7. Bố cục khóa luận
2.2.1.Phần mềm CDS/ISIS
CDS/ISIS là phần mềm đƣợc dùng để quản lí các cơ sở dữ liệu văn bản có cấu trúc do UNESCO phát triển và phổ biến năm 1985 và đƣợc cung cấp miễn phí cho các thƣ viện Việt Nam. CDS/ISIS có nhiều ƣu điểm:
- Xây dựng cấu trúc CSDL thuận tiện, đơn giản nhờ có các phƣơng tiện trợ giúp để tạo biểu mẫu nhập tin và định dạng hiển thị.
- Ngôn ngữ tạo format đƣợc bổ sung nhiều lệnh mới, cho phép trình bày dữ liệu thuận tiện hơn.
- Giao diện tìm tin thông qua các cửa sổ nên đơn giản và tiện lợi.
- Hiệu quả tìm tin tăng nhờ việc kết hợp các toán tử và tìm theo từ điển. - Hỗ trợ nhiều giao diện tìm kiếm: tìm tin trình độ cao, tìm có trợ giúp. - Có khả năng kết hợp với các CSDL khác.
Tại TV tỉnh Nam Định, phần mềm CDS/ISIS đƣợc áp dụng vào việc quản lí tài liệu, tổ chức tìm kiếm tài liệu cho bạn đọc từ năm 2000 với phiên bản WinISIS 1.3.1. Với việc ứng dụng phần mềm CDS/ISIS, công tác xử lý tài liệu tổ chức, tra cứu tài liệu đã đạt đƣợc những bƣớc chuyển biến cơ bản. Từ các CSDL đƣợc quản lý trên ISIS hệ thống mục lục đã đƣợc in một cách tự động. Đồng thời tổ chức hệ thống mục lục theo nhiều loại khác nhau: mục lục chữ cái tên sách, tên tác giả, kí hiệu phân loại. Cũng từ các CSDL này, hàng năm TV đã tiến hành in các thƣ mục nhƣ: thƣ mục giới thiệu sách mới, các thƣ mục chuyên đề, thƣ mục địa chí.
Trên cơ sở ứng dụng phần mềm CDS/ISIS, TV đã tiến hành tổ chức phục vụ tra cứu và khai thác tài liệu cho bạn đọc bằng hệ thống tìm tin tự động hoá. Hƣớng dẫn bạn đọc tra cứu tài liệu trên ISIS theo nhiều phƣơng thức (đơn giản, nâng cao) và nhiều tiêu chí khác nhau, giúp bạn đọc khai thác tối đa nguồn tài liệu. Bên cạnh đó, việc ứng dụng CNTT tạo điều kiện để TV tiến hành phƣơng thức xử lí, định từ khoá và tra cứu.
Mặc dù đã tạo ra những bƣớc chuyển mới đem lại hiệu quả lớn cho hoạt động của TV, nhƣng CDS/ISIS chỉ là phần mềm tƣ liệu không có khả năng quản lí tích hợp, giải quyết nhiều công tác nghiệp vụ của thƣ viện. Sử dụng phần mềm cũng có nhƣợc điểm đó là nó chỉ có khả năng giải quyết yêu
cầu về quản lí tài liệu số toàn văn. Khi sử dụng, thƣ viện phải xây dựng một CSDL riêng về tài liệu số toàn văn. Việc bổ sung các biểu ghi mới rất thuận tiện nhƣng khi tìm tài liệu theo một vấn đề đƣợc xác định trƣớc thì máy tính phải tìm lần lƣợt tuần tự trên tất cả các biểu ghi dẫn đến mất thời gian công sức của cán bộ thƣ viện. Bên cạnh đó là những hạn chế về khả năng tính toán, thống kê nên đầu năm 2009 TV tỉnh Nam Định đã tiến hành chuyển từ việc sử dụng phần mềm CDS/ISIS sang sử dụng phần mềm tích hợp quản trị thƣ viện ILIB.