CHƯƠNG 3 MICROSOFT WORD
3.2. đỊNH DẠNG VĂN BẢN
Nguyên tắc chung: có 2 cách: ựịnh dạng trước, nhập văn bản sau hoặc nhập văn bản trước ựịnh dạng sau, ựối với cách này, bạn phải chọn khối văn bản rồi thực hiện ựịnh dạng. Các lệnh ựịnh dạng có hiệu lực cho ựến khi thay ựổi bằng một ựịnh dạng mới.
Cách thực hiện: Format/Font: chọn các chức năng ựịnh dạng tương
ứng
Giáo trình nhập mơn Tin học Trung Tâm Công Nghệ Thông Tin + Font: Chọn font chữ + Font style: chọn kiểu chữ ựậm, nghiêng, Ầ + Size: chọn cở chữ + Font color: chọn màu chữ + Underline style: chọn kiểu gạch dưới − Thẻ Character and spacing: + Scale:Chọn tỷ lệ
co giản cho văn bản
+ Spacing:nén hoặc
giản văn bản
+ Position: Thay ựổi
vị trắ của văn bản lên cao hoặc xuống thấp so với dòng chuẩn. 3.2.2. Chuyển ựổi loại chữ:
Chuyển ựổi từ chữ hoa sang chữ thường và ngược lại, chữ hoa ựầu câu hoặc chữ hoa ựầu mỗi từ
Cách thực hiện: Chọn
FormatChange case
− Sentense case: Ký tự ựầu câu là chữ
hoa
− Lowercase: tất cả chuyển thảnh chữ thường
− UPPERCASE: tất cả chuyển thành chữ in hoa
− Title Case: Ký tự ựầu của mỗi từ là chữ in hoa
− tOGGLE cASE:chuyển ngược lại
chữ hoa thành chữ thường và ngược lại
3.2.3. Paragraph(đọan văn bản) đọan văn bản là phần văn bản ựược đọan văn bản là phần văn bản ựược kết thúc bằng phắm Enter, ựể hiển thị dấu Enter, ta Click nút Show/hide để ựịnh dạng ựọan văn bản, ta ựặt dấu nháy trong ựọan ựó, chọn
FormatParagraph. Cửa sổ Paragraph gồm các thành phần như sau:
Thẻ Indents and Spacing: Canh lề cho ựoạn văn bản
− Alignment: Canh lề văn bản (Left/rigth/center/justified)
− Indentation: Thụt lề cho văn bản
+ Left/Right: Khoảng cách thụt vào so với lề trái/phải.
+ Special: Kiểu thụt lề:
First line: Dòng ựầu của ựoạn thụt vào so với lề (trái/phải)
Hanging: Dòng ựầu sát lề, các dòng khác thụt vào so với
lề (trái/phải)
− Spacing: Chỉnh khoảng cách giữa các dòng và các ựọan
+ Before/After: Chỉnh khoảng cách từ ựọan hiện hành (ựọan
chứa dấu nháy) ựến ựoạn trước nó hoặc sau nó
+ Line spacing: Chỉnh khoảng cách giữa các dòng.
Line and page break: thiết lập các thuộc tắnh liên quan ựến việc ngắt ựọan
− Widow/Orphan control: Cho phép/không cho phép ựọan văn bản
bị lẻ một dòng ở trang sau hoặc lẻ một dòng ở trang trước.
− Keep line together: Cho phép/ không cho phép ngắt trang giữa
ựọan văn bản
− Keep with next: Cho phép / Không cho phép ngắt trang giữa ựọan
văn bản và ựọan kế tiếp, cả 2 ựọan nằm trong cùng một trang.
− Page break before: Cho phép / Không cho phép chèn dấu ngắt
trang trước ựoạn văn bản, ựọan văn bản ựược bắt ựầu ở trang mới.
3.2.4. Drop Cap
Chức năng Drop Cap dùng ựể tạo chữ hoa thụt cấp ở ựầu của mỗi ựọan văn bản. Cách thực hiện :
− đặt dấu nháy trong ựọan văn bản muốn tạo chữ Dropcap
− FormatDropcap
− Trong cửa sổ Dropcap, chọn kiểu chữ dropcap
+ Dropped: Chữ dropcap nằm
trong văn bản
+ In margin: Chữ dropcap nằm
ở lề văn bản
− Font: chọn kiểu chữ cho Dropcap − Linesto drop: Số dòng văn bản
ứng với chiều cao của chữ dropcap
− Distance from text: Khoảng cách từ chữ dropcap ựến văn bản 3.2.5. Borders and Shading
Giáo trình nhập mơn Tin học Trung Tâm Công Nghệ Thông Tin
Chức năng này cho phép ựịnh dạng ựường viền khung và màu nền cho ựọan văn bản. Chọn FormatBorder and shading
− Thẻ Borders: đóng khung một phần hoặc một ựoạn văn bản + Setting :chọn kiểu khung + Style: xác ựịnh hình thức ựường viền khung: style, color, width
+ Apply to: xác ựịnh
phạm vi ựóng
khung
Text: ựóng
khung khối văn bản ựược chọn
Paragraph: ựóng khung cả ựoạn văn bản hiện hành.
− Page border: đóng khung trang văn bản
+ Các ựịnh dạng giống như border
+ Art: chọn các kiểu ựường viền nghệ thuật
+ Apply to: Phạm vi ựóng khung
Whole document: ựóng khung tất cả các trang của tài liệu
This secton: đóng khung các trang trong section hiện
hành
This secton Ờ first page only: chỉ ựóng khung trang ựầu
của section hiện hành
This secton- all except first page: ựóng khung tất cả các
trang trừ trang ựầu.
+ Option: thay ựổi khoảng cách từ khung ựến văn bản
Edge of page: khoảng cách ựược tắnh từ mép giấy vào
khung
Text: khoảng cách ựược tắnh từ văn bản ựến khung
− Shading: dùng ựể tô màu cho một phần hoặc một ựọan văn bản
3.2.6. Background
Chức năng này dùng ựể ựịnh dạng màu nền của trang. Cách thực hiện: Chọn formatBackground, chọn màu trong hộp màu.
− More color:chọn màu khác.
− Fill effect: chọn kiểu màu bóng
− No fill: bỏ tô màu
3.2.7. Bullets and numbering
Chức năng Bullets and numbering dùng ựể chèn tự ựộng các ký tự ựặc biệt (bullets) hoặc số (Numbering) ở ựầu mỗi ựoạn. Cách thực hiện: − Chọn khối văn bản cần chèn bullets and numbering
− Chọn FormatBullets and numbering, cửa sổ Bullets and Numbering gồm các thẻ chức năng như sau:
+ Thẻ Bulleted: trình bày văn bản theo kiểu liệt kê, ựầu mỗi ựọan
ựược chèn một ký tự ựặc biệt. Có thể dùng nút cơng cụ Bullets
Customize: Chọn kiểu ký
tự, hoặc hiệu chỉnh lại các thông số của bullets
Character:chọn ký
tự ựặc biệt trong cửa sổ Symbol
Bullet Position:
canh lề cho bullet
Text Posotion:
Canh lề cho văn bản
+ Numbed: đánh số thứ tự
dạng danh sách liệt kê, có thể dùng cơng cụ numbering
Customize: Chọn kiểu số thứ tự, hoặc hiệu chỉnh lại các thông số của numbering
Number style: Chọn kiểu số
Start at : số bắt ựầu trong danh sách
Number Position: Canh lề cho số thứ tự
Text Position: canh lề cho văn bản
+ Outline Numbered: định dạng văn bản dạng danh sách nhiều
cấp
Customize: thiết lập thông số cho từng cấp
Level: Chọn cấp, tối ựa là 9 cấp
Number format: định dạng kiểu số thứ tự
Number style: Chọn kiểu số thứ tự: 1, 2, 3 hoặc I, II, III,Ầ
Start at : số bắt ựầu
Number position: Chọn vị trắ ựặt bullets
Giáo trình nhập mơn Tin học Trung Tâm Công Nghệ Thông Tin
3.2.8. Columns
Chức năng column cho phép ựịnh dạng văn bản dạng cột báo chắ.
Cách thực hiện: chọn khối văn bản muồn chia cột, chọn lệnh format/columns hoặc click nút clumns trên thanh công cụ
− Preset: chọn số cột cần chia, nếu số cột lớn hơn 3 thì nhập số cột vào ô number of columns − Line between: kẽ/không
kẽ ựường phân cách giữa các cột
− Width and spacing: độ rộng của cột và khoảng cách giữa các cột
− Apply to: phạm vi chia cột
3.2.9. Sử dụng tab
Tab là kiểu ựịnh dạng văn bản dạng cột, khác với văn bản dạng cột báo chắ, trong văn bản có ựịnh dang tab thì ý nghĩa của văn bản trên cùng một dịng ở các cột thường có liên quan với nhau. Cách thực hiện
Cách 1: nhập văn bản trước, khi nhập, mỗi cột cách nhau một phắm tab (thường dùng cho những ựọan văn bản có ựịnh dạng tab phức tạp)
− Chọn khối văn bản cần ựịnh dạng
− đặt tab trực tiếp trên thước bằng cách click chuột trong ô
selectab ựể chọn kiểu tab, sau ựó click chuộc trên thước tại các tõa ựộ thắch hợp. Các kiểu canh lề cho tab:
Left Tab Canh trái
Center Tab Canh giữa
Right Tab Canh phải
Decimal Tab Canh theo dấu thập phân
Bar Tab Tab vạch ựứng
− Hiệu chỉnh tab: format /tab
+ Tab stop Position: nhập tọa ựộ
của tab
+ Alignment: canh lề cho tab
+ Set thiết lập giá trị cho tab
+ Clear: xóa tab (hoặc drag chuột
kéo biểu tượng tab ra khỏi thước)
+ Clear all: xóa tất cả tab ựã ựặt
Cách 2: đặt tab trước nhập văn bản sau (thường dùng cho những văn bản có ựịnh dạng tab ựơn giản)
− đặt tab: ựặt trên thước hoặc chọn format/tab nhập tọa ựộ cho tab trong ô Tab stop Positoin
− Nhập văn bản: khi nhập, mỗi cột cách nhau một phắm tab 3.3. CHÈN CÁC đỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN
3.3.1. Picture
3.3.1.1. Chèn hình ảnh vảo văn bản:
Làm cho văn bản trở nên phong phú hơn, picture là loại tập tin ựồ họa, trong word có sẵn một thư viện hình ảnh phong phú dành cho người sử dụng
− Chèn hình từ lệnh from file: InsertPicturefrom file, chọn hình, click insert
− Chèn hình từ clipArt: InsertPictureClipt Art, chọn Organize clips, chọn hình trong thư viện, chọn copy, chuyển sang trang văn bản, click Past.
3.3.1.2. Hiệu chỉnh picture:
Chọn hình cần hiệu chỉnh, mở thanh công cụ Picture, hoặc R_click, chọn format Picture
− Insert Picture: Chèn hình vào văn bản − Color: thay ựổi màu cho hình
− More contrast/less contrast: Tăng/giảm ựộ tương phản
− More Brightness/Less Brightness: tăng/giảm ựộ sáng của hình − Crop: cắt xén hình
− Rotate left: Xoay hình về trái 900. − Line style : ựường viền quanh hình
Giáo trình nhập mơn Tin học Trung Tâm Công Nghệ Thông Tin
− Compress picture: nén hình
− Text wrapping: chỉnh vị trắ tương ựối giữa hình và văn bản − Format object: ựịnh dạng hình
− Set transparent color: tạo nền trong suốt cho hình − Reset picture: phục hồi trạng thái ban ựầu của hình 3.3.2. Wordart
Cơng cụ tạo chữ nghệ thuật trong văn bản, WordArt ựược xử lý như một hình ảnh chèn vào văn bản.
3.3.2.1. Chèn WordArt:
− Chọn menu Insert
PictureWordArt hoặc click nút Insert WordArt trên thanh công cụ Drawing − Xuất hiện cửa sổ WordArt
Gallery, chọn một kiểu WordArt, click OK
− Nhập nội dung của văn bản
muốn ựịnh dạng kiểu
WordArt, click OK
3.3.2.2. Hiệu chỉnh WordArt:
Chọn chữ WordArt, mở thanh công cụ WordArt
− Insert WordArt: chèn WordArt
− Edit Text: hiệu chỉnh nội dung, font chữ cho WordArt − WordArt Gallery: Chọn mẫu cho WordArt
− Format Object: ựịnh dạng WordArt
− WordArt shap: chỉnh kiểu chữ cho WordArt
− Text wrapping: chỉnh vị trắ tương ựối cho WordArt và văn bản − WordArt same Letter Height: chữ thường và chữ hoa có chiều
cao bằng nhau.
− WordArt vertical text :xoay chữ WordArt theo chiều ựứng − WordArt alignment: canh lề cho chữ trong phạm vi WordArt 3.3.3. Autoshape
Word hổ trợ các công cụ dùng ựể vẽ các hình các hình tương ựối phức tạp là AutoShap
− Chọn một trong các cách sau: Insert PictureAutoshape hoặc click nút Autoshap trên thanh công cụ Drawing hoặc mở thanh cơng cụ Autoshape.
− Chọn một kiểu hình AutoShap. − Drag chuột vẽ vào trang văn bản 3.3.3.2. Hiệu chỉnh AutoShape:
− Chèn văn bản vào autoshape: + R_Click trên hình autoshape + Chọn Add Text
− Các ựịnh dạng khác dựa vào thanh công cụ Drawing
3.3.4. Object
Công cụ cho phép chèn các ựối tượng từ các phần mềm khác vào văn bản, bằng cách chọn InsertObject, chọn loại object cần chèn.
− Chèn cơng thức tốn học: InsertObjectMicrosoft
Equation 3.0, xuất hiện thanh công cụ, chọn công cụ, nhập công thức, khi kết thúc ta click chuột ra ngồi thanh cơng cụ tự ựộng ựóng lại
3.3.5. Table
Bảng là kiểu trình bày văn bản có cấu trúc gồm các cột (column) và các dòng (Row), giao giữa các dịng và các cột là các ơ (cell).
3.3.5.1. Cách tạo bảng. Chọn một trong 3 cách sau:
− Chọn TableInsertTable, trong cửa sổ Insert Table, nhập số dòng và số cột cho table
− Click nút công cụ Insert Table, Drag chuột chọn số dòng số cột và thả ra.
− Dùng công cụ Draw Table trên thanh công cụ Table and Borders ựể vẽ bảng
3.3.5.2. Các thao tác trên bảng
− Select: Thao tác chọn, dùng ựể chọn các thành phần trong table
+ đặt dấu nháy trong ựối tượng cần chọn + TableselectTable, column, row, cell
Giáo trình nhập mơn Tin học Trung Tâm Cơng Nghệ Thông Tin
− Insert: Chèn thêm table hoặc các thành phần của table
+ đặt dấu nháy tại vị trắ cần chèn, chọn
TableInsertTable: Chèn table
TableInsertColumn the left: Chèn thêm một cột bên trái cột chứa dấu nháy
TableInsertColumn the Right: Chèn thêm một cột bên phải cột chứa dấu nháy
TableInsertRow above: Chèn thêm một dòng bên trên dòng chứa dấu nháy
TableInsertRow below: Chèn thêm một dòng bên dưới dòng chứa dấu nháy
− Delete: Xóa table hoặc các thành phần của Table.
+ Chọn thành phần muốn xóa
+ Table/delete/Table, Rows, Column, Cells
− Merge Cell: Kết hợp nhiều ô thành một ô
+ Chọn các ô cần trộn + Table/Merge cell
− Split cell: Tách một ô hoặc nhiều ô thành nhiều ô khác
+ Chọn ô cần tách
+ Table/Split cell, nhập số dòng và số cột cần tách, ok
− Hiệu chỉnh Table: dùng thanh công cụ Table and Border
+ Draw Table: vẽ bảng
+ Line style: Chọn kiểu ựường kẽ bảng + Line weight: ựộ dày ựường kẽ
+ Border color: màu ựường viền + Shading color: màu nền của bảng + Align: canh lề cho dữ liệu trong ô + Distribute rows evenly: Canh
ựều các dòng
+ Distribute column evenly: Canh ựều các cột
+ Change Text Direction: ựổi hướng văn bản trong ô
+ Sort ascending/descending: sắp sếp dữ liệu trong ô theo chiều tăng hoặc giảm dần
+ Table Auto format:cho phép chọn ựịnh dạng bảng theo những mẫu có sẵn
+ Auto Sum: Dùng ựể tắnh tổng tự ựộng các ơ trong bảng
+ Ngồi ra có thể chèn cơng thức tắnh toán vào bảng bằng cách chọn table/formular
3.3.6. Chèn các trường dữ liệu − đặt dấu nháy tại vị trắ mà bạn
muốn chèn field − Chọn Insertfield
− Trong hộp Categories click một categories
− Chọn các thuộc tắnh tương ứng click OK
3.3.7. Comment (Chèn chú thắch) 3.3.7.1. Chức năng:
Tạo chú thắch cho văn bản, khi ựưa trỏ ựến vị trắ có chú thắch sẽ xuất hiện khung chứa nội dung chú thắch
3.3.7.2. Cách tạo:
− Chọn khối văn bản hoặc ựặt dấu nháy ở cuối ựọan văn bản muốn tạo chú thắch
− Chọn lệnh Insert Comments
− Cuối màn hình xuất hiện cửa sổ commnet, nhập nội dung nghi chú 3.3.7.3. Hiệu chỉnh nội dung chú thắch:
− R_Click trên nội dung văn bản có chú thắch − Chọn Edit comment
3.3.8. Footnote và Endnote 3.3.8.1. Chức năng:
Chèn chú thắch cho tài liệu, tại vị trắ chú thắch sẽ ựược ựánh dấu và nội dung chú thắch xuất hiện ở cuối trang (Footnote) hoặc cuối tài liệu (Endnote)
3.3.8.2. Cách tạo:
− đặt dấu nháy tại vị trắ muốn tạo chú thắch
− Insert/reference/FootnoteẦ
− Location : Chọn Footnote hay Endnotes − Format: định dạng cho các chú thắch
Giáo trình nhập mơn Tin học Trung Tâm Cơng Nghệ Thông Tin
− Apply changes: Phạm vi chú thắch
− Click Insert, dấu nháy chuyển ựến cuối trang, hoặc cuối tài liệu, nhập nội dung chú thắch.
3.3.9. Tạo Bookmark _Hyperlink 3.3.9.1. Chức năng :
Bookmark dùng ựánh dấu cho một ựiểm liên kết, chức năng này thường dùng trong các tài tài liệu có nội dung dài, Hyperlink dùng ựể tạo liên kết ựến các bookmark ựã tạo nhằm di chuyển nhanh ựến một nội dung nào ựó trong tài liệu
3.3.9.2. Cách tạo:
− Tạo BookMark:
+ đặt dấu nháy tại vị trắ muốn ựánh dấu + Chọn InsertBookMark
+ Bookmark name: nhập tên bookmark
+ Click Add. Trong tài liệu có thể có nhiều vị trắ cần tạo bookmark, mỗi bookmark có một tên riêng
− Tạo Hyperlink: đánh dấu khối
nội dung văn bản làm nhãn liên kết
+ Chọn Insert/Hyperlink + Xuất hiện cửa sổ Hyperlink:
Chọn Place in this
document
Select a place in this
document: chọn tên
bookmark cần liên kết ựến, click OK
3.3.10.1. Chức năng:
Dùng ựể tham chiếu ựến một ựối tượng mà nó xuất hiện tại một vị trắ khác trong tài liệu, bạn có thể tạo cross- reference trong heading, footnotes, bookmarks, captions,
numbered paragraphs
3.3.10.2. Cách tạo:
− Trong tài liệu hiện hành, nhập nhãn tham chiếu. − Chọn InsertReferenceCross-
reference.
− Trong hộp thoại Reference type, click chọn loại phần tử mà bạn muốn tham chiếu ựếnỞ Vắ dụ: a heading. − Trong hộp Insert reference to, click
chọn thông tin mà bạn muốn chèn vào tài liệuỞVắ dụ: the heading text. − Trong hộp For which, click chỉ ựịnh
phần tử mà bạn muốn tham chiếu ựến
− Insert as hyperlink : cho phép người sử dụng nhảy ựến phần tử tham chiếu. − Click Insert.
3.4. TEMPLATE 3.4.1. Khái niệm 3.4.1. Khái niệm
Template là một tập tin mẫu, cho phép tạo một tập tin mới với mẫu ựã ựược tạo sẵn, Tập tin mẫu có thể bao gồm tiêu ựề, logo, những ựịnh dạng khác. Tập tin mẫu có phần phân loại là.DOT
3.4.2. Sử dụng các template có sẵn: