7. Bố cục khóa luận
2.8. Sử dụng phần mềm ILIB trong công tác mƣợn trả tài liệu
Phân hệ này cho phép TV tiến hành quản lí tình hình mƣợn trả tài liệu một cách khoa học bằng máy tính. Phân hệ lƣu thông sẽ thực hiện các chức năng: tích hợp mã máy quét mã vạch để tiến hành thao tác mƣợn trả, quản lí tình hình mƣợn trả, tình hình lƣu thông tài liệu, xử lí tài liệu mƣợn quá hạn...
Thực hiện quá trình mượn trả tài liệu
ILIB cho phép quy định về chế độ phục vụ và cho mƣợn, theo dõi việc cho mƣợn, gia hạn và nhận trả tài liệu. Hoạt động mƣợn trả đƣợc tự động hoá tối đa nhằm giảm bớt số thao tác thủ công của cán bộ thƣ viện và đảm bảo chính sách với bạn đọc đƣợc chấp hành chặt chẽ. Chƣơng trình tự động hợp lệ bạn đọc: kiểm tra hạn thẻ, số sách bạn đọc đƣợc mƣợn, sách bạn đọc giữ quá hạn và tiền phạt nếu có, tự động in phiếu ghi mƣợn sau khi bạn đọc đã mƣợn tài liệu.
Việc tích hợp mã vạch cả cho thẻ đọc và cho tài liệu giúp cán bộ thƣ viện có thể nhanh chóng ghi mƣợn, trả bằng máy đọc mã vạch cùng với sự tích hợp với các thiết bị ngoại vi khác nhƣ thẻ từ, cổng từ... Từ đó có thể rút ngắn thời gian tra tìm tài liệu, chờ mƣợn tài liệu, giảm bớt công sức của cán bộ thƣ viện cũng nhƣ kích thích nhu cầu đọc, nhu cầu tin.
Ghi mượn:
Bƣớc 1: Cán bộ thƣ viện quét thẻ qua máy đọc mã vạch, trên màn hình sẽ hiện lên thông tin về bạn đọc đó.
Bƣớc 2: Cán bộ thƣ viện kiểm tra thông tin về bạn đọc xem việc mƣợn tài liệu của bạn đọc có hợp lí không.
Bƣớc 3: Quét mã vạch trên tài liệu, việc ghi mƣợn hoàn thành.
Với quy định ghi mƣợn này, ILIB đƣa ra 2 hình thức là ghi mƣợn đọc tại chỗ và ghi mƣợn về nhà. Mỗi tài liệu có 1 kí hiệu đăng kí cá biệt đƣợc mã hóa bằng mã vạch, khi mƣợn bạn đọc phải kiểm tra, giữ gìn tài liệu đã đƣợc mƣợn, không tráo đổi tài liệu của nhau. Nếu bạn đọc để xảy ra tình trạng nhầm lẫn tài liệu, khi trả máy sẽ không ghi nhận trả. Về tình trạng tài liệu, đối với tài liệu mới, máy tính sẽ để chế độ mặc định là sách mới, nếu có hiện tƣợng rách nát, ghi bìa, ghi trong sách... cán bộ sẽ ghi thêm vào phần ghi chú. Mỗi lần bạn đọc đƣợc mƣợn tối đa 10 cuốn trong thời hạn 15 ngày và phải đặt tiền cƣợc cho số sách mƣợn theo giá bìa.
Ghi trả
Khi bạn đọc mang tài liệu đến trả thƣ viện thì cán bộ thƣ viện cần phải làm thủ tục ghi nhận việc trả tài liệu của bạn đọc. Với sự hỗ trợ của công nghệ mã vạch, cán bộ thƣ viện chỉ cần quét mã vạch của tài liệu qua máy đọc mã vạch, việc ghi trả đã hoàn thành.
Chính sách lưu thông
Thƣ viện cần có chính sách lƣu thông để quản lí hoạt động cho mƣợn trả tài liệu một cách rõ ràng. Bằng chính sách lƣu thông, cán bộ thƣ viện có thể quản lí đƣợc hoạt động lƣu thông tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau nhƣ: những tài liệu đƣợc mƣợn nhiều nhất, những bạn đọc đƣợc mƣợn nhiều nhất, thống kê lƣợt lƣu thông tài liệu theo năm, tháng, ngày. ILIB cho phép bất cứ lúc nào cũng có thể xác định ai đang mƣợn tài liệu bằng việc nhập mã tài liệu và nhấn nút tìm sẽ hiện ra thông tin ngƣời mƣợn. Nếu nhƣ muốn biết thời gian mƣợn trong bao lâu, chỉ cần nhập mã tài liệu, khoảng thời gian xác định và nhấn nút tìm kiếm.
Xử lí tài liệu mượn quá hạn
Nếu nhƣ tài liệu mƣợn quá hạn thì cán bộ thƣ viện có thể lập phiếu thu tiền phạt đã đƣợc thiết kế sẵn trong chƣơng trình, chỉ cần nhấn nút "phiếu" với
bạn đọc ghi trả tài liệu. Còn với những tài liệu quá hạn khác, ILIB sẽ tự động lên danh sách những tài liệu mƣợn quá hạn, gửi thƣ hoặc email đòi tài liệu quá hạn theo mẫu. Mọi chi phí cho việc đòi tài liệu quá hạn bạn đọc phải thanh toán. Bạn đọc mƣợn sách quá hạn 1 năm (kể từ ngày mƣợn), thƣ viện sẽ dùng tiền cƣợc để mua cuốn sách khác mà không cần phải thông báo tới bạn đọc.
Khóa thẻ
Trong trƣờng hợp bạn đọc vi phạm quy chế của thƣ viện bị xử lí bằng hình thức khóa thẻ, hoặc với những thẻ thƣ viện đã hết hiệu lực thời gian, phần mềm này sẽ cung cấp tính năng khóa thẻ bạn đọc.
Thống kê tình hình mượn trả tài liệu
Thống kê tài liệu có số lần mƣợn nhiều nhất: Chức năng này cho phép cán bộ TV có thể thống kê những tài liệu đã đƣợc mƣợn với tần suất cao nhất trong một khoảng thời gian nào đó. Điều này rất hữu ích đối với thƣ viện vì có thể xác định đƣợc những tài liệu mà bạn đọc quan tâm để có những chính sách bổ sung hợp lí.
Bảng thống kê tài liệu được mượn nhiều nhất năm 2013
STT Loại hình tài liệu Số lƣợt mƣợn 1 Văn học nghệ thuật 9.630
2 Khoa học kĩ thuật 3.139
3 Chính trị xã hội 5.567
4 Sách thiếu nhi 3.178
5 Các sách khác 2.512
Thống kê lƣợt tài liệu đƣợc mƣợn hàng năm: Chức năng này cho phép cán bộ thƣ viện biết đƣợc hàng năm có bao nhiêu lƣợt mƣợn tài liệu. Từ đó có thể đánh giá đƣợc hiệu quả phục vụ bạn đọc của thƣ viện.
Bảng thống kê lượt tài liệu được mượn từ năm 2009 - 2013
STT Năm Số lƣợt mƣợn hàng năm Tỉ lệ tăng/giảm
1 2009 12.390 Tăng
2 2010 17.234 Tăng
3 2011 15.641 Giảm
4 2012 23.108 Tăng
5 2013 26.272 Tăng
6 Trung bình 18.929 Tăng
Thống kê bạn đọc có số lần mƣợn nhiều nhất: Chức năng này cho phép cán bộ thƣ viện có thể thống kê đƣợc bạn đọc có tần suất mƣợn tài liệu cao nhất trong một khoảng thời gian nào đó. Thông qua chức năng này, cán bộ TV có thể biết đƣợc những bạn đọc tích cực của TV.