7. Bố cục khóa luận
2.5. Sử dụng phần mềm ILIB trong công tác biên mục
Biên mục chi tiết
Sau khi biên mục sơ lƣợc, cán bộ thƣ viện có thể theo dõi tài liệu mới đƣợc bổ sung này. Chúng đƣợc đƣa vào danh sách hàng đợi bao gồm các thông tin đã đƣợc biên mục sơ lƣợc. Khi cán bộ thƣ viện tiến hành biên mục chi tiết cho tài liệu, họ đánh dấu vào những biểu ghi này, lựa chọn mẫu biên mục và chọn biên mục.
Biên mục chi tiết là việc cán bộ thƣ viện xử lí và nhập đầy đủ các dữ liệu cho biểu ghi. Bên cạnh các dữ liệu mô tả thƣ mục đƣợc khai báo trong quá trình biên mục sơ lƣợc, cán bộ biên mục có nhiệm vụ bổ sung thêm các dữ liệu mô tả khác nhƣ tùng thƣ, phụ chú...
Khi biên mục xong cho một tài liệu, chỉ cần nhấn vào nút cập nhật tức là biểu ghi đƣợc hoàn thành. Tính đến nay, Thƣ viện tỉnh Nam Định đã biên mục chi tiết đƣợc 32170 biểu ghi để đƣa vào tra cƣ́u qua OPAC.
Trong quá trình nhập tin cho các trƣờng, cán bộ biên mục nhập theo nhiều kiểu khác nhau ở các bản ghi biên mục khác nhau nhƣ: Lê-nin, Lênin, Lê Nin... sẽ khiến cho tính năng kiểm soát tính nhất quán không đƣợc đảm bảo, làm giảm hiệu quả của tiến trình tra cứu tài liệu. Bởi khi ngƣời dùng tiến hành tra cứu và gõ vào một trong các từ khóa trên, chƣơng trình chỉ đƣa ra các bản ghi có trƣờng tác giả trùng tên với từ ngữ đƣợc nhập vào và kết quả là ngƣời dùng tin sẽ không khai thác đƣợc toàn bộ thông tin từ CSDL.
Dữ liệu không đƣợc kiểm soát tính nhất quán còn dễ tạo ra các lỗi chính tả khi ngƣời dùng phải gõ đi gõ lại cùng một từ ngữ ở các bản ghi khác nhau. Đồng thời việc phát hiện và sửa chữa những lỗi này không hề đơn giản.
Tạo mẫu biên mục: Mẫu biên mục bao gồm danh sách các trƣờng dữ liệu đƣợc lựa chọn cho việc mô tả từng loại hình tài liệu. Các trƣờng dữ liệu này đƣợc lựa chọn dựa trên khổ mẫu MARC21.
Bên cạnh những thuận lợi khi sử dụng khổ mẫu biên mục MARC 21 vẫn còn những khó khăn nhất định. Một số vấn đề về tiêu đề mô tả hình thức (đối với sách) theo quy tắc mô tả AACR2 khi chuyển sang biên mục trên MARC 21 không biết xếp vào đâu cho đúng với quy tắc nhƣ tài liệu pháp luật, tài liệu tiêu chuẩn. Đối với tài liệu luận án, luận văn trƣớc kia theo ISIS, cơ quan bảo vệ thƣờng để sau vùng thông tin trách nhiệm, sau dấu gạch chéo, nay chuyển sang MARC 21 lại để ở phần phụ chú, nhƣ vậy sẽ ảnh hƣởng đến các vị trí mô tả trong phiếu mô tả. Giữa mã nƣớc, mã ngôn ngữ in trong phụ lục của MARC 21 rút gọn và của chuẩn MARC 21 không giống nhau sẽ dẫn đến việc không thống nhất trong biên mục, gây khó khăn cho ngƣời biên mục.
Các tính năng cập nhật, sửa biểu ghi
- Sửa biểu ghi:
Chức năng này cho phép sửa lại giá trị của một nhóm trƣờng trong biểu ghi biên mục của một tài liệu. Cán bộ thƣ viện có thể sửa chữa bằng cách bấm vào đƣờng liên kết "sửa chữa" trong giao diện chính của phân hệ biên mục. Sau đó tiến hành nhập mã tài liệu vào ô "Mã tài liệu". Trƣờng hợp không biết số hiệu biểu ghi thì có thể tra tìm theo tên tài liệu, tác giả, năm xuất bản... Tính đến nay, Thƣ viện tỉnh Nam Định đã tiến hành sƣ̉a 198 biểu ghi.
- Xóa biểu ghi:
Đây là chức năng cho phép ngƣời dùng có thể hủy thông tin biên mục của một tài liệu nào đó về thông tin bổ sung, xếp giá, nhật kí mƣợn trả . Thƣ viện đã phải xóa 18 biểu ghi.
- Xem biểu ghi:
Chức năng này cho phép ngƣời biên mục duyệt xem thông tin biên mục của một nhóm hay toàn bộ số bản ghi trong CSDL. Với tính năng này, cán bộ biên mục có thể sử dụng lại thông tin đã đƣợc biên mục ở một biểu ghi để sử dụng cho một biểu ghi mới.
Sản phẩm của quá trình biên mục
Tính đến nay, Thƣ viện tỉnh Nam Định đã biên mục đƣợc 33420 biểu ghi. Cụ thể nhƣ sau:
- Biểu ghi thƣ mục dạng sách bao gồm 29700 biểu ghi.
- Biểu ghi thƣ mục bài trích báo, tạp chí bao gồm 3032 biểu ghi.
- Biểu ghi thƣ mục dạng luận án, luận văn, khoá luận tốt nghiệp bao gồm 382 biểu ghi.
- Biểu ghi thƣ mục dạng ấn phẩm định kì bao gồm 306 biểu ghi.
Kết thúc quá trình biên mục, thƣ viện đã tiến hành in ấn các sản phẩm đầu ra: các phiếu, mục lục truyền thống, các thƣ mục chuyên đề, thông báo
sách mới... nhằm giới thiệu cho ngƣời dùng tin nguồn lực thông tin của thƣ viện mình một cách có hiệu quả.
- In phiếu: ILIB cho phép ngƣời sử dụng thiết kế và in ra các loại phiếu mục lục phản ánh các tài liệu đƣợc lƣu trữ trong CSDL. Ngƣời sử dụng có thể thiết kế các mẫu phiếu mô tả để tổ chức các loại mục lục khác nhau: mục lục chữ cái tên sách, mục lục chữ cái tên tác giả, mục lục phân loại, mục lục chủ đề... Trong các phiếu mô tả đƣợc in ra các yếu tố mô tả đƣợc trình bày theo quy tắc mô tả AACR2.
- In thƣ mục: Tính năng này cho phép ngƣời sử dụng lọc các biểu ghi theo những dấu hiệu khác nhau và sắp xếp chúng theo một tiêu chí nhất định để tạo ra các sản phẩm thông tin thƣ mục tƣơng ứng nhƣ:
+ Thƣ mục thông báo sách mới: Tác giả Hán - Nôm Nam Định thời phong kiến, Di tích lịch sử - văn hóa Nam Định, Danh nhân Nam Định thế kỉ XX...
+ Thƣ mục chuyên đề: Thƣ mục Nam Định với công tác phòng chống ma túy, Thƣ mục làng nghề Nam Định...
Việc báo cáo các sản phẩm đầu ra còn cứng nhắc, không có sự mềm dẻo, linh hoạt cho việc thay đổi nội dung, chủ yếu là dựa vào các mẫu báo cáo có sẵn. Đối với những sản phẩm có nội dung mới các cán bộ thƣ viện không thể thực hiện đƣợc nếu thiếu sự hỗ trợ của nhân viên thông tin.
Hiện tại, Thƣ viện tỉnh Nam Định ngoài việc sử dụng mục lục chữ cái, mục lục phân loại, còn sử dụng mục lục truy cập trực tuyến (OPAC). Đây là loại mục lục thƣ viện bao gồm các biểu ghi truy cập bằng máy đƣợc lƣu trữ trên máy tính mà ngƣời dùng tin có thể khai thác qua một mạng máy tính thông qua một thiết bị đầu cuối nhờ truyền thông liên tục và trực tuyến với máy tính nhƣ: đƣờng điện thoại hoặc máy tính có kết nối mạng.
Xuất, nhập dữ liệu
Để hỗ trợ cho các thƣ viện trong việc chia sẻ nguồn lực thông tin, ILIB đã đƣa ra tính năng xuất nhập dữ liệu thƣ mục với các hệ thống khác đều dựa trên khổ mẫu MARC và đảm bảo tiêu chuẩn ISO 2709.Bên cạnh đó, phân hệ còn có khả năng kiểm soát tính quy định thống nhất, đảm bảo tính nhất quán trong quá trình xác lập các điểm truy nhập.
Biên mục sao chép
Biên mục sao chép đƣợc sử dụng khi đã có một biểu ghi của một tập cụ thể của một tài liệu, từ sau trở đi có thể tiến hành biên mục bằng việc nhấn vào dấu cộng trong module biên mục để tăng thêm số tập tiếp theo.
Ví dụ: Khi biên mục bộ truyện "Trạng Quỳnh" trên 250 tập, nếu làm theo cách thông thƣờng phải bổ sung và biên mục hơn 250 lần, còn khi thực hiện theo cách sao chép biểu ghi thì chỉ cần một vài thao tác sao chép là có thể hoàn thành. Từ đó tiết kiệm đƣợc thời gian cho cán bộ thƣ viện mà hiệu quả công việc đƣợc nâng lên rõ dệt.
Việc thực hiện biên mục sao chép đƣợc thực hiện thông qua giao thức Z39.50. Dƣới sự hỗ trợ của hệ thống mạng, Thƣ viện tỉnh Nam Định đã tận dụng đƣợc kết quả biên mục ở một số thƣ viện lớn (Thƣ viện Quốc Gia Việt Nam, Trung tâm Thông tin khoa học và công nghệ Quốc gia).
Nhƣ vậy nhờ kết quả của quá trình biên mục tự động, Thƣ viện tỉnh Nam Định có thể tổ chức, quản lí và phục vụ nguồn lực thông tin một cách hiệu quả. Hơn nữa, kết quả đó còn là tiền đề để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin hữu ích nhƣ: các bản thƣ mục, danh mục, CSDL, trang web, bản tin điện tử, dịch vụ tìm tin qua mạng...