7. Bố cục khóa luận
2.4. Sử dụng phần mềm ILIB trong công tác bổ sung
Bổ sung tài liệu là khâu đầu tiên trong dây chuyền thông tin tƣ liệu. Nó quyết định đến chất lƣợng các hoạt động nghiệp vụ khác trong TV và việc phục vụ bạn đọc sau này. Nhờ công tác bổ sung, TV có đƣợc VTL đảm bảo
về chất lƣợng và số lƣợng , phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của TV cũng nhƣ nhu cầu của bạn đọc.
Đặt mua tài liệu
Trƣớc đây, khi chƣa ứng dụng phần mềm, ngƣời cán bộ bổ sung của Thƣ viện tỉnh Nam Định phải đến từng nhà xuất bản để lấy danh mục sách, sau đó lựa chọn ra từng tài liệu phù hợp với diện phục vụ của thƣ viện mình rồi mới tiến hành bổ sung. Ngày nay, việc sử dụng nhóm chức năng đặt mua tài liệu cho phép thƣ viện lập đơn đặt tài liệu theo từng lĩnh vực khoa học của từng kho sách khác nhau, từ đó xây dựng hồ sơ về các cơ sở cung cấp tài liệu. Bên cạnh đó còn có thể theo dõi hiện trạng thực hiện đơn đặt và nhận tài liệu, tối ƣu danh sách đặt mua, thay đổi đơn đặt mua.
Theo thống kê có tới 50% - 70% số sách là do Công ty Phát hành sách tỉnh cung cấp, 30% là cán bộ bổ sung phải trực tiếp đi mua ở các nhà xuất bản, bình quân mỗi năm bổ sung đƣợc khoảng 8.000 bản sách, trong đó: sách văn học nghệ thuật 35%, sách khoa học kĩ thuật 30%, sách chính trị xã hội 15%, sách thiếu nhi 15%, các sách khác 5%.
Việc ứng dụng CNTT trong đặt mua tài liệu thông qua các danh mục qua mạng máy tính sẽ giúp cán bộ bổ sung không phải đi lại vất vả nhƣng khó khăn là do không đƣợc đi chọn trực tiếp nên một số sách có giá trị, sách tra cứu và việc bổ sung hoàn bị bị hạn chế. Đặc biệt những năm gần đây lƣợng sách bổ sung bị giảm do giá thành tăng cao mà kinh phí cấp cho thƣ viện còn khiêm tốn. Từ năm 2009 đến nay, bình quân kinh phí bổ sung sách mới đạt khoảng 80 triệu đồng/năm. Từ thực tế đó, chủ trƣơng của Ban lãnh đạo thƣ viện là tăng số lƣợng tên sách, giảm số bản sách. Thay vì mỗi tên sách bổ sung 5 bản nhƣ trƣớc đây thì hiện tại mỗi tên sách chỉ bổ sung từ 2 - 3 bản, thậm chí 1 bản. Việc đặt mua đại trà những nguồn tài liệu hiện có trên thị trƣờng nhƣ vậy sẽ khiến thƣ viện bỏ qua những tài liệu quý hiếm, độc bản
không dễ dàng xuất hiện trên thị trƣờng. Cũng vì những tiện ích của việc đặt mua mà việc thu thập các nguồn tài liệu từ các "Tủ sách gia đình", các nhà nghiên cứu, các nhà khoa học đã bị giảm sút đáng kể. Để cải thiện tình trạng đó, trách nhiệm của cán bộ thƣ viện là phải phát hiện, thuyết phục chủ sở hữu của những tài liệu đó để mua, sao chụp, bổ sung kịp thời. Ngoài ra loại hình tài liệu: luận án, luận văn, công trình nghiên cứu khoa học có nội dung viết về địa phƣơng hoặc do ngƣời địa phƣơng là tác giả còn hạn chế bởi việc sƣu tầm còn khó khăn. Vì vậy việc nghiên cứu xác định nhu cầu tin của bạn đọc là vô cùng cần thiết để có thể bổ sung tài liệu cho kho sách một cách tốt nhất, đáp ứng đƣợc nhu cầu ngày càng cao của độc giả.
Bổ sung: nhóm chức năng bổ sung đƣợc cụ thể qua việc biên mục sơ
lƣợc.
Biên mục sơ lƣợc là việc trình bày các dữ liệu sơ lƣợc về tài liệu đƣợc bổ sung về TV trong biểu ghi CSDL, chủ yếu là các dữ liệu mô tả hình thức và một số dữ liệu dạng mô tả vật lí khác. Việc trình bày các dữ liệu này cũng cần phải tuân theo một quy tắc mô tả mà TV lựa chọn.
Khi tiến hành nhập các dữ liệu ban đầu, nếu phát hiện chỉ số ISBN hoặc tên của tài liệu đang đƣợc biên mục trùng với một tài liệu đã đƣợc lƣu trữ trong CSDL, hệ thống sẽ đƣa ra thông báo “Đã tồn tại một số biểu ghi có nhan đề tƣơng tự với nhan đề đã nhập vào... Bạn có muốn xem chi tiết các biểu ghi biên mục này không?”. Để xem biểu ghi nhập trùng, ngƣời sử dụng bấm nút “OK”. Khi đó, trên màn hình sẽ xuất hiện danh sách các biểu ghi có chỉ số ISBD hoặc tên sách trùng với biểu ghi đang nhập. Nếu biểu ghi nào có các dữ liệu gần giống với biểu ghi đang nhập, ngƣời sử dụng có thể lựa chọn “Dùng lại thông tin” để dùng lại các thông tin đó cho biểu ghi đang biên mục và thay đổi một số thông tin khác. Nếu biểu ghi đó giống hoàn toàn với biểu
ghi đang nhập thì ngƣời sử dụng có thể lựa chọn “Dùng lại bản ghi” để tạo ra giá trị cá biệt cho tài liệu bằng chức năng xếp giá.
Tính năng phát hiện biểu ghi nhập trùng tránh việc làm mất thời gian cho cán bộ TV khi nhập những biểu ghi đã có và tạo nên sự thống nhất trong việc quản lí CSDL.
Sau khi đã cập nhật hoàn thiện những thông tin cần thiết cho tài liệu, ngƣời dùng tin nhấn nút “Cập nhật” để tiếp tục quá trình biên mục sơ lƣợc. Những thông tin về ấn phẩm vừa nhập sẽ đƣợc hiển thị trong giao diện này. Nếu tiếp tục quá trình biên mục cho ấn phẩm khác, ngƣời dùng ấn nút “Biên mục cho ấn phẩm khác”. Lúc này ngƣời dùng sẽ quay trở lại thao tác ban đầu. Nếu muốn cập nhật dữ liệu về mã xếp giá, ngƣời dùng ấn nút “Tiếp tục cập nhật dữ liệu xếp giá”. Căn cứ vào số lƣợng bản tài liệu của biểu ghi đang biên mục, ngƣời sử dụng sẽ xếp các tài liệu đó vào các kho phù hợp theo quy định của TV.
Trong quá trình cập nhật dữ liệu xếp giá, việc tạo ra giá trị đăng kí cá biệt sẽ đƣợc thực hiện một cách tự động. Cán bộ biên mục chỉ cần đƣa vào số lƣợng bản cho từng biểu ghi, tƣơng ứng với các kho, sau đó phần mềm sẽ tự động sinh ra các số đăng kí cá biệt tƣơng ứng.
Để hỗ trợ cho tính năng tạo ra giá trị đăng kí cá biệt tự động, ILIB cũng cung cấp thêm tính năng thiết lập số thứ tự. Tính năng này sẽ giúp cho cán bộ TV thực hiện việc chỉnh sửa số thứ tự của các số đăng kí cá biệt trong các kho khi thực hiện thao tác xếp giá bị nhầm lẫn.
Thống kê: nhóm chức năng thống kê giúp TV có thể thống kê VTL của
mình theo nhiều dấu hiệu khác nhau:
- Thống kê theo dạng tài liệu: chức năng này giúp TV thống kê toàn bộ các dạng tài liệu có trong TV theo đầu ấn phẩm hoặc theo số bản ấn phẩm.
- Thống kê bổ sung theo định kì thời gian: chức năng này giúp thống kê theo định kì hàng năm, hàng tháng, hàng ngày.
- Thống kê theo khung phân loại: chức năng này giúp TV có thể thống kê số lƣợng tài liệu theo khung phân loại.
Lập sổ đăng kí cá biệt và đăng kí tổng quát
Việc sử dụng phần mềm ILIB giúp thƣ viện in các báo cáo bổ sung một cách dễ dàng với các thông tin về kho, thời gian bổ sung, số lƣợng tài liệu bổ sung, danh sách tài liệu bổ sung. Danh sách tài liệu bổ sung hiển thị theo định dạng bảng. Trong đó mỗi dòng là thông tin về một ấn phẩm, mỗi cột là một thuộc tính của ấn phẩm (tên sách, số đăng kí cá biệt, thời gian bổ sung). Danh sách tài liệu này đƣợc sắp xếp theo trật tự tăng dần hoặc giảm dần của một trƣờng thông tin mà danh sách sẽ sắp xếp theo.
Nhƣ vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác bổ sung đã mang lại nhiều thuận lợi, giúp cán bộ thƣ viện tìm kiếm, lựa chọn và bổ sung đƣợc nguồn tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác, phù hợp.