7. Bố cục khóa luận
2.6. Sử dụng phần mềm ILIB trong quản lí bạn đọc
Chức năng của phân hệ này là quản lí thông tin cá nhân bạn đọc, giúp thƣ viện áp dụng đƣợc những chính sách phù hợp với mỗi nhóm bạn đọc và
tiến hành quản lí bạn đọc theo nhóm hoặc theo cá nhân. Quản lí bạn đọc bao gồm các công việc: quản lí hồ sơ bạn đọc, in thẻ, sửa và gia hạn thẻ, phân loại bạn đọc...
Quản lí hồ sơ bạn đọc
Tính năng này giúp cán bộ TV có thể xem toàn bộ các thông tin về bạn đọc nhƣ: ảnh, ngày sinh, trình độ học vấn, địa chỉ liên hệ, nhóm ngành nghề, tên cơ quan, niên khoá, trƣờng học (với bạn đọc là học sinh, sinh viên).
In thẻ
Tính năng này cho phép ngƣời dùng tự tạo những khuôn dạng thẻ đọc khác nhau, hỗ trợ nhập nhanh bản ghi bạn đọc, hiển thị thông tin bạn đọc. Khi in thẻ cần chú ý chọn kiểu định dạng cho thẻ (kích thƣớc thẻ, kiểu mã vạch, kích thƣớc mã vạch). Trên thẻ phải chứa các nội dung nhƣ số thẻ, loại thẻ, ngày cấp, ngày hết hạn đƣợc cập nhật vào CSDL để phục vụ cho việc tra cứu, thống kê (có tích hợp mã vạch). Hiện nay Thƣ viện tỉnh Nam Định tiến hành in 4 loại thẻ:
- Thẻ đọc ngƣời lớn: dành cho tất cả mọi đối tƣợng nhân dân đang sinh sống trên địa bàn.
- Thẻ mƣợn ngƣời lớn: đối tƣợng là cán bộ công nhân viên chức, ngƣời lao động và ngƣời nghỉ hƣu trên địa bàn tỉnh Nam Định.
- Thẻ thiếu nhi: đối tƣợng là các em học sinh PTTH, THCS và tiểu học trên địa bàn.
- Thẻ sử dụng phòng đọc điện tử: dành cho đối tƣợng học sinh từ THCS trở lên, sinh viên các trƣờng Đại học, Cao đẳng, Trung học chuyên nghiệp, cán bộ công nhân viên chức đang công tác tại các cơ quan, đơn vị sản xuất, kinh doanh, lực lƣợng vũ trang...
Sửa và gia hạn thẻ
Nếu muốn sửa thông tin nào đó về bạn đọc, cán bộ TV phải tìm kiếm để xác định đƣợc chính xác bạn đọc cần sửa dựa vào các tiêu chí để lọc dữ
liệu bạn đọc tƣơng tự nhƣ việc tra cứu. Sau đó thông tin về bạn đọc sẽ đƣợc hiển thị trên màn hình máy tính, cán bộ TV chỉ cần sửa thông tin cần thiết.
Đối với việc gia hạn thẻ, cán bộ TV cần tìm kiếm danh sách những bạn đọc cần gia hạn thẻ và thực hiện việc gia hạn thẻ đối với các nhóm bạn đọc. Thẻ đọc ngƣời lớn, thẻ mƣợn ngƣời lớn, thẻ thiếu nhi gia hạn thẻ là 1 năm, còn thẻ sử dụng phòng đọc điện tử là 6 tháng.
Theo thống kê, tổng số thẻ bạn đọc cấp, đổi trong 3 năm gần đây là 5.300 thẻ. Trung bình mỗi năm thƣ viện cấp đƣợc khoảng 2.500 thẻ, phục vụ 80.000 lƣợt bạn đọc với 250.000 lƣợt sách luân chuyển. Mỗi ngày trung bình có khoảng 220 lƣợt ngƣời đến thƣ viện tỉnh đọc sách báo, tra cứu thông tin.
Phân loại bạn đọc
Tính năng này giúp cán bộ TV phân loại bạn đọc theo nhiều tiêu chí khác nhau (nghề nghiệp, lứa tuổi) và quy định các chính sách riêng cho từng nhóm bạn đọc nhƣ: danh sách những ấn phẩm đƣợc mƣợn, hạn định số lƣợng và thời gian cho mƣợn, tiền phạt trong trƣờng hợp trả sách chậm.
Thống kê về bạn đọc
Bằng việc thống kê, cán bộ thƣ viện sẽ nắm đƣợc số lƣợng bạn đọc, độ tuổi bạn đọc, nhóm bạn đọc để có các hình thức phục vụ phù hợp, nâng cao hiệu quả hoạt động của TV.
Bảng thống kê số lượng bạn đọc trung bình hàng năm đến TV
STT Năm Số lƣợt bạn đọc đến TV Tỉ lệ tăng/giảm 1 2009 73.100 Tăng 2 2010 76.445 Tăng 3 2011 75.890 Giảm 4 2012 86.840 Tăng 5 2013 87.630 Tăng 6 Trung bình 79.981 Tăng
Qua các số liệu cụ thể của bảng thống kê ta thấy số lƣợng bạn đọc đến TV từ năm 2009 đến năm 2010 tăng 3.345 lƣợt, đến năm 2011 giảm nhẹ 555 lƣợt, nhƣng đến năm 2012 lại tăng mạnh 10.950 lƣợt bạn đọc và số lƣợng này cũng tiếp tục tăng trong năm 2013. Có đƣợc kết quả trên là bởi thƣ viện đã tích cực đổi mới phƣơng thức hoạt động, năng động trong khai thác các nguồn tài liệu, đầu tƣ xây dựng cơ sở vật chất, trang thiết bị, phục vụ ngày càng tốt hơn nhu cầu đọc sách của các tầng lớp nhân dân trong tỉnh. Bƣớc ngoặt mới trong công tác phục vụ bạn đọc ở thƣ viện tỉnh là ứng dụng CNTT vào công tác thƣ viện, tạo điều kiện cho bạn đọc tra tìm tài liệu.
Báo cáo
Với tính năng này, cán bộ thƣ viện sẽ biết đƣợc: - Tỉ lệ phần trăm độc giả theo giới tính
Bảng thống kê bạn đọc theo giới tính từ năm 2009 - 2014
STT Năm Tỉ lệ bạn đọc nam (%) Tỉ lệ bạn đọc nữ (%) 1 2009 17 83 2 2010 21 79 3 2011 22 78 4 2012 20 80 5 2013 16 84 - Bạn đọc vi phạm: Từ năm 2009 – 2014, thƣ viện có 235 bạn đọc vi phạm với các lỗi phổ biến nhƣ: mƣợn thẻ của ngƣời khác, làm mất sách, mất nhãn mã vạch, mƣợn quá hạn, viết, vẽ bẩn vào sách.