2.6.5.1. Khái niệm về shortcut:
Shortcut là một biểu tượng dùng ựể khởi ựộng nhanh một chương trình hoặc một tập tin trên máy. Các Shortcut cĩ thể ựược ựặt trong một Folder hoặc ngay trên màn hình nền. Shortcut thực chất là một con trỏ ựến ựối tượng (hoặc là một ựường dẫn), vì thế bạn cĩ thể xố nĩ mà khơng ảnh hưởng ựến chương trình ứng dụng.
2.6.5.2. Tạo shortcut
để tạo shortcut cho một chương trình ứng dụng, trước hết cần phải biết vị trắ của tập tin chương trình trên máy. Khi ựã xác ựịnh ựược vị trắ của tập tin cần tạo shortcut ta thực hiện theo các bước sau:
+ R_Click lên vị trắ cần tạo shortcut, chọn New Shortcut.
+ Trong mục Type the location of the item, nhập ựường dẫn của tập tin cần tạo shortcut hoặc click nút Browse ựể tìm tập tin theo ựường dẫn ựã biết, click Next ựể qua bước kế tiếp.
+ Nhập tên cho shortcut cần tạo, click Finish ựể hồn thành. Nếu chưa biết ựường dẫn ựến tập tin cần tạo shortcut ta dùng chức năng search ựề tìm, khi tìm thấy trong khung result của cửa sổ tìm kiếm, ta cĩ thể tạo shortcut bằng cách sau:
+ Chọn tập tin muốn tạo shortcut vừa tìm thấy + Chọn Edit Copy
+ Chọn vị trắ muốn tạo shortcut
+ Chọn EditPaste Shortcut (hoặc click phải Paste shortcut) 2.6.5.3. Thay ựổi thuộc tắnh cho shortcut:
R_Click lên shortcut, chọn Properties.
+ Thẻ General: cho phép chọn thuộc tắnh chỉ ựọc (Read- only), hay ẩn (Hidden). + Thẻ Shortcut: cho phép chọn
thay ựổi một số lựa chọn sau: + Target type: chỉ loại chương
trình
+ Target: ựịa chỉ của tập tin chương trình
+ Change icon: thay ựổi biểu tượng của shortcut
+ Shortcut key: gán phắm nĩng cho shortcut.
Vắ dụ: nhấn phắm A (nếu muốn
ựặt phắm nĩng cho shortcut là Ctrl + Alt + A, mặc ựịnh phải cĩ
Ctrl + Alt). Khi muốn mở ựối tượng ta chỉ cần nhấn tổ hợp phắm vừa gán.
+ Run: chọn chế ựộ hiển thị khi mở (bình thường/ thu nhỏ/ phĩng to).
+ ChangeIcon: thay ựổi biểu tượng của shortcut. 2.6.6. Thao tác với ựĩa
2.6.6.1. định dạng ựĩa
định dạng ựĩa là chuyển một ựĩa thành một dạng phù hợp với những tiêu chuẩn của hệ ựiều hành.
2.6.6.2. Cách thực hiện
+ R_Click vào tên của ổ ựĩa, chọn mục Format.
+ Volume label: ựặt tên cho ựĩa
+ Quick Format: muốn ựịnh dạng nhanh
+ Start: ựể tiến hành ựịnh dạng.
Chú ý: dữ liệu trong ựĩa sẽ bị xố hồn tồn, khơng thể phục hồi ựược.
2.6.6.3. Hiển thị thơng tin của ựĩa
R_Click vào tên của ổ ựĩa cần hiển thị thơng tin, chọn mục Properties.
+ General: cho biết dung lượng ựĩa (Capacity), ựã sử dụng bao
nhiêu (Used space), cịn lại bao nhiêu (Free space).
+ Tools: cung cấp một số cơng cụ kiểm tra ựĩa (Error-checking),
tạo ựĩa dự phịng (Backup), chống phân mảnh ựĩa (Defragment). + Sharing: cho phép ựặt cách thức chia sẻ tài nguyên cĩ trên ựĩa
(với máy tắnh cĩ nối mạng).
2.7. SỬ DỤNG TIẾNG VIỆT TRONG WINDOWS 2.7.1. Tiếng Việt trong Windows 2.7.1. Tiếng Việt trong Windows
Hầu hết các phiên bản của hệ ựiều hành Windows mà ta ựang sử dụng là phiên bản khơng hỗ trợ tiếng Việt, vì vậy ựể sử dụng ựược tiếng Việt trong Windows thì cần phải cài ựặt thêm các font chữ tiếng Việt và phần mềm gõ tiếng Việt.
Các phần mềm gõ tiếng Việt thơng dụng trong Windows như ABC, Vietware, Vietkey, Unikey trong ựĩ phần mềm Vietkey và Unikey rất ựược ưa chuộng vì cĩ nhiều ưu ựiểm hơn so với các phần mềm khác.
2.7.2. Font chữ và Bảng mã
Mỗi font chữ sẽ ựi kèm với một bảng mã tương ứng, do ựĩ khi soạn thảo tiếng Việt, bạn phải chọn bảng mã phù hợp với font chữ mà bạn ựang sử dụng. Các bộ font chữ thơng dụng hiện nay là:
− Bộ Font VNI: ựây là bộ font cung cấp rất nhiều font chữ, tên font chữ bắt ựầu bằng chữ VNI.
− Bộ Font Vietware: bộ font chữ Vietware cĩ hai họ: các font chữ cĩ tên bắt ựầu bằng chữ SVN là họ font chữ 1 byte, các font chữ cĩ tên bắt ựầu bằng chữ VN là họ font 2 byte.
− Bộ Font TCVN3: bộ font chữ này thường ựi kèm với phần mềm gõ tiếng Việt ABC, ựây là bộ font chuẩn của quốc gia, tên font chữ bắt ựầu bằng ký tự "." (dấu chấm).
− Bộ Font Unicode: vì mỗi quốc gia ựều cĩ ngơn ngữ riêng nên việc sử dụng 1 loại font chữ mà cĩ thể hiển thị ựược tất cả các ngơn ngữ là ựiều mong muốn của các chuyên gia về cơng nghệ thơng tin vì nĩ thuận tiện cho việc xử lý thơng tin.
− Bộ font Unicode ựã cho phép tắch hợp tất cả các ký tự của các ngơn ngữ trong 1 font chữ duy nhất. đây là font chữ chuẩn của nước ta cũng như nhiều nước khác trên thế giới. Do ựĩ, khi học cũng như khi khi sử dụng tiếng Việt trên máy tắnh bạn nên chọn bộ font Unicode
Bộ Font chữ Bảng mã Font chữ thơng dụng
VNI VNI Windows VNI-Times
Vietware_X (2 byte) Vietware VNtimes new roman
Vietware_F (1 byte) Vietware SVNtimes new roman
TCVN3 TCVN3 .VnTime
Unicode Unicode Times New Roman, Arial
2.7.3. Các kiểu gõ tiếng Việt.
Cĩ rất nhiều kiểu gõ tiếng Việt trong Windows. Vì bàn phắm chúng ta ựang dùng khơng cĩ sẵn các ký tự tiếng Việt nên ựể gõ ựược các ký tự tiếng Việt như ơ, ư, ê.. thì chúng ta phải sử dụng các tổ hợp phắm. Mỗi kiểu gõ tiếng Việt ựều cĩ những ưu ựiểm và nhược ựiểm nhất ựịnh, hai kiểu gõ thơng dụng nhất là kiểu gõ Telex và VNI.
− Qui tắc gõ các tổ hợp phắm cho kiểu gõ Telex và VNI :
Dấu sắc huyền hỏi ngã nặng
Kiểu Telex s f r x j
Kiểu VNI 1 2 3 4 5
Ký tự â ê ơ ơ ư ă ự
Kiểu Telex aa ee oo Ow; [ uw; w; ] aw dd
2.7.4. Sử dụng VietKey
2.7.4.1. Khởi ựộng VietKey:
+ Start Programs Vietkey2000 Vietkey hoặc double click vào biểu tượng VietKey trên Desktop
2.7.4.2. Các thao tác cơ bản
+ Thay ựổi ngơn ngữ hiển thị: Cĩ thể thay ựổi ngơn ngữ hiển thị
của Vietkey từ tiếng Anh sang tiếng Việt hoặc ngược lại bằng cách: Trong cửa sổ Vietkey chọn options, Chọn Vietnamese Interface ựể chuyển
sang tiếng Việt
Bỏ chọn mục
Vietnamese
Interface ựể chuyển
sang tiếng Anh.
+ Thay ựổi bảng mã -
Chọn mục Bảng mã (hoặc Char sets) trong cửa sổ Vietkey. Chọn bảng mã cần ựổi trong hộp tùy chọn.
+ Thay ựổi kiểu gõ - Chọn mục Kiểu gõ (hoặc Input methods)
trong cửa sổ Vietkey rồi chọn kiểu Telex hoặc VNI 2.7.5. Sử dụng UNIKEY
2.7.5.1. Khởi ựộng Unikey:
Thơng thường Unikey ựược cài ở chế ựộ khởi ựộng tự ựộng, biểu tượng của Unikey trên thanh Taskbar. Ngồi ra bạn cũng cĩ thể khởi ựộng Unikey như các ứng dụng khác bằng cách D_Click vào shortcut của Unikey trên desktop hoặc từ
menu Start chọn
2.7.5.2. Các thao tác cơ bản Hộp thoại của Unikey cĩ 2 chế ựộ:
− Chế ựộ mở rộng: cho phép ựặt tất cả thơng số hoạt ựộng của
Unikey
− Chế ựộ thu nhỏ: chỉ ựặt các thơng số thường sử dụng nhất
để chuyển ựổi giữa 2 chế ựộ này ta Click vào nút Thu nhỏ hoặc Mở rộng
− Vietnamese interface/Giao dien tieng Viet: Chọn ngơn ngữ
hiển thị là tiếng Anh hay tiếng Việt
− Bảng mã: Chọn bảng mã tiếng Việt. Bạn phải chọn ựúng bảng
mã tương ứng với Font tiếng Việt ựang sử dụng
− Kiểu gõ phắm: Cho phép chọn kiểu gõ tiếng Việt: Telex, VNI,...
− Phắm chuyển: Thiết lập tổ hợp phắm nĩng dùng ựể bật tắt tiếng
P
PHHẦẦNN 22
T
PHẦN II
TIN HỌC VĂN PHỊNG
CHƯƠNG 3. MICROSOFT WORD
3.1. GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD
Microsoft Word, cịn ựược biết ựến với tên khác là Winword, là một cơng cụ
soạn thảo văn bản khá phổ biển hiện nay của cơng ty phần mềm nổi tiếng Microsoft. Nĩ cho phép người dùng làm việc với văn bản thơ (text), các hiệu ứng như phơng chữ, màu sắc, cùng với hình ảnh ựồ họa (graphics) và nhiều hiệu ứng ựa phương tiện khác (multimedia) như âm thanh, video khiến cho việc soạn thảo văn bản ựược thuận tiện hơn. Ngồi ra cũng cĩ các cơng cụ như kiểm tra chắnh tả, ngữ pháp của nhiều ngơn ngữ khác nhau ựể hỗ trợ người sử dụng. Các phiên bản của Word thường lưu tên tập tin với ựuơi là .doc hay .docx ựối với Word 2007. Hầu hết các phiên bản của Word ựều cĩ thể mở ựược các tập tin văn bản thơ (.txt) và cũng cĩ thể làm việc với các ựịnh dạng khác, chẳng hạn như xử lý siêu văn bản (.html), thiết kế trang webẦ
3.1.1. Các thành phần cơ bản trên màn hình word
− Cửa sổ sọan thảo văn bản: Nhập văn bản, ựịnh dạng, chèn hình ảnh,
Ầ
− Thanh Menu: Chứa các lệnh của word.
− Thanh cơng cụ(Toolbar): Chứa các lệnh thường sử dụng, dưới dạng
các cơng cụ, hai thanh cơng cụ thường sử dụng là standard và formating
− Ruler: gồm thước ngang và thước dọc, dùng ựể canh lề văn bản và
ựịnh vị các ựiểm dừng (tab) một cách trực quan. Vùng soạn thảo
Thanh cơng cụ Thanh menu
Thước
− Status bar: thanh trạng thái, hiển thị thơng tin trạng thái của cửa sổ làm việc, như : vị trắ hiện hành của dấu nháy, trang hiện hành trên tổng số trang, Ầ
3.1.2. Các khái niệnm cơ bản:
− Character (Ký tự) là một ký tự ựược nhập từ bàn phắm, trừ các phắm
chức năng.
− Word (từ) : Một nhĩm ký tự liên tục, giữa các từ cách nhau một khoảng trắng.
− Line (dịng):các từ nằm trên cùng một dịng.
− Paragraph (ựọan) là một ựọan văn bản ựược kết thúc bằng phắm
Enter
− Page (trang) Kắch thước một trang ựược xác ựịnh trong file/Page
setup
− Section (Phân ựọan): Là những phần của văn bản cĩ những ựịnh
dạng khác nhau
3.1.3. Các thao tác cơ bản
3.1.3.1. Khởi ựộng và thĩat khỏi word
− Khởi ựộng: chọn một trong các cách sau:
+ Start/Programs/Microsoft office/Microsoft office Word 2003 + Double click vào shortcut Microsoft Word trên Desktop + Start/run/Microsoft word nhấn Enter
− Thĩat khỏi word:
+ Trong cửa số làm việc, chọn file/exit, hoặc + Click nút close
3.1.3.2. Nhập và hiệu chỉnh văn bản
− Các phắm di chuyển dấu nháy(cursor)
+ Sang trái một ký tự : + Sang phải một ký tự : + Lên dịng trên : + Xuống dịng dưới : + Sang trái một từ : Ctrl+ + Sang phải một từ : Ctrl+ + Về cuối dịng : End + Về ựầu dịng : Home
+ Lên trên một trang : PageUp
+ Xuống dưới một trang :PageDown
+ Về ựầu văn bản : Ctrl+Home
+ Về cuối văn bản : Ctrl+End
+ Di chuyển dấu nháy ựến một trang bất kỳ: Ctrl + G + Shift+Enter :Ngắt dịng
+ Ctrl+Enter : Ngắt trang
− Các phắm xĩa
+ Xĩa một ký tự bên trái dấu nháy : BackSpace + Xĩa một ký tự bên phải dấu nháy : Delete + Xĩa một từ trước dấu nháy :Ctrl+BackSpace + Xĩa một từ sau dấu nháy : Ctrl+Delete
+ Xĩa một khối chọn: chọn khối và nhấn phắm : Delete
− Thao tác chọn khối
+ Shift+Các phắm : Chọn một ký tự. + Shift+Home : Chọn từ ựiểm chèn ựến ựầu dịng + Shift+End : Chọn từ ựiểm chèn ựến cuối dịng + Shift+PgDn: Chọn từ ựiểm chèn ựến cuối trang
+ Ctrl+Shift+End : Chọn từ ựiểm chèn ựến cuối văn bản + Ctrl+A : Chọn cả văn bản
+ Giữ phắm Alt+ Drag chuột : Chọn một khối tùy ý
− Nhập văn bản:
+ Nhập văn bản chắnh xác, chọn font chữ rõ ràng dễ ựọc + Nhập ựúng nội dung, khơng sai chắnh tả, khơng thừa khoảng
trắng.
+ Nhập văn bản trước, ựịnh dạng sau, khơng nên vừa nhập vừa ựịnh dạng.
+ Khơng nên dùng phắm khoảng trắng ựể canh lề cho văn bản 3.1.3.3. Thao tác với tập tin văn bản
− Tạo một tập tin văn bản mới: Chọn một trong các cách sau
File New hoặc Ctrl + N, hoặc Click nút New trên thanh cơng cụ
− Mở tập tin ựã cĩ: Chọn một trong các cách sau
File Open hoặc Ctrl + O, hoặc Click nút Open trên thanh cơng cụ
− Lưu tập tin văn bản:
+ Filesave: Lưu lần ựầu, hoặc lưu lại tập tin ựã cĩ với cùng tên và ựịa chỉ ựã cĩ
+ Filesave as: Lưu lại tập tin ựã cĩ với tên mới hoặc vị trắ mới
3.1.3.4. Trình bày màn hình - trang in
− Trình bày màn hình : cĩ 4 chế ựộ hiển thị màn hình
+ Normal: Hiển thị màn hình ở chế ựộ bình thường
+ Web Layout: Hiển thị màn hình ở chế ựộ trang web
+ Print Layout: Hiển thị màn hình dạng trang in
Outline Print Layout Web Layout Normal
− Trình bày trang in: định dạng trang in, gồm các kỹ thuật canh lề,
ngắt trang, hướng giấy inẦbằng cách chọn File/ Page setup
+ Thẻ margins:
Margins: Canh lề cho trang giấy: left/right/top/bootom, gutter (khoảng cách dùng ựĩng gáy cho tài liệu)
Orientation : Chọn hướng giấy.
+ Thẻ page:
Paper size: chọn khổ giấy in, nếu khơng chọn các kắch thước cĩ sẵn thì nhập width và height
− Ngắt trang
InsertBreakPage Break hoặc nhấn Ctrl+Enter
− Tạo tiêu ựề ựầu và cuối trang: tiêu ựề ựầu và cuối trang sẽ ựược lặp
lại trên tất cả các trang in,
+ Cách tạo : Chọn ViewHeaderFooter, nhập tiêu ựề ựầu trang trong khung Header, click nút Switch Between Header and Footer ựể nhập nội dung cho footer
+ để tạo HeaderFooter khác nhau cho những phần khác nhau trong cùng một tài liệu ta thực hiện như sau:
đặt dấu nháy tại cuối section, chọn insertBreak
NextPage
Viewheaderfooter, trong thanh cơng cụ Header/Footer ta click nút Link to Previous, sau ựĩ nhập nội dung mới cho header/footer trong section tiếp theo.
− đánh số trang: Chọn Insert/Page Number
3.2. đỊNH DẠNG VĂN BẢN 3.2.1. định dạng ký tự 3.2.1. định dạng ký tự
Nguyên tắc chung: cĩ 2 cách: ựịnh dạng trước, nhập văn bản sau hoặc
nhập văn bản trước ựịnh dạng sau, ựối với cách này, bạn phải chọn khối văn bản rồi thực hiện ựịnh dạng. Các lệnh ựịnh dạng cĩ hiệu lực cho ựến khi thay ựổi bằng một ựịnh dạng mới.
Cách thực hiện: Format/Font: chọn các chức năng ựịnh dạng tương
ứng
+ Font: Chọn font chữ + Font style: chọn kiểu chữ ựậm, nghiêng, Ầ + Size: chọn cở chữ + Font color: chọn màu chữ + Underline style: chọn kiểu gạch dưới − Thẻ Character and spacing: + Scale:Chọn tỷ lệ
co giản cho văn bản
+ Spacing:nén hoặc
giản văn bản
+ Position: Thay ựổi
vị trắ của văn bản lên cao hoặc xuống thấp so với dịng chuẩn. 3.2.2. Chuyển ựổi loại chữ:
Chuyển ựổi từ chữ hoa sang chữ thường và ngược lại, chữ hoa ựầu câu hoặc chữ hoa ựầu mỗi từ
Cách thực hiện: Chọn
FormatChange case
− Sentensecase: Ký tự ựầu câu là chữ
hoa
− Lowercase: tất cả chuyển thảnh chữ thường
− UPPERCASE: tất cả chuyển thành chữ in hoa
− Title Case: Ký tự ựầu của mỗi từ là chữ in hoa
− tOGGLE cASE:chuyển ngược lại
chữ hoa thành chữ thường và ngược lại
3.2.3. Paragraph(đọan văn bản) đọan văn bản là phần văn bản ựược đọan văn bản là phần văn bản ựược kết thúc bằng phắm Enter, ựể hiển thị dấu Enter, ta Click nút Show/hide để ựịnh dạng ựọan văn bản, ta ựặt dấu nháy trong ựọan ựĩ, chọn
FormatParagraph. Cửa sổ Paragraph gồm các thành phần như sau:
Thẻ Indents and Spacing: Canh lề cho ựoạn văn bản
− Alignment: Canh lề văn bản (Left/rigth/center/justified)
− Indentation: Thụt lề cho văn bản
+ Left/Right: Khoảng cách thụt vào so với lề trái/phải.
+ Special: Kiểu thụt lề:
First line: Dịng ựầu của ựoạn thụt vào so với lề (trái/phải)
Hanging: Dịng ựầu sát lề, các dịng khác thụt vào so với
lề (trái/phải)
− Spacing: Chỉnh khoảng cách giữa các dịng và các ựọan
+ Before/After: Chỉnh khoảng cách từ ựọan hiện hành (ựọan
chứa dấu nháy) ựến ựoạn trước nĩ hoặc sau nĩ
+ Line spacing: Chỉnh khoảng cách giữa các dịng.
Line and page break: thiết lập các thuộc tắnh liên quan ựến việc
ngắt ựọan
− Widow/Orphan control: Cho phép/khơng cho phép ựọan văn bản
bị lẻ một dịng ở trang sau hoặc lẻ một dịng ở trang trước.
− Keep line together: Cho phép/ khơng cho phép ngắt trang giữa
ựọan văn bản
− Keep with next: Cho phép / Khơng cho phép ngắt trang giữa ựọan
văn bản và ựọan kế tiếp, cả 2 ựọan nằm trong cùng một trang.
− Page break before: Cho phép / Khơng cho phép chèn dấu ngắt