7. Bố cục khóa luận
2.9. Sử dụng phần mềm ILIB trong tra cứu
Một trong những yêu cầu quan trọng nhất của việc ứng dụng CNTT trong hoạt động thƣ viện là việc tổ chức hệ thống tra cứu tự động hóa bằng các phƣơng thức tìm tin hiện đại.
Phương thức tìm tin
Với ILIB, bạn đọc có thể thực hiện các thao tác tìm kiếm bằng máy tính điện tử kết nối mạng, đƣợc cung cấp các phƣơng thức tìm tin hiện đại gồm: tìm kiếm đơn giản, tìm chi tiết, tìm nâng cao.
- Tìm kiếm đơn giản: Đây là cách tìm đƣợc bạn đọc sử dụng phổ biến nhất bởi cách tìm này đơn giản, dễ tiến hành. Phƣơng thức tìm tin này cho phép bạn đọc có thể tìm tài liệu dựa vào một số dấu hiệu tìm kiếm đơn giản bao gồm: nhan đề, tác giả, từ khóa... Phƣơng thức này thƣờng đƣợc sử dụng đối với những bạn đọc có ít kĩ năng tìm kiếm thông tin, giải quyết các yêu cầu tìm tin đơn giản. Chẳng hạn bạn đọc muốn tìm cuốn "Thành Nam xƣa" thì chỉ
cần gõ vào nhan đề, tiếp theo đó xuống dƣới ô tác giả, nếu có tên tác giả thì đánh vào phần tác giả, sau đó nhấn ô "tìm kiếm". Kết quả sẽ cho ra thông tin về cuốn sách mà bạn cần tra cứu nhƣ tên sách đầy đủ, tên tác giả, số đăng kí cá biệt. Sau đó bạn đọc nhấn tiếp vào biểu ghi tên sách tìm xem sách đang bận hay rỗi để có thể ghi mƣợn.
- Tìm nâng cao: Việc tra tìm sách với tìm kiếm đơn giản và tìm chi tiết vẫn chƣa thể hiện đƣợc tính chính xác tuyệt đối thì sử dụng phƣơng pháp tìm kiếm nâng cao. Với phƣơng thức này, bạn đọc có thể sử dụng nhiều dấu hiệu khác nhau để tra tìm tài liệu bằng cách sử dụng toán tử logic Boole, có thể mở rộng hoặc thu hẹp kết quả tìm kiếm theo ý muốn. Đồng thời phƣơng thức tìm kiếm này sẽ giúp giải quyết các bài toán tìm tin cơ bản của NDT. ILIB cho phép giới hạn các thuật ngữ tìm trong các trƣờng nhằm tránh sự nhầm lẫn về ý nghĩa của các thuật ngữ. Chẳng hạn khi tìm kiếm không nhớ đƣợc thuật ngữ chính xác, có thể sử dụng kí hiệu chặt cụt (%).
Ví dụ: Để tìm các tài liệu có chứa thuật ngữ "lúa" → Lúa%
Việc sử dụng phân hệ tra cứu trực tuyến OPAC (Online Public Access Catalog) đƣợc xem nhƣ là cổng kết nối ngƣời dùng tin với CSDL của thƣ viện và các thƣ viện khác. Đây là dịch vụ ra đời từ việc xây dựng CSDL trên cơ sở những thành tựu của CNTT và viễn thông. Dịch vụ này có khả năng đáp ứng nhiều nhu cầu tin phức tạp của bạn đọc. Thƣ viện tỉnh Nam Định đã và đang triển khai dịch vụ này tại các phòng với các máy tính phục vụ cho công tác tra cứu tài liệu. Tìm tin trực tuyến OPAC giúp NDT tìm tin theo nhiều dấu hiệu, nhiều điểm tiếp cận khác nhau nhƣ: tên tác giả, tên tài liệu, từ khoá, chỉ số phân loại... với nhiều loại hình tài liệu khác nhau nhƣ: sách, báo, tạp chí. Thông qua chế độ tìm tin trực tuyến OPAC, cho phép NDT tìm tin đúng yêu cầu của mình một cách nhanh chóng và chính xác, tránh hiện tƣợng mất tin, nhiễu tin, không tìm thấy tài liệu. Ví dụ, muốn tra từ khóa "Nam Định", NDT chỉ cần chọn ô tra từ khóa và nhập "Nam Định". Máy tính sẽ đƣa ra rất nhiều tài liệu về Nam Định, NDT chỉ cần chọn một cuốn sách bằng cách nhấn chuột vào tên tài liệu đó, ngoài những thông tin về tài liệu nhƣ đã trình bày ở trang
bìa thì nó còn cung cấp thêm những thông tin khác mà phƣơng pháp tra tìm thủ công không có đƣợc.
Thƣ viện tỉnh Nam Định còn cung cấp miễn phí các tài liệu về hƣớng dẫn sử dụng thƣ viện điện tử và tra cứu trực tuyến OPAC cho mỗi bạn đọc
đến thƣ viện. Bạn đọc có thể truy nhập qua tài khoản của mình ở mọi nơi, dịch vụ đặt mƣợn tài liệu sẽ tự trả lời câu hỏi của NDT (Mƣợn bao nhiêu? Mƣợn vào thời gian nào? Thời gian mƣợn là bao lâu?). Ngƣời sử dụng không bị giới hạn bởi không gian, thời gian, có thể truy cập tới nguồn thông tin qua một máy tính có kết nối mạng nhờ các dịch vụ truy cập trực tuyến, email.
Hiện nay, việc tra cứu qua OPAC của thƣ viện sẽ gây khó khăn cho NDT là học sinh hay ngƣời cao tuổi chƣa biết đến tin học hoặc chƣa biết hết tính năng sử dụng của máy tính. Chính vì thế họ sẽ chọn phƣơng pháp tra cứu thủ công. Hoặc trong trƣờng hợp vào những giờ cao điểm nhƣ giờ tan học, ôn thi học kì, ôn thi đại học, thƣ viện sẽ thu hút một số lƣợng lớn NDT là học sinh, sinh viên nên số lƣợng máy tính phục vụ việc tra cứu không đủ đáp ứng, gây ra tình trạng quá tải, bị gián đoạn bởi vì máy tính nhiễm virut, lỗi kĩ thuật không thể tra đƣợc trên máy.
Quá trình tìm kiếm tài liệu cũng nhƣ sử dụng các máy tính dành cho bạn đọc của phân hệ OPAC chƣa đƣợc khai thác hiệu quả do việc tổ chức đào tạo ngƣời dùng tin chƣa tốt. Việc hƣớng dẫn ngƣời dùng tin sử dụng thƣ viện nói chung và sử dụng OPAC trong tra cứu tài liệu nói riêng cần đƣợc tổ chức thƣờng xuyên hơn nhằm nâng cao trình độ sử dụng CNTT cho bạn đọc thƣ viện.
Các tính năng hỗ trợ
- Sắp xếp kết quả tìm kiếm: ILIB cho phép ngƣời sử dụng có thể lựa chọn việc sắp xếp kết quả tìm kiếm theo các tiêu chí khác nhau, nhƣng điểm hạn chế của ILIB là không sắp xếp đƣợc kết quả tìm kiếm theo mức độ phù hợp nhất.
- Hiển thị kết quả tìm kiếm: Trong mỗi biểu thức tìm tin, ILIB cho phép bạn đọc có thể lựa chọn hình thức hiển thị kết quả tìm theo biểu ghi đơn giản hoặc hiển thị theo ISBD.
- Hỗ trợ từ điển: Đối với các trƣờng tìm tin mà giá trị của trƣờng đƣợc kiểm soát bằng các công cụ ngôn ngữ thì phần mềm sẽ đƣa ra tính năng từ điển hỗ trợ, nhằm giúp cho bạn đọc có thể kiểm soát các thuật ngữ tìm kiếm sao cho phù hợp với các thuật ngữ đã đƣợc lƣu trong hệ thống.