CHƯƠNG 5 MICROSOFT POWERPOINT
5.2. đỊNH DẠNG SLIDE
5.2.1. định dạng văn bản
Trong PowerPoint, văn bản ựược ựặt trong các Placeholder hoặc các Textbox, ta cũng có thể áp dụng các ựịnh dạng cho văn bản ựó như: ựậm, nghiêng, gạch dưới, tạo các mục số hoặc dấu hoa thị (Bullets and Numbering),... bằng cách dùng hộp thoại Font và thanh công cụ Formatting.
5.2.1.1. Thiết lập Font mặc ựịnh cho Slide
Chức năng này ựược dùng ựể thiết lập font chữ mặc ựịnh hoặc hiện hành của các Slide. Khi tạo ra một bản trình bày mới bằng việc sử dụng mẫu thiết kế chuẩn, các Slide ựã ựược gán trước cho một Font chữ nhất ựịnh. PowerPoint cho phép ựổi Font chữ ựó theo ý muốn của người dùng.
− Cách thực hiện:
+ Chọn Format/ Replace Font, xuất hiện hộp hội thoại:
Replace: Font ựạng sử
dụng
With: Chọn Font mới. Click Replace ựể thay thế.
5.2.2. Chèn các ựối tượng khác vào Slide 5.2.2.1. Chèn table 5.2.2.1. Chèn table + Chọn InsertTable. + Number of rows: Nhập số hàng + Number of columns: Nhập số cột OK 5.2.2.2. Chèn biểu ựồ :
Giáo trình nhập mơn Tin học Trung Tâm Công Nghệ Thông Tin
+ Chọn InsertChart.
+ Nếu ựã có dữ liệu trong excel thì ta có thể thực hiện import bằng cách:
Chọn Edit Import File
Chọn tập tin dữ liệu Open
Chọn dữ liệu muốn importOK
5.2.2.3. Chèn WordArt
WordArt dùng ựể tạo các hiệu ứng hình ảnh trên các nội dung text nhập vào.
+ Chọn Insert Text groupWordArt
+ Chọn lọai Wordart và nhập nội dung vào textbox mới hiển thị 5.2.2.4. Hình ảnh
Việc sử dụng hình ảnh vào file trình diễn giúp cho bài trình diễn trở nên sống ựộng, ựẹp và có sức thuyết phục hơn.
− Thêm hình ảnh từ Clip Art
Khung Clip Art cho phép truy xuất dễ dàng vào thư viện hình ảnh ựi kèm với Microsoft Office.để chèn hình từ Clip Art.
+ Chọn Insert Picture Clip Art.
+ Chọn Organize clipxuất hiện cửa sổ Favorites-Microsoft Clip Organizer
+ Chọn hình trong khung Collection list.
+ Chọn copy chuyển sang slide click paste.
− Thêm hình ảnh từ một file có sẵn
Ta có thể thêm vào slide một hình ảnh từ file có sẵn như sau: + Chọn Insert Picture From file.
5.2.2.5. Trình diễn với âm thanh
Thêm âm thanh vào các trình chiếu giúp người nghe hiểu rõ thêm thơng tin cần trình bày. Chúng ta có thể ựưa âm thanh vào slide dưới dạng biểu tượng (icon) trên slide, và khi click vào nó, âm thanh sẽ ựược phát ra. Hoặc có thể gán âm anh vào một ựối tương (chẳn hạn như một hình ảnh) mà khi click vào ựối tượng này, âm thanh sẽ phát ra.
− đưa âm thanh vào slide
+ Chọn Insert Movies and SoundsSound from Clip Organizer hoặc Sound From File.
+ Chọn 1 file âm thanh từ danh sách. để nghe trước, bấm nút Preview/Properties.
+ Sau khi chọn một file âm thanh, click vào file ựó. Một hộp thoại hiển thị ựể hỏi xem âm thanh có ựược tự ựộng phát khi thực hiện
trình diễn slide này. Chọn Yes hay No tùy theo yêu cầu của người dùng. File âm thanh sẽ hiển thị dưới dạng biểu tượng trên Slide.
− đưa Video vào Slide
Việc nhúng file video vào slide tương tự như việc nhúng file âm thanh
Chọn menu InsertMovies and Sounds Movies from Clip Organizer, hoặc Movie from FileẦ, chọn tập tin trong danh sách 5.2.3. Thay ựổi Slide Schemes
Chức năng này giúp người dùng có thể thay ựổi màu cho các ựối tượng trong slide theo các mẫu ựịnh dạng màu có sẵn.
− Cách thực hiện:
+ Chọn lệnh Format Slide design
+ Trong panel Slide Design chọn Color Schemes. + Chọn một bộ màu có sẵn trong panel Color Scheme + Nếu muốn chọn màu khác click Edit color shemes.
Thẻ Standard: chọn sơ ựồ màu có sẵn.
Thẻ Custom: thay ựổi màu cho các ựối tượng
Apply to All: áp dụng cho tất cả các Slide trong bản trình
diễn.
5.2.4. Slide Master
Slide Master là nơi qui ựịnh tất cả các ựịnh dạng của các Slide trong bản trình bày. Khi thay ựổi các thuộc tắnh của Slide Master thì những thay ựổi ựó sẽ có hiệu lực với tất cả các Slide trong bản trình diễn. Khi sử dụng Slide Master, ta có thể tạo ra một bản trình diễn có tắnh nhất quán cao về mặt ựịnh dạng. định dạng các thuộc tắnh của Slide Master giống như ựịnh dạng một Slide thông thường.
5.2.4.1. Thay ựổi thuộc tắnh của slide Master
Giáo trình nhập mơn Tin học Trung Tâm Công Nghệ Thông Tin
+ Chọn menu View Master Slide Master, xuất hiện cửa sổ slide master như hình
− Title Area for AutoLayouts :thay ựổi các thuộc tắnh cho tiêu ựề.
− Object Area for AutoLayouts : thay ựổi các thuộc tắnh cho danh
sách ựánh dấu ựầu mục.
− Date Area, Footer Area, Number Area ựể thay ựổi các thuộc
tắnh cho ngày giờ, tiêu ựề ựầu và cuối trang, số trang.
− Close master view trên thanh công cụ Master ựể trở về chế ựộ
bình thường.
− định dạng Header và Footer
Chức năng này dùng ựể thêm ngày giờ, tiêu ựề ựầu và cuối trang, số trang cho Slide khi ựang ở trong chế ựộ ựịnh dạng Slide Master.
Cách thực hiện:
+ Chọn menu View Header and Footer, xuất hiện hộp hội thoại header and footer như hình
+ Thẻ Slide: thay ựổi thuộc tắnh cho các ựối tượng trong chế ựộ Slide
+ Thẻ Notes and Handouts:
Date and Time: thêm ngày giờ vào Slide hoặc Notes Page.
Update automatically: tự ựộng cập nhật ngày giờ lúc trình diễn.
Chọn ựịnh dạng ngày giờ từ hộp kê thả.
Fixed: nhập ngày giờ cố ựịnh, ngày giờ này sẽ không thay ựổi.
Slide number: Chèn số thứ tự trang cho Slide.
Page number: Chèn số thứ tự trang cho Notes Page.
Header: thêm tiêu ựầu trang cho Notes Page.
Click Apply ựể ấn ựịnh thay ựổi cho Slide hiện hành.
Click Apply to All ựể ấn ựịnh thay ựổi cho tất cả các Slide.
− định dạng màu nền cho Slide Master
+ Chọn Format/ Background, xuất hiện hộp hội thoại như hình
+ Chọn màu nền hoặc sử dụng các hiệu ứng cho nền Slide (mẫu nền, hình ảnh, Ầ).
+ Click Apply ựể ấn ựịnh thay ựổi cho Slide hiện hành.
+ Click Apply to All ựể ấn ựịnh thay ựổi cho tất cả các Slide.
− định dạng schemes cho Slide Master
Chức năng này giúp người dùng có thể thay ựổi màu cho các ựối tượng trong Slide Master, bằng cách chọn menu Format Slide
Color Scheme và thực hiện như ựối với slide bình thường.
− định dạng cho Title Master
Title Master cho phép ựịnh dạng các thuộc tắnh cho Slide tiêu ựề (Slide ựầu tiên trong bản trình diễn). Nếu ựã chỉnh sửa Slide Master trước, bạn sẽ không cần thay ựổi nhiều cho Slide tiêu ựề. Bạn có thể chọn Font chữ lớn hơn, hoặc thêm vào một hình ảnh, bỏ ngày giờ, tiêu ựề, số trang, Ầ
Cách thực hiện:
+ Vào menu ViewMasterTitle Master, xuất hiện cửa sổ như sau:
+ Tiến hành thay ựối thuộc tắnh cho các ựối tượng như với Slide Master.
Giáo trình nhập mơn Tin học Trung Tâm Công Nghệ Thông Tin
5.2.5. Thao tác trên các slide 5.2.5.1. Thêm Slide mới 5.2.5.1. Thêm Slide mới
Chức năng này cho phép thêm Slide mới vào bản trình diễn. Bằng cách − Chọn menu InsertNew Slide hoặc Click vào nút new slide trên
thanh công cụ Standard hoặc nhấn tổ hợp phắm Ctrl + M. − Chọn cách trình bày Slide mới từ cửa sổ Slide layout.
Chú ý: Có thể tạo Slide mới giống như Slide hiện hành bằng cách vào menu InsertDuplicate Slide.
5.2.5.2. Xoá bỏ Slide
Chức năng này dùng ựể xoá bỏ Slide không sử dụng trong bản trình diễn.
− Cách thực hiện: có thể thực hiện theo một trong các cách sau:
+ Chọn menu EditDelete Slide.
+ Hoặc chọn Slide cần xoá trong khung Outline hoặc trong chế ựộ Slide Sorter, rồi nhấn phắm Delete.
5.2.5.3. Sao chép Slide
Chức năng này dùng ựể sao chép Slide trong bản trình diễn.
− Cách thực hiện:
+ Chọn Slide cần sao chép trong khung Outline hoặc trong chế ựộ Slide Sorter.
+ Chọn menu EditCopy hoặc Click vào nút trên thanh Standard hoặc nhấn tổ hợp phắm Ctrl + C hoặc R_Click Copy.
+ Click chọn vị trắ dán Slide.
+ Vào menu EditPaste hoặc Click vào nút trên thanh Standard hoặc nhấn tổ hợp phắm Ctrl + V hoặc R_ClickPaste
5.2.5.4. Sắp xếp lại các Slide
Chức năng này dùng ựể sắp xếp lại các Slide trong bản trình diễn cho ựúng với trình tự nội dung.
− Cách thực hiện:
+ Chọn Slide cần thay ựổi vị trắ trong khung Outline hoặc trong chế ựộ Slide Sorter.
+ Vào menu EditCut hoặc Click vào nút trên thanh Standard hoặc nhấn tổ hợp phắm Ctrl + X.
+ Click chọn vị trắ mới cho Slide.
+ Vào menu EditPaste hoặc Click vào nút trên thanh Standard hoặc nhấn tổ hợp phắm Ctrl + V.
Chú ý: bạn có thể thực hiện nhanh bằng thao tác Drag chuột như sau: chọn Slide cần thay ựổi vị trắ trong khung Outline hoặc trong chế ựộ Slide Sorter, dùng chuột Drag tới vị trắ mới.
5.2.6. Tạo các hiệu ứng hoạt hình
để phần trình diễn trở nên sinh ựộng, PowerPoint cung cấp nhiều hiệu ứng hoạt hình ựể thực hiện các hoạt cảnh trên bản trình diễn. Hoạt cảnh là một cách dùng ựể minh họa khái niệm và ý tưởng một cách trực quan dễ hiểu, hoặc dùng ựể nhấn mạnh thông qua các hiệu ứng gây sự chú ý. Một hoạt cảnh có thể ựơn giản chỉ là một dãy các Textbox ựược chỉ ựịnh xuất hiện theo một thứ tự theo thời gian của người báo cáo. Ở mức ựộ phức tạp hơn, ta có thể làm cho các ảnh chuyển ựộng ựể diễn tả bản chất của một quá trình.
Bạn cũng có thể tùy biến các hiệu ứng hoạt hình cơ bản theo nhiều cách khác nhau như: tạo liên kết giữa các Slide, mở một tập tin ứng dụng khác, khởi ựộng một chương trình ứng dụng, mở một trang Web, Ầ 5.2.6.1. Tạo hiệu ứng hoạt hình
Chức năng này giúp người dùng tạo hiệu ứng cho các ựối tượng trong một Slide. Có rất nhiều hiệu ứng có thể chọn ựể gán cho các ựối tượng trong Slide.
− Cách thực hiện:
+ Chọn ựối tượng muốn tạo hiệu ứng, có thể là Textbox hoặc ựối tượng ựồ họa.
+ Vào menu Slide Show Custom Animation.
+ Click Add effect, chọn hiệu ứng
− Các loại hiệu ứng:
+ Entrance: Cách thể hiện hiệu ứng khi ựối tượng bắt ựầu xuất hiện. + Emphasis: Cách thể hiện hiệu ứng
khi ựối tượng ựã cố ựịnh. Thường dùng ựể nhấn mạnh nội dung cần biểu diễn.
+ Exit: Cách thể hiện hiệu ứng ựối tượng kết thúc. 5.2.6.2. Xóa hiệu ứng
− Chọn ựối tượng muốn xóa
− Click chọn hiệu ứng, chọn lệnh Remove
5.2.6.3. Hiệu chỉnh thuộc tắnh hiệu ứng:
− Chọn ựối tượng muốn hiệu chỉnh. − Click chọn hiệu ứng, chọn lệnh effect
Option, thực hiện hiệu chỉnh.
Giáo trình nhập mơn Tin học Trung Tâm Công Nghệ Thông Tin
Sound: chọn âm thanh khi có hiệu ứng, mặc ựịnh không có âm thanh.
Animate text: cách các ký tự xuất hiện: hiện tất cả (All at once), hiện từng từ (By Word) hay hiện từng ký tự (By Letter).
After animation: hành ựộng sau khi hiệu ứng kết thúc
o Color: màu của văn bản sau khi hiệu ứng kết thúc
o DonỖt Dim: xóa bỏ hết các hiệu ứng của mục After animation
o Hide After Animation: ựối tượng sẽ ẩn ựi sau khi hiệu ứng kết thúc.
o Hide on Next Mouse Click: ựối tượng sẽ bị ẩn khi Click chuột.
+ Thẻ Timing:
Start: cho phép chỉ ra khi nào thì các ựối tượng bắt ựầu xuất hiện
o On click: ựối tượng xuất hiện mỗi khi Click chuột. o With Previous: trình diễn ựồng thời với ựối tượng trước
ựó (các ựối tượng ựược sắp xếp theo thứ tự gán hiệu ứng).
o After Previous: Tự ựộng trình diễn sau khi ựối tượng trước ựó ựã thực hiện xong.
Direction: Chọn hướng biểu diễn của hiệu ứng.
Speed: Tốc ựộ biểu diễn hiệu ứng.
+ Thẻ text animation:
Group Text: chọn chế ựộ trình diễn của văn bản, từng ký tự, từng từ, Ầ
Automatically after: Thiết lập thời gian tự ựộng trình diễn của text
5.2.6.4. Tạo hiệu ứng chuyển tiếp giữa các Slide
Chức năng này dùng ựể tạo hiệu ứng chuyển tiếp giữa các Slide trong chế ựộ Slide Show.
− Cách thực hiện:
+ Chọn Slide ShowSlide Transition
+ Trong khung Apply to Selected Slides: Chọn hiệu ứng chuyển tiếp giữa các slide
+ Khung Modify transition:
Speed: Chọn tốc ựộ chuyển
Sound: gán âm thanh khi chuyển + Advance slide: chọn cách chuyển
On mouse click: click chuột ựể chuyển
Automatically after: Chuyển tự ựộng sau thời gian ựược chỉ ựịnh
+ Apply to All ựể ấn ựịnh thay ựổi cho tất cả các Slide.
5.2.7. Thiết lập hành ựộng cho một ựối tượng
Chức năng này dùng ựể gắn kết một thao tác của chuột vào một ựối tượng PowerPoint (hộp văn bản, ựối tượng ựồ hoạ, nút hành ựộng, Ầ), ựể có thể chuyển sang một Slide khác, mở một tập tin ứng dụng khác, khởi ựộng một chương trình ứng dụng, mở một trang Web, Ầ bằng cách Click chuột hoặc ựơn giản hơn là chỉ cần ựưa trỏ chuột ỘựiỢ ngang qua ựối tượng ựược chọn.
− Cách thực hiện:
+ Chọn ựối tượng muốn gán hành ựộng. + Vào menu Slide Show/ Action
Settings
+ Thẻ Mouse Click:Chọn hành ựộng thi
hành khi Click chuột lên ựối tượng
Hyperlink to: chọn Slide hoặc tập tin liên kết từ hộp kê thả. Khi hành ựộng ựược thi hành, PowerPoint sẽ chuyển ựến Slide hoặc mở tập tin này.
Run program: khởi ựộng một chương trình ứng dụng khi hành ựộng ựược thi hành.
Play sound: chọn âm thanh khi hành ựộng ựược thi hành.
+ Thẻ Mouse over: Chọn hành ựộng khi ựưa chuột ngang qua ựối
tượng
5.2.7.1. Tạo nút hành ựộng
Chức năng này dùng ựể gắn kết một thao tác vào một nút lệnh cụ thể. Nút hành ựộng là một ựối tượng ựược xác ựịnh trước, ựược gán vào một thao tác thông qua tùy chọn trong hộp thoại Action Settings ở trên.
− Cách thực hiện:
+ Chọn Slide Show Action Buttonschọn nút lệnh tương ứng
+ Drag chuột ựể vẽ nút lệnh vào Slide. Khi ựó sẽ xuất hiện hộp hội thoại Action Settings.
+ Thực hiện chọn hành ựộng cho nút lệnh. 5.3. LÀM VIỆC VỚI CÁC TRÌNH DIỄN
Sau khi hồn tất việc tạo các Slide trong trình diễn, bạn phải duyệt lại tất cả những thơng tin, hình ảnh, âm thanh, Ầ mà bạn sẽ trình bày, ựồng thời bạn phải xây dựng một kịch bản về việc sử dụng các kỹ thuật thắch hợp ựể thể hiện nội dung ựó một cách có hiệu quả nhất.
Giáo trình nhập mơn Tin học Trung Tâm Công Nghệ Thông Tin
− Chọn menu Slide ShowSet Up Show, xuất hiện hộp thoại Set Up Show
+ Show type: cách thực hiện
trình diễn.
Presented by a speaker (full screen): cho phép thực hiện trình diễn ở chế ựộ tồn màn hình. Browsed by an individual (window): cho phép trình diễn ở chế ựộ màn hình bình thường, và tự ựiều khiển việc trình diễn của PowerPoint theo nhu cầu riêng.
Browsed at a kiosk (full screen): cho phép thực hiện trình diễn ở chế ựộ tồn màn hình, diễn ra một cách tự ựộng, và ựược lặp ựi lặp lại.
+ Show options:
Loop continuously until ỔEscỖ: cho phép trình diễn lặp ựi lặp
lại liên tục ựến khi nhấn phắm Esc, tùy chọn này là mặc ựịnh khi sử dụng chế ựộ Browsed at a kiosk.
Show without narration: cho phép tắt phần thuyết minh ựi
kèm.
Show without animation: cho phép tắt các hiệu ứng.
+ Show Slides: chọn các Slide cho buổi trình diễn.
All: trình diễn tất cả các Slide.
From Ầ To Ầ: trình diễn một nhóm Slide liên tục.
Custom show: cho phép chọn phương án trình diễn riêng.
+ Advanced Slides: các tùy chọn nâng cao.
Manually: chế ựộ chuyển trang thủ công (nhấn phắm hoặc
Click chuột ựể qua Slide khác).
Using timings, if
present: chế ựộ
chuyển trang tự ựộng (sau một khoảng thời gian nào ựó).
5.3.2. In các trang trình diễn Chức năng Print dùng ựể in các Chức năng Print dùng ựể in các Slide trong bản trình diễn ra giấy hoặc phim. Bằng cách:
− Chọn menu File Print hoặc click nút công cụ Print
+ Name: chọn máy in muốn sử dụng từ hộp liệt kê.
+ Print range: chọn vùng in
All: in tất cả các slide.
Curent slide: in slide hiện hành
Selection: in các ựối tượng ựược chọn
Custom show: in các Slide ựược chọn trong custom show
Slides: cho phép nhập các Slide muốn in.