì phần mềm sẽ ghi nhận đăng kí tài liệu thành công.
Thống kê
Việc thống kê cho phép biết đƣợc ấn phẩm định kì có bao nhiêu số ở thƣ viện, cụ thể ngày tháng nhập vào, số lƣợng bao nhiêu. Từ đó lập báo cáo thống kê liên quan đến các xuất bản phẩm, kế toán ngân sách bổ sung.
Đóng tập
Dựa trên tính năng này, cán bộ thƣ viện sẽ biết đƣợc còn bao nhiêu số chƣa đƣợc đóng tập. Sau khi đóng tập cho tài liệu thì thực hiện chức năng gỡ tập.
Ngoài những tiện ích trên, thƣ viện còn gặp những hạn chế trong quản lí báo chí, chƣa có phần quản lí đƣợc các mẫu phát hành, gộp số, ghép số, thống kê đƣợc số thiếu. Phân hệ báo tạp chí còn thiếu khoa học so với thực tế nên chƣa thể xử lí báo đóng tập vào trong CSDL.