4.4.1. Khái niệm về cơ sở dữ liệu
Khi quản lý thơng tin về một ựối tượng, ta phải quản lý các thuộc tắnh liên quan ựến ựối tượng ựĩ, vắ dụ, quản lý nhân viên thì cần quản lý thơng tin của nhân viên như họ tên, mã nhân viên, phái, năm sinh, nơi sinh, ựịa chỉ, mã ngạch, bậc, hệ số, lương, phụ cấp, chức vụ,... đĩ là các thuộc tắnh phản ánh nội dung của một ựối tượng cần quản lý. Các thuộc tắnh ựĩ thường ựược biểu diễn dưới dạng các kiểu dữ liệu khác nhau (là chuỗi, số, ngày tháng, Ầ) và ựược hợp nhất thành một ựơn vị thơng tin duy nhất gọi là mẫu tin (record). Các mẫu tin cùng ỘdạngỢ (cùng cấu trúc) hợp lại thành một cơ sở dữ liệu.
Trong Excel, cơ sở dữ liệu cĩ dạng như một danh sách, vắ dụ như danh sách nhân viên, danh sách hàng hĩa,... Mỗi danh sách cĩ thể gồm cĩ một hay nhiều cột, mỗi cột ựược gọi là một trường (field) của cơ sở dữ liệu, tên của cột sẽ ựược gọi là tên trường.
Hàng ựầu tiên trong danh sách (cơ sở dữ liệu) chứa các tên trường ựược gọi là hàng tiêu ựề (Header row), các hàng tiếp theo mỗi hàng là một mẫu tin (record) cho biết thơng tin về ựối tượng mà ta quản lý.
4.4.2. Các hàm cơ sở dữ liệu
Các hàm cơ sở dữ liệu mang tắnh chất thống kê những mẫu tin trong CSDL cĩ trường thỏa ựiều kiện của vùng tiêu chuẩn ựã ựược thiết lập trước.
− − −
− Cú pháp chung:
+ database: ựịa chỉ vùng CSDL (Chọn ựịa chỉ tuyệt ựối ựể sao
chép).
+ field: cột cần tắnh tốn, field cĩ thể là tên trường, ựịa chỉ của ơ tên field hoặc số thứ tự của trường ựĩ (cột thứ nhất của vùng CSDL ựã chọn tắnh là 1 và tăng dần sang trái).
+ Criteria: ựịa chỉ vùng ựiều kiện
Vắ dụ : Ta cĩ một cơ sở dữ liệu như sau:
Tên hàm Ý nghĩa và vắ dụ
DAVERAGE(database, field, criteria)
Tắnh trung bình cộng các giá trị trong cột
field của các mẫu tin thỏa ựiều kiện
criteria.
=DAVERAGE($A$1:$D$8,D1,F1:F2)
DMAX(database, field, criteria)
Tìm trị lớn nhất trong cột field của các mẫu tin thỏa ựiều kiện criteria.
=DMAX($A$1:$D$8,D1,F1:F2)
DMIN(database, field, criteria)
Tìm trị nhỏ nhất trong cột field của các mẫu tin thỏa ựiều kiện criteria.
=DMIN($A$1:$D$8,D1,F1:F2) DCOUNT(database, field,
criteria)
đếm các ơ kiểu số trong cột field của các mẫu tin thỏa ựiều kiện criteria.
=DCOUNT($A$1:$D$8,D1,F1:F2)
DCOUNTA(database, field, criteria)
đếm các ơ khác rỗng trong cột field của các mẫu tin thỏa ựiều kiện criteria.
=DCOUNTA($A$1:$D$8,D1,F1:F2)
4.4.3. Các lệnh xử lý dữ liệu
4.4.3.1. Trắch lọc dữ liệu −
− −
− Lọc dữ liệu tự ựộng (AutoFilter).
+ Chức năng: Lệnh DataFiltersAutoFilter dùng ựể lọc các
mẫu tin thỏa mãn những tiêu chuẩn nào ựĩ từ cơ sở dữ liệu ban ựầu. Kết quả chỉ hiển thị những mẫu tin thỏa ựiều kiện cịn những mẫu tin khác sẽ tạm thời bị che
+ Cách thực hiện
Chọn vùng CSDL với tiêu ựề là một hàng.
Chọn menu DataFiltersAutoFilter, Excel sẽ tự ựộng xuất hiện các nút thả cạnh tên field cho phép chọn ựiều kiện lọc tương ứng với các field ựĩ.
Chọn ựiều kiện lọc trong hộp liệt kê của từng filed tương ứng.
All: cho hiển thị tất cả các mẫu tin.
Top 10: cho phép chọn lọc lấy một số mẩu tin cĩ giá trị cao
nhất (Top) hay thấp nhất (Bottom). Custom: cho phép ựặt các ựiều kiện so sánh khác ( >, >=,...) Các trị: chỉ hiển thị những mẫu tin ựúng bằng trị ựĩ. Nếu chọn mục Custom thì sẽ xuất hiện hộp
thoại cho phép ựặt ựiều kiện theo tiêu chuẩn khác. −
− −
− Lọc dữ liệu nâng cao (Advanced Filter)
− Chức năng: Lệnh Data Filter Advanced Filter dùng ựể trắch ra
các mẫu tin theo các ựiều kiện chỉ ựịnh trong vùng ựiều kiện ựược tạo trước.
− Cách thực hiện
+ Bước 1: Tạo vùng ựiều kiện lọc. sử dụng một trong hai cách sau:
Cách 1: Sử dụng tên trường ựể tạo vùng ựiều kiện: vùng ựiều
kiện sẽ cĩ ắt nhất hai hàng, hàng ựầu chứa các tên field ựiều kiện, các hàng khác dùng ựể mơ tả ựiều kiện.
Chọn các ơ trống trong bảng tắnh ựể làm vùng ựiều kiện
Sao chép tên field ựiều kiện làm tiêu ựề của vùng ựiều kiện.
Nhập trực tiếp các ựiều kiện vào ơ dưới tên trường tương ứng. Các ựiều kiện ghi trên cùng một hàng là các ựiều kiện thỏa mãn ựồng thời (AND), những ựiều kiện ghi trên các hàng
khác nhau là những ựiều kiện thỏa mãn khơng ựồng thời (OR).
Vắ dụ:
Cách 2: Sử dụng cơng thức ựể tạo vùng ựiều kiện : vùng ựiều
kiện sẽ cĩ hai ơ, ơ trên chứa tiêu ựề như: Ộựiều kiệnỢ, Ầhoặc bỏ trống nhưng phải khác với tên trường, ơ dưới là cơng thức mơ tả ựiều kiện.
Chọn hai ơ trống trong bảng tắnh ựể làm vùng tiêu chuẩn.
Nhập tiêu ựề ở ơ trên của vùng tiêu chuẩn.
Nhập cơng thức vào ơ bên dưới mơ tả ựiều kiện, dùng mẫu tin ựầu tiên trong cơ sở dữ liệu ựể ựặt ựiều kiện so sánh, hàm AND dùng ựể lập các ựiều kiện thỏa mãn ựồng thời, hàm OR dùng ựể lập các ựiều kiện thỏa mãn khơng ựồng thời.
Vắ dụ:
+ Bước 2: Vào menu Data Filter
Advanced Filter, xuất hiện hộp thoại
gồm các tùy chọn sau:
− Action:
+ Filter the list, in-place: kết quả hiển thị trực tiếp trên vùng CSDL.
+ Copy to another location: kết quả ựược ựặt tại một vị trắ khác.
− List range: chọn ựịa chỉ vùng CSDL.
− Criteria range: chọn ựịa chỉ vùng tiêu chuẩn.
− Copy to: chọn ựịa chỉ của ơ ựầu tiên trong vùng kết quả (phải
chọn mục Copy to another location).
− Unique records only: nếu cĩ nhiều mẫu tin giống nhau thì
chỉ lấy duy nhất một mẫu tin ựại diện, ngược lại thì lấy hết các mẫu tin thỏa ựiều kiện của vùng tiêu chuẩn (dù giống nhau).
4.4.3.2. Sắp xếp dữ liệu
Lệnh DataSort dùng ựể sắp xếp các hàng hoặc các cột trong vùng ựược chọn theo thứ tự tùy chọn, tương ứng khố sắp xếp ựược chỉ ựịnh, vùng sắp xếp phải chọn tất cả các ơ cĩ liên hệ với nhau.
− Cách thực hiện:
đối tượng điểm
+ Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp. + Vào menu DataSort, xuất hiện
hộp thoại như hình bên
− Sort by: Chọn các khĩa sắp xếp thứ nhất.
− Then by: chọn khĩa sắp xếp thứ hai, nếu dữ liệu trong cột khĩa thứ nhất bị trùng.
− Then by: chọn khĩa sắp xếp thứ ba, nếu dữ liệu trong cột khĩa thứ hai bị trùng.
+ Chọn kiểu sắp xếp click OK ựể thực hiện sắp xếp
Ghi chú:
− Excel cho sắp xếp tối ựa là ba cột.
− Nếu muốn sắp theo hàng thì chọn nút lệnh Options của hộp thoại Sort, sau ựĩ chọn mục Sort left to right.
− Muốn sắp xếp nhanh theo cột nào ựĩ thì ựặt trỏ vào ơ bất kỳ của cột ựĩ Click chọn nút Sort trên thanh cơng cụ chuẩn. 4.4.3.3. Subtotals
− Chức năng: Thống kê dữ liệu theo từng nhĩm trong cơ sở dữ liệu. vắ
dụ tắnh tổng tiền lương theo từng nhĩm đƠN VỊ.
− Cách thực hiện: Xét CSDL BẢNG LƯƠNG dưới ựây. Vấn ựề ựặt ra là
cần tắnh tổng tiền lương theo từng nhĩm đƠN VỊ.
+ Dùng lệnh Data Sort ựể sắp xếp dữ liệu theo đƠN VỊ, mục ựắch ựể các mẫu tin cĩ cùng đƠN VỊ thì nằm liền kề nhau. + Chọn bảng CSDL cần tổng hợp với tiêu ựề là một hàng.
+ Vào menu DataSubtotals, xuất hiện hộp thoại subtotal với các tùy chọn sau:
Use function: chọn hàm sử dụng tắnh tốn hay thống kê.
Add subtotal to: Chọn tên trường
chứa dữ liệu cần thực hiện tắnh tốn hay thống kê.
Replace current subtotals: Thay thế các dịng tổng hợp cũ ựể ghi dịng tổng hợp mới.
Page break between groups: Tạo
ngắt trang giữa các nhĩm.
Summary below data: Thêm dịng tổng hợp sau mỗi nhĩm
Kết quả:
− Làm việc với màn hình kết quả sau khi tổng hợp nhĩm
+ Clickvào các nút ựể chọn các mức dữ liệu bạn muốn xem. 1 : Chỉ hiển thị tổng chắnh (Grand Total Only).
2 : Hiển thị tổng chắnh và tổng phụ (Grand Total And Subtotal).
3 : Hiển thị chi tiết tất cả các mẫu tin cùng các tổng hợp (All Record).
4.4.3.4. Chức năng Pivotable
− Chứcnăng: Thống kê dữ liệu theo nhiều cấp ựộ khác nhau với nhiều hình thức ựa dạng từ một bảng dữ liệu chắnh.
+ đặt trỏ trong bảng dữ liệu + Chọn lệnh
DataPivotTable and PivotChart Report xuất hiện hộp thoại gồm 3 bước:
Bước 1:
Chọn bảng dữ liệu muốn thống kê (Where
is the data that you want to analyze).
Chọn loại thống kê (PivotTable hoặc PivotChart)Next
Bước 2: Xác ựịnh ựịa chỉ của bảng dữ liệu
Next, xuất hiện hộp thoại bước 3
Bước 3: Click nút Layout,
xuất hiện hộp thoại Layout
Vùng row và column sẽ chứa field làm ựiều kiện thống kê
Vùng Data chứa những field số liệu muốn thống kê
Drag chuột kéo field vào vùng tương ứng, click OK quay lại cửa sổ bước 3, tại ựây ta xác ựịnh vị trắ chứa bảng thống kê, sau ựĩ click nút finish ựể kết thúc.
4.4.3.5. Chức năng Consolidate
− Chức năng: thống kê dữ liệu từ nhiều bảng cơ sở dữ liệu nguồn ở nhiều tập tin khác nhau.
− Cách thực hiện:
Bước 1: tạo bảng thống kê, bảng thống kê là một khung gồm row header hoặc column header, hoặc cả hai.
Column header: chứa tên các field muốn thống kê,
Row header: chứa giá trị muốn thống kê Bước 2: đánh dấu chọn bảng thống kê
Bước 3: chọn lệnh Data ConsolidateXuất hiện hộp thoại consolidate
Function: chọn phép thống kê.
Reference: ựịa chỉ của bảng cơ sở dữ liệu muốn thống kê, click nút Add. Nếu cĩ nhiều bảng dữ liệu thì click nút Add ựể thêm vào khung all references.
Click nút Browse ựể chọn dữ liệu ở tập tin khác.
Use labels in: chọn column header và row header theo mẫu của bảng thống kê.
Create links to source data: bảng dữ liệu thống kê liên kết với dữ liệu nguồn nếu mục này ựược check, khi dữ liệu nguồn thay ựổi thì dữ liệu trong bảng thống kê cũng thay ựổi theo. Vắ dụ: Cĩ bảng dữ liệu như hình,ta cần thống kê tổng lương và tổng phụ
cấpchức vụ của cán bộ cơng nhân viên.
Lưu ý: Khi chọn ựịa chỉ của bảng dữ liệu ta ựánh dấu từ cột chứa giá trị làm row header
4.5. TẠO BIỂU đỒ TRONG EXCEL
Khi cần trình bày dữ liệu của bảng tắnh ựến người khác thì việc hiển thị các sự kiện và con số dưới dạng biểu ựồ rất cĩ ý nghĩa. Biểu ựồ cho phép biểu diễn sự tương quan của dữ liệu trong bảng tắnh trên phương diện ựồ họa, biến ựổi các hàng, cột thơng tin thành những hình ảnh cĩ ý nghĩa. Biểu ựồ giúp bạn so sánh số liệu trong bảng tắnh một cách trực quan, tránh việc phải ựọc các số liệu chi chắt trên bảng, tiên ựốn ựược sự phát triển của dữ liệu mơ tả trong bảng, làm cho bảng trở nên sinh ựộng và thuyết phục hơn.
4.5.1. Các loại biểu ựồ
Cĩ 3 loại biểu ựồ thường gặp là biểu ựồ dạng cột (Column), dạng ựường thẳng (Line) và dạng bánh (Pie). Từ 3 dạng này Excel triển khai thành 14 loại biểu ựồ chuẩn (Standard types) và 20 kiểu biểu ựồ tuỳ chọn
Bảng thống kê
(Customize types) cĩ thể dùng ựể biểu diễn số liệu trong bảng tắnh thành nhiều cách nhìn khác nhau tùy theo yêu cầu của người dùng.
− Các loại biểu ựồ chuẩn trong Excel và cơng dụng cơ bản của mỗi
loại
Biểu tượng
Loại
biểu ựồ Chức năng
Column So sánh các loại dữ liệu với nhau theo chiều dọc.
Bar So sánh các loại dữ liệu với nhau theo chiều ngang.
Line Cho xem sự thay ựổi dữ liệu trong một giai ựoạn.
Pie So sánh tỷ lệ của các thành phần trong một tổng thể.
XY
(Scatter) Mơ tả quan hệ giữa hai loại dữ liệu liên quan.
Area Nhấn mạnh tầm quan trọng tương ựối của các giá trị qua
một giai ựoạn.
Doughnut So sánh các phần với tổng thể trong một hoặc nhiều phảm
trù dữ liệu (Biểu ựồ Pie cĩ một lỗ ở giữa).
Rada Chỉ ra các thay ựổi trong dữ liệu hoặc tần số dữ liệu tương
ựối với tâm ựiểm.
Surface Tạo vết các thay ựổi trong hai biến số khi biến số thứ ba
(như thời gian) thay ựổi, là một ựồ họa 3 chiều.
Buble Hiện sáng các chùm giá trị, tương tự như ựồ họa Scatter.
Stock Kết hợp ựồ họa Line và ựồ họa Column. được thiết kế ựặc
biệt ựể tạo vết giá cổ phiếu.
Cylinder Sử dụng một hình trụ ựể trình bày các dữ liệu ựồ họa Bar
hay ựồ họa Column.
4.5.2. Các thành phần của biểu ựồ
Legend Char title
Value (Y)
− Chart Title: Tiêu ựề của biểu ựồ.
− Legend: Chú giải, dùng ựể mơ tả dãy số liệu trong biểu ựồ.
− Category (X) axis labels: Vùng giá trị trên trục X.
− Category (X) axis : Tiêu ựề trục X.
− Value (Y) axis: Tiêu ựề trục Y
4.5.3. Các bước dựng biểu ựồ
Một biểu ựồ trong Excel ựược tạo ra từ dữ liệu trong bảng tắnh hiện hành. Vì vậy trước khi xây dựng biểu ựồ cần tạo dữ liệu
Vắ dụ:
4.5.3.1. Cách tạo
− Chọn menu InsertChart hoặc clickvào nút Chart Wizard trên thanh cơng cụ chuẩn.
Bước 1: (Step 1 of 4 - Chart Type): chọn loại biểu ựồ.
Bước 2: (Step 2 of 4-Chart Source Data): Chọn vùng dữ liệu.
+ Thẻ Data Range:
Data Range: vùng dữ liệu dựng biểu ựồ.
Series in: dữ liệu của từng ựối tượng nằm theo hàng (Row) hay cột (Column)
+ Thẻ Series: vùng dữ liệu từng
thành phần trong biểu ựồ
Series: mỗi tên trong danh sách xác ựịnh một dãy số liệu trong biểu ựồ. Dữ liệu tương ứng ựược ựịnh nghĩa trong hộp Name và Values
Name: tên cho dãy số liệu của ựối tượng ựược chọn trong danh sách Series, là ựịa chỉ ơ tiêu ựề của dãy số liệu, nếu khơng cĩ thì hộp
Name sẽ trống, khi ựĩ bạn phải tự nhập tên vào.
+ Chú ý: những tên (name) này sẽ là nhãn cho chú giải (Legend) ựể
xác ựịnh mỗi dãy số liệu trong biểu ựồ.
Values: ựịa chỉ của dãy số liệu của ựối tượng ựược chọn trong danh sách Series.
NútRemove: Xĩa dãy số liệu khơng dùng trong biểu ựồ.
Bước 3 (Step 3 of 4-Chart Options): xác ựịnh các tùy chọn cho biểu
ựồ.
+ Titles: đặt các tiêu ựề cho biểu ựồ.
Chart title: tiêu ựề biểu ựồ.
Category(X) axis: tiêu ựề trục X.
Value (Y) axis: tiêu ựề trục Y.
+ Axes: Tùy chọn cho các trục toạ ựộ (X, Y,...).
+ Gridlines: Tùy chọn cho ựường lưới
+ Legend: Tùy chọn cho chú giải
+ Data Lable thêm hoặc bỏ các nhãn dữ liệu cho các thành phần
của biểu ựồ.
Bước 4 (Step 4 of 4-Chart Location): Xác ựịnh vị trắ ựặt biểu ựồ
+ As new sheet:Tạo sheet mới chỉ chứa biểu ựồ
+ As object in: Chọn sheet ựặt biểu ựồ, Click Finish ựể kết thúc.
4.5.3.2. Hiệu chỉnh biểu ựồ
Sau khi tạo xong biểu ựồ, ta cĩ thể hiệu chỉnh biểu ựồ như thay ựổi loại biểu ựồ, vùng dữ liệu, hiệu chỉnh các tiêu ựề, Ầbằng cách: Chọn biểu ựồ cần hiệu chỉnh, trong menu Char, chọn các loại hiệu chỉnh
+ Chart Type: Chọn lại kiểu biểu ựồ
+ Chart Options: Chọn lại các tùy chọn
+ Location: Chọn lại vị trắ cho biểu ựồ
+ Add Data: thêm dãy số liệu mới.
4.5.3.3. định dạng biểu ựồ
Menu Format cho phép ựịnh dạng các thành phần trong biểu ựồ. Tùy theo loại biểu ựồ, thành phần trên biểu ựồ cần ựịnh dạng, Excel sẽ cung cấp nội dung ựịnh dạng phù hợp
Bằng cách double click lên ựối tượng muốn ựịnh dạng trong biểu ựồ, sẽ xuất hiện cửa sổ format của thành phần tương ứng
4.6. đỊNH DẠNG VÀ IN ẤN TRONG EXCEL 4.6.1. định dạng trang in (page setup) 4.6.1. định dạng trang in (page setup)
− Chọn Lệnh FilePage Setup
+ Orientation:chọn hướng trang in + Paper size: khổ giấy in
+ Margins: ựộ rộng của các lề. + Header and Footer: tạo tiêu ựề. + Page number: ựánh số trang.
+ Print Area: chọn vùng dữ liệu in,...
− Thẻ Page: ựặt hướng trang, chọn khổ giấy in.
+ Orientation: Chọn hướng + Scaling : chọn tỷ lệ in. + Paper size: chọn khổ giấy + First page number:số bắt
ựầu của trang ựầu
− Thẻ Margins: ựặt ựộ rộng của
các lề
+ Chọn ựộ rộng các lề
Bottom,Top, Left, Right,
Header và Footer
− Thẻ Header/ Footer : tạo tiêu
ựầu và cuối trang, ựánh số trang,
− ThẻSheet: Chọn vùng dữ liệu in, thiết lập các tùy chọn cho trang in, thứ